會(huì)議服務(wù)的工作流程和要求

1、會(huì)議服務(wù)工作流程一、會(huì)議服務(wù)準(zhǔn)備工作1、辦公室秘書處1) 每天查看 OA 辦公系統(tǒng)中會(huì)議室使用申請(qǐng)，按會(huì)議要求提前半天擺放好桌椅，備好會(huì)議用飲水。2) 根據(jù)會(huì)議的要求，提前 1 小時(shí)放好投影儀、投影幕、麥克風(fēng)、音響，調(diào)試并使其處于準(zhǔn)工作狀態(tài)。3）會(huì)議前 2 小時(shí)，檢查地面、桌椅是否整齊干凈，室內(nèi)是否有異味，及時(shí)進(jìn)行通風(fēng)和清潔整理。4）檢查窗臺(tái)、玻璃，要明亮無塵。5）檢查窗簾，根據(jù)會(huì)議要求開啟或關(guān)閉。窗簾要順直平整。6）檢查綠植及套盆，要干凈無塵，無枯枝敗葉，無昆蟲。7）調(diào)整空調(diào)，使會(huì)議室內(nèi)溫度適宜。8）檢查所有照明，及時(shí)通知有關(guān)部門更換不亮的燈具。9）半小時(shí)前，按會(huì)議要求擺放好瓶裝水、茶杯或咖

2、啡杯。10） 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣，在順手的位置擺放煙灰缸。11） 按需要擺放好鮮花和水果。12） 擺放好旗幟和臺(tái)旗。2、組織會(huì)議的部門1）提前 1 小時(shí)將參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)名牌按位置擺放整齊，檢查有無錯(cuò)別字。2）按需要準(zhǔn)備會(huì)議所用的文件、資料等。3）根據(jù)會(huì)議要求，需要時(shí)按參會(huì)人員人數(shù)準(zhǔn)備會(huì)議用紙，用筆（每支筆要提前試用，以保證參會(huì)人員的正常使用）并擺放整齊。二、會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)工作1 、會(huì)議開始前10 分鐘將茶杯內(nèi)注入茶水。然后每隔15 分鐘檢查并續(xù)茶水一次。2 、過問室內(nèi)溫度變化，隨時(shí)調(diào)整空調(diào)。3 、 全程監(jiān)聽音響設(shè)備的工作狀況，隨時(shí)排除故障。三、會(huì)議后的收尾工作1、關(guān)閉音響設(shè)備或投影儀。收好麥克風(fēng)、

3、移動(dòng)投影儀和遙控器，收起投影幕。2、 清理瓶裝水空瓶，收好沒用過的瓶裝水。3、 收好茶杯、盤，清洗、消毒待用。4、 清理煙灰缸，洗凈待用。5、 清理桌面地面，清除垃圾和廢棄物。6、 擺放好清理過的桌椅，關(guān)窗、斷電、關(guān)門。7、收好會(huì)議材料和領(lǐng)導(dǎo)名牌。會(huì)議服務(wù)管理人員工作要求1、每天早、中、晚至少三次查看公司辦公系統(tǒng)上的會(huì)議室申請(qǐng)，詳細(xì)掌握會(huì)議室的當(dāng)天使用情況。2、每天上班前半小時(shí)查看各會(huì)議室的狀況：檢查桌面、地毯的整潔程度；檢查窗簾的開、關(guān)和垂放狀態(tài)；檢查照明燈是否都亮；檢查綠植的鮮活狀況和套盆的干凈程度；檢查電氣設(shè)備是否有落塵和正確擺放；檢查桌椅是否按當(dāng)天的會(huì)議要求擺放整齊。3、會(huì)議前 1 小

4、時(shí)，檢查會(huì)議用茶杯、瓶裝水是否擺放到位；會(huì)議前半小時(shí)，檢查開水壺、泡茶杯、茶葉等泡茶用品是否準(zhǔn)備到位。4、有外賓接待服務(wù)時(shí)，提前1 小時(shí)檢查咖啡用具及用品是否準(zhǔn)備到位。5、有會(huì)議服務(wù)時(shí)，在會(huì)議前檢查服務(wù)人員的工作儀表是否合乎要求。會(huì)議中，抽查續(xù)茶水間隔是否合適，動(dòng)作是否標(biāo)準(zhǔn)。6、 注意會(huì)議的服務(wù)區(qū)域內(nèi)所有服務(wù)程序是否落實(shí)，當(dāng)人手不夠時(shí)，自己則要做具體服務(wù)工作，保證會(huì)議正常進(jìn)行。7、會(huì)議結(jié)束后要檢查是否有會(huì)議人員遺漏的物品，如有代為保管，日后查找并轉(zhuǎn)交物主。會(huì)議服務(wù)人員崗位的工作流程1、 每天早 7:45 到崗，按前一天做好的會(huì)議室使用登記進(jìn)行準(zhǔn)備，在各會(huì)議開始前半小時(shí)，準(zhǔn)備好會(huì)議用水并送達(dá)。2

5、、 對(duì)需要提供茶水或咖啡的會(huì)議，要提前半小時(shí)燒開水，擺放好茶杯或咖啡杯，在會(huì)議前10 分鐘，將沏好的茶水或咖啡注入杯中。3、 對(duì)有吸煙的領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，要在會(huì)議前10 分鐘，按領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣在左側(cè)或右側(cè)放置煙灰缸。4 、 對(duì)有茶水服務(wù)的會(huì)議，要間隔15 分鐘續(xù)茶水一次。5 、 對(duì)提供瓶裝水的會(huì)議，要根據(jù)會(huì)議客人人數(shù)提前半小時(shí)將水放于會(huì)議桌面，并準(zhǔn)備同樣數(shù)量的瓶水放在會(huì)議桌以外其他顯眼的地方。6 、 會(huì)議結(jié)束后，半小時(shí)之內(nèi)，將茶杯、咖啡杯、沒有開啟的瓶裝水收好。如遇有下午下班后還在進(jìn)行的會(huì)議，要在次日提前半小時(shí)到崗，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理。7 、 利用會(huì)議服務(wù)的空余時(shí)間將茶杯、咖啡杯、盤洗刷干凈，放于消毒柜

6、中消毒待用。8 、 要隨時(shí)查看并及時(shí)處理公司辦公系統(tǒng)網(wǎng)上的會(huì)議室申請(qǐng)信息，做好會(huì)議室使用登記。如有不明確的地方及時(shí)與申請(qǐng)人溝通確定。9 、 對(duì)于 108 會(huì)議室和大禮堂需要變動(dòng)桌型的會(huì)議，要提前半天通知保潔人員，將會(huì)議桌按會(huì)議要求進(jìn)行擺放。會(huì)議服務(wù)人員崗位的工作要求1、 會(huì)議服務(wù)人員要品行端正，衣裝干凈得體，著職業(yè)裝。2、 會(huì)議服務(wù)人員要頭腦靈活，反應(yīng)敏捷，主動(dòng)為開會(huì)人員做好各項(xiàng)服務(wù)，盡量在領(lǐng)導(dǎo)示意時(shí)就已經(jīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供了服務(wù)。3、 根據(jù)會(huì)議的不同要求，按工作流程提前準(zhǔn)好準(zhǔn)備工作。4、 會(huì)議間的服務(wù)要面帶微笑，動(dòng)作標(biāo)準(zhǔn)，不發(fā)出任何聲響。續(xù)水間隔不能超過20 分鐘。5、 會(huì)議結(jié)束后要按工作流程做好收尾工作。6、 會(huì)議用過的茶杯、咖啡杯、盤要洗刷干凈至光亮無斑點(diǎn)，并及時(shí)放入消毒柜消毒待用。7、 如遇有節(jié)假日開的會(huì)議，要提前做好準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)進(jìn)行會(huì)議服務(wù)。8、 發(fā)現(xiàn)杯、盤、壺、柜有缺損要及時(shí)報(bào)告進(jìn)行補(bǔ)充。發(fā)現(xiàn)茶