行政辦公室管理制度

1、行政辦公室管理制度一、總 則（一）、為規(guī)范公司行政事務管理行為，理順內部關系，提高辦事效率， 加強公司行政辦公的規(guī)范化、程序化、制度化，進一步加強管理和協(xié)調，明 確公司內部管理職責，特制訂本制度。（二）、行政辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調，加強對各 項工作的督促和檢查，溝通內外聯(lián)系，保證上情下達和下情上報，逐步建立 并完善各項規(guī)章制度，促進公司各項工作的規(guī)范化管理。（三）、 本制度對公司內部行政管理工作進行統(tǒng)一規(guī)范，以加強行政管理 工作的有效性。二、各項細則（一）、辦公室檔案管理1 、檔案管理范圍：1.1 公司文件檔案：包括公司資質、公司制度、公司各部門制度標準、方針 政策、公司決

2、定、年度計劃等與公司整體發(fā)展相關的有長期保存價值的文件 及資料；1.3 行政檔案：會議記錄、文件簽發(fā)等。2、管理部門 公司的檔案介質可以為紙質檔案和電子檔案，行政辦公室負責備檔管理。3、管理職責。 保證公司及各部門的資料齊全完整、安全保密和使用方便。（二）、辦公環(huán)境管理1、每個員工都有責任維護辦公環(huán)境，辦公室內禁止吸煙。2、員工應愛護公共設施，節(jié)約使用辦公用品，注意公共衛(wèi)生。3、每周進行衛(wèi)生聯(lián)檢。（三）、辦公室安全和秩序1、每天下班最后離開公司的人員應在離開辦公室時將門窗鎖好并切斷電 源。2、不要將私人訪客帶入辦公室。3、離開辦公室前，將貴重物品、文件檔案柜和抽屜鎖好。4、不得在辦公室內打鬧、

3、嬉戲、大聲喧嘩。5、工作時間內不應無故離崗、串崗，出去辦事要及時和相關領導請假，并 填好單據(jù)上交 行政部 。6、各個部門應相互協(xié)調、配合、團結、互助，嚴禁互相推諉。（四）、辦公電話管理1、公司的電話主要作為方便與外界溝通、開展業(yè)務之用，員工不得使用公 司電話撥打私人電話。2、員工接聽電話應使用普通話及禮貌用語（五）員工禮儀管理1、員工頭發(fā)要保持整潔、自然，不得披頭散發(fā)；指甲不能太長，不得涂抹 帶顏色的指甲油。2、員工統(tǒng)一著工作裝，員工工裝、工牌要穿戴整齊，不得穿奇裝異服。3、員工應注意自己的儀容儀表、行為舉止和公共禮儀，做到文明、禮貌待 客，主動、友善地打招呼、問候；耐心應答，不厭其煩。4、在

4、任何場合應使用普通話，語氣溫和，音量適中。（六）、例會管理制度1、目的：1.1實現(xiàn)有效管理，促進公司上下的溝通與合作；1.2提高公司各部門執(zhí)行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度；1.3集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案；1.4協(xié)調各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配。2、公司例會定于每周三舉行，由副總經(jīng)理主持，各部門經(jīng)理列席。3、部門例會可由部門自行決定，由各部門經(jīng)理主持，部門員工列席。4、會議主要內容：4.1下達公司會議的精神；4.2聽取各部門經(jīng)理對所屬部門工作的匯報，做好各部門工作的周總結和計劃，以及需提請總經(jīng)理或其它部門協(xié)調解決的問題;4.3對工作中出現(xiàn)的問題及時跟蹤改進，對

5、工作中的失誤找出原因并及時改正、總結；4.4探討公司經(jīng)營活動的最佳方案，并對各階段經(jīng)營業(yè)績及時總結，以達到 整體經(jīng)營目標的實現(xiàn)；4.5對上期工作總結，并部署下期工作任務；4.6每周會議議題的討論；5、例會參加者在會議上要暢所欲言各持已見，允許持有不同觀點和保留意 見，但會上一但形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執(zhí)行；6、嚴守會議紀律，保持會議秘密，在會議決策未正式公布之前，不得私自 泄漏會議內容，影響決議實施；7、參加公司例會人員原則必須參加例會，特殊情況向部門領導請假，無故 不參加者按公司考核辦法進行考核。（七）、行政審批流程1、所有部門需提項目審批單，填寫好部門、時間、需審批內容、部

6、門經(jīng)理2、此項目審批單經(jīng)由總經(jīng)理簽字批準后方可生效。3、總經(jīng)理簽字確認后將此項目審批單下發(fā)至相關部門執(zhí)行。（八）會議室、VIP室使用管理制度1、部門使用VIP室須提前告知行政人事部，領取會議室鑰匙，行政人事部做好相關記錄;2、每周例會可以使用會議室； 3、部門使用會議室、 VIP 室須提前一天和 行政人事部 申請：3.1 使用會議室、 VIP 室的部門，須愛護會議室、 VIP 室的設施，保持會議 室、VIP室的清潔，用后應及時清理煙灰缸，打掃衛(wèi)生、檢查衛(wèi)生，鎖好 門，關好窗，將鑰匙歸還給 行政人事部 ；3.2 任何部門和個人未經(jīng) 行政人事部 同意不得將會議室、 VIP 室的各種設備 拿出會議室

7、、 VIP 室或轉作他用；3.3 會議室、 VIP 室的衛(wèi)生每周至少清理一次，遇有會議時，要一次一清 潔；3.4 每次會議之前，管理人員應進行檢查電源、配備飲用水；3.5 會議室的管理人員要愛護會議室內的公共設施，損壞賠償。（九）、更衣室管理規(guī)定1、更衣室的管理1.1 公司更衣室的使用分為男、女更衣室，不得混用。1.2 員工不得在更衣室中休息、抽煙、娛樂，應愛護更衣室的設施，不允許 在室內亂寫亂畫，張貼等。1.3 員工應自覺愛護更衣室衛(wèi)生，更衣時不得隨意吐痰，亂丟紙屑雜物及其 他物品。1.4 更衣室內除清掃用具及更衣用凳外。一律不準擺放其他物品、物件、工 具等。1.5 更衣室內要注意安全防火，

8、后勤部將其納入防火責任區(qū)，制定人員負 責，配備消防器材。2、更衣柜的管理2.1 工裝及私人物品必須放在更衣柜內，不得掛在更衣柜門上、更衣柜頂上 或地面上，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對相關人員處以一次 5 元罰款并記錄在員工檔案 內，作為員工評優(yōu)和晉升的參考依據(jù)。2.2 更衣柜每人一格，一鎖，注上姓名，由使用人負責使用保管，損壞酌情 賠償，并負責柜子內外的衛(wèi)生。2.3 衣柜破損需及時上報行政部門，以便修理，修理費用如自然損壞由公司 負責；如是使用人自己損壞則自行承擔。2.4 更衣柜必須上鎖，柜內請勿存放貴重物品，一旦遺失責任自負。（十） 、員工公告欄管理制度1、員工公告欄由行政人事部負責管理。2、員工公告欄

9、的內容：2.1 各種文件的公示；2.2 公司活動的宣傳；2.3 激勵性的名言警句；3、不允許私自涂抹亂畫。（十一）、保密制度1、為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度2、公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。3、公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項：3.1公司重大決策中的秘密事項；3.2公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營 決策；3.3公司內部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄；3.4公司職員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料；3.5其他經(jīng)公司確定應當保密的事項。一般性決定、決議、通告、通知

10、、行 政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。4、公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。4.1絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的 損害；4.2機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；4.3秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。5、公司秘級的確定：5.1公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；5.2公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級;5.3 公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公 開的各類信息為秘密級。6、屬于公司秘密的文件、資料和其它物

11、品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復 制、摘抄、保存和銷毀，由行政辦公室派專人執(zhí)行；采用電腦技術存取、處 理、傳遞的公司秘密由行政辦公室負責保密。7、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批 準。8、不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘 密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。（十二）、考核管理崗位工作標準1、負責修訂公司人才開發(fā)管理規(guī)定1.1 信息收集工作標準1.2 新建制度工作標準1.3 修訂制度工作標準1.4 貫徹制度工作標準2、負責編寫公司（公司）人力資源發(fā)展規(guī)劃2.1 工作方案的編寫和實施工作標準2.2 初審公司 （公司部門 ）規(guī)劃工作標準2.3 編寫

12、公司 （公司）規(guī)劃工作標準 3、負責編寫、實施公司年度人才招聘計劃3.1 完善用人標準工作標準3.2 編寫招聘計劃工作標準3.3 應屆畢業(yè)生招聘工作標準3.4 社會人員招聘工作標準4、負責公司人才開發(fā)管理工作4.1 脫產培訓人員選拔工作標準4.2 參與公司年度培訓計劃的編制工作標準4.3 指導公司人才開發(fā)工作標準4.4 公司部門考核工作標準4.5 公司一般管理人員職位評定工作標準5、負責指導公司高管（后備）人員考核工作5.1 公司高管 （后備）人員考核工作方案編寫工作標準5.2 公司高管人員答辯考核工作方案起草及參與考核工作標準5.3 參與公司高管 （ 后備）人員考核工作標準5.4 后備人員選

13、拔工作標準5.5 公司高管 （公司中層 ）內部調動工作標準6、負責編寫部門工作計劃6.1 部門年度工作計劃編寫工作標準6.2 部門月工作計劃編寫工作標準6.3 部門工作計劃實施工作標準十三）、印章管理制度1、目的：印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章 管理關系到公司正常經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展， 為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，特制定本制度。2、說明: 公司印章主要指公章、法人私章、財務章、發(fā)票章。3、基本印章（公章、法人私章、財務章、發(fā)票章） ，出納管理法人章、發(fā) 票章，會計管理公章、財務章。4、印章的使用與保管：對公司所有印章的使用均須做好申

14、請和使用登記， 公司印章只適用于與公司相關的業(yè)務，不得從事有損公司利益的行為。 如遇需帶公章、財務章、法人章外出辦事的使用情況時，辦事人需在財務部 做好登記，標明時間、部門、用途、簽字確認等。5、印章保管人有權拒絕對損害公司利益的文件上蓋章。 （十四）、公文管理制度1、目的為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化，根據(jù) 有關規(guī)定，結合本公司實際，特制定本管理規(guī)定。1.1 發(fā)文的處理1.2 收文的處理2、行文標準2.1 公司文件類根據(jù)用途，公司文件分外行文與內行文。外行文指公司對外的各種正式公文與函件，主要包括合同、函、意向 書、協(xié)議、承諾書、問卷、公告、通知等，也包括公司向集團

15、呈報的上行 文，如總結、計劃、報告、請示、報總部審批備案等的制度等公文。內行文指僅用于公司內部交流、會商、通報、規(guī)定、紀要、存檔、標準 所用的各種正式與非正式文件。主要包括交流材料、項目材料、報告、案例 分析、總結、計劃、會議紀要、部門申請、公司規(guī)章制度、檔案目錄等。2.2 、行文標準一般情況：黑體， 3 號， 3倍行距，居中。題目較長須分行顯示，標準為：黑體， 3 號，1.5 倍行距，另空一行。有副標題的，標準為：主標題為黑體， 3號，副標題為仿宋，小 3 號，1.5 倍行距，另空一行。（1）、字體、字號與行距全部采用仿宋字體，首行縮進兩字符。外行文字號采用 4 號字，行距固 定值 28 磅

16、。內行文非正式文件一般采用小 4號字， 1.5 倍行距。正式文件采用外行 文標準。行文一般要求：言簡意賅，語言通順流暢，用詞恰當。（2）、標號根據(jù)需要，預設 5 級標號：1 級標號：為“一、”，頂格，一般要求加粗。如特別需要突出標題或美 觀排版，可設為 2 倍行距，或段前段后間距設為 0.5 行（以下同）。2 級標號：為“（一）”，左空 2 字，或首行縮進 2 字符。3 級標號：為“ 1 、”，左空 2 字，或首行縮進 2 字符。4 級標號：為“（ 1）”，左空 2 字，或首行縮進 2 字符。5級標號：為“”，左空2字，或首行縮進2字符。一般情況，均需按級別循序使用標號。若文章結構層次不太復雜

17、，可將3 級標號“ 1、”直接用作 2 級標號。一般不允許反序使用。特殊公文需要 的，也可采用“第一條”格式，條下的標號要求仍須遵從 5 級標號要求。（3）、段落段落正文一般左空 2 字或首行縮進 2 字符。使用硬回車結束另起一段 段前段后間距一般設為 0，有特殊需要的可設為 0.5 行。（4）、標點符號 標點符號應根據(jù)行文語言正確使用。必須在全角狀態(tài)下輸入。（5）、特殊格式 一般情況圖標要求簡潔直觀。 數(shù)據(jù)表一般采用 Word、excel 原表數(shù)據(jù)，以便改動。特殊情況采用圖片格式粘貼 格式要求：外行文，小四號，內行文，五號，仿宋字體，背景無填充顏色，全表格線，默認粗細。特別情況可根據(jù)需要調整

18、。標題居上，根據(jù)章 節(jié)及表格循序情況設置，格式為：“表2-5:XXXXXXXXX表”。居中插入頁碼，采用普通格式。1.3 附件正文中有附件的，一般在附件位置標明“見附件” 。有多個附件的，一 般在其后附加該附件的順序數(shù)，采用“見附件 1”的格式。特殊情況，確有 必要且附件較多時，可在正文結束后單獨附加附件列表，字體行距同正文， 每行均加粗顯示。附件內容一般在正文結束后的下一頁附加。多個附件的，在一個附件內 容結束后的下一頁附加。格式為：新頁首行頂格寫“附件 1：”，另起一行寫 附件題目及正文。一般情況附件行文標準依照本暫行辦法標準。若附件僅為 參考性或重要性較低時，可參照內行文相關標準。1.4

19、 封面需添加封面時，題目放在封頁第五行處，即首行后空 4 行后寫。采用黑 體、2 號字、加粗、居中。題目多行時采用 2 倍行距。封面落款一般為公司名稱與成文時間，放在距封頁尾行 4 行處，采用仿 宋體、 4 號字、加粗、居中、 2 倍行距。1.5 簽章般簽章應將公司名稱、部門名稱、成文時間等信息全部蓋壓，如不能全部蓋壓時，應首先蓋壓時間，或在時間上加蓋印章。騎縫章盡量使每 頁均有，必須確保首頁與尾頁上的外弧線清晰。簽章要清晰端正居中。1.6 裝訂標準 外行文一般比較正式，普通裝訂一般為左側裝訂，在距離頁面上下緣約7 厘米處分別裝訂，裝訂距離左側頁面 1 厘米。如加裝簡易塑封面的，也須 先裝訂后再加裝塑封面，以免文件脫落缺頁。頁面設置一般為：左側 4 厘 米，右側 2.5 厘米。上下頁邊距根據(jù)情況適當調整，以美觀為準。內行文，正式公文遵從外行文裝訂標準。非正式公文，一般采用簡單裝 訂，只在左上角處裝訂即可。頁邊距左右對稱設置，根據(jù)需要調整以上文字 僅為“當當城”書面材料參考標準，如有改動，另行通知。3、文件管理制度3.1 目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準、發(fā)放、回收及更新、保 存等程序，確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉