中鐵集團(tuán)物資管理程序

1、中鐵集團(tuán)物資管理程序0目的對物資采購過程、進(jìn)貨檢驗和試驗過程、采購/顧客提供產(chǎn)品、易燃、易爆、有害有蠹、油品及化學(xué)品的標(biāo)識、搬運、貯存和發(fā)放過程實施控制，確保所提供的物資符合工程質(zhì)量、社會環(huán)境和職業(yè)安全健康管理的要求。1適用范圍適用于集團(tuán)公司工程項目所需主要物資的控制和管理。2術(shù)語和定義本程序中的術(shù)語采用GB/T19000-2000標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24001-1996標(biāo)準(zhǔn)、GB/T28001-2001標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語。2.2項目部:包括工程項目部在內(nèi)的集團(tuán)公司在某工程上進(jìn)行管理的派出機構(gòu)。2.3采供部門:指集團(tuán)公司在某工程上實施采購職能的單位或部門。3職責(zé)3.1設(shè)物部3.1.1負(fù)責(zé)擬制并督導(dǎo)本程序文

2、件的執(zhí)行；3.1.2負(fù)責(zé)定期整理公布“合格供方名錄”；3.1.3對集團(tuán)公司工程項目物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；項目部3.2.1貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司制定的各項物資管理規(guī)定；3.2.2負(fù)責(zé)制定本項目的物資管理實施規(guī)則；3.2.3組織本工程項目所需主要物資的招標(biāo)采購活動；3.2.4負(fù)責(zé)甲方供應(yīng)物資申請計劃的審核、自采主要物資采購計劃的審批及工程完工后的材料結(jié)算和價差活算；3.2.5組織對本項目物資質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作實施監(jiān)督、檢查；3.2.6負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理本項目經(jīng)理部的供需關(guān)系.采供部門3.3.1負(fù)責(zé)實施集團(tuán)公司工程項目的主要物資采購供應(yīng)并對采購物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)；3

3、.3.2參與項目經(jīng)理部組織的招標(biāo)采購；負(fù)責(zé)簽訂“工礦產(chǎn)品購銷合同”，與用料單位簽訂內(nèi)部“物資供應(yīng)合同”；定期公布顧客提供物資和招標(biāo)采購物資活單；3.3.3收集、整理合格供方評價資料，編制“合格供方名錄”報項目部審批；定期對合格供方進(jìn)行質(zhì)量跟蹤和復(fù)評；3.3.4編制顧客提供物資的申請計劃和自購物資的采購計劃，報項目部審批，并組織實施米購。3.3.5在特殊情況下，其物資采購職責(zé)經(jīng)項目經(jīng)理部審批后可書面委托有關(guān)單位采供部門組織米購；3.3.6負(fù)責(zé)所有采購及顧客提供物資的驗收、進(jìn)貨檢驗和試驗、搬運、貯存和發(fā)放工作；3.6.7負(fù)責(zé)物資采購、運輸、保管過程中環(huán)境和職業(yè)健康安全管理工作。3.3.8配合項目經(jīng)

4、理部做好甲方供應(yīng)物資的結(jié)算及價差活算工作。工作程序4.1物資采購物資采購依據(jù)集團(tuán)公司物資供應(yīng)辦法、物資招標(biāo)采購辦法實行“法人采購、公開招標(biāo)、采管分離、多方監(jiān)督”的采購原則和“集中供應(yīng)、分層管理”的供應(yīng)管理方式。4.1.1物資供方的選擇、評價準(zhǔn)則：a）采供部門根據(jù)所需采購的物資和招標(biāo)活動的安排進(jìn)行市場調(diào)查，對主要材料的每個品種選擇兩家以上供方，并對其生產(chǎn)能力、交貨能力、產(chǎn)品信譽、質(zhì)量、價格、服務(wù)和歷史業(yè)績等進(jìn)行現(xiàn)場評價或函件調(diào)查取證，收集相關(guān)資質(zhì)材料。b）調(diào)查供方的質(zhì)量體系保證能力、遵守法律法規(guī)的情況；c）調(diào)查供方的顧客滿意程度或其他用戶的使用經(jīng)驗；d）如果供方是經(jīng)銷單位，還應(yīng)根據(jù)需要評價其經(jīng)銷

5、產(chǎn)品的生產(chǎn)單位；e）對產(chǎn)品的樣品進(jìn)行評價；特別對一次性采購或購買量較小的一般性產(chǎn)品，在采購前對產(chǎn)品樣品進(jìn)行直觀驗證或試用，并做出評價；f）采供部門根據(jù)選擇和評價情況，填制“物資供方調(diào)查及評定記錄”，并根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和對供方做出的評價結(jié)論，建立“合格供方名錄”，經(jīng)采供部門負(fù)責(zé)人審核后報項目部審批，據(jù)以組織采購，并丁每年元月、七月報設(shè)物部備案。4.1.2合格供方的管理a）采供部門對合格供方進(jìn)行動態(tài)管理。確因工程需要臨時增加“合格供方名錄”以外的供方時，執(zhí)行4.1.1,并及時經(jīng)項目部審核批準(zhǔn)，報設(shè)備部備案；b）對合格供方定期進(jìn)行質(zhì)量跟蹤和復(fù)評，每半年一次；采供部門通過對自己的用戶進(jìn)行調(diào)查和對供方提供的

6、各項資料進(jìn)行評定，填寫“供方質(zhì)量跟蹤及復(fù)評記錄”；發(fā)現(xiàn)所供物資有質(zhì)量不合格，或某些檔案資料失效時，應(yīng)及時向該供方反饋，視其整改和提供資料的情況確定是否繼續(xù)充當(dāng)合格供方；c）設(shè)物部隨時掌握各項目部合格供方的動態(tài)情況，并督促新增合格供方的評價選擇和上報備案；每年元月、七月公布集團(tuán)公司“合格供方名錄”。4.1.3采購信息管理a）項目部嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司物資供應(yīng)辦法和物資招標(biāo)采購辦法，組織有關(guān)單位對主要物資實行招標(biāo)采購；b）采供部門編制主要物資申請（采購）計劃報項目部審批；c）采供部門根據(jù)合格供方評價和招標(biāo)結(jié)果，考慮價格、交貨期、運輸方式、運距等因素選擇最優(yōu)采購方案并征求用料單位意見后，與合格供方簽訂“

7、工礦產(chǎn)品購銷合同”；項目部督促采供部門與需方簽訂“物資供應(yīng)合同”，嚴(yán)格實行合同供應(yīng)，并建立采購合同活單；d）當(dāng)合格供方不能滿足合同要求或零星購置時，可在“合格供方名錄”以外的供方處采購但必須按本程序4.1.1的規(guī)定進(jìn)行評價，確認(rèn)能滿足合同要求時方可進(jìn)行采購；e）如果采購物資的運輸委托外單位承包時，執(zhí)行4.1.1,對其進(jìn)行評價確定為合格供方后，與之簽訂運輸承包合同或協(xié)議。f）采購合同應(yīng)滿足合同法及集團(tuán)公司物資管理細(xì)則中有關(guān)規(guī)定和要求，明確采購產(chǎn)品的驗證方式，規(guī)定雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任及解決合同糾紛方式。4.1.4采購物資的驗證a）當(dāng)組織或顧客要求在供方現(xiàn)場實施驗證時，采供部門須在采購合同中就驗

8、證安排、形式、內(nèi)容及放行方法做出規(guī)定；b）采供部門在接收采購產(chǎn)品時對采購物資/顧客提供物資進(jìn)行數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量、隨貨技術(shù)證件等進(jìn)行驗收，確認(rèn)無誤后填制收料單并簽字；c）采供部門不能把顧客對供方產(chǎn)品的驗證視作供方對質(zhì)量進(jìn)行了有效控制的依據(jù)，采供部門仍須按規(guī)定進(jìn)行驗證。4.2產(chǎn)品標(biāo)識和可追溯性4.2.1項目部在開工前應(yīng)明確顧客提供物資品種及有可追溯性要求的物資，采供部門及各工區(qū)物資部門根據(jù)要求制定實施措施；4.2.2采供部門和各工區(qū)對采購/顧客提供物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批/爐號、供方及檢驗和試驗狀態(tài)等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識；4.2.3標(biāo)識方式可以用插掛標(biāo)簽、劃分存放地點、記錄標(biāo)識等方式；注意識別和保護(hù)

9、標(biāo)識，防止不同類型的產(chǎn)品混用。4.3進(jìn)貨檢驗和試驗4.3.1項目部技術(shù)部門根據(jù)合同要求，在工程項目開工前應(yīng)制定進(jìn)入工程主體的主要材料（如鋼材、水泥及外加劑、防水材料等）的試驗要求和試驗計劃，確定進(jìn)貨檢驗和試驗的操作方式（如組建/指定中心試驗室、確定試驗部門和采供部門職責(zé)等）；如果委外試驗，則執(zhí)行4.1.1,對受委托方的試驗資質(zhì)、信譽、試驗?zāi)芰Φ确矫孢M(jìn)行評價，確定為合格供方后，方可委托試驗。4.3.2采供部門根據(jù)項目部下達(dá)的試驗要求和試驗計劃及有關(guān)試驗規(guī)范，對采購/顧客提供的主要材料進(jìn)行送檢或委托經(jīng)授權(quán)的部門送檢；4.3.3試驗部門對送檢樣品進(jìn)行物理/化學(xué)性能試驗，在得出試驗結(jié)果而未完成試驗報告

10、之前，試驗部門通過在送檢通知單上簽字或電話通知采供部門試驗結(jié)果；4.3.4試驗報告填寫完整后，其原件/加蓋試驗單位套紅印章的復(fù)印件由試驗部門分發(fā)給采供部門和各工區(qū)有關(guān)部門；4.3.5采供部門應(yīng)建立進(jìn)貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳，并及時統(tǒng)計備查4.3.6緊急放行a）構(gòu)成工程實體的采購產(chǎn)品不準(zhǔn)緊急放行；b）其它采購產(chǎn)品緊急放行時執(zhí)行相關(guān)文件。不合格品/糾正措施4.4.1采供部門對采購物資或顧客提供物資，經(jīng)直觀驗證或進(jìn)貨檢驗和試驗后發(fā)現(xiàn)不符合采購合同或試驗標(biāo)準(zhǔn)或有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求時，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識、隔離、評審、記錄，并填寫“采購不合格品報告”；4.4.2應(yīng)立即通知有關(guān)供方，進(jìn)行協(xié)商處置，處置結(jié)果應(yīng)由項目

11、部確認(rèn)；屆顧客提供的不合格物資，應(yīng)向項目部報告，由項目部向顧客報告，由顧客負(fù)責(zé)自行處理；4.4.3如果經(jīng)常發(fā)生采購的產(chǎn)品不合格，采供部門應(yīng)分析原因，制定糾正措施，并由負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)實施；項目部負(fù)責(zé)跟蹤驗證糾正措施的實施情況；4.4.4項目部應(yīng)經(jīng)常收集采購不合格品的信息，并將處置過程和結(jié)果以及相關(guān)記錄報設(shè)物部備案。4.5物資搬運、貯存和發(fā)放4.5.1對采購產(chǎn)品和顧客提供的產(chǎn)品的搬運、貯存和發(fā)放，應(yīng)執(zhí)行物資管理細(xì)則和鐵路物資技術(shù)保管規(guī)程中有關(guān)規(guī)定；4.5.2根據(jù)被搬運產(chǎn)品的特點，選用適宜的搬運設(shè)備、工具、搬運方法和防護(hù)措施，必要時采供部門負(fù)責(zé)人應(yīng)先對搬運人員進(jìn)行培訓(xùn)，防止產(chǎn)品被損壞、腐蝕和污染等。4.

12、5.3根據(jù)產(chǎn)品特性，選擇適宜的場地、庫房或容器進(jìn)行貯存；對入庫貯存的物資應(yīng)嚴(yán)格驗收，做好物資驗收記錄，憑證資料必須齊備并妥善保管；應(yīng)建立物資收、發(fā)、存明細(xì)帳，做到帳、卡、物相符，并定期盤點，做好“物資月循環(huán)自點記錄”；對顧客提供產(chǎn)品應(yīng)單獨存放保管，單獨建帳管理；4.5.4應(yīng)做到發(fā)放物資必須憑證齊全，手續(xù)完備，并執(zhí)行定（限）額發(fā)料；發(fā)放物資應(yīng)堅持先進(jìn)先出原則，有貯存期限要求的物資應(yīng)在限期內(nèi)發(fā)放，超過限期的應(yīng)重新檢驗合格后使用。發(fā)放中應(yīng)做好產(chǎn)品保護(hù)或轉(zhuǎn)移。4.5.5對顧客提供產(chǎn)品在搬運、貯存和發(fā)放過程中發(fā)生丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時向項目部報告，由項目部向顧客報告。顧客要求復(fù)議時由項目部牽頭，

13、會同有關(guān)部門與顧客進(jìn)行復(fù)議，查明原因，分活責(zé)任，做好記錄，及時處理。數(shù)據(jù)分析4.6.1采供部門每月對收、發(fā)、存動態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計，作為編制物資計劃等管理工作的依據(jù)；4.6.2設(shè)物部應(yīng)經(jīng)常收集項目部有關(guān)物資管理信息，并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，以尋求改進(jìn)機會。4.6 對易燃、易爆、有害有蠹、油品及化學(xué)品的采購、標(biāo)識、搬運、貯存和發(fā)放，執(zhí)行危險物品管理規(guī)定。4.7 對易燃、易爆、有害有蠹、油品及化學(xué)品在管理和使用過程中的環(huán)境和職業(yè)安全管理執(zhí)行有關(guān)程序和作業(yè)文件；出現(xiàn)緊急情況時，執(zhí)行應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序。4.8 項目部應(yīng)經(jīng)常組織檢查本程序及有關(guān)物資管理辦法、作業(yè)文件的執(zhí)行情況，并將檢查結(jié)果和存在的問題以書面形式通報項目

14、部所有單位，同時報設(shè)物部一份備案。4.9 設(shè)物部應(yīng)通過各種方式經(jīng)常A類工程項目物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，形成記錄并進(jìn)行分析，尋找改進(jìn)機會。4.10 物資管理過程中產(chǎn)生的各項記錄執(zhí)行記錄控制程序。5相關(guān)/支持性文件5.1鐵路物資技術(shù)保管規(guī)程；5.25.35.45.55.65.75.85.966.16.26.36.46.56.66.76.86.96.106.116.1277.17.27.37.47.57.6鐵路物資倉庫技術(shù)管理規(guī)定;物資管理規(guī)則；物資供應(yīng)辦法；物資招標(biāo)采購辦法；危險物品管理規(guī)定；中華人民共和國合同法；應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序；記錄控制程序。相關(guān)記錄物資申請

15、計劃；物資采購計劃；物資供方及調(diào)查評定記錄及其檔案資料;合格供方名錄；合格供方跟蹤與復(fù)評記錄；采購產(chǎn)品有關(guān)技術(shù)證件；試驗報告進(jìn)貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳；物資驗收記錄物資月循環(huán)自點記錄物資收、發(fā)、存明細(xì)帳及相關(guān)憑證采購不合格品報告附表/附錄物資供方調(diào)查及評定記錄；合格供方名錄；合格供方跟蹤與復(fù)評記錄；進(jìn)貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳；物資月循環(huán)自點記錄.采購不合格品報告返回物資供方調(diào)查及評定記錄供方全稱法人代表營業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記號1、企業(yè)狀況（經(jīng)甘范圍、生產(chǎn)、供貨、質(zhì)保能力及薩等）2、提供木產(chǎn)品的歷史情況（含供方及其他顧客情況）3、綜合評價單位領(lǐng)導(dǎo)：評價人：日期：單位:檔案號:指揮部/項目部審核：審核人

16、：日期：合格供方名錄填報單位領(lǐng)導(dǎo)：（簽字、蓋章）編號:仃4單位名稱郵編地址聯(lián)系電話入冊時間檔案號供應(yīng)材料名稱指揮部領(lǐng)導(dǎo)審批:日期:填表人:日期:合格供方跟蹤與復(fù)評記錄單位:供方單位名稱質(zhì)量跟蹤情況（說明采供部門的用戶總數(shù)、走訪了哪些用戶、用戶對供方產(chǎn)品質(zhì)量的評價以及對采供部門的意見和建議）合格供方復(fù)評情況（注明對供方檔案資料有效性的驗證情況，并對其產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量等方面進(jìn)行綜合復(fù)評）跟蹤與復(fù)評結(jié)論單位領(lǐng)導(dǎo)復(fù)評人日期材料進(jìn)貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳填寫單位：貞碼：第貞序號材料名稱及型號規(guī)格批號或爐號供貨單位進(jìn)貨時間進(jìn)貨數(shù)量送檢時間試驗報告編號試驗單位檢驗和試驗結(jié)果說明：此表必須填寫進(jìn)入工程主體的主要材料（如鋼材、水泥、外加劑、砂石料、防水材料等）；同批材料不同批號或爐號的分別填寫。試驗結(jié)果的填寫應(yīng)顯示符合/不符合的試驗標(biāo)