機械制造企業(yè)檔案管理制度

1、機械制造企業(yè)檔案工作管理制度1 總則1.1 公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的歷史真實記錄,它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結(jié),而且對今后發(fā)展也是很有價值的文獻寶庫。1.2 檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結(jié)合,以集中管理為主;界定的部分檔案,由有關(guān)業(yè)務(wù)部門管理,以便于利用。1.3 凡屬檔案工作,都必須維護檔案的完整與安全。2 檔案機構(gòu)的主要職責2.1 制定檔案工作的規(guī)章制度。2.2 對文秘部門和其他業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作,進行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.3 負責收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔案,確保檔案質(zhì)量。2.4 積極開展檔案的提供利用工作。3 公司檔案的

2、構(gòu)成與分類3.1 公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總和,其構(gòu)成包括黨政、經(jīng)營、技術(shù)、產(chǎn)品、設(shè)備(儀器、基建、會計、人事和聲像、榮譽等。3.2 檔案分類主要指公司黨、工、團組織和行政機構(gòu)長期工作中形成的文書,經(jīng)立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施,企業(yè)工作的指導(dǎo)原則。主要指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所形成的各種統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、憑證記錄、市場信息等文件材料。主要指公司在科學研究、產(chǎn)品開發(fā)、引進技術(shù)和設(shè)備等有關(guān)科技活動中形成的檔案。它是重要的技術(shù)活動和重要的技術(shù)資料,是與公司的生產(chǎn)和科技密切相關(guān)的資料。主要指公司在會計工作中所作的記錄,以及一些重要的原始憑證,在會計

3、活動結(jié)束后經(jīng)立卷歸檔后形成的。它將為公司進行計劃工作和財務(wù)管理工作提供重要的資料,有利于公司進行計劃管理和經(jīng)營決策。主要包括:3.2.4.1 會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的財務(wù)狀況,成本水平和財務(wù)成果的數(shù)據(jù)報告歸檔后形成的資料。3.2.4.2 會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續(xù)的經(jīng)濟活動簿籍,包括總帳、日記帳、月細帳等。3.2.4.3 會計憑證檔案。它包括原始會計憑證(各種發(fā)票、車票、材料單等和記帳憑證(會計記錄。具體歸檔文件材料范圍詳見文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定4 文件材料歸檔時間要求4.1 產(chǎn)品圖和工藝底圖歸檔,在設(shè)計完成整理、經(jīng)樣機簽定圖樣全部修改后歸檔。

4、4.2 科技文件材料在試驗成果鑒定后歸檔。4.3 新購設(shè)備儀器,包括引進設(shè)備或技術(shù),在開箱驗收時接收歸檔。4.4 基建工程項目竣工驗收時接收歸檔。4.5 各項管理工作形成的文件材料,在次年由各職能部門負責人審定歸檔。4.6 財會檔案文件材料在年度終了后暫由財會部門保存三年,期滿后指定專人移交歸擋。4.7 聲像檔案在各項活動結(jié)束經(jīng)整理隨時歸檔。4.8 榮譽檔案在上級授獎單位頒發(fā)后隨時歸檔。4.9 人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。5 立卷要求5.1 立卷的文件材料,應(yīng)按以自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求、特征及文件內(nèi)容進行立卷。5.2 在一個卷內(nèi)要按問題成文件形成的時間系統(tǒng)排列。5.3 案卷

5、標題要簡明準確,整理好的案卷應(yīng)即確定案卷的保管期限,原則上分為永久、長期(十五年以上、短期(十五年以下三種。5.4 按歸檔要求進行裝訂、編號,填寫卷首目錄備考表。5.5 案卷組成后,應(yīng)對案卷統(tǒng)一排列,編寫全檔號,然后逐一登記,填寫案卷目錄。6 檔案保管6.1 檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命,保護檔案的完整和安全。6.2 建立檔案管理人員崗位責任制。6.3 檔案接收按各類檔案交接手續(xù)辦理。6.4 以防為主,防治結(jié)合,重點在于防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應(yīng)做到“七防”,即防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。6.5 對受損和紙張老化,字跡消退的檔案,要及時修復(fù)和抄錄(復(fù)印。6.6 按公司保密制度做好檔案保密