會(huì)場(chǎng)布置與籌備程序

1、組織機(jī)構(gòu)及人員安排組長(zhǎng)：吳瑞桃副組長(zhǎng)：謝穩(wěn)組員：徐靜、張霞、吳璐穎、許婷婷、李超、李海霞職能職責(zé)：會(huì)議總策劃、會(huì)務(wù)總調(diào)度；過程控制；各項(xiàng)工作方案審批。組長(zhǎng)組員職能職責(zé)要求活動(dòng)前期籌備策方案劃執(zhí)行組吳瑞桃謝穩(wěn)、徐靜負(fù)責(zé)確定日程安排，地點(diǎn)選擇，活動(dòng)的具體內(nèi)容的策劃、執(zhí)行確認(rèn)會(huì)議的人數(shù)設(shè)計(jì)制作組徐靜張震、吳璐穎產(chǎn)品單頁、展板、PPT標(biāo)準(zhǔn)模板、廣告宣傳品、簽到簿等宣傳資料的設(shè)計(jì)、制作，以及會(huì)議所需禮品、獎(jiǎng)品的制作、購買。7月31號(hào)之前必須完成設(shè)計(jì)稿現(xiàn)場(chǎng)籌備組謝穩(wěn)吳璐穎、徐靜1、主席臺(tái)橫幅策劃、制作2、會(huì)場(chǎng)桌椅擺放、座位布局策劃3、投影設(shè)備、音響準(zhǔn)備4、會(huì)場(chǎng)綠植設(shè)計(jì)5、會(huì)后整理最遲于會(huì)議開始前3個(gè)小時(shí)聯(lián)

2、系工程安裝完畢會(huì)中管理會(huì)務(wù)接待組李超李海霞、謝穩(wěn)及部分特定工作人員負(fù)責(zé)來賓邀請(qǐng)，餐飲、住宿、會(huì)議、攝影、攝像、旅游、車輛安排、返程i票、禮品發(fā)放。（具體工作安排附后）現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組謝穩(wěn)吳璐穎、徐靜、張震1、會(huì)議所需材料發(fā)放整齊。會(huì)場(chǎng)主要燈光要在、2會(huì)前半個(gè)小時(shí)打開，保持明亮。并檢查各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施是否完備.做好清潔，作會(huì)后管理會(huì)后整理組吳瑞桃謝穩(wěn)、徐靜、會(huì)議所用材料全部回收，且負(fù)責(zé)撰寫會(huì)議報(bào)告后勤組李明張青青、吳倩會(huì)場(chǎng)布置地點(diǎn)：重慶大酒店時(shí)間：2013年4月102013年4月12日會(huì)場(chǎng)地形圖:第一部分：會(huì)場(chǎng)布置1、講臺(tái)設(shè)計(jì)：米1.5米，高0.5米。寬1講臺(tái)：長(zhǎng)講臺(tái)測(cè)置于大屏幕前，講臺(tái)旁置放一株綠色植物

3、，房間中間靠前位子擺放一張桌子，便于使用投影儀。在大屏幕的另一邊置放一株綠色植物（與講臺(tái)這里對(duì)應(yīng)）2、與會(huì)區(qū)：該區(qū)一共設(shè)200個(gè)定座位，3、茶歇區(qū)布置：根據(jù)會(huì)議室大小的實(shí)際情況擺放所需要長(zhǎng)度的設(shè)備。如該區(qū)大概擺設(shè)有：飲水機(jī)，沙發(fā)，桌子、桌子上置放飲水機(jī)以及茶葉、速溶咖啡。4、報(bào)到處:報(bào)到處應(yīng)設(shè)置在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的大門邊上，便于與會(huì)人員簽到進(jìn)入?？梢愿鶕?jù)會(huì)議室大小的實(shí)際情況擺放所需要長(zhǎng)度的家具。該區(qū)大概擺設(shè)有:長(zhǎng)桌，簽到處，領(lǐng)證處（進(jìn)入會(huì)場(chǎng)必須持證）。5、整體會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)：工作人員必須著正裝，掛工作牌第二部分：道具匯總號(hào)名稱數(shù)量擺放位置使用人跟進(jìn)人1攝像頭2廳內(nèi)四側(cè)咨詢?nèi)藛TXXX2耳麥2講臺(tái)主持人、發(fā)言人

4、XXX3電源2講臺(tái)4鮮花2小束講臺(tái)XXX5胸花束3贈(zèng)送特邀專家XXX6客戶數(shù)據(jù)庫6黃寧7電腦2講臺(tái)兩側(cè)主持人XXX8音響4廳內(nèi)四側(cè)主持人XXX7宣傳字牌6初口處客戶顧問XXX8專家介紹牌6廳內(nèi)兩側(cè)會(huì)場(chǎng)布置XXX9水牌1進(jìn)門處會(huì)場(chǎng)布置XXX106*2.5展字畫1正門會(huì)場(chǎng)布置XXX11橫幅1條位禮儀小姐6XXX12禮儀服裝6套13茶水與會(huì)者XXX注意事項(xiàng)：1、投影儀和大屏幕，屏幕分別架設(shè)23個(gè)小的屏幕，便于坐在后面的人可以清楚的看到屏幕顯示的內(nèi)容。2、音響設(shè)備布局要合理，使得在場(chǎng)人員能夠清晰的聽到發(fā)言者的聲音。燈光設(shè)備保持明亮，聚光燈中央空調(diào)的設(shè)置要符合天氣情況和人體情況。3、盆景擺放要恰當(dāng)，不可

5、過多的擺放到會(huì)場(chǎng)中4、場(chǎng)地最好能夠鋪上地毯，可減小走路的噪音4、會(huì)場(chǎng)要注意消防設(shè)施的放置，標(biāo)明安全通道的走向。會(huì)議籌備程序項(xiàng)目名稱項(xiàng)目?jī)?nèi)容預(yù)計(jì)完成時(shí)問負(fù)責(zé)部門責(zé)任人會(huì)場(chǎng)確定會(huì)場(chǎng)確定15月年32013日方案策劃執(zhí)行組XXX會(huì)議策劃方案（會(huì)議日程、確定策劃方案議程、會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員范圍等）15月年32013日之前方案策劃執(zhí)行組XXX代理商邀請(qǐng)函、按參會(huì)人員范圍確定參會(huì)人1員名單、下發(fā)正式會(huì)議通知及要求2、寄發(fā)邀請(qǐng)函32013年3月17方案策劃執(zhí)行組XXX餐飲安排、按參會(huì)人員范圍確定就餐人1員名單、餐飲預(yù)算的完成23、總用餐人數(shù)及形式的確認(rèn)、會(huì)議休息期間果盤、點(diǎn)心咖4啡的準(zhǔn)備日年4月82013會(huì)務(wù)

6、接待組XXX住宿安排、下發(fā)住宿相關(guān)問題安排的通1知、住宿房間總量、住宿人數(shù)總2量的確定、費(fèi)用預(yù)算34、住宿現(xiàn)場(chǎng)安排月8號(hào)2013年4會(huì)務(wù)接待組XXX會(huì)議、講座資料準(zhǔn)備會(huì)議材料準(zhǔn)備住宿現(xiàn)場(chǎng)安排、日年20134月1方案策劃執(zhí)行組XXX會(huì)場(chǎng)布置制定會(huì)場(chǎng)布直方案2013年4月9日刖現(xiàn)場(chǎng)籌備組XXX會(huì)標(biāo)設(shè)計(jì)及背景板效果圖確定會(huì)場(chǎng)綠植擺放主席臺(tái)桌牌及發(fā)言材料準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)指引牌的制作會(huì)中主席臺(tái)茶水服務(wù)會(huì)場(chǎng)整理、.會(huì)場(chǎng)人員礦泉水準(zhǔn)備及擺放開場(chǎng)音樂頒獎(jiǎng)音樂專項(xiàng)活動(dòng)自樂結(jié)尾音樂交通安排接待及住房安排4月102013年日會(huì)務(wù)接待組XXX確定各部門會(huì)后乘坐班車人員數(shù)量，并制定班車路線整體調(diào)度會(huì)前定期召開準(zhǔn)備會(huì)議9日42013年月XXX會(huì)議報(bào)到會(huì)議過程按方案實(shí)施督查2013年104月日會(huì)務(wù)接待組XXX報(bào)到過程組織會(huì)議進(jìn)行會(huì)議接待、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)2013年4月10日現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組XXX會(huì)后整理月10201