綜合行政部管理制度標(biāo)準(zhǔn)文件

1、概述行政部在企業(yè)組織內(nèi)，肩負(fù)著將組織的每一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理決策及時(shí)準(zhǔn)確的下傳到企業(yè)各級(jí)相關(guān)組織及相關(guān)職能部門。負(fù)責(zé)企業(yè)各類會(huì)議的預(yù)算、組織、管理工作。同時(shí)他還擔(dān)負(fù)著企業(yè)與政府各級(jí)組織、社會(huì)各團(tuán)體的溝通、協(xié)作的職責(zé)（如各類協(xié)作、合作的協(xié)議、合同的起草、審核、確立）。企業(yè)的各類相關(guān)法律事務(wù)是行政工作的又一項(xiàng)重要職責(zé)。肩負(fù)責(zé)對(duì)公司業(yè)務(wù)進(jìn)行法律監(jiān)督，保證公司商業(yè)行為的合法性及其權(quán)益不受侵犯或損失。企業(yè)最高決策層的“計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、指揮、控制”職能都是通過行政部下傳至企業(yè)的各級(jí)組織。辦公室管理規(guī)范目的 規(guī)范公司管理工作人員行為，提高管理人員整體素質(zhì)，塑造員工及企業(yè)的良好形象，提高工作效率，降低管理成本，加速

2、企業(yè)發(fā)展，特制定本規(guī)范。適用范圍總公司所屬各部門、各分公司、各門店辦公室。制度內(nèi)容第一條工作時(shí)間著裝規(guī)范總體要求：得體、整潔、大方。1、員工上班必須佩戴公司胸牌，要求統(tǒng)一佩戴在左胸部（位于襯衣上數(shù)第三顆紐扣平行位置）的中間部位。2、要求員工頭發(fā)干凈、整齊，不得做奇異發(fā)型。3、要求員工著裝得體、整潔，男員工領(lǐng)帶正挺。穿便裝時(shí)不得著奇裝異服。4、要求員工鞋襪潔凈，不得穿拖鞋上崗。5、對(duì)違反上述規(guī)定者要給予批評(píng)，限期改正，并要向部門領(lǐng)導(dǎo)做出口頭保證。第二條室內(nèi)環(huán)境規(guī)范1、辦公桌上除電腦、打印機(jī)、鼠標(biāo)、口杯、電話、文具、必備資料紙張外，不得擺放其他物品，輔桌整潔。2、座椅靠背上不能搭放任何物品，人離開

3、時(shí)椅子調(diào)正。3、辦公用電腦統(tǒng)一由專業(yè)人員安裝并要符合安全規(guī)范。為了安全，嚴(yán)禁私接電線、網(wǎng)線。4、垃圾簍內(nèi)罩塑料袋，置于辦公桌下。5、閱讀完的報(bào)刊須放回報(bào)架上，或放入辦公桌抽屜內(nèi)。6、飲水機(jī)放在指定地點(diǎn)，不得隨意移動(dòng)。7、各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有監(jiān)督和糾正不符合上述規(guī)定的行為的責(zé)任。第三條交往語(yǔ)言規(guī)范1、工作場(chǎng)所要統(tǒng)一使用普通話。2、對(duì)來訪客人必須使用：您好、請(qǐng)講、請(qǐng)問、請(qǐng)稍候、請(qǐng)坐、我這就去通報(bào)、對(duì)不起、非常抱歉、請(qǐng)登記、讓您久等了、好的、可以、謝謝、再見！等。3、員工之間要使用文明禮貌用語(yǔ)，如：您好、早上好、上午好、中午好、下午好、晚上好、請(qǐng)問、請(qǐng)您、勞駕您、麻煩您、請(qǐng)多關(guān)照、不客氣、這是我應(yīng)該做的、

4、謝謝、再見！4、各部門領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任對(duì)不符合上述規(guī)定的員工及時(shí)給予糾正。第四條撥打、接聽電話語(yǔ)言規(guī)范1、撥打電話：撥通對(duì)方電話后，先報(bào)：“您好！我是XX公司XX部的XXX （自己的姓名）"；“請(qǐng)您幫我找XXX接聽電話好嗎？謝謝！ ”2、接聽電話：必須在電話鈴響三聲內(nèi)接起，先報(bào)： “您好！這里是 XX公司或XX公司XX部，請(qǐng)問您找哪位？請(qǐng)稍后、不客氣、再見！ ”3、無(wú)論接聽或撥打電話，當(dāng)通話結(jié)束后，要待對(duì)方放下話機(jī)或停頓2 秒鐘后再將電話輕輕放下。4、各部門領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任對(duì)不符合上述規(guī)定的員工及時(shí)給予糾正。第五條行為規(guī)范1、在工作時(shí)間內(nèi)，全體員工必須堅(jiān)守工作崗位，不得串崗、脫崗。2、工作時(shí)間不

5、得做與工作無(wú)關(guān)的事情。3、為保持辦公環(huán)境的整潔，要求員工及時(shí)清理辦公垃圾，非特殊情況，靜止在辦公室內(nèi)就餐。4、接待外部來訪客人及業(yè)務(wù)洽談，要在接待處或會(huì)議室進(jìn)行。5、工作時(shí)間不得用辦公電腦上網(wǎng)聊天、打游戲及做與工作無(wú)關(guān)的事。6、工作時(shí)間不得接打私人電話。如遇緊急或特殊情況，通話時(shí)間不得超過1 分鐘，不能影響他人工作。7、除機(jī)要、檔案室及副總經(jīng)理以上職務(wù)的辦公室，在正常情況下不得關(guān)門，如須進(jìn)入關(guān)門的辦公室，須在推門進(jìn)入之前有禮貌的輕輕敲門，在得到允許后方可進(jìn)入。8、吸煙者請(qǐng)?jiān)谖鼰焻^(qū)吸煙，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙。9、 各部門自行編制衛(wèi)生清潔值日表， 輪值人員必須按要求輪流負(fù)責(zé)辦公室清潔衛(wèi)生。在沒有專

6、門負(fù)責(zé)公共辦公區(qū)域衛(wèi)生的保潔員時(shí)，各部門要每日負(fù)責(zé)清潔和保持各自公共衛(wèi)生責(zé)任區(qū)劃的整潔。10、公司員工要用自帶飲水杯飲水。11、人人養(yǎng)成勤儉節(jié)約的良好習(xí)慣。最后一個(gè)離開辦公室者，要檢查水、電、氣（包括電腦、飲水機(jī)電源）是否徹底關(guān)閉，發(fā)現(xiàn)沒有關(guān)閉的，要負(fù)責(zé)關(guān)閉，離去時(shí)鎖好門窗。12、不得踩踏和采摘公司養(yǎng)植的花草樹木，愛護(hù)花草樹木人人有責(zé)。13、對(duì)違反上述規(guī)定者，部門領(lǐng)導(dǎo)要視情節(jié)給予批評(píng)。第六條 本制度與員工手冊(cè)上內(nèi)容具有一致性，未包括的相關(guān)內(nèi)容詳見員工手冊(cè)。第七條本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)修訂和解釋。第八條 本制度自正式發(fā)布之日起生效。印章管理制度目的 規(guī)范公司印章管理，明確印章的管理與使用職責(zé)，

7、避免由于對(duì)印章監(jiān)管不嚴(yán)，用印不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律責(zé)任，實(shí)現(xiàn)公司印章管理的制度化和規(guī)范化，各單位要認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。適用范圍公司所屬各部門、各分公司、各門店。制度內(nèi)容第一條管理規(guī)范1、公司印章的保管、使用統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)。各分公司、門店印章由相關(guān)部門或責(zé)任人負(fù)責(zé)。2、刻制新印章須報(bào)有關(guān)部門批準(zhǔn)。內(nèi)部各部門刻制新印章，要寫書面報(bào)告并附上新印章的名稱（全稱）、款式、規(guī)格，由行政部審核并呈報(bào)總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可到有關(guān)部門制做。啟用新印章前，應(yīng)確定啟用時(shí)間，向有關(guān)單位發(fā)送附有新印戳記的正式啟用新印章通知文件。3 、各類印章的使用須嚴(yán)格履行審批登記程序，填寫用印審批表， 完成審批登記手續(xù)后

8、方可用印。未經(jīng)總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)或授權(quán)他人簽發(fā)的文件、資料、 合同等的用印，行政部有權(quán)拒絕用印并須查明原因。總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理外出時(shí)，須將審批權(quán)授權(quán)給他人代為審批，確須總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理親自審批的，必須取得總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理口頭同意后，方可用印，并要在事后由總經(jīng)理補(bǔ)簽審批手續(xù)。4、未經(jīng)總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)，印章監(jiān)管人無(wú)權(quán)將公司的印章交給任何人攜帶外出。若因工作需要，確須將印章帶出時(shí)，用印部門需提交書面申請(qǐng)到行政部，經(jīng)由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)并履行審批登記后，將用印文件印章備案后，方可帶出印章。印章帶出期間，只可將印章用于申請(qǐng)事由。5、各類印章的保管人要嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理制度

9、，不得私自使用印章，不得外借，不得因任何人的口頭指示、要求而違規(guī)用章。6、嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上蓋印章。7、加蓋印章時(shí)，要端正、清晰，加印位置必須齊年蓋月。與外單位的合同、協(xié)議等文件，篇幅超過兩頁(yè)者，要加蓋騎縫章。8、印章保管人員休假或外出時(shí)，公司印章應(yīng)由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理指定他人代管，交接印章雙方做好印章的交接簽證手續(xù)。印章移交手續(xù)包括：注明移交人、接交人、監(jiān)交人、 移交時(shí)間、圖樣等信息后，存檔備案。9、對(duì)于違反上述規(guī)定制度者，要視情節(jié)分別給予警告、記過、記大過、降職、降薪、除名，直至移交司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。第二條各類印章的使用范圍1、公司印章的使用范圍： 公司對(duì)外簽發(fā)的文件

10、； 公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件； 由公司出具的證明及有關(guān)資料； 公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告； 公司章程、協(xié)議； 員工的調(diào)動(dòng)、任免及聘用。2、財(cái)務(wù)專用章及法人章主要用于公司的外部財(cái)務(wù)往來結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)代表公司用章。3、合同專用章用于公司在各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與合作方簽訂各類經(jīng)濟(jì)及其他與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的合同時(shí)所使用的印章。4、公司章、財(cái)務(wù)章、合同專用章必須經(jīng)公司總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可使用。第三條各類印章的管理1、公司印章的保管與使用： 公司印章、合同章、業(yè)務(wù)章由行政部經(jīng)理或機(jī)要秘書負(fù)責(zé)保管與使用； 公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)、門店的印章須在行政部登記備案后，交由各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)、門店負(fù)責(zé)人保管使用；

11、 印章保管須有記錄并備案，即：注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)人、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、印章戳記等信息備案存當(dāng)； 使用印章須履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)，在行政部公章使用登記表上登記，寫明用印事由，并經(jīng)行政部經(jīng)理審核同意呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可用?。?以公司名義上報(bào)、外送、下發(fā)的文件、資料等，須由行政部經(jīng)理呈報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可用?。?公司章程規(guī)定的用于公司董事會(huì)議形成的各類文件，由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽字后方可用印； 任何人不得以任何事由要求在任何空白頁(yè)面上加蓋公章。2、公司財(cái)務(wù)專用章、法人章的保管與使用： 公司財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)總監(jiān)或財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)保管與使用；法人章由財(cái)務(wù)部出

12、納負(fù)責(zé)保管與使用； 嚴(yán)禁將公司財(cái)務(wù)專用章及法人章交由一人保管或交與出納自行保管，否則由此造成的一切后果完全由財(cái)務(wù)管理中心經(jīng)理或財(cái)務(wù)部長(zhǎng)承擔(dān)； 除正常的財(cái)務(wù)需要使用財(cái)務(wù)專用章與法人章外，其他事項(xiàng)必須經(jīng)由財(cái)務(wù)管理中心經(jīng)理或財(cái)務(wù)部長(zhǎng)報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。法人章的使用須履行審批登記手續(xù)，由經(jīng)辦人在財(cái)務(wù)部法人章使用登記表上寫明用印事由，并由所在部門經(jīng)理呈報(bào)總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，方可用印； 任何人不得以任何事由在任何空白書面上加蓋財(cái)務(wù)專用章和法人章。3、合同專用章的保管與使用： 合同專用章由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)保管與使用； 所有的合同文件經(jīng)審批蓋章后，都必須留復(fù)印件在行政部機(jī)要處

13、存檔備案； 任何人無(wú)權(quán)在空白合同書頁(yè)上加蓋合同專用章及其他公章。第四條責(zé)任由于用印人或者印章保管人的失職、錯(cuò)誤用印而導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，要給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰；如果給公司造成重大而無(wú)法挽回的損失，責(zé)任人在承擔(dān)賠償責(zé)任同時(shí)，公司將給予降級(jí)、降薪、直至追究其法律責(zé)任的處分。第五條對(duì)所有用印后的文件，一律留行政部一份備案。第六條公司行政部對(duì)用印情況實(shí)施不定期的核查，核查人為行政部長(zhǎng)或行政部長(zhǎng)授權(quán)人。第七條公司有權(quán)隨時(shí)對(duì)用印場(chǎng)所實(shí)施監(jiān)控錄像。第八條印章因故停用時(shí)須在停印前確定停印時(shí)間，并向有關(guān)單位、部門發(fā)出附有停用印章戳記的停印通知文件，同時(shí)將所有停用印章交行政部統(tǒng)一收存，辦好移交手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)

14、后，將停用印章存檔或銷毀。印章遺失時(shí)除立即向有關(guān)單位、部門報(bào)告?zhèn)浒竿瑫r(shí)，應(yīng)依法公告作廢。第九條印章的更改、廢止，由總經(jīng)理或董事會(huì)研究決定。第九條本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)修訂和解釋。第十條本制度自正式發(fā)布之日起生效。合同管理制度合同、 協(xié)議是公司在各類日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與其他社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人依法簽訂的交往、交易、約定供求活動(dòng)等的重要法律依據(jù)，也是財(cái)務(wù)部門進(jìn)行貨款結(jié)算的原始依據(jù)。目的 為規(guī)范合同管理工作，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，避免和減少因合同管理不當(dāng)而給公司造成損失或糾紛，特制定本管理制度。適用范圍公司所屬各部門、各分公司、各門店對(duì)外簽訂、履行的各類合同、協(xié)議等。制度內(nèi)

15、容第一條合同的類型1、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與客戶簽訂的采購(gòu)供應(yīng)、銷售合同。2、公司在各類經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中與其他單位、機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體等簽訂的必要的合作，房屋、設(shè)備租賃，裝修等合同。3、公司與員工簽訂的勞動(dòng)用工合同。第二條合同的簽訂形式1、合同的簽訂一律以書面為表現(xiàn)形式。2、合同的份數(shù)要依據(jù)實(shí)際需要確定。3、 標(biāo)的額較大的合同談判與簽訂，要有法律顧問參與并由法律顧問提供相關(guān)法律支持。第三條合同的起草1、各類合同應(yīng)由合同的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定和起草。凡有國(guó)家印制的專業(yè)規(guī)范合同，應(yīng)優(yōu)先采用。由于國(guó)家規(guī)范性合同不足以表述合同內(nèi)容的，可簽訂補(bǔ)充合同。補(bǔ)充合同與主合同具有同等法律效力。2、合同內(nèi)容表述要力求嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、準(zhǔn)

16、確，意思表示清楚，不模棱兩可，以免在今后的履行過程中產(chǎn)生歧議。3、合同文本應(yīng)當(dāng)正式打印或印刷制成。4、合同中的專業(yè)用語(yǔ)、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)專款解釋。合同中涉及的日期，須注明是否包含本期。5、當(dāng)合同內(nèi)容涉及二個(gè)或二個(gè)以上部門時(shí)，該合同的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須會(huì)同行政部依據(jù)合同所涉及的單位或部門通知相關(guān)人員共同參加合同的編制、起草、簽訂工作。6、合同的修訂，應(yīng)依照審批程序進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可簽訂修訂后的補(bǔ)充合同。新簽訂的補(bǔ)充合同與原合同一并歸檔。對(duì)未按規(guī)定制訂補(bǔ)充合同的部門，行政部必須拒絕在該補(bǔ)充合同上用印。否則，由此造成的一切后果，由責(zé)任人自行承擔(dān)。7、對(duì)技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營(yíng)信息、技術(shù)信息的合

17、同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。8、違約責(zé)任。根據(jù)合同法作適當(dāng)約定，應(yīng)注重合同的公平性。9、解決爭(zhēng)議的方式。解決爭(zhēng)議的方式可選擇依法仲裁或依法訴訟。選擇仲裁時(shí)，應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，雙方對(duì)仲裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見的，可選擇依法訴訟。第四條簽訂不同種類合同的基本原則一、采購(gòu)、供應(yīng)、銷售合同1、內(nèi)容 合同對(duì)方的法定名稱、公司的注冊(cè)地址(如注冊(cè)地址與實(shí)際地址不符時(shí)，要分別注明，并須經(jīng)有相關(guān)法律機(jī)關(guān)或其公司登記注冊(cè)部門出具有效證明)、郵政編碼、聯(lián)系電話、法定代表人姓名?；虮灰婪ㄊ跈?quán)的代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式，有效身份證明并須出據(jù)授權(quán)委托書。 合同標(biāo)的； 數(shù)量、質(zhì)量及標(biāo)準(zhǔn)； 履行的地點(diǎn)

18、、期限和方式； 生效的時(shí)間和條件； 合同對(duì)方的違約責(zé)任； 爭(zhēng)議解決方式； 變更或解除條件； 約定的聯(lián)系方式； 正副本份數(shù)、存放地點(diǎn)；(11)合同對(duì)方開戶銀行及賬號(hào)； 合同對(duì)方公章或合同專用章；法定代表人簽字印章；(14)合同雙方協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書、電報(bào)、電傳、圖表等是合同的組成部分。2、制訂原則 合同對(duì)方資格合法，營(yíng)業(yè)執(zhí)照未超過或接近核定的期限； 合同對(duì)方所供應(yīng)產(chǎn)品符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)及批準(zhǔn)文號(hào)，有完整的出廠檢驗(yàn)、測(cè)試報(bào)告； 合同對(duì)方具備有真實(shí)、有效的法定代表人身份證明書； 合同對(duì)方具有相應(yīng)的履約能力（ 包括產(chǎn)品、運(yùn)力等） 、支付能力。必要時(shí)應(yīng)要求其出據(jù)資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)

19、資報(bào)告等相關(guān)文件； 合同對(duì)方具有履約信用。誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)，未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或有過經(jīng)濟(jì)犯罪行為的。二、房屋、場(chǎng)地、設(shè)備租賃、裝修、廣告合同1、內(nèi)容 合同對(duì)方的法定名稱、企業(yè)的注冊(cè)地址（當(dāng)合同對(duì)方注冊(cè)地址與實(shí)際地址不同時(shí)，要分別注明并出示合法證件）、郵政編碼、聯(lián)系電話、法定代表人姓名、職務(wù)、代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式； 合同標(biāo)的；注：標(biāo)的依法屬于出賣或轉(zhuǎn)讓人所有或者出賣、轉(zhuǎn)讓人有權(quán)處分的商品或財(cái)產(chǎn)。 履行的地點(diǎn)、期限和方式； 生效的時(shí)間和條件； 合同對(duì)方的違約責(zé)任； 爭(zhēng)議解決方式； 變更或解除條件； 約定的聯(lián)系方式； 正副本份數(shù)、存放地點(diǎn)； 合同對(duì)方開戶銀行及賬號(hào)；（11）合同對(duì)方法定代表人或被依法授

20、權(quán)的委托人簽字印章并出據(jù)和提供合法的授權(quán)委托書； 當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書、電報(bào)、電傳、圖表等是合同的組成部分。2、制訂原則 合同對(duì)方主體資格合法，營(yíng)業(yè)執(zhí)照未超過或接近核定的期限； 欲簽合同標(biāo)的應(yīng)符合合同對(duì)方當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍，涉及專營(yíng)許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書（如：設(shè)備租賃、裝修）； 合同對(duì)方是由代理人代簽合同的，代理人應(yīng)出具法定代表人真實(shí)有效的身份證明書、授權(quán)委托書及代理人的有效身份、職業(yè)等應(yīng)出具的證明； 合同對(duì)方具有相應(yīng)的履約能力：守信用，無(wú)違約事實(shí)，未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。三、勞動(dòng)合同1、合同主體是企業(yè)與受聘者。2、合同內(nèi)容以勞動(dòng)和社會(huì)保障部現(xiàn)行法律

21、法規(guī)為制定的依據(jù)。3、制訂原則 人力資源部負(fù)責(zé)勞動(dòng)用工合同的編制、起草和簽訂工作； 依法招聘、錄用是公司招聘錄用員工的基本原則； 把好勞動(dòng)合同審核關(guān)。即對(duì)擬定的勞動(dòng)合同的合法性、有效性進(jìn)行嚴(yán)格地審核； 明確勞動(dòng)者所在崗位或所任職務(wù)、工資福利待遇、及合同期限等； 應(yīng)著重把握好有固定期限、無(wú)固定期限、以完成一定工作為期限這3 種勞動(dòng)合同期限的區(qū)別； 依法辦理勞動(dòng)合同的續(xù)訂、變更、解除和終止。第五條合同簽發(fā)前的審核及簽發(fā)后的跟蹤管理1、涉及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的合作、采購(gòu)供應(yīng)、銷售等合同，房屋、設(shè)備租賃，裝修等合同的審核工作，由行政部經(jīng)理會(huì)同財(cái)務(wù)總監(jiān)或財(cái)務(wù)經(jīng)理及合同起草部門的直接上級(jí)（總監(jiān)或經(jīng)理） ，對(duì)簽發(fā)前

22、的合同文件進(jìn)行會(huì)審后，報(bào)總經(jīng)理審批。2、合同原件于合同簽訂后的當(dāng)日送交財(cái)務(wù)部或辦公室歸檔（合同存財(cái)務(wù)部時(shí)，辦公室須存復(fù)印件歸檔立卷）。在異地簽訂的合同，須在簽訂后的7 個(gè)工作日內(nèi)送交財(cái)務(wù)部或行政部歸檔立卷，并要在辦理登記送交手續(xù)時(shí)注明遲交的原因。3、承辦人員須負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行的全過程，并檢查合同的執(zhí)行情況。常年合同特別是常年銷售、采購(gòu)合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對(duì)帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)。4、在合同對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。5、財(cái)務(wù)部門作為監(jiān)督部門，在結(jié)算貨款、支付費(fèi)用、計(jì)算收入時(shí)，要

23、依據(jù)總經(jīng)理簽字生效的合同、協(xié)議辦理，因此，各種業(yè)務(wù)合同的正本必須交財(cái)務(wù)部備案一份。6、公司與員工簽訂勞動(dòng)用工合同，由人力資源部經(jīng)理提請(qǐng)人力資源總監(jiān)（有總監(jiān)時(shí)）會(huì)同行政部經(jīng)理對(duì)新簽、續(xù)簽的合同進(jìn)行審核后，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽證，并由行政部檔案室歸檔。第六條合同的管理1、與客戶簽訂合同，在合同主體雙方簽訂合同前，交行政部統(tǒng)一分類編號(hào)。簽訂后的合同由行政部例行登記后，按分類歸檔，并交由行政部檔案室統(tǒng)一收存保管。2、對(duì)已履行完的合同，須單獨(dú)造冊(cè)建檔，并分類立卷后集中由行政部負(fù)責(zé)管理。3、公司與員工簽訂的勞務(wù)合同，由行政部會(huì)同人力資源部統(tǒng)一登記編號(hào)并負(fù)責(zé)歸檔，由檔案室統(tǒng)一收存保管。4、檔案管理員應(yīng)

24、恪盡職守，確保所有合同文件的安全與完好無(wú)損。5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，否則，要追究檔案管理員的責(zé)任。由于檔案員玩忽職守，致使檔案資料損壞或丟失，給公司造成無(wú)法挽回的損失者，視情節(jié)給予降職降薪，直至追究其法律責(zé)任。第七條合同的借閱1、合同當(dāng)事人或與履行合同相關(guān)的公司人員，因工作需要借閱合同時(shí)，必須由所在部門或單位經(jīng)理批準(zhǔn)，行政部經(jīng)理呈請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，到行政部履行登記后，檔案員方可憑批準(zhǔn)后的借閱單辦理借閱。2、無(wú)論任何人因工作需要，確需借合同外出的，必須由所在部門總監(jiān)或經(jīng)理負(fù)責(zé)出據(jù)借閱申請(qǐng)，寫明借閱原因、借閱期限后，交由行政部經(jīng)理報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，到行政部履行相關(guān)手續(xù)，登記備案后方可借出

25、。3、凡與合同無(wú)關(guān)，因工作需要借閱合同者，除在總經(jīng)理批準(zhǔn)、行政部門登記備案、履行借閱手續(xù)，還須由借閱部門或單位經(jīng)理及以上的負(fù)責(zé)人借閱。4、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人無(wú)權(quán)借閱、復(fù)印合同文件，否則，公司將視情節(jié)給予當(dāng)事人處分、處罰。 對(duì)于情節(jié)特別嚴(yán)重、無(wú)法挽回，使公司蒙受重大經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)損失，要追究其法律責(zé)任。第八條本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)修訂和解釋。第九條本制度自正式發(fā)布之日起生效?！咀ⅰ浚?標(biāo)的此制度中是指依法屬于出賣或轉(zhuǎn)讓人所有或者出賣、 轉(zhuǎn)讓人有權(quán)處分的商品或財(cái)產(chǎn)。檔案管理、保密制度目的 加強(qiáng)公司管理，適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，預(yù)防人為及非人為因素造成的泄密，以切實(shí)維護(hù)公司合法權(quán)益，保證公司利益不受侵犯和損失

26、。要求公司全體員工嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。適用范圍公司全體員工。制度內(nèi)容第一條檔案秘級(jí)的確定1、嚴(yán)重危害公司權(quán)益和利益的最重要的規(guī)劃、決策文件和資料為“絕密”級(jí)。2、嚴(yán)重危害公司權(quán)益和利益的重要財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為“機(jī)密”級(jí)。3、公司經(jīng)營(yíng)管理制度文件、人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為“秘密”級(jí)。第二條保密期限保密期限分為永久、長(zhǎng)期、短期。一般與密級(jí)相對(duì)應(yīng)，特殊情況另外標(biāo)明。保密期限屆滿，自行解密。第三條檔案管理的內(nèi)容檔案文件按類別、級(jí)別、時(shí)間等的先后順序進(jìn)行分類管理，歸檔立卷。所有檔案文件分為：文書檔案、經(jīng)營(yíng)（合同）檔案、會(huì)計(jì)檔案及人事檔案

27、。第四條檔案的分類1、文書檔案（1）公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后的清算等方面的文件；（2）公司下屬各分支機(jī)構(gòu)向公司上報(bào)的各種請(qǐng)示、報(bào)告和公司給予的答復(fù)、批復(fù)、對(duì)下屬機(jī)構(gòu)的發(fā)文；（3）與政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來往的重要文書，各種協(xié)議等文件；（4）人事、保險(xiǎn)、薪酬、福利、安全管理等文件；（5）本公司的各種專題會(huì)議紀(jì)要、記錄文件，各種檢查驗(yàn)收的文字及音像材料。2、經(jīng)營(yíng)檔案（1）業(yè)務(wù)部與各個(gè)生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)、供應(yīng)、合作經(jīng)營(yíng)等合同文件；（2）業(yè)務(wù)部與各個(gè)經(jīng)銷商簽訂的批發(fā)供應(yīng)合同文件；（3）業(yè)務(wù)部與各個(gè)政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校、企事業(yè)單位簽訂的政府采購(gòu)、工程團(tuán)購(gòu)合同文件;（4）營(yíng)業(yè)

28、性用房租賃、裝修合同文件；（5）媒體廣告發(fā)布合同文件；（6）其它經(jīng)營(yíng)性合同文件。3、會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：（1）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；（2）會(huì)計(jì)賬簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿；（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告；（4） 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表， 銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。4、設(shè)備、車輛、基建、裝修

29、、照片（ 音像 ） 、榮譽(yù)證書等檔案。第五條檔案文件的查閱1、 “秘密”檔案文件（1） ，各部門經(jīng)理均有權(quán)查閱，但須履行相關(guān)審批登記手續(xù)；（2）必須由行政部經(jīng)理審批簽字才能查閱。2、 “機(jī)密” 、 “絕密”檔案文件一般不準(zhǔn)任何無(wú)關(guān)人員查閱（注：總經(jīng)理、副總經(jīng)理除外）。如有特殊情況需要查閱的部門經(jīng)理，必須要由總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，在行政部機(jī)要室指定位置進(jìn)行查閱。未經(jīng)允許，任何人不得將公司“機(jī)密”、 “絕密”字文件帶出公司。遇有特殊情況確需帶出時(shí)，須由借閱部門或單位經(jīng)理呈請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在行政部履行相關(guān)手續(xù)。3、一般（非保密范圍）檔案文件一般檔案的借閱應(yīng)由借閱人所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，在行政部辦理借閱登記手

30、續(xù)后方可借閱。4、借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全和完整，對(duì)檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則將追究當(dāng)事 人的責(zé)任。第六條除本部門工作人員外，如因公務(wù)需進(jìn)入其他部門辦公室，須經(jīng)許可后方可進(jìn)入。不得使用其它部門人員電腦、查看U 盤、 光盤及軟盤中的文件資料，更不能翻閱、抄錄其他部門資料。第七條屬于公司 “秘密” 、 “機(jī)密” 、 “絕密” 檔案文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，須由行政部經(jīng)理監(jiān)督并指定專人執(zhí)行。打印、復(fù)印錯(cuò)誤的重要文件須及時(shí)銷毀，不得亂丟亂放。第八條負(fù)責(zé)管理檔案文件的人員應(yīng)具有高

31、度保密意識(shí)，不得向任何人有意無(wú)意泄露公司的機(jī)密。公司員工應(yīng)做到“不該說的話不說”， “不該問的事不問”。廢舊文件不得隨意丟棄。經(jīng)公司審查后認(rèn)定作廢的文件，應(yīng)由行政部經(jīng)理監(jiān)督并指定專人負(fù)責(zé)銷毀。第九條公司員工不得擅自更改公司各種檔案文件或資料。第十條財(cái)務(wù)人員應(yīng)妥善保管好財(cái)務(wù)帳務(wù)、報(bào)表、 資料， 不得將公司財(cái)務(wù)機(jī)密泄露給任何無(wú)關(guān)人員。第十一條對(duì)公司的合同文件，財(cái)務(wù)報(bào)告、報(bào)表，經(jīng)營(yíng)銷售價(jià)格文件、各類促銷活動(dòng)計(jì)劃方案，客戶個(gè)人信息資料等，應(yīng)特別注意保密原則，各種資料應(yīng)妥善保管，嚴(yán)禁泄露給他人。第十二條凡發(fā)至各個(gè)單位、部門的重要文件、公司管理制度文件等未經(jīng)上級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制、抄錄和泄露給不相關(guān)的

32、部門、人員，更不得泄露給公司以外的人員。第十三條員工的薪酬公司予以保密，嚴(yán)禁任何人互相打聽、議論。第十四條嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露商品進(jìn)價(jià)和公司的重要數(shù)據(jù)資料，嚴(yán)格遵守保密制度。第十五條對(duì)于違反公司上述檔案管理、 保密制度的員工， 要視情節(jié)分別給予批評(píng)、警告、記過、記大過、開除直至追究其法律責(zé)任。第十六條本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)修訂和解釋。第十七條本制度自正式發(fā)布之日起生效。公司保密制度目的 保守公司秘密，維護(hù)和保障公司的合法權(quán)益和利益免遭竊取和不必要的損失。適用范圍公司所屬各部門、門店及其每一位員工。制度內(nèi)容第一條公司的保密理念是既要確保公司的經(jīng)營(yíng)與商業(yè)秘密，又要便利公司日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。第二條公

33、司的重大決策中的秘密事項(xiàng)、尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)決策、銷售目標(biāo)計(jì)劃與完成數(shù)據(jù)都是公司的重要機(jī)秘，任何人無(wú)權(quán)對(duì)外泄露。第三條公司各個(gè)部門、門店所掌握的合同、協(xié)議、意見書、可行性研究報(bào)告、經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告、數(shù)據(jù)分析、會(huì)議記錄。第四條公司的各期預(yù)決算報(bào)告、各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和報(bào)告。第五條公司所掌握的尚未公開或進(jìn)入市場(chǎng)的各類信息。第六條公司的人事檔案資料、重大人事異動(dòng)情況、工資方案、績(jī)效計(jì)劃目標(biāo)、考核指標(biāo)完成情況、用工需求與招聘工作。第七條其他經(jīng)公司明確了的要求保密的事項(xiàng)。第八條保密措施1、屬于公司秘密的文件、資料、物品的制作、文件的收發(fā)與傳遞、資料的使用和復(fù)制、保

34、存和銷毀，均由行政部長(zhǎng)或常務(wù)副總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由信息主管負(fù)責(zé)保密。2、對(duì)于密級(jí)文件、資料和其他物品，必須采取以下措施： 非經(jīng)總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得復(fù)印或摘抄； 收發(fā)、傳遞和外出時(shí)攜帶，須由指定人員負(fù)責(zé)，并要采取必要的安全措施； 在安全完善的保險(xiǎn)裝置中存放。3、在對(duì)外交往與合作中需要提供企業(yè)秘密事項(xiàng)的，應(yīng)事先經(jīng)總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、具有公司秘密內(nèi)容的會(huì)議及其他活動(dòng)，主辦部門應(yīng)采取以下保密措施： 選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所； 根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議的人員范圍，隊(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定并做具體會(huì)議保密要求； 依據(jù)保密規(guī)定

35、使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件； 確定會(huì)議內(nèi)容的傳達(dá)范圍或是否要傳達(dá)。5、嚴(yán)禁在私人交往和通信中泄露公司秘密，嚴(yán)禁通過其他方式傳遞或泄露公司秘密。6、公司的任何一位工作人員一旦發(fā)現(xiàn)公司的秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，都有權(quán)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告公司行政部長(zhǎng)或總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理。第九條對(duì)于違反上述保密規(guī)定內(nèi)容的行為人，公司將依據(jù)情節(jié)輕重分別給予行政和經(jīng)濟(jì)處罰。1、出現(xiàn)下列泄密情況之一的，給予警告、經(jīng)濟(jì)處罰200 元以上，500 元以下的罰款： 泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的； 違反本制度規(guī)定的秘密內(nèi)容的； 一些路公司秘密，但及時(shí)采取補(bǔ)救措施并未給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的；2、出現(xiàn)下列泄密情

36、況之一的，予以辭退并給予500 元以上，200 元以下的罰款： 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果和重大經(jīng)濟(jì)損失的； 違反上述保密制度，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。第十條以上規(guī)定由行政部制定并負(fù)責(zé)修訂和最終解釋。第十一條本制度自正式發(fā)布之日起生效。會(huì)議管理制度會(huì)議是公司議事、決策的主要方式，是保證企業(yè)正常運(yùn)行的必要手段。會(huì)議的目的在于集思廣益，促進(jìn)溝通，統(tǒng)一思想，提高執(zhí)行能力，進(jìn)而解決問題。過多的會(huì)議必然導(dǎo)致形式主義，既耽誤工作時(shí)間，影響工作效率，又增加行政管理費(fèi)用。目的 更好的發(fā)揮會(huì)議的功能和作用，加強(qiáng)對(duì)公司各類會(huì)議的管理，節(jié)省時(shí)間，講求實(shí)效，提高會(huì)議效率和效力。適用范圍公

37、司所屬各部門、各門店。制度內(nèi)容第一條經(jīng)理辦公會(huì)議1、會(huì)議由行政部主任負(fù)責(zé)召集組織，總經(jīng)理主持召開的高層行政工作會(huì)議。2、會(huì)議成員一般由總經(jīng)理、副總經(jīng)理及會(huì)議涉及到的相關(guān)部門經(jīng)理組成。研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作重大問題。第二條公司行政例會(huì)會(huì)議由行政部主任負(fù)責(zé)召集組織，總經(jīng)理主持召開的中層及以上管理人員參加的總結(jié)評(píng)價(jià)當(dāng)月經(jīng)營(yíng)管理等工作情況，聽取匯報(bào)；檢查、 督促和協(xié)調(diào)各部門的工作進(jìn)展、總結(jié)評(píng)價(jià)各部門工作，分階段布置安排工作任務(wù)的例行會(huì)議。第三條會(huì)議工作規(guī)范1、行政部主任負(fù)責(zé)安排每周五以前將公司例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議統(tǒng)一編制會(huì)議計(jì)劃，并分發(fā)到公司各經(jīng)理及會(huì)議相關(guān)部門責(zé)任人或參加會(huì)議人員。2

38、、各部門已經(jīng)列入由行政部負(fù)責(zé)召集的會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期或者因特殊情況需要安排其他會(huì)議時(shí)，召集部門應(yīng)提前一天報(bào)行政部調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。3、 對(duì)于準(zhǔn)備不充分、或者內(nèi)容相近的會(huì)議，行政部有權(quán)合并安排在一個(gè)會(huì)議完成。4、對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相近的幾個(gè)會(huì)議，行政部有權(quán)安排合并召開。5、各部門會(huì)議必須服從公司統(tǒng)一安排；部門會(huì)議不得與公司的會(huì)議時(shí)間相沖突，應(yīng)避開公司的會(huì)議時(shí)間。6、參會(huì)者要嚴(yán)格遵守會(huì)議召開時(shí)間，不得無(wú)故遲到、缺席、中間離席、提前退席，應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。7、行政部須在會(huì)議召開前一天，將會(huì)議的議題及主要內(nèi)容以書

39、面形式或者網(wǎng)絡(luò)形式通知參會(huì)的全體人員，參會(huì)人員須在會(huì)議通知單上的被通知人一欄簽名，以表示確認(rèn)已接到參會(huì)通知（以網(wǎng)絡(luò)形式發(fā)布通知時(shí)，被通知人要回復(fù)確認(rèn)）。8、各與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議召開前準(zhǔn)備好須發(fā)言內(nèi)容。9、會(huì)議一旦形成決議，會(huì)后都應(yīng)該立即認(rèn)真貫徹執(zhí)行。10、 行政部在會(huì)后二十四小時(shí)內(nèi)將會(huì)議記錄或紀(jì)要整理成文，并經(jīng)會(huì)議召集人及總經(jīng)理簽字確認(rèn)。需要發(fā)文的按照文書審批程序登記發(fā)文。不需要發(fā)文的交機(jī)要員分類存檔。11、 會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)由行政部負(fù)責(zé)，并有權(quán)要求參會(huì)單位及部門呈交會(huì)議落實(shí)工作的書面報(bào)告或總結(jié)。第四條大型會(huì)議的組織及管理1、會(huì)議用車、設(shè)備設(shè)施及相關(guān)會(huì)務(wù)工作費(fèi)用支出等由行政部負(fù)責(zé)列出詳細(xì)的預(yù)算

40、清單后呈交總經(jīng)理審批，行政部按批件執(zhí)行。2、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置要求整齊、美觀。導(dǎo)示牌、橫幅、桌椅、綠化、插花等要視會(huì)議內(nèi)容及其規(guī)模而定，不得無(wú)故超出會(huì)議預(yù)算。3、行政部須提前做好參會(huì)人員的會(huì)議通知、會(huì)議資料及嘉賓請(qǐng)柬的發(fā)放工作。4、會(huì)議管理要點(diǎn)（ 1） ） 、要擬定好會(huì)議的議程、報(bào)到時(shí)間、接待方案、開始與結(jié)束時(shí)間；（ 2） 、要將會(huì)議議題做簡(jiǎn)要的概括說明；（ 3） 、要把會(huì)議事項(xiàng)的順序與時(shí)間安排預(yù)先在發(fā)布的會(huì)議通知中告知與會(huì)者。5、在會(huì)議進(jìn)程中要注意的事項(xiàng)：（ 1 ）主持人要注意發(fā)言者的發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題；（ 2）主持人要注意控制好各項(xiàng)議程的時(shí)間及節(jié)奏；（ 3）遇特殊情況必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)

41、征得大家的同意；（ 4）要把整理出來的結(jié)論或決議，要交給全體與會(huì)人員表決；（ 5）要把決議付諸實(shí)施的時(shí)間和程序加以確認(rèn)后在全體會(huì)議上宣布；（ 6）與會(huì)人員會(huì)議結(jié)束后的返程安排，各類費(fèi)用結(jié)算及其它善后工作。（ 7）會(huì)議工作總結(jié)。第五條會(huì)議議程1、會(huì)議記錄工作由行政部主任負(fù)責(zé)安排。2、會(huì)議記錄的主要內(nèi)容：（ 1 ）會(huì)議名稱及召集人（單位、部門）；（ 2）會(huì)議的議題、議程；（ 3）會(huì)議主持人及與會(huì)人員；（ 4）會(huì)議召開時(shí)間；（ 5）會(huì)議召開地點(diǎn)；（ 6）會(huì)議召開的詳細(xì)過程；（ 7）決議事項(xiàng)；（ 8）待決事項(xiàng)；（ 9）會(huì)議表決情況；（ 10）會(huì)議結(jié)論；（ 11） 整理后的會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄及時(shí)歸檔立卷

42、。第六條會(huì)議記錄與通告1、董事會(huì)監(jiān)事會(huì)會(huì)議及公司各類行政會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)安排記錄；部門會(huì)議由部門負(fù)責(zé)安排記錄；專業(yè)會(huì)議由會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)指定專人記錄。2、所有須通告的公司會(huì)議，由行政部負(fù)責(zé)組織發(fā)布。由公司召集召開的其它會(huì)議，如確需發(fā)布會(huì)議通告的，行政部須在會(huì)后兩天之內(nèi)將整理好的通告或內(nèi)容依據(jù)規(guī)定的范圍及時(shí)發(fā)布。3、公司的各類會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄的整理、備案、歸檔工作完全由行政部負(fù)責(zé)。第七條公司各部門的專業(yè)、專題會(huì)議規(guī)范1、會(huì)議召集人需明確會(huì)議議題，并將議題通知與會(huì)部門或人員。2、會(huì)議確需與會(huì)部門或人員參與討論的，與會(huì)部門或人員須提前擬好會(huì)議發(fā)言內(nèi)容，內(nèi)容力求簡(jiǎn)潔明了，嚴(yán)格遵守會(huì)議的限定時(shí)間。3、

43、允許與會(huì)部門或人員持有不同觀點(diǎn)和保留意見。但在會(huì)上形成的決議，與會(huì)者都須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。4、 嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布以前不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容。5、控制參加會(huì)議人數(shù)，與會(huì)議內(nèi)容無(wú)關(guān)者，不需參加會(huì)議。6、控制會(huì)議時(shí)間。力求少開會(huì)、開短會(huì)，養(yǎng)成會(huì)下多勾通，會(huì)上少扯皮的良好會(huì)風(fēng)。7、會(huì)議期間，與會(huì)人員須關(guān)閉手機(jī)鈴聲，要求調(diào)到震動(dòng)狀態(tài)。會(huì)議期間確因有急事需聯(lián)絡(luò)的，應(yīng)到會(huì)議室外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，以免影響會(huì)議進(jìn)程。8、客觀原因不能按時(shí)或無(wú)法參加會(huì)議者，應(yīng)在開會(huì)前一小時(shí)內(nèi)通知會(huì)議召集人或委派代表參會(huì)。第八條本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)修訂和解釋。第九條 本制度自正式發(fā)布之日起生效。辦公設(shè)備、用品管

44、理制度目的 規(guī)范辦公設(shè)備、用品管理，更好的發(fā)揮現(xiàn)代辦公設(shè)備、用品的作用，提高工作效 率。有效控制行政辦公用品的消耗和相關(guān)費(fèi)用支出。適用范圍公司所屬各部門、各門店制度內(nèi)容第一條公司行政部負(fù)責(zé)將所有在用辦公設(shè)備、物品分類編制目錄、編號(hào)、建檔、建卡,實(shí)施系統(tǒng)而規(guī)范的管理。實(shí)行嚴(yán)格的按部門或個(gè)人領(lǐng)用、管理登記制度。第二條 各部門及門店應(yīng)每月例行向申報(bào)辦公設(shè)備、物品使用計(jì)劃，行政部依據(jù)相關(guān)預(yù)算審核并安排購(gòu)置、發(fā)放。由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一辦理領(lǐng)用和登記手續(xù)。第三條 行政部須將各部門、門店領(lǐng)用的辦公設(shè)備、物品，按放置場(chǎng)所分別建檔立冊(cè)， 填寫明細(xì)表，填入該部門、場(chǎng)所內(nèi)所有辦公設(shè)備的名稱、數(shù)量，編號(hào)、領(lǐng)用日期等。設(shè)立

45、由 行政部統(tǒng)一訂制的標(biāo)簽，固定于設(shè)備的側(cè)面或背面不明顯處，以便于隨時(shí)查驗(yàn)以及規(guī)范管理。第四條設(shè)備保管人、使用人離職或調(diào)離工作崗位時(shí)， 應(yīng)到行政部辦理辦公設(shè)備、物品 移交手續(xù)，在部門負(fù)責(zé)認(rèn)的監(jiān)督下完成移交工作后， 交接雙方及部門負(fù)責(zé)人在設(shè)備、 物品交 割單上簽證。第五條 行政部在每年 _月_日應(yīng)指導(dǎo)各部門及門店對(duì)所有辦公設(shè)備、物品進(jìn)行一次全面的盤點(diǎn)核查工作，并按要求填寫辦公設(shè)備盤點(diǎn)表。第六條各部門及門店所使用或保管的辦公設(shè)備、物品如有閑置、損壞或遺失的，應(yīng)由使用部門將實(shí)情詳細(xì)報(bào)告行政部。屬人為原因損壞辦公設(shè)備、 物品的，要責(zé)成相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。第七條各部門及門店的辦公設(shè)備、物品如有損

46、壞需維修的，應(yīng)及時(shí)正式報(bào)告行政部安 排修理。第八條 在用辦公設(shè)備如確已不能修復(fù)時(shí)，應(yīng)向行政部提交正式報(bào)告申請(qǐng)領(lǐng)新品。行政部通過鑒定，確認(rèn)已不能使用，難以修復(fù)或修復(fù)成本不合理時(shí)，由鑒定人出具鑒定意見，行政部長(zhǎng)簽署意見后，再行安排調(diào)劑、發(fā)放或購(gòu)置。第九條辦公設(shè)備使用規(guī)范一、電話機(jī)1、辦公區(qū)公共用電話機(jī)，歸屬部門要指定專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，屬于個(gè)人專用的辦公 用電話機(jī)，須由電話機(jī)所有者負(fù)責(zé)保管和維護(hù)。發(fā)生故障須及時(shí)報(bào)送行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人員安排修復(fù)。以免影響工作。2、公司的電話機(jī)是為方便和提高工作、辦事效率而設(shè)置的，全體員工不得使用辦公用電話機(jī)撥打私人電話；3、嚴(yán)禁用公司電話打信息臺(tái)或聯(lián)系私人業(yè)務(wù)。二、傳

47、真機(jī)1、傳真機(jī)須由專人負(fù)責(zé)日常使用、保養(yǎng)、維護(hù)。未經(jīng)準(zhǔn)許，其他人員不得隨便動(dòng)用傳真機(jī)。2、在收發(fā)傳真時(shí)，涉及到公司不可公開的秘密內(nèi)容時(shí)，負(fù)責(zé)收發(fā)文件的責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格保守機(jī)密并妥善保管原件，以免泄密。3、在接收傳真時(shí)，應(yīng)做好登記，完成接收工作后，要及時(shí)把傳真件交給被指定的的接收人或接收部門負(fù)責(zé)人。如收件人不在，應(yīng)妥善保管傳真件直到送達(dá)為止。三、復(fù)印機(jī)1、復(fù)印機(jī)由專人負(fù)責(zé)日常的使用、保養(yǎng)、維護(hù)。每日使用前要認(rèn)真檢查機(jī)器的完好狀況，以免在使用時(shí)由于發(fā)生故障而影響工作及造成時(shí)間及耗材的浪費(fèi)。2、復(fù)印文件或圖表時(shí)，要注意對(duì)原件的愛護(hù)，以免損壞原件。3、對(duì)所有重要的文件在復(fù)印前要進(jìn)行登記，并注明復(fù)印份數(shù)。4

48、、涉及到公司不可公開的秘密文件時(shí)，負(fù)責(zé)復(fù)印文件的責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格保守機(jī)密并妥善保管原件，以免泄密。5、對(duì)在復(fù)印文件時(shí)產(chǎn)生的殘損文件或材料須及時(shí)徹底銷毀。四、電腦1、各類人員所使用的辦公用計(jì)算機(jī)，都要辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，并由使用人負(fù)責(zé)妥善保管，做到專機(jī)專人專用。2、使用人要妥善保管和使用辦公用計(jì)算機(jī)。機(jī)內(nèi)的重要文件、資料、圖片等須加密保管，以免丟失。3、所有辦公用計(jì)算機(jī)要加設(shè)開機(jī)密碼，以防公司的機(jī)密文檔丟失或泄密。五、 各部門及門店對(duì)本部的電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備應(yīng)隨時(shí)保持暢 通、完好，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)請(qǐng)公司專業(yè)人員維修，以免影響工作。六、攝像、照相、錄音機(jī)（筆）1、攝照錄音設(shè)備是用于記

49、錄公司各類會(huì)議及其它活動(dòng)時(shí)的專用設(shè)備，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用和保管。2、未經(jīng)行政部長(zhǎng)批準(zhǔn)，任何人不得借出或交給他人使用。以免由于使用不當(dāng)而引發(fā)故障，造成對(duì)工作的不必要的影響或損失。第十條本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)修訂和解釋。第十一條本制度自正式發(fā)布之日起實(shí)施。行政辦公物品采購(gòu)、庫(kù)存及領(lǐng)用管理制度目的 規(guī)范行政辦公物品采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用的管理，完善入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)，提高行政辦公物品采購(gòu)、庫(kù)存及領(lǐng)用的工作效率、質(zhì)量，保證公司各類行政辦公物品的供應(yīng)。適用范圍公司所屬各部門、門店制度內(nèi)容采購(gòu)管理第一條采購(gòu)行政辦公物品范圍1、公司行政辦公用設(shè)備、設(shè)施；2、日常行政辦公用品、用具等低值易耗品。第二條采購(gòu)程序1、行政

50、部根據(jù)庫(kù)存行政物品現(xiàn)況和各單位上報(bào)的行政物品需求計(jì)劃填寫行政物品采購(gòu)清單并進(jìn)行核算，將編制好的行政物品采購(gòu)清單報(bào)請(qǐng)常務(wù)副總經(jīng)理審批后，方可安 排采購(gòu)。2、行政部負(fù)責(zé)依據(jù)各單位物品庫(kù)存或需求進(jìn)行審核和安排購(gòu)置計(jì)劃，以控制采購(gòu)物品的數(shù)量、費(fèi)用。對(duì)金額在 元以內(nèi)的行政物品，由行政部長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)；金額在 元以上 的行政物品，由常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。3、行政物品采購(gòu)清單一試三份，財(cái)務(wù)部留存一份備案，另 2份計(jì)劃分別交行政部和 采購(gòu)員。4、行政部長(zhǎng)按計(jì)劃安排實(shí)施采購(gòu)。5、行政管理員根據(jù)輕重緩急完成采購(gòu)計(jì)劃。第三條臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)1 .應(yīng)急物品采購(gòu)必須具備以下條件：(1)確屬應(yīng)急必須品。(2)使用單位或部門經(jīng)理審

51、批后，報(bào)行政部長(zhǎng)審查通過后， 報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、應(yīng)急物品采購(gòu)流程：(1)需求單位或部門填寫正式報(bào)告呈報(bào)行政部長(zhǎng)審批；(2)行政部長(zhǎng)核實(shí)無(wú)誤，金額在 元以下的，簽字批準(zhǔn)；金額在 一元以上的，交常 務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；(3)簽字批準(zhǔn)后的行政物品采購(gòu)清單交財(cái)務(wù)部備存1份，另2份分別交行政部和 行政管理員。3、行政管理員持已批準(zhǔn)的行政物品采購(gòu)清單采購(gòu)物品。4、購(gòu)進(jìn)后的辦公物品須及時(shí)辦理入庫(kù)、建帳、建卡、報(bào)帳及交付使用等手續(xù)。5、使用單位辦理領(lǐng)用登記手續(xù)后領(lǐng)用所需設(shè)備或物品。第四條 非特殊情況，不得使用現(xiàn)金采購(gòu)。第五條 固定資產(chǎn)類行政辦公物品的采購(gòu)1、除日常辦公用品以外，屬于固定資產(chǎn)類的行政辦

52、公設(shè)備物品的采購(gòu)，須在經(jīng)理行政 辦公會(huì)議上研究確定，并列為公司年度預(yù)算計(jì)劃。2、屬于固定資產(chǎn)類的行政辦公設(shè)備物品的采購(gòu)，行政部每年依據(jù)公司的實(shí)際使用需求，在編制的年度購(gòu)置計(jì)劃中列出。第六條說明：1、行政辦公物品庫(kù)存 月報(bào)表。一式三份，財(cái)務(wù)部、行政部、庫(kù)管各一份存檔備查。2、行政物品采購(gòu)清單一式三份，財(cái)務(wù)部、行政部、行政管理員各一份。庫(kù)存管理第七條除財(cái)務(wù)部外，行政部要對(duì)公司所有財(cái)產(chǎn)設(shè)置管理臺(tái)帳，并對(duì)全部在用設(shè)備物品分類別統(tǒng)一編碼、標(biāo)簽、設(shè)卡。第八條 公司所屬各單位自行購(gòu)置行政辦公物品的，應(yīng)嚴(yán)格按要求辦理入庫(kù)登記手續(xù)。當(dāng)日購(gòu)進(jìn)的辦公物品必須當(dāng)日入庫(kù)，無(wú)特殊情況不得延誤。1、入庫(kù)單一式三聯(lián)，第一聯(lián)存

53、根聯(lián)由庫(kù)房留存登記商品入庫(kù)并下庫(kù)存帳；第二聯(lián)由采 購(gòu)與財(cái)務(wù)對(duì)賬；第三聯(lián)記帳聯(lián)交公司財(cái)務(wù)部記帳。2、填寫入庫(kù)單應(yīng)寫明物品的名稱、用途、規(guī)格、單位、單價(jià)、數(shù)量等。3、庫(kù)管必須對(duì)各類入庫(kù)物品履行入庫(kù)前的驗(yàn)收，與審批后的行政物品采購(gòu)清單進(jìn) 行核對(duì)，并對(duì)質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查、清點(diǎn)。對(duì)不合格的物品庫(kù)管有權(quán)拒收，數(shù)量與 送貨單不符的按照實(shí)際數(shù)量入庫(kù)，在行政物品采購(gòu)清單上注明原因。4、各類物品的供應(yīng)商在結(jié)算費(fèi)用時(shí)，必須出具有行政部相關(guān)責(zé)任人簽收的原始入庫(kù)單 據(jù)，并提供正規(guī)的發(fā)票，按公司相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定制度給予結(jié)算。5、庫(kù)管做好入庫(kù)物品的登記，并每月統(tǒng)計(jì)匯總后出具報(bào)表。年末做出各項(xiàng)行政辦公物 品發(fā)放的匯總、相

54、關(guān)費(fèi)用支出的匯總和物品發(fā)放、使用情況的統(tǒng)計(jì)（包括不同類別的金額）分析報(bào)告。以便于指導(dǎo)新的年度計(jì)劃的制定、控制。6、由各部門或單位使用的設(shè)備物品，須按設(shè)備物品實(shí)際放置場(chǎng)地分別詳細(xì)登記在冊(cè),按原登記的設(shè)備編號(hào)、名稱、使用情況等進(jìn)行登記備案。領(lǐng)用管理第九條 日常行政辦公物品領(lǐng)用原則和程序：1、建立行政辦公物品領(lǐng)用登記臺(tái)帳，并由發(fā)放人員負(fù)責(zé)登記。 于每月底做出各部門、 各單位及門店領(lǐng)用物品的分類匯總表并附帶分析說明，作為下期計(jì)劃、控制各部門、單位行政辦公費(fèi)用的測(cè)算依據(jù)。2、行政部須嚴(yán)格按規(guī)定、計(jì)劃及間隔期向部門、單位（門店）和個(gè)人發(fā)放辦公物品。3、領(lǐng)用部門、單位或個(gè)人須在辦公物品領(lǐng)用登記簿上履行登記后方可發(fā)放。4、領(lǐng)用間隔周期為 一周。注為提高辦事效率，公司規(guī)定在公司每周店長(zhǎng)行政例會(huì)前一天下午按規(guī)定將領(lǐng)用物 品計(jì)劃報(bào)行政部相關(guān)管理人員，例會(huì)當(dāng)日順便取走。5、個(gè)人日常辦公物品的領(lǐng)用實(shí)行按部門、門店統(tǒng)一領(lǐng)取、個(gè)人自行保管、遺失不補(bǔ)。6、公共辦公物品按部門統(tǒng)一領(lǐng)取。由各部門、單位（門店）經(jīng)理根據(jù)計(jì)劃指定專人統(tǒng) 一領(lǐng)取，并負(fù)責(zé)管理和使用。7、