酒店采購部標(biāo)準(zhǔn)操作流程

1、采購部標(biāo)準(zhǔn)操作流程Last-update 修訂日期:Purchasing DepartmentStandard Operation Procedures采購部“標(biāo)準(zhǔn)操作流程”目錄編 號主題索引PUR001采購工作流程圖PUR002物品申購程序PUR003采購部內(nèi)部工作流程PUR004選擇供貨商程序PUR005采購部詢價報價定價制度PUR006采購人員的職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)操作流程Standard Operating ProceduresSubject名稱：采購工作程序Issued By簽發(fā)人：Ref. No 編號：PUR001Approved By核準(zhǔn)人：Page 頁碼：1 of 1Effective

2、 Date生效期:Distribution 抄送： Procedures 流程:采購工作流程圖申購單1計劃采購1計劃外采購采購部征詢確認領(lǐng)導(dǎo)簽批1采購任務(wù)i 各使用部門經(jīng)理或主管采購部經(jīng)理、采購員-總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)-采購部經(jīng)理采購部經(jīng)理，采購員采購部經(jīng)理實施下次采購作為參考確定供貨商I 總經(jīng)理J評議小組：總經(jīng)理、采購總監(jiān)申購部經(jīng)理實施采購n四 采購員、倉管員、供貨商征詢使用部門意見原見反饋I執(zhí)行任務(wù)采購員傳遞報銷單到財務(wù)1文員采購部文員結(jié)案:記錄與存檔標(biāo)準(zhǔn)操作流Standard Operating ProceduresSubject名稱：物品申購程序Issued By簽發(fā)人：Ref. No 編號

3、：PUR002Approved By核準(zhǔn)人：Page 頁碼：1 of 1Effective Date生效期:Distribution 抄送：Procedures 流程:按照各種物資的分類和采購方式，各部門應(yīng)該選擇適當(dāng)?shù)纳曩彿?式。1 .計劃采購：使用部門根據(jù)下月工作計劃和物資耗量，在本月底申 報下月所需物資的品名、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、用途及到貨時間，由財務(wù) 部匯總，根據(jù)倉庫庫存量對申購的數(shù)量進行審核，經(jīng)采購部確認后，再 報總經(jīng)理審批。采購部實施分批采購。2 .倉庫申請采購：倉庫存貨降至最低儲備點時，由倉庫主管填報申 購單，報采購部經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理審核后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由采購供應(yīng) 部采購補倉。3

4、.臨時采購：部門因工作需要，需臨時補充物資時，部門填寫申購 單，須先經(jīng)倉管員驗證有無庫存，經(jīng)采購部確認后，總經(jīng)理審批。由采 購供應(yīng)部執(zhí)行采購。4 .緊急采購：如遇水、電、氣、設(shè)備發(fā)生故障，需搶修或其他臨時急需物品，且倉庫無配件無存貨，需急購的，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)直接采購， 事后需按程序補辦手續(xù)。申購單審核批準(zhǔn)的傳遞程序是：申購（填單）A部門經(jīng)理（簽字審核）倉庫主管（簽字審核）采購部經(jīng)理（簽字審核）財務(wù)總監(jiān)（簽字審核） 總經(jīng)理（簽字批準(zhǔn)）A請購單返回采購部執(zhí)行采購。標(biāo)準(zhǔn)操作流程Standard Operating ProceduresSubject名稱：內(nèi)部工作程序Issued By簽發(fā)人：Ref.

5、 No 編號：PUR003Approved By核準(zhǔn)人：Page 頁碼：1 of 1Effective Date生效期：Distribution 抄送：Procedures 流程:1 .確認需求：在申購單審批之前，應(yīng)先經(jīng)采購部確認，確認內(nèi)容包括：品名、 數(shù)量、查明庫存數(shù)量以及是否有代替品，申購量是否符合經(jīng)濟采購量， 規(guī)格要求是否明確，用量或損耗是否合理，需用日期是否合理，以及追 查臨時采購或緊急采購的原因等。將申購單輸入電腦備案，詳細注明品名，上次采購價格、供貨商、要求到貨時間等。2 .需求說明：確認需求后，對申購單的細節(jié)如品質(zhì)、參考價格、包裝、售 后服務(wù)等，均加以明確說明，以便領(lǐng)導(dǎo)審批時能夠

6、參考。3 .選擇可能的供貨來源：就需求說明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實績良好 的供貨商，通知其報價，或以詢價、公開方式征求。采購員將盡可能的 資料信息匯報部門經(jīng)理。4 .由經(jīng)理安排可能的供貨商，進行價格談判。最終確定合適的供貨商和價 格。5 .安排定單：價格談妥后，應(yīng)該辦理定貨以及簽約手續(xù)。定單或合約，均 屬于具有法律效力的書面的文件，對買賣雙方的要求以及權(quán)利義務(wù)，需 以列明。6 .定單與稽核：簽約定貨之后，督促供貨商如期如質(zhì)如量按照規(guī)定交貨。7 .交貨驗收：配合倉管員嚴格驗收入庫，驗收合格之后，辦理入庫或直撥 手續(xù)，索取發(fā)票。8 .不符或退貨處理：供貨商所交貨物與和約規(guī)定不符而驗收不合格時，

7、應(yīng)該按照和約規(guī)定退貨，并重新購買。9 .結(jié)案：凡驗收合格付款或驗收不合格退貨，均應(yīng)辦理結(jié)案手續(xù)。驗收合格的項目，整理采購申請單、入庫驗收單、發(fā)票及相關(guān)的材 料，附在報銷憑證后，按財務(wù)報銷程序逐級審批。對驗收不合格并造成影響酒店正常運營，應(yīng)該按照與供貨商的約定 或相關(guān)管理規(guī)章制度，追究供貨商的責(zé)任，對其進行相應(yīng)處罰。10 .記錄與檔案：凡結(jié)案之后，由文員將采購結(jié)果、部門使用意見等輸入電 腦，列入檔案，分類保管，以備參閱或下次購進時查考。標(biāo)準(zhǔn)操作流程Standard Operating ProceduresSubject名稱：供貨商選擇Issued By簽發(fā)人：Ref. No 編號：PUR004A

8、pproved By核準(zhǔn)人：Page 頁碼：1 of 2Effective Date生效期：Distribution 抄送： Procedures 流程:采購工作中的詢價工作，首先要尋找合格的供貨商，才能保證采購物 資的品質(zhì)、充分的數(shù)量、合理的價格及完善的售后服務(wù)，這是采購工作的重要任務(wù)。一、供貨商的評選，按照市場經(jīng)濟規(guī)律來確定 ，一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量 越多，選擇適當(dāng)供貨商的機會就越大。通?？梢岳靡韵峦緩剑? .利用現(xiàn)有的資料：建立已發(fā)生過業(yè)務(wù)，并經(jīng)實踐證明合格供貨商的名 冊或檔案，就現(xiàn)有的供貨商，分析是否符合要求-適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、準(zhǔn)時交貨、合理的價格以及必需的售后服務(wù)等。2 .公開征求的方式

9、：3 .通過同行業(yè)介紹：4 .通過閱讀專業(yè)刊物或雜志、上網(wǎng)等方式，熟悉許多產(chǎn)品的供貨商，獲 得供貨商的基本資料。5 .咨詢專家或?qū)I(yè)的咨詢公司，建議提供供貨商名錄。 二、對供貨商考察：采購部對其進行考察洽談時需經(jīng)理帶隊或三人同時在場。要求供貨商四證（營業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記證，委托代理證，衛(wèi)生許可證,）齊全，實力雄厚，價位適中，售后服務(wù)好，且為本地區(qū)該產(chǎn)品廠 家一級代理。三、大宗貨物采購確定供應(yīng)商的評選程序：1. 成立評選小組：a.成立小組，對合格廠商的各項資格或條件進行分析以及審 議。小組成員包括總經(jīng)理、采購部門、使用部門、財務(wù)部。標(biāo)準(zhǔn)操作流程 Standard Operating Procedu

10、res Subject名稱：供貨商選擇Issued By簽發(fā)人：Ref. No 編號：PUR004Approved By核準(zhǔn)人：Page 頁碼：2 of 2Effective Date生效期：Distribution 抄送：Procedures 流程:b.決定評審項目：一般經(jīng)營業(yè)績、公司的歷史，負責(zé)人的資歷， 資本額、員工人數(shù)、主要客戶、財務(wù)狀況、營業(yè)證證照。產(chǎn)品 供應(yīng)能力，生產(chǎn)設(shè)備，產(chǎn)品質(zhì)量，地點是否鄰近我方，以及品 質(zhì)保證。2.對合格廠商的分類：按照廠商的專業(yè)程度予以歸類，按照能力劃分等 級。目的在于，避免廠商包辦各種采購條件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事。配合采購需求，選擇適當(dāng)?shù)墓┴浬?。分類?biāo)準(zhǔn)：

11、1.地區(qū)（地點）；2.供應(yīng)類別；3.交易金額；4.依存度大?。?.信譽度大?。?.其他。 四、考察的結(jié)果合格后，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，財務(wù)部備案，采購供應(yīng)部執(zhí)行。標(biāo)準(zhǔn)操作流程 Standard Operating ProceduresSubject名稱：詢價報價定價Issued By簽發(fā)人：Page 頁碼：1 of 2Effective Date生效期：Distribution 抄送： Procedures 流程:一.詢價詢價為確定供貨商和定價，提供了直接的參考資料和依據(jù)。為此，詢價人員的詢價工作應(yīng)該以嚴肅，認真、負責(zé)的態(tài)度， 在力所能及的范圍內(nèi)，詳細了解市場行情和供貨商的狀況。

12、1 .詢價人員：由領(lǐng)導(dǎo)安排，由采購員牽頭與使用部門，成本控制 組組成詢價小組。2 .詢價時間、周期：蔬菜的詢價時間在定價之前三天之內(nèi)，必須 將價格詢完。詢價的周期是蔬菜每 15天詢價一次，肉禽海鮮每 30天詢價一次。3 .詢價內(nèi)容：包括同行價，市場零售價，批發(fā)價，供貨商價格。4 .詢價方式：口頭詢價，由采購員向供貨商說明采購物品的品名、規(guī)格，交貨期限、交貨地點、付款以及報價等資料。詢價的物品應(yīng)當(dāng)以雙方經(jīng)常交易，且規(guī)格簡單，標(biāo)準(zhǔn)化為益。并且做好記錄。書面詢價：對于規(guī)格復(fù)雜且不具備標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，應(yīng)該以書面詢價為 準(zhǔn)，。在詢價的過程中，為使供貨商不發(fā)生對規(guī)格要求的錯誤理解，通常 采購人員應(yīng)附輔助說明

13、性的材料，提供給供貨商參考。5 .對食品原料的詢價，必要時詢價人員可以親自購買，以尋求真實價格。6 .詢價報告：將采價結(jié)果按照規(guī)定整理匯總，填寫詳細的詢價報 告和建議定價，作為定價的依據(jù)。由采價小組成員在匯總表上簽 字。標(biāo)準(zhǔn)操作流程Standard Operating ProceduresSubject名稱：詢價報價定價Issued By簽發(fā)人:Page 頁碼：2 of 2Effective Date生效期:Ref. No 編號：PUR005Approved By核準(zhǔn)人：Distribution 抄送：Procedures 流程:二.報價對價格波動比較大的季節(jié)性時令蔬菜和水果、糧油、肉禽等，由

14、供貨商報價，蔬菜、水果每7天報價一次。肉類、海鮮、魚類等15天報價一 次。凍品、干貨每月報價一次。采購員將報價資料整理匯報給經(jīng)理。三、定價：1 .時間：詢價結(jié)束第二天。2 .定價小組：副總經(jīng)理，采購、財務(wù)、餐飲部經(jīng)理及詢價人員組成。3 .程序：1）綜合前次定價和現(xiàn)詢價、報價的情況，進行集體討論，2）定出合理價格，既要降低酒店的采購成本，又要給供貨商合理價格。3）報分管副總經(jīng)理審核批準(zhǔn)執(zhí)行。4）采購部當(dāng)天整理出定價，遞財務(wù)部執(zhí)行。4 .如果沒有詢到價格的品種，可以暫緩定價，待詢價后再定價。1）本地再詢價，2）通過武漢市場詢價。四、調(diào)整價格：1 .條件：執(zhí)行過程中若發(fā)現(xiàn)個別品種定價不合理的、市場短期內(nèi)價格上下 變化較大、供貨商反應(yīng)較強烈等情況下，采購部可以對價格進行適當(dāng)?shù)?調(diào)整。2 .時間：定價后一個星期內(nèi)調(diào)整完。3 .程序：1）采購部對有爭議品種的價格必須進行市場調(diào)查， 提出初步調(diào)整方案，2）報分管采購副總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，明確調(diào)整價格執(zhí)行時間期限，3）財務(wù)部按審批的時間起執(zhí)行調(diào)整價格，并進行調(diào)增。標(biāo)準(zhǔn)操作流程Standard Operating ProceduresSubject名稱：采購人員的職業(yè)道德Issued By簽發(fā)人:Ref.No 編號：PUR006Approved By核準(zhǔn)人：Page 頁碼：1 of 1Effective Date生效期:D