物業(yè)管理公司文件和資料控制程序

1、質量/環(huán)境管理手冊文件名稱文件和資料控制程序文件編號CJ/QEMS/SC-12第1頁共4頁版本/狀態(tài)：A/01目的對與公司質量/環(huán)境管理體系有關的文件和資料進行有效控制，確保公司各相關場所使用的文件和資料為有效版本.2適用范圍適用于對質量/環(huán)境管理體系有關的文件和資料控制。3 .職責3.1 總經理負責批準發(fā)布質量/環(huán)境管理手冊、各部門（管理處）工作手冊。3.2 管理者代表負責審核質量/環(huán)境管理手冊、各部門（管理處）工作手冊。3.3 各部門（管理處）負責各自業(yè)務范圍內文件和資料的編制、使用和保管。3.4 品質管理部負責組織對體系文件和資料的管理、控制。3.5 公司辦公室負責對公司行政管理性文件和

2、資料及與體系有關的外來文件管理控制。3.6 各管理處維修運轉部負責各小區(qū)工程技術類文件管理和控制。3.7 各管理處客戶服務部負責各小區(qū)業(yè)主和住戶的資料的管理和控制。3.8 ,資料員負責本部門（管理處）與管理體系有關的文件和資料的控制。4 .工作程序4.1 文件和資料分類及保管本公司有關質量/環(huán)境管理體系文件及所有技術文件分為受控文件和非受控文件。4.1.1 受控文件是指受更改控制的文件，即與公司質量/環(huán)境管理體系有關的文件、資料及所有技術文件，具體包括：a）質量/環(huán)境管理手冊，由品質管理部備案保存，各部門（管理處）使用。b）公司第二階文件分為兩類：參見質量/環(huán)境管理體系4.2.3的相關規(guī)定。由

3、各部門（管理處）自行保存并報品質管理部備案保存。4.1.2 非受控文件文件是指不受更改控制的文件。如未了投標等其他目的的而分發(fā)的質量/環(huán)境管理體系的文件：4.1.3 外來文件外來文件包括政府部門或上級管理機構發(fā)布的強制性各類法律法規(guī)、條例、需引用或參考的標準、報告、工作規(guī)范、檢驗標準等，需保留其最新有效版本。、4.2文件和資料的標識與編號受控的質量/環(huán)境管理手冊、各部門工作手冊每頁加蓋紅色“受控文件”專用章，封面有受控文件，但正本（原稿）上不需蓋章。提供給客戶所用的質量/環(huán)境管理體系文件為非受控文件，不需加蓋“受控文件”專用章，“通知”“報告”等一次性文件可不作為“受控文件”管理控制。沒有“受

4、控文件”質量/環(huán)境管理體系文件在本公司內禁止使用，一旦發(fā)現，文件管理員將予以沒收并銷毀。質量/環(huán)境管理體系文件的標識應按其所屬部門工作手冊序號進行連貫編號，從01nn）質量/環(huán)境管理手冊編號：公司代號/質量/環(huán)境管理體系代號一文件序號（代號請參見術語與縮寫）例如：CJ/QEMS/SC-01表示為公司質量/環(huán)境管理體系管理手冊第一個文件。各部門（管理處）工作手冊編號：公司代號/質量環(huán)境管理體系代號/部門（管理處）代號一文件序號（代號請參見術語與縮寫），例如CJ/QEMS/HJ-01表示為公司質量/環(huán)境管理體系環(huán)境管理部工作手冊第一個文件。質量/環(huán)境記錄編號：公司代號/質量環(huán)境體系代號/部門（管理

5、處）代號一文件序號一一記錄序號（代號請參見術語與縮寫），例如CJ/QEMS/HJ-01-F1,表示為公司質量/環(huán)境管理體系環(huán)境管理部工作手冊第一個文件的第一個記錄。文件和資料的編寫、審核、批準、發(fā)布文件和資料發(fā)布前應得到批準，以確保文件和資料是適宜的。質量/環(huán)境管理手冊由品質管理部負責組織編寫，由管理者代表，報總經理批準發(fā)布，由品質管理部負責登記、發(fā)布；各部門（管理處）工作手冊由各部門經理組織編寫，由管理者代審核，報總經理批準，品質管理部負責備登記、發(fā)布；各部門（管理處）編寫的文件和資料，由品質管理部組織評審，提出修改意見，各部門根據評審結果確定文件和資料的初稿。應確保文件和資料使用的各場所都

6、應得到相關文件和資料的適用版本，在文件發(fā)放、回收要寫文件發(fā)放、回收記錄。文件的發(fā)放經管理者代表批準，質量/環(huán)境管理手冊發(fā)放范圍限于各管理處和公司各部門，工作手冊發(fā)放范圍限于各相關部門主管人員。公司各部門及管理處如需要質量/環(huán)境管理手冊應通過品質管理部發(fā)放并給出分發(fā)號、同時讓持有者在文件和資料發(fā)放、回收記錄表上簽字，領取注有分發(fā)號的文件，便于追溯。所有外來文件應編制部門外來文件清單，當外來文件及公司內部通知、決議等文件，需發(fā)送到公司各部門（管理處）時，品質管理部應填寫文件接收登記表，接收人應簽字。文件的更改文件需要更改時，應由提出文件更改的部門負責人填寫文件資料/記錄更改申請，說明更改原因。文件

7、更改的審核、批準應由各原審批人審批，當原審批人不在職時可由接此崗位的人員進行。文件更改批準后，由品質管理部實施更改。更改后填寫文件資料/記錄更改通知單，并按文件和資料發(fā)放回收記錄表的名單發(fā)放修改后的文件，收回作廢的文件。文件和資料的領用、借閱、復制與版本管理當使用的文件破損嚴重影響使用時，應持文件領用申請表當品質管理部辦理更換手續(xù)，交回破損文件，換發(fā)新文件后仍用原分發(fā)號，品質管理部將文件收回。當文件使用人將文件丟失時，應持文件領用申請表，說明原因，補發(fā)文件使用新的分發(fā)號，原分發(fā)號作廢。當公司各部門和管理處各相關管理部門需借/查閱文件資料時應填寫文件和資料（檔案）借閱登記表；記錄表格有改動時，品

8、質管理部應隨之更改質量/環(huán)境記錄清單。為確保公司質量/環(huán)境管理體系文件和資料的有效性能夠得到控制，對其采用版本號、修改狀態(tài)號，來控制最新版本、版本號采用英文字母A、B、C表示第一版、第二版，用阿拉伯數字0.1.2表示第0次修改、第一次修改、第二次修改。版本號與修改狀態(tài)號之間的關系為：每一版質量體系文件和資料可以修改之9次，即修改狀態(tài)最高是9,當超過9時，全部文件換版，即有A版升為B版文件的作廢、銷毀與保存文件的作廢a）文件經十次更改或文件需進行大幅度修改時，應由總經理批準進行換版或作廢，作廢的文件由品質管理部按文件和資料發(fā)放回收登記表收回；并在文件和資料發(fā)放回收登記表備注欄加蓋“作廢”印章。b

9、）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當的標識。文件的銷毀對要銷毀作廢的文件，由相關部門填寫文件資料/記錄銷毀申請表，經管理者代表批準后，由品質管理部授權相關部門銷毀。文件的保存a）與質量/環(huán)境管理體系相關的文件都應分類存放在干燥通風安全的地方。b）各部門（管理處）文件由本部門（管理處）資料員保管，品質管理部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。c）對受控文件，各部門資源員應及時填寫本部門使用文件的部門受控文件清單每三個月應將清單副本本報品質管理部備案，如內容沒有變化，應及時通告品質管理部。d）任何人不得在受控文件上亂涂亂畫和修改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。外來文件

10、的控制文件編號：CJ/QEMS/SC-12文件名稱文件和資料控制程序第4頁共4頁收到外來文件和資料的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。品質管理部負責收集相關國家、行業(yè)法規(guī)或標準的最新版本，統(tǒng)一編號并加蓋受控印章，分發(fā)到相關部門使用，并把舊版本收回。各部門（管理處）要把上述文件及其他與質量/環(huán)境管理體系有關的外來文件填入部門受控文件清單，并報品質管理部備案。根據必要性，品質管理部組織對現有質量/環(huán)境管理體系文件進行評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.5條款規(guī)定。對承載媒體不是紙張的文件和資料控制，也應參照上述規(guī)定執(zhí)持。作為質量記錄的文件和資料應執(zhí)行記錄控制程序。檔案資料的管理檔案資料包括物業(yè)工程技術資料和業(yè)主住戶資料兩大項內容；物業(yè)工程技術資料由各管理處維修運轉部負責整理建檔，業(yè)主住戶資料由各管理處客服部整理建檔；管理處經理辦公室是檔案資料的歸口管理部門，負責管理處各種檔案資料的編目、借閱、整理、維護等工作。具體操作見管理處工作手冊和總經理辦公室工作手冊。4.12.35.相關記錄CJ/QEMS/SC-12-F1文件和資料發(fā)放、回收登記表CJ/QEMS/SC-12-F2文件和資料/記錄更改申請表CJ/QEMS/SC-12-F3文件接收登記表CJ/QEMS/SC-