會(huì)展策劃基礎(chǔ)知識(shí)了解解析

1、會(huì)展策劃基礎(chǔ)知識(shí)了解1、參展的流程和注意事項(xiàng)首先，展品選擇是第一位的。展品是給觀摩者留下印象的最重要因素。展品選擇應(yīng)依據(jù)三項(xiàng)原則：1、針對(duì)性2、代表性3、獨(dú)特性。針對(duì)性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容。代表性是指展品要體現(xiàn)展出者的高新技術(shù)，生產(chǎn)能力及本行業(yè)特點(diǎn)。獨(dú)特性是指展品要有自己的獨(dú)到之處，與同類產(chǎn)品相比，明顯有別。其次，參展商的現(xiàn)場(chǎng)展示?，F(xiàn)在，很多參展商都采用歌舞表演，有獎(jiǎng)問答和視頻音頻的展示方法。這是因?yàn)樵陟o態(tài)條件下，并不能說明展品的全部性能，顯示全部特征，需要借助其他材料或設(shè)備等手段來(lái)加以說明，強(qiáng)調(diào)及渲染。參展商要注意引導(dǎo)參觀者的現(xiàn)場(chǎng)參與，并準(zhǔn)備一些小包裝樣品免費(fèi)派發(fā)。第三

2、，展臺(tái)設(shè)計(jì)。當(dāng)前，很多展會(huì)還以特裝修的比例為主要宣傳點(diǎn)。各參展商也越來(lái)越重視特裝修。但特裝并非花錢越多，裝修越豪華越好。參展商考慮的應(yīng)是特裝能否充分反映自己的形象，吸引參觀者的注意力。因此，你可以從幾個(gè)方面衡量裝修是否達(dá)到目的：1、展臺(tái)設(shè)計(jì)要與展會(huì)整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)；2、展臺(tái)設(shè)計(jì)是為了襯托展品，不可喧賓奪主；3、展臺(tái)設(shè)計(jì)需考慮參自身的公眾形象，不可過于標(biāo)新立異；4、不要忽略展臺(tái)的展示、會(huì)談、咨詢和休息等基本功能。第四，工作人員的配備是展覽成功的關(guān)鍵。展臺(tái)的人員配備可從四個(gè)方面加以考慮：1、按展覽會(huì)的性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員；2、根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量；3、人員的基本素質(zhì)及個(gè)性；

3、4、加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)及產(chǎn)品性能的了解，包括專業(yè)知識(shí)、產(chǎn)品性能、演示方法等等。第五，客戶邀請(qǐng)。前往專業(yè)展會(huì)的參觀者目標(biāo)都很明確。所以參展者除了被動(dòng)地等待客戶，開展前要有意識(shí)地邀請(qǐng)客戶?？刹扇≈苯拥情T拜訪、刊登廣告、現(xiàn)場(chǎng)宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請(qǐng)和吸引客戶。有經(jīng)驗(yàn)的大公司做這些事情的時(shí)候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周詳?shù)挠?jì)劃。參考下表，看一看你做到了嗎？參展計(jì)劃時(shí)間表：（一）12個(gè)月前：1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面，綜合專家意見，確定全年展覽計(jì)劃；2、與展覽主辦單位或代理公司聯(lián)系，取得初步資料；3、選定場(chǎng)地；（一般而言，首次參加國(guó)際大展，較難取得最佳位置）；4、了解

4、付款形式，考慮匯率波動(dòng)，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃。（二）9個(gè)月前：1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)；2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)；3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品；4、與國(guó)外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；5、制作展覽宣傳冊(cè)。（三）6個(gè)月前：1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng)；2、確定旅行計(jì)劃；3、預(yù)付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所需款項(xiàng)；4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準(zhǔn)備必要的翻譯；5、安排展覽期間翻譯員；6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購(gòu)促銷廣告。（四）3個(gè)月前：1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng)；2、最后確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標(biāo)簽；3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定；4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序；5、訓(xùn)練參

5、展員工；6、排定展覽期間的約談；7、安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì)；8、出國(guó)展則需購(gòu)買外匯。（五）四天前：1、將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放入公事包；2、搭乘飛機(jī)至目的地。（六）三天前：1、抵達(dá)，飯店登記；2、視查展覽廳及場(chǎng)地；3、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品是否安全抵達(dá)；4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?chǎng)；5、聯(lián)絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒；6、與展覽組織代表聯(lián)絡(luò)，告知通訊方法；7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩汀＃ㄆ撸﹥商烨埃?、確定所有物品運(yùn)送完成；2、查看租用的設(shè)備及所有用品，了解其功能；3、布置展位；4、將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定。（八）一天前：1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查

6、；2、將促銷用品送達(dá)直接分配中心；3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后溝通。（九）展覽期間：1、盡早到會(huì)場(chǎng)；2、展覽第一天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的新聞中心；3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地；4、詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；5、對(duì)于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場(chǎng)允諾，應(yīng)及時(shí)報(bào)告總部作出合理答復(fù)。一旦應(yīng)諾，必須按質(zhì)按期完成；6、將每日情況做成簡(jiǎn)報(bào)通知員工；7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便及時(shí)處理及回應(yīng)。（十）展覽結(jié)束：1、監(jiān)督攤位拆除；2、處理商機(jī)；3、寄出感謝卡。2、會(huì)議中需要使用的設(shè)備搭配盡管現(xiàn)在出現(xiàn)了非常精密、復(fù)雜的視聽設(shè)備和電教系統(tǒng)，但會(huì)展策劃師需要準(zhǔn)備的基

7、本視聽設(shè)備種類還是一樣的：屏幕/放映機(jī)/燈光/傳聲/場(chǎng)地布置。屏幕/放映機(jī)：安放屏幕的位置、角度要合適，是演講人頭不用離開講桌上的麥克風(fēng)便能看見屏幕。屏幕的大小取決于房間的高度。屏幕底部距離地面應(yīng)該不少于1.22米。放映機(jī)的種類：(幕前投影儀)它的投影效果圖象清晰、真實(shí)，但這種放映機(jī)一般放在會(huì)議室里離觀中較近的地方。(幕后投影儀)它放置于屏幕后面，從會(huì)議室的座位上是看不見的，雖然圖象表現(xiàn)不如幕前投影儀放的那麼清楚，但能使會(huì)議室顯得更整潔。燈光：燈光亮度應(yīng)該調(diào)暗，以便屏幕上的畫面能夠清晰，但也不能太暗否則觀眾無(wú)法記筆記。音響：音響必須保證所有的觀眾都能聽清楚。常用麥克風(fēng)：1. 微型麥克風(fēng)。這種麥

8、克風(fēng)需要圍繞在脖子上或夾在上衣的翻領(lǐng)上。2. 手持麥克風(fēng)。是一種傳統(tǒng)的擴(kuò)音器，說話時(shí)麥克風(fēng)必須距離嘴巴很近。3. 固定于桌面的麥克風(fēng)。演講人演講時(shí)不能離開講桌，限制了演講人的行動(dòng)。4. 桌面麥克風(fēng)。常用于小組討論。5. 落地式麥克風(fēng)。這種麥克風(fēng)放置在可伸縮的金屬架上，引線較長(zhǎng)，使的演講人可以走動(dòng)。6. 漫游式麥克風(fēng)。這是一種手持式麥克風(fēng)，引線可有可無(wú)。3、會(huì)展策劃中展覽設(shè)計(jì)的規(guī)定各國(guó)、各地的展覽會(huì)對(duì)會(huì)展策劃展覽設(shè)計(jì)、施工都會(huì)有各種各樣的管理規(guī)定和限制。很多規(guī)定和限制是與維護(hù)公共安全和公共秩序有關(guān)，您了解嗎？有關(guān)展臺(tái)的規(guī)定。高度限制：展覽會(huì)對(duì)展架及展品都有限制規(guī)定，尤其對(duì)雙層展臺(tái)、樓梯、展臺(tái)頂部

9、向外延伸的結(jié)構(gòu)等限制更嚴(yán)，限高往往不是禁止超高，如果辦理有關(guān)手續(xù)并達(dá)到技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，有可能獲準(zhǔn)超高建展臺(tái)、布置展品。開面限制：很多展覽會(huì)禁止全封閉展臺(tái)，如果展臺(tái)封閉，展覽會(huì)就失去展示作用，參觀者就會(huì)有抱怨，但是展出者需要封閉辦公室、談判室、倉(cāng)庫(kù)等，因此，協(xié)調(diào)的辦法一般是規(guī)定一定比例的面積朝外敞開。這個(gè)比例一般是70%，允許30%以下的面積封閉。(1) 有關(guān)展覽用具的規(guī)定。展架展具材料的限制：在很多國(guó)家，展覽會(huì)規(guī)定必須使用經(jīng)防火處理的材料，限制使用塑料，限制危險(xiǎn)化學(xué)品。電器的規(guī)定：絕大部分國(guó)家的展覽會(huì)對(duì)電器都有嚴(yán)格的規(guī)定，所用電器的技術(shù)指標(biāo)必須符合當(dāng)?shù)匾?guī)定和要求。有關(guān)人流的規(guī)定。走道限制：主要是對(duì)走

10、道寬度的規(guī)定和限制，為保證人流的暢通，展覽會(huì)規(guī)定走道寬度，禁止展出者的展臺(tái)、道具、作品占用走道；電視、零售商品往往造成堵塞，因此也有相應(yīng)的要求，比如電視不得面向走道，柜臺(tái)必須離走道一定距離等。有關(guān)消防的規(guī)定。消防環(huán)境的規(guī)定：如果是大面積的展臺(tái)，必須按展館面積和預(yù)計(jì)的觀眾人數(shù)按比例設(shè)緊急通道或出口并設(shè)標(biāo)志。消防器材的規(guī)定：必須配備消防器材。人員的規(guī)定：有些展覽會(huì)要求展臺(tái)指定消防負(fù)責(zé)人，并要求全體展臺(tái)人員知道消防規(guī)定和緊急出口等。有關(guān)展品的規(guī)定和限制。主要是對(duì)異常展品包括超高、超重展品的規(guī)定。只要采取適當(dāng)措施一般都可以解決。比如限高，只要展館高度足夠，就可以與展館商量解決；超重展品可以使用地托，分

11、散單位負(fù)荷。比較常見、難解決的問題是展館卸貨大門的尺寸，這是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品進(jìn)館。如果遇有任何難以解決的問題，要盡早與展覽會(huì)組織者或展館所有者商量。這類展品對(duì)展覽會(huì)通常有宣傳價(jià)值，因此，組織者會(huì)愿意積極協(xié)助。有些展覽會(huì)考慮安全，會(huì)限制操作機(jī)器。對(duì)于武器，一般都有專門的規(guī)定，且手續(xù)都很麻煩。有關(guān)環(huán)境的規(guī)定。音量限制：背景音樂由展覽會(huì)組織者安排，展出者的聲像設(shè)備的音量必須控制在不影響周圍展出者的范圍內(nèi)。色彩限制：若展覽會(huì)組織者想取得協(xié)調(diào)效果，往往會(huì)提出色彩要求。要求展出者使用某種基本色調(diào)或標(biāo)題色調(diào)。展覽會(huì)還可能會(huì)提出標(biāo)題字型、大小，這方面的規(guī)定大多比較寬松。展出者

12、只要遵守規(guī)定，并不干擾周圍展臺(tái)(比如噪音太大)，展出者一般可以任意設(shè)計(jì)展臺(tái)形狀、擺置展品、使用顏色。有關(guān)勞工的規(guī)定。很多國(guó)家(尤其是發(fā)達(dá)國(guó)家)規(guī)定，展場(chǎng)勞工必須是工會(huì)注冊(cè)工人。不允許展出者自己動(dòng)手。比如在美國(guó)紐約，如果展出者拿起錘子想釘根釘子，當(dāng)?shù)毓と司蜁?huì)奪下錘子阻止你干活。美國(guó)人剝奪你的勞動(dòng)權(quán)”，聽起來(lái)很荒唐，但是卻是事實(shí)，還必須遵守。(2) 有關(guān)手續(xù)的規(guī)定。展覽會(huì)大多要求展出者將設(shè)計(jì)送審，并要求展出者施工前辦理手續(xù)。4、會(huì)議如何制定總體方案一會(huì)議總體方案的含義會(huì)展策劃師所制定的會(huì)議總體方案是對(duì)所要舉辦的會(huì)議進(jìn)行總體安排的策劃的文案，是會(huì)議預(yù)案的一種。二會(huì)議總體方案的基本內(nèi)容1）會(huì)議的名稱。

13、會(huì)議名稱的確定一般米用揭不'會(huì)議主題、主辦都、功能、與會(huì)者、范圍、時(shí)間和屆次、地點(diǎn)、方式等特征的方法；2）會(huì)議的目標(biāo)和指導(dǎo)思想；3）會(huì)議的主題、議題和議程；4）會(huì)議的對(duì)象、規(guī)格和規(guī)模。會(huì)議對(duì)象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員；5）會(huì)議的時(shí)間。包括會(huì)議時(shí)機(jī)的選擇，會(huì)議的起訖時(shí)間，會(huì)期和日程安排；6）會(huì)議的地點(diǎn)。一是選擇合適的舉辦地，如國(guó)際性會(huì)議要考慮選擇在什么國(guó)家地區(qū)以及什么城市舉行三是選報(bào)合適的場(chǎng)館（包括會(huì)場(chǎng)、賓館的規(guī)格及布置要求等）；7）主辦、協(xié)辦單位以及擬設(shè)立的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)，如主席團(tuán)，組織很員會(huì)、指導(dǎo)委員會(huì)、執(zhí)行委員會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)委員會(huì)、秘書處、籌備組的構(gòu)成等；8）會(huì)議的舉

14、行方式、配套活動(dòng)以及輔助活動(dòng)的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等；9）會(huì)議的接待、后勤保障措施和技術(shù)手段；10）會(huì)議宣傳方式，如召開新聞發(fā)布會(huì)、編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、邀請(qǐng)記者采訪、發(fā)送新聞稿件等；11）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及籌集經(jīng)費(fèi)的渠道和方式；12）其他應(yīng)當(dāng)說明事項(xiàng)；四會(huì)議總體方案的結(jié)構(gòu)與寫法1）標(biāo)題。寫明會(huì)議的全稱和策劃或方案（預(yù)案），如“XX國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議籌備（總體）方案”總體二字也可以不寫；2）主送機(jī)關(guān)。直接上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)寫明上級(jí)機(jī)關(guān)的名稱。以請(qǐng)示的附件上報(bào)的，可否定民主送機(jī)關(guān)；3）正文。正文部分應(yīng)該涿項(xiàng)載明總體方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號(hào)加上小標(biāo)題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分可用一段文字寫

15、明制定方案的目的和依據(jù)，然后用序號(hào)編排各個(gè)層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細(xì)表術(shù)各項(xiàng)具體安排。另一種是簡(jiǎn)述法，對(duì)所涉及的各方面的計(jì)劃用原則性的安排，具體實(shí)施的要求通過各個(gè)專題策劃文案來(lái)表述。直接上報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)的方案，結(jié)尾處要寫寫上方案請(qǐng)?jiān)笗鴮徟钡茸謽?正文寫作要做總攬全局、目標(biāo)清楚、思路清晰、分工明確、綜合協(xié)調(diào)4）附件。如有附件，在正文下方寫明附件的樂稱和序號(hào)；5）落款。署制定機(jī)名稱。經(jīng)審批下發(fā)執(zhí)行的總體方案也可署審批機(jī)關(guān)的名稱;6）成方時(shí)間。寫正式提交的日期。5、展會(huì)策劃方案應(yīng)把握哪些關(guān)鍵點(diǎn)展會(huì)策劃方案是一個(gè)展會(huì)的眼睛”，展會(huì)組織者通過它培育和挖掘市場(chǎng)，而市場(chǎng)透過這個(gè)眼睛"看效

16、益。一個(gè)優(yōu)秀的展會(huì)策劃方案不僅體現(xiàn)了展會(huì)組織者組織展會(huì)的目的，更重要的是通過它來(lái)吸引廣大商家參展、參會(huì)。從某意義上來(lái)說，策劃方案就是一座橋，一頭連著商家、采購(gòu)商,一頭連著展會(huì)組織者。組織者要通過這座橋把商家、采購(gòu)商等邀請(qǐng)過來(lái)，商家、采購(gòu)商等要跨過這座橋才能更好地觸摸市場(chǎng)?？梢?，一個(gè)策劃方案對(duì)組織好一個(gè)展會(huì)是多么重要。對(duì)展會(huì)組織者來(lái)說，一個(gè)優(yōu)秀的展會(huì)策劃方案要把握和處理好如下四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):一是充分體現(xiàn)高度。這里所說的高度”專指符合政策。組織一個(gè)展會(huì)，組織者首先看到是它的市場(chǎng)潛力，但你所看見的市場(chǎng)”，能不能開發(fā)，怎么能讓它開發(fā)，就要靠政策”來(lái)衡量和把握。這個(gè)時(shí)候，就需要組織者充分查閱相關(guān)國(guó)家文件規(guī)定

17、，把國(guó)家對(duì)該展會(huì)涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)度和意見該引用的引用，該轉(zhuǎn)述的轉(zhuǎn)述，該進(jìn)一步理解的進(jìn)一步理解。通過引用”、轉(zhuǎn)述”、理解”等方式，讓展會(huì)策劃方案合法化、合理化、合情化。因?yàn)楹戏ǎf明國(guó)家允許，有關(guān)部門就沒有理由阻攔；因?yàn)楹侠?，說明展會(huì)應(yīng)該組織，應(yīng)該搞；因?yàn)楹锨椋袭?dāng)?shù)匕l(fā)展?fàn)顩r，對(duì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有利，說明有關(guān)部門應(yīng)該積極提供支持。所以,高度”很重要。提高高度的政策來(lái)源主要有：國(guó)家和地方五年發(fā)展規(guī)劃綱要；國(guó)家和地方有關(guān)展會(huì)涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策（如意見、辦法、綱要、通知等）；國(guó)家和地方領(lǐng)導(dǎo)在重要專項(xiàng)會(huì)議上做出的工作部署和重要講話精神；國(guó)家和地方兩會(huì)”等重要會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議上政府工作報(bào)告和領(lǐng)導(dǎo)講

18、話；國(guó)家和地方主要領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)指示和批示等。二是解決市場(chǎng)”問題。這是一個(gè)展會(huì)成功策劃的要害，是核心。參展商參加這個(gè)展會(huì)有何收益，有什么樣的回報(bào)N業(yè)觀眾到會(huì)又有什么樣的收獲和價(jià)值？整個(gè)策劃方案可以說要圍繞這個(gè)核心來(lái)組織，并通過方案巧妙地解疑釋惑。可見，展會(huì)策劃方案并不好寫，更不能輕易出手。因?yàn)閰⒄股?、專業(yè)觀眾了解展會(huì)的第一個(gè)窗口”是它，因?yàn)閰⒄股?、專業(yè)觀眾能看到希望與商機(jī)的也是它，因?yàn)閰⒄股?、專業(yè)觀眾了解展會(huì)權(quán)威性、可信度高低、組織者水平高低的還是通過它對(duì)一個(gè)展會(huì)來(lái)說，參展商關(guān)注的市場(chǎng)，最核心的是有一定目標(biāo)數(shù)量的專業(yè)觀眾（采購(gòu)商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等）與會(huì)。至于說這個(gè)展會(huì)有多大的客流量，他們并不關(guān)

19、心?；蛟S有人會(huì)問，為什么這么說？與會(huì)圈外人士多了，問這問那的自然就多了，參展商不僅費(fèi)口舌，而且還影響與真正有意向的專業(yè)人士交流、洽談。參展商接觸這樣的人多了，自然十分勞累，萬(wàn)一此時(shí)再與專業(yè)人士交流，難免容易出現(xiàn)精神不濟(jì)而影響工作。此外，如果參展商還帶有手提袋、宣傳冊(cè)等贈(zèng)予與會(huì)人員的物品，如果發(fā)給了圈外人士，手提袋可能留下了，參展商關(guān)心的宣傳冊(cè)便有可能被丟進(jìn)垃圾桶，大量的非專業(yè)人士與會(huì)，造成如此不必要的浪費(fèi)更大更多，參展商不僅不會(huì)有收益，還會(huì)大大增加參展成本。針對(duì)這個(gè)問題，展會(huì)組織者要在策劃方案中表明如下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)解決方案：對(duì)展會(huì)的宣傳力度、影響力度、號(hào)召力度；展會(huì)的專業(yè)化程度。比如保證專業(yè)觀眾

20、與會(huì)的組織手段、途徑、方式，歷屆展會(huì)專業(yè)觀眾統(tǒng)計(jì)信息、購(gòu)銷信息等；展會(huì)的權(quán)威性。比如組織者的地位與影響、該展會(huì)在業(yè)界的口碑與影響、與會(huì)專業(yè)人士以及領(lǐng)導(dǎo)、專家的分量等。對(duì)一個(gè)展會(huì)來(lái)說，與會(huì)專業(yè)人士（采購(gòu)商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等）關(guān)注的市場(chǎng)，最核心的是能有多少專業(yè)廠家與會(huì)參展，展出的是哪類展品，有沒有能滿足他們需要的產(chǎn)品，怎么能采購(gòu)到他們既需要、價(jià)格有所優(yōu)惠、質(zhì)量又有保障的產(chǎn)品。對(duì)此問題，展會(huì)組織者應(yīng)重點(diǎn)圍繞如下幾個(gè)方面去解答：參展企業(yè)的數(shù)量與分量，比如有多少家世界500強(qiáng)企業(yè)、有多少家大型跨國(guó)公司、有多少家國(guó)內(nèi)業(yè)界龍頭企業(yè)等與會(huì)；展品的先進(jìn)性，如有什么樣的世界先進(jìn)技術(shù)水平產(chǎn)品、國(guó)內(nèi)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品等

21、技術(shù)含量較高的展品亮相；展會(huì)組織者如何保證以優(yōu)質(zhì)服務(wù)協(xié)助專業(yè)人士采購(gòu)到他們所需的物美價(jià)廉的產(chǎn)品等；業(yè)內(nèi)專業(yè)高峰會(huì)議組織情況，比如有哪些有權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)、專家發(fā)布權(quán)威報(bào)告等。三是注意法律問題?，F(xiàn)在會(huì)展市場(chǎng)不太規(guī)范，而且多數(shù)承辦展會(huì)的機(jī)構(gòu)屬民營(yíng)個(gè)體企業(yè)。這些企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)利益最大化，在各種展會(huì)宣傳資料和宣傳活動(dòng)推介中，虛夸展會(huì)規(guī)模、影響，虛報(bào)展會(huì)數(shù)字，虛列來(lái)頭大的中央、省、市政府部門和機(jī)構(gòu)等為展會(huì)支持單位，向參展商、與會(huì)觀眾等虛承諾其他服務(wù)項(xiàng)目等，這些都是不良事件的由頭和導(dǎo)火索，十分容易引發(fā)雙方紛爭(zhēng)，激化矛盾。如果展會(huì)組織者對(duì)此類問題處理不當(dāng)、不及時(shí)，就極有可能被訴諸法律。總結(jié)全國(guó)媒體報(bào)道的案例，以及業(yè)界

22、人士總結(jié)的此類情況和經(jīng)驗(yàn)，如果展會(huì)上出現(xiàn)涉法”問題，雖然不能說100%由展會(huì)組織者引起，但可以說絕大多數(shù)問題都出在展會(huì)組織者身上。所以，做一個(gè)優(yōu)秀的展會(huì)策劃方案，文字表述非常重要，既要充分表達(dá)組織者的戰(zhàn)略意圖，又不能留下任何不良把柄或痕跡。四是創(chuàng)新問題?，F(xiàn)在各地的展會(huì)一個(gè)接一個(gè)，不同題材的展會(huì)還好說，如果說一個(gè)城市有兩個(gè)以上的同題材展會(huì)要舉辦，那么你這個(gè)展會(huì)要獨(dú)領(lǐng)風(fēng)騷，展會(huì)組織者就必須重點(diǎn)考慮你這個(gè)展會(huì)的出新”之處和權(quán)威”程度6、會(huì)議中出現(xiàn)的常見問題無(wú)論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議，不論籌劃此會(huì)議的會(huì)展策劃師經(jīng)驗(yàn)是否豐富，單純站在舉辦方的立場(chǎng)與角度上看問題，都會(huì)面臨各種問題：1:需要做些什麼

23、？會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。2:誰(shuí)來(lái)籌劃會(huì)議？從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。會(huì)議籌劃者的職責(zé)：作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。1善于與人共事2善于注意小節(jié)3善于解決問題4善于與人協(xié)商5能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜6熟悉酒店

24、運(yùn)作7能夠安排恰倒好處的菜單8能夠熟練操作電腦9能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道10能妥善接待貴賓和外國(guó)客人11熟知各種禮儀12行事果斷、執(zhí)著會(huì)議籌劃者的任務(wù)：1制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)2制定會(huì)議議程3了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況4選擇或提議合適的場(chǎng)所5檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施6安排交通事宜7協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)8招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員9制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作10確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排11視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施12與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司）13確定印刷公司14安排食品、飲料有關(guān)事宜15討價(jià)還價(jià)16同會(huì)議發(fā)言人和各位

25、貴賓進(jìn)行聯(lián)系3:主要會(huì)議類型：1銷售會(huì)議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會(huì)議，或者是對(duì)前一個(gè)銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。2年會(huì)：可以是公司股東大會(huì)，也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。3產(chǎn)品發(fā)布會(huì)：是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。4研討會(huì)：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般讓與會(huì)者相互交流并有意見反饋。5專業(yè)會(huì)議：是就某個(gè)領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問題、解決問題的小組會(huì)議。6獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。7培訓(xùn)會(huì)議：一般要用至少一天，多則幾周時(shí)間開展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。這類培訓(xùn)需

26、要有特定的場(chǎng)所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。4:會(huì)議籌劃步驟：目的和目標(biāo)：確定會(huì)議的目的和目標(biāo)、制定會(huì)議議程是會(huì)議的重心所在。會(huì)議的目標(biāo)和目的有以下一些：#培訓(xùn)#通知#教育#探討問題#做決策#引入新事物或介紹新人員#激勵(lì)#開發(fā)#展示#促進(jìn)與改善#解決問題#討論如何贏利#贏利5:在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：1預(yù)計(jì)召開會(huì)議的日期；2會(huì)議預(yù)計(jì)召開幾天；3打算在什麼地方召開會(huì)議；4會(huì)議形式或程序是什麼；5需要多大的場(chǎng)地；6以前開過這樣的會(huì)議嗎？結(jié)果如何；7將有多少人到會(huì)；8會(huì)議預(yù)算是多少;9與會(huì)者對(duì)費(fèi)用開支很在意嗎？10打算選用什麼級(jí)別的酒店和設(shè)施；11打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；12誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函；13會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？14會(huì)議的發(fā)言人有哪些？15會(huì)議需要什麼樣的視聽設(shè)備；16需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；17與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？18打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？19有誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用。7、展會(huì)的組織有哪些網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷方法如果你正在為即將召開的展會(huì)邀請(qǐng)出席者，如果你正準(zhǔn)備把推廣展會(huì)的