公司接待策劃方案

1、光明霍子公司fInrirnirirn；nriiAlj4.,.K.qiBI；*,iKiVBi=B1iBBaaa-m-vcr關(guān)于銀河電器公司來訪的接待物流服務(wù)第一小組二零一三年六月二十三日contents一、接待準(zhǔn)備3二、接待日程安排及人員5三、接待后期工作14四、經(jīng)費(fèi)預(yù)算14銀河電器公司將于2013年8月6日上午在總經(jīng)理王強(qiáng)的帶領(lǐng)下一行7人來我公司進(jìn)行為期3天的訪問，主要是為加強(qiáng)進(jìn)一步的了解。為了促進(jìn)銀河電器公司和我公司的進(jìn)一步合作，樹立良好公司形象，以及促進(jìn)我公司又好又快的發(fā)展，公司各部門員工必須重視此次的接待工作，做好全方位的準(zhǔn)備。為此特別精心安排與制定了本次商務(wù)接待方案。一、接待準(zhǔn)備*（一

2、）接待信息：接待對(duì)象：銀河電器公司總經(jīng)理一行7人接待時(shí)間：2013年8月6日一8月8日接待地點(diǎn)：接機(jī)地點(diǎn)一揚(yáng)州泰州機(jī)場(chǎng)；送機(jī)地點(diǎn)一南京祿口機(jī)場(chǎng)；下榻酒店一京華大酒店參觀地點(diǎn)：（1）公司總部；（2）公司廠區(qū)接待規(guī)格：對(duì)等接待接待原則：熱情友好；細(xì)致周到；禮儀適度接待小組：接待部總負(fù)責(zé)，辦公室、公關(guān)部、后勤部協(xié)同工作（人員詳情分配見附表1）（二）接待前期準(zhǔn)備：1. 信息收集。a銀河電器公司的基本信息，未來發(fā)展態(tài)勢(shì)，及公司主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)此次合作的意向態(tài)度；b銀河電器公司來訪人員基本情況（詳情見附表2）;c過去來訪情況；d抵達(dá)時(shí)間和交通工具；e來訪期間天氣狀況；（負(fù)責(zé)部門：接待部）2. 詢問對(duì)方意見，是

3、否需要預(yù)定機(jī)票，若需要，根據(jù)所要求的時(shí)間和地點(diǎn)來定；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）3. 住宿安排。提前預(yù)定房間；（負(fù)責(zé)部門：接待部）迎接車輛安排。七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎車一輛，同時(shí)保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）4. 公司迎賓。參觀人員到達(dá)前5-10分鐘，提醒相關(guān)人員做好迎賓工作；（負(fù)責(zé)部門：公關(guān)部）5. 擬定會(huì)議通知及會(huì)議議程，并下發(fā)至與會(huì)人員；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）6. 會(huì)場(chǎng)布置。準(zhǔn)備會(huì)議室花卉、水果、茶水、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，安排攝影攝像等；（負(fù)責(zé)部門：辦公室、后勤部）7. 資料準(zhǔn)備。歡迎詞

4、，歡送詞，公司宣傳材料，會(huì)議洽談資料；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）8. 事先聯(lián)系好足藝服務(wù)，游覽大運(yùn)河和瘦西湖事宜。（負(fù)責(zé)部門：辦公室、接待部）附表：1、接待工作任務(wù)分配部門人員事項(xiàng)接待部李燕、提前預(yù)訂酒店，協(xié)助來賓辦理酒店入住手續(xù)王媛、吳華、許安、錢梅宴席（迎接賓客、菜單確定、環(huán)境檢查、費(fèi)用清付）李虹來賓信息搜集，提前約定足藝時(shí)間、人數(shù)公關(guān)部孫曉陽、鄭關(guān)杰公司迎賓楊洋聯(lián)系廠區(qū)協(xié)調(diào)參觀事宜辦公室張俊雅、郭璟、蔡慶制發(fā)會(huì)議通知及會(huì)議議程、總結(jié)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)議物品準(zhǔn)備，會(huì)間服務(wù)孫紹攝影攝像王淼車輛協(xié)調(diào)安排丁彩樺（秘書）接送機(jī)、大廳集合、景點(diǎn)游覽（門票購(gòu)買、導(dǎo)游聯(lián)系）后勤部錢潔連、骨業(yè)雷物品采購(gòu)辦理

5、2、來訪人員詳細(xì)信息及安排姓名職務(wù)年齡性別喜好禁忌王強(qiáng)總經(jīng)理42男1606/、喜甜食劉蓉總經(jīng)理秘書29女1610劉明遠(yuǎn)副總經(jīng)理37男1604書法朱敏翰市場(chǎng)部經(jīng)理35男1516趙文濤研發(fā)部經(jīng)理36男1516李瑋銘市場(chǎng)部經(jīng)理助理32男1518孫堅(jiān)研發(fā)部經(jīng)理助理30男1518二、接待日程安排及人員（一）日程安排表接待日程安排及人員日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)陪同人員負(fù)責(zé)人8月6日8:20接機(jī)揚(yáng)泰機(jī)場(chǎng)徐副總經(jīng)理、秘書接待部部長(zhǎng)10:0011:20入住京華大酒店11:3013:00午宴京華大酒店一樓牡丹廳總經(jīng)理、徐副總、市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，秘書13:00-14:30午休酒店房間14:40集合酒店大廳秘書15:0

6、017:00參觀公司光明公司總部徐副總、公關(guān)部人員、秘書公關(guān)部部長(zhǎng)18:0020:00晚宴京華大酒店5樓晚宴廳總經(jīng)理、徐副總、秘書、各部門經(jīng)理及優(yōu)秀代表接待部部長(zhǎng)20:2021:30足療揚(yáng)州陸琴腳藝徐副總、市場(chǎng)部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理8:00大廳集合秘書8:309:30品嘗揚(yáng)州特色早餐富春茶社徐副總、秘書接待部部長(zhǎng)9:5012:00參觀廠區(qū)光明公司廠區(qū)總經(jīng)理、徐副總、秘書、市場(chǎng)部經(jīng)理、研公關(guān)部部長(zhǎng)8月7日12:0013:00午宴廠區(qū)接待廳發(fā)部經(jīng)理、廠區(qū)經(jīng)理、接待部部長(zhǎng)13:2014:30午休酒店房間14:40集合酒店大廳秘書15:0017:00洽談會(huì)議總部二樓會(huì)議室總經(jīng)理，徐副總，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，

7、研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理辦公室主任18:0019:30晚宴西園大酒店宴會(huì)廳總經(jīng)理，徐副總，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理接待部部長(zhǎng)20:0021:00夜游古運(yùn)河便益門廣場(chǎng)出席宴會(huì)人員辦公室主任8月8日7:308:00早餐京華大酒店餐廳接待部部長(zhǎng)8:10集合酒店大廳秘書8:3011:20暢游瘦西湖瘦西湖風(fēng)景區(qū)徐副總、秘書辦公室主任11:3013:30送別午宴趣園總經(jīng)理、徐副總、辦公室主任、秘書、部分部門經(jīng)理接待部部長(zhǎng)14:00集合酒店大廳秘書15:00送機(jī)南京祿口機(jī)場(chǎng)徐副總、秘書辦公室主任（二）每日具體活動(dòng)安排8月6日一、迎接來賓時(shí)間：上午8:20

8、地點(diǎn)：揚(yáng)州泰州機(jī)場(chǎng)人員：徐副總經(jīng)理，秘書，司機(jī)兩名準(zhǔn)備工作：迎接牌一個(gè)，鮮花兩束，七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎車一輛。注意事項(xiàng)：1. 副總經(jīng)理和秘書及兩名司機(jī)于八點(diǎn)半出發(fā)，在九點(diǎn)十分之前抵達(dá)揚(yáng)州揚(yáng)泰機(jī)場(chǎng)。接機(jī)時(shí)高舉迎接牌，讓來賓清楚看到，主動(dòng)問候來賓后，幫來賓提拿攜帶行李，但注意不要拿來賓的貴重行李，如手提包等。2. 引導(dǎo)來賓上車，其中對(duì)方總經(jīng)理和副總及我方徐副總乘坐小轎車，徐副總坐在副駕駛，后座右側(cè)為對(duì)方總經(jīng)理，左側(cè)是對(duì)方副總。我方秘書及對(duì)方其余人乘坐七座商務(wù)車。3. 接待部派人提前在酒店等候，協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)。4. 將來賓送至京華大酒店，引至安排好的房間。我方人員不宜久留，讓客人及時(shí)休息，

9、消除疲勞。二、午宴時(shí)間：11:30-13:00地點(diǎn)：京華大酒店一樓牡丹廳出席人：總經(jīng)理、徐副總、市場(chǎng)部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、秘書；對(duì)方所有來賓。（12人）宴席規(guī)格:2500元/桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42度480ml（2瓶）92張?jiān)＝獍偌{干紅葡萄酒（2瓶）注意事項(xiàng)：1. 秘書在午宴開始前，將擬好的菜單提前給對(duì)方秘書參考，爭(zhēng)取合乎來賓的口味和習(xí)慣。在特色菜上，要多加介紹。午餐時(shí)間盡量不飲酒，以免耽誤下午行程。2. 座次安排：主陪為總經(jīng)理，副陪為徐副總經(jīng)理。主陪右方為客戶方總經(jīng)理，左方為客戶方副總經(jīng)理，副陪右方為客戶方市場(chǎng)部經(jīng)理，右方為客戶方研發(fā)部經(jīng)理。其余人員按職務(wù)依次安排。圖1:三、參觀公司時(shí)間

10、：15:00-17:00地點(diǎn)：光明公司總部出席人：總經(jīng)理，徐副總，公關(guān)部人員，秘書；對(duì)方所有來賓流程：1.14:30派車去酒店接來賓到我公司；2. 徐副總和公關(guān)部部長(zhǎng)全程陪同，詳細(xì)介紹公司各個(gè)部門以及工作流程。各個(gè)部門經(jīng)理向來賓介紹該部門情況；3. 向來賓展示我公司歷年來取得的榮譽(yù)。參觀時(shí)，要注意雙方合照留念；參觀完后，前往接待室休息。注意事項(xiàng)：公關(guān)部派人提前做好迎賓工作，放置“熱烈歡迎銀河電器公司領(lǐng)導(dǎo)蒞臨指導(dǎo)”俄牌。時(shí)間：18:0020:00地點(diǎn)：京華大酒店5樓晚宴廳主題：攜手揚(yáng)帆，共創(chuàng)未來-銀河電器公司歡迎酒會(huì)出席人：我方總經(jīng)理，徐副總，秘書、各部門經(jīng)理、公司優(yōu)秀代表及攝影師一名；對(duì)方所有

11、來賓。（共30人）形式：冷餐會(huì)宴席規(guī)格:200元/人準(zhǔn)備工作：接待部人員提前半小時(shí)入場(chǎng)檢查現(xiàn)場(chǎng)，歡迎橫幅和海報(bào)，鮮花，氣球、彩帶，酒水，茶點(diǎn)（酒店負(fù)責(zé)準(zhǔn)備）；1. 徐副總主持活動(dòng)，我方總經(jīng)理致歡迎辭，營(yíng)造歡樂祥和的氛圍。攝影師做好全程攝影工作。四、飯后休閑時(shí)間：20:2021:30地點(diǎn)：揚(yáng)州陸琴腳藝出席人：徐副總、市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理；對(duì)方所有來賓費(fèi)用：99元/人8月7日一、早餐時(shí)間：8:00來賓在酒店大廳集合8:30-9:30用餐時(shí)間地點(diǎn)：富春茶社（廣陵區(qū)得勝橋街路35號(hào)）出席人：徐副總，秘書及對(duì)方所有來賓規(guī)格：夏沁宴配“魁龍珠”茶（960/桌）二、生產(chǎn)廠區(qū)參觀活動(dòng)時(shí)間：9:5012:00

12、地點(diǎn)：光明公司生產(chǎn)廠區(qū)陪同人員：總經(jīng)理、徐副總、秘書、市場(chǎng)部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、廠區(qū)經(jīng)理活動(dòng)具體安排：9:30-9:50從富春出發(fā)，乘車20分鐘至生產(chǎn)廠區(qū)9:50-11:30廠區(qū)參觀（廠區(qū)環(huán)境、生產(chǎn)流程參觀）11:3012:00會(huì)議室座談a廠區(qū)介紹（廠區(qū)宣傳片，介紹PPTb技術(shù)交流（技術(shù)人員PPT講解，互動(dòng)）c會(huì)場(chǎng)服務(wù)（茶水及相關(guān)材料準(zhǔn)備）d拍照（依重要程度，進(jìn)行拍照留檔）e會(huì)后整理（會(huì)場(chǎng)整理，客戶所需資料，裝袋贈(zèng)送）12:0013:00午餐（廠區(qū)接待廳）13:00-13:20乘車送回酒店注意事項(xiàng)：1. 確定行程后，提前通知廠區(qū)做好準(zhǔn)備，與廠區(qū)相應(yīng)負(fù)責(zé)人聯(lián)系，告知參觀事宜及注意事項(xiàng)。2. 參觀廠

13、區(qū)期間，配備講解員全程陪同講解。3. 會(huì)議室提前布置好會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備好茶水、紙巾以及所需文件資料，調(diào)試好話筒、投影等設(shè)備。4. 安排專業(yè)人員對(duì)來賓提出的問題進(jìn)行解答。5. 午餐按照接待重要客戶的規(guī)格準(zhǔn)備。宴席規(guī)格:1500元/桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42度480ml（2瓶）92張?jiān)＝獍偌{干紅葡萄酒（2瓶）三、會(huì)議洽談活動(dòng)時(shí)間：14:40來賓在酒店大廳集合15:0017:00洽談會(huì)議地點(diǎn)：光明電子集團(tuán)二樓會(huì)議室主題：促進(jìn)雙方公司友好交流，推動(dòng)雙方進(jìn)一步合作主持人：光明電子公司徐副總經(jīng)理參會(huì)人員：銀河電器方：總經(jīng)理，副總經(jīng)理，總經(jīng)理秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理光明電子

14、方：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理,項(xiàng)目部經(jīng)理，公關(guān)部經(jīng)理會(huì)議議程:時(shí)間議程發(fā)言人15:00宣布會(huì)議開始主持人15:05光明公司致歡迎詞光明公司總經(jīng)理15:15銀河電器公司代表致辭銀河電器公司總經(jīng)理15:25光明公司介紹本公司2013年產(chǎn)品研發(fā)情況及2014年最新產(chǎn)品情況光明公司研發(fā)部經(jīng)理15:45客戶代表發(fā)言銀河電器公司研發(fā)部經(jīng)理16:00光明公司介紹2013年產(chǎn)品銷售情況及2014年市場(chǎng)調(diào)查預(yù)測(cè)光明公司市場(chǎng)部經(jīng)理16:25客戶代表提問銀河電器公司市場(chǎng)部經(jīng)理16:40雙方就協(xié)議涉及內(nèi)容洽談17:00閉會(huì)并合影留念會(huì)議布置形式：橫列式會(huì)議座次：左右排列法，長(zhǎng)桌。主位為銀河電器

15、總經(jīng)理，主位左邊首位為銀河電器副總經(jīng)理，右邊首位為總經(jīng)理秘書，其余人員按左右順序依次落座；光明電子方按照對(duì)方座位排布對(duì)應(yīng)入座。圖2:ATIA4|A2|Al|03|K|PT?叩|B3|Bl|快|&4|B8令imA為客方B為主方會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議物品準(zhǔn)備及會(huì)場(chǎng)布置：會(huì)場(chǎng)入口擺放兩盆綠色盆栽，會(huì)議桌中間擺放鮮花；每個(gè)座位前放置一瓶礦泉水，一條放在小碟子中的濕毛巾，每?jī)蓚€(gè)座位間擺放一盒紙巾；1. 桌上按順序擺放桌簽、雙方各配置兩個(gè)話筒（雙方總經(jīng)理各配置一個(gè)，其余兩個(gè)為流動(dòng)話筒）；2. 將所需資料文件（會(huì)議議程、公司宣傳冊(cè)、2013年上半年產(chǎn)品資料、2013年產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告、2013年上半年客戶反饋資料、20

16、14年預(yù)計(jì)新型產(chǎn)品匯總資料、2014年市場(chǎng)預(yù)期調(diào)查報(bào)告）分發(fā)至每個(gè)座位刖；3. 將標(biāo)有“光明電子公司與銀河電器公司交流洽談會(huì)”的橫幅懸掛于幕布上方；4. 安排攝影、攝像位置。會(huì)前檢查：1. 電腦、投影儀的檢查調(diào)試；音響、話筒、攝影攝像設(shè)備的檢查調(diào)試；會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生的檢查、溫度的調(diào)試。注意事項(xiàng)：1. 服務(wù)人員及時(shí)添?yè)Q茶水，更換毛巾；會(huì)后由本公司秘書匯總出會(huì)議紀(jì)要；會(huì)間攝像拍照及會(huì)后合影留念。會(huì)議物品準(zhǔn)備明細(xì)表：序號(hào)用品名稱數(shù)量單價(jià)備注1盆栽2100元/盆2鮮花820元/盆3橫幅1100元/條4紙巾85元/盒5礦泉水220元/箱6綠陽春1200元/包7小碟子143元/個(gè)8毛巾165元/條9集體照1410

17、/張10桌簽14公司自備11茶具1412電腦113投影儀114話筒415音響216相機(jī)117攝影機(jī)1四、晚宴時(shí)間：18:0019:30地點(diǎn)：西園大酒店宴會(huì)廳出席人：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理；對(duì)方所有來賓。（14人）座次安排：主陪為總經(jīng)理，副陪為徐副總經(jīng)理。主陪左方為客戶方總經(jīng)理，右方為客戶方副總經(jīng)理，副陪左方為客戶方市場(chǎng)部經(jīng)理，右方為客戶方研發(fā)部總經(jīng)理。其余人員按職位依次安排。（參見圖1）宴席規(guī)格:3000元/桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42度480ml（2瓶）92張?jiān)＝獍偌{干紅葡萄酒（2瓶）注意事項(xiàng)：1. 接待部安排人員提前在西園大酒店大

18、廳等候來賓；2. 王總經(jīng)理不能吃過于甜膩食物，菜肴以清淡為主，輔以幾道揚(yáng)州特色菜肴。五、夜游古運(yùn)河時(shí)間：20:0021:00地點(diǎn)：便益門廣場(chǎng)一南門遺址陪同人員：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書注意事項(xiàng)：1. 由西園驅(qū)車至便益門廣場(chǎng)，客人登船后，司機(jī)驅(qū)車至南門遺址等候。2. 游覽完送回酒店；在畫舫上準(zhǔn)備果盤及茶水。8月8日一、早餐時(shí)間：7:308:00地點(diǎn)：京華大酒店餐廳注意事項(xiàng)：提前告知對(duì)方秘書此次用餐在京華大酒店內(nèi)，需憑房卡用白助早餐。二、暢游瘦西湖時(shí)間：8:10來賓在酒店大廳集合8:3011:20游覽瘦西湖陪同人員：徐副總經(jīng)理，秘書，攝影師一名。準(zhǔn)備工作：秘書8點(diǎn)到達(dá)京華大酒店大廳等候門票及飲品購(gòu)買路線：大虹橋南大門徐園四橋煙雨小金山白塔五亭橋一一望春樓一一熙春臺(tái)一一二十四橋一一石壁流淙一一錦泉花嶼一一北門，配備導(dǎo)游講解。三、午宴時(shí)間：11:3013:30地點(diǎn)：趣園陪同人員：總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、辦公室主任、秘