執(zhí)行項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐_工程管理

1、執(zhí)行項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐作為一個(gè)參加過(guò)許多項(xiàng)目工作的項(xiàng)目管理師和項(xiàng)目管理培訓(xùn)師，經(jīng)常會(huì)有人問(wèn)我什么是項(xiàng)目管理勝利的基本要素。盡管有許多書(shū)籍都爭(zhēng)論過(guò)這個(gè)主題，我仍舊要?dú)w納一下為什么我認(rèn)為執(zhí)行最佳實(shí)踐是勝利的項(xiàng)目管理的重要因素。定義項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)要想勝利地完成一個(gè)項(xiàng)目，你必需要知道這個(gè)項(xiàng)目想要實(shí)現(xiàn)的是什么。假想說(shuō)你的老板要求你去組織一個(gè)讓員工獻(xiàn)血的活動(dòng)。這個(gè)活動(dòng)的目的是要向血站盡量捐獻(xiàn)更多的血嗎?或者，這個(gè)活動(dòng)是為了提高公司在當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)的形象?正確地打算項(xiàng)目的根本目標(biāo)能夠關(guān)心你確定如何去規(guī)劃和管理這個(gè)項(xiàng)目。項(xiàng)目經(jīng)理還需要設(shè)定項(xiàng)目所涉及的范圍。還那上面的例子來(lái)說(shuō)，支配交通工具把員工送到血站這個(gè)活動(dòng)是不

2、是在項(xiàng)目范圍之內(nèi)?或者，員工應(yīng)當(dāng)自己設(shè)法到達(dá)血站?打算哪些活動(dòng)在或者不在項(xiàng)目的范圍之內(nèi)對(duì)于完成一個(gè)項(xiàng)目所需的工作量有很大影響。假如你想要得到一個(gè)項(xiàng)目的利益相關(guān)者的支持，那么你肯定要知道他們是誰(shuí)，以及他們想從這個(gè)項(xiàng)目中得到什么。當(dāng)你確定了項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍之后，你要做的就是讓那些利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且得到他們的認(rèn)可。因此，確定目標(biāo)和范圍是項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的重中之重。識(shí)別交付物為了能夠獲得預(yù)期的成果，你肯定要識(shí)別出項(xiàng)目竣工后的交付物。假如你的項(xiàng)目是關(guān)于一個(gè)新巧克力棒產(chǎn)品的廣告戰(zhàn)，那么可能的交付物之一就是一個(gè)報(bào)紙廣告。那么你就要打算要交付的實(shí)體產(chǎn)品是什么，并且將這些產(chǎn)品具體詳細(xì)地記錄下來(lái)。到最終肯定會(huì)由

3、某人來(lái)完成這些實(shí)體產(chǎn)品，所以對(duì)產(chǎn)品的描述肯定要具體精確。同樣的，當(dāng)你識(shí)別出交付物之后，你需要讓關(guān)鍵的利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且確認(rèn)這些交付物精確無(wú)誤地反映出他們對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的期望成果。只有確認(rèn)以后你才可以開(kāi)頭對(duì)項(xiàng)目做詳細(xì)規(guī)劃;許多項(xiàng)目在后期消失問(wèn)題，歸根結(jié)底都是由于起先沒(méi)有對(duì)交付物給出足夠詳細(xì)的定義。項(xiàng)目規(guī)劃現(xiàn)在我們來(lái)說(shuō)說(shuō)項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的第三步：項(xiàng)目規(guī)劃。在這一步，你需要考慮的問(wèn)題是怎樣來(lái)獵取項(xiàng)目的交付物，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)從而獲得項(xiàng)目預(yù)期的成果。規(guī)劃首先要求項(xiàng)目經(jīng)理考慮完成這個(gè)項(xiàng)目需要哪些人力、物力以及多少預(yù)算。你要打算是否需要將此項(xiàng)目分解成多個(gè)易于管理的階段，并且識(shí)別出每個(gè)階段完成的交付物，然后打算項(xiàng)

4、目團(tuán)隊(duì)的組成。由于之前你已經(jīng)確定了交付物，所以你肯定要詳細(xì)安排實(shí)現(xiàn)每一個(gè)交付物的必要活動(dòng)。你可以使用一些如任務(wù)分解結(jié)構(gòu)(WBS)之類的工具來(lái)關(guān)心你實(shí)現(xiàn)規(guī)劃。你需要估算出完成每一項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間和人力，了解活動(dòng)之間的依靠關(guān)系，然后確定一個(gè)實(shí)際可行的工期表。在這里最好能夠讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員也參加進(jìn)來(lái)，特殊是估量完成每項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間，由于他們才是要去完成這些活動(dòng)的人。把全部這些信息放在一個(gè)項(xiàng)目規(guī)劃文檔中。同樣，你可能也需要讓利益相關(guān)者來(lái)批閱并且確認(rèn)你的規(guī)劃是現(xiàn)實(shí)可行的。在規(guī)劃過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常會(huì)在壓力之下做出一些不切實(shí)際的方案來(lái)迎合利益相關(guān)者的期望。方案的可行性特別重要，因此屈服于壓力之下而做出的不

5、切實(shí)際的工期是對(duì)誰(shuí)都沒(méi)有什么好處的。溝通及項(xiàng)目溝通方案團(tuán)隊(duì)成員之間假如沒(méi)有有效的溝通溝通，那么再好的項(xiàng)目規(guī)劃也是徒勞無(wú)功。每一個(gè)成員都要清晰地明白他自己對(duì)于這個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值和職責(zé)所在。在我曾經(jīng)參加過(guò)的一個(gè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常坐在自己的辦公室里，埋沒(méi)在自己的項(xiàng)目規(guī)劃的藍(lán)圖中?？墒撬膱F(tuán)隊(duì)中沒(méi)有其他人知道要完成哪些任務(wù)，由于他從來(lái)沒(méi)有與大家共享過(guò)他的方案。不用說(shuō)，這個(gè)項(xiàng)目后來(lái)遇到了各種各樣的問(wèn)題，大家開(kāi)頭做那些他們自己認(rèn)為重要的工作，而不是項(xiàng)目經(jīng)理支配他們?nèi)プ龅摹ｍ?xiàng)目溝通方案是項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的第四個(gè)重要部分。一個(gè)項(xiàng)目溝通方案其實(shí)很簡(jiǎn)潔，你只需要用一個(gè)矩陣表格列出每一個(gè)利益相關(guān)者、在項(xiàng)目過(guò)程中他們需

6、要得到的信息、供應(yīng)這些信息的團(tuán)隊(duì)成員的姓名、以及溝通溝通的頻率和方式等。例如，某一個(gè)關(guān)鍵的受益人可能會(huì)需要書(shū)面的每周項(xiàng)目進(jìn)程報(bào)告。那么這個(gè)報(bào)告應(yīng)當(dāng)由項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)完成，并且通過(guò)電子郵件發(fā)送給相關(guān)的受益人。好的項(xiàng)目溝通方案可以確保每個(gè)利益相關(guān)者能夠準(zhǔn)時(shí)地從相關(guān)的團(tuán)隊(duì)成員那里獵取精確的信息。項(xiàng)目跟蹤最佳實(shí)踐的第五個(gè)部分是監(jiān)視跟蹤項(xiàng)目的范圍、進(jìn)程和成本。一旦你的項(xiàng)目在確定的方案中開(kāi)展起來(lái)，你需要不斷的監(jiān)視項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)程并將其與方案的進(jìn)程相比較。為了做 到這一點(diǎn)，你需要從實(shí)際操作的團(tuán)隊(duì)成員那里獲得關(guān)于進(jìn)程的報(bào)告。你需要記錄下全部不同于方案的費(fèi)用、耗時(shí)和范圍。同時(shí)你也需要將這些變更報(bào)告給你的經(jīng)理和利益相關(guān)者

7、。假如實(shí)際結(jié)果與方案的偏差較大，你可能需要實(shí)行正確的方法來(lái)縮小差異。有許多方法可以用來(lái)修改方案以便使整個(gè)項(xiàng)目重新回到正確的軌道上。比如重新支配任務(wù)的挨次，多項(xiàng)任務(wù)同時(shí)進(jìn)行或者引入更多的人力或縮小項(xiàng)目的范圍等。項(xiàng)目經(jīng)理必需能夠不斷地平衡三個(gè)方面：成本、項(xiàng)目范圍和工期。假如他提高三個(gè)因素中的任何一個(gè)，那么其他兩個(gè)因素也將不行避開(kāi)地隨之轉(zhuǎn)變。因此，假如一個(gè)已經(jīng)落后于方案工期的項(xiàng)目需要在原定的日期內(nèi)完成，成本預(yù)算可能會(huì)由于雇傭更多的人力而提升(盡管在實(shí)踐中增加項(xiàng)目人手總是無(wú)法縮短完成項(xiàng)目所需的時(shí)間)，或者項(xiàng)目包括的范圍就要縮小以削減工作量。平衡這三個(gè)因素(也被稱作是項(xiàng)目管理三角)唯恐是最令項(xiàng)目管理者頭

8、痛的問(wèn)題了。變更管理幾乎全部的項(xiàng)目都會(huì)在進(jìn)行中消失變更，而如何管理變更則是我們項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的第六個(gè)部分。一個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者經(jīng)常會(huì)在項(xiàng)目過(guò)程中轉(zhuǎn)變想法，或者轉(zhuǎn)變對(duì)項(xiàng)目交付物的要求;對(duì)于一個(gè)跨時(shí)很長(zhǎng)的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目開(kāi)頭時(shí)的行業(yè)環(huán)境會(huì)發(fā)生變化，從而導(dǎo)致項(xiàng)目初期階段的許多假設(shè)都不再成立。這個(gè)變化導(dǎo)致的一個(gè)結(jié)果就是項(xiàng)目范圍和竣工交付物會(huì)有變化。假如項(xiàng)目經(jīng)理盲目地接受全部的變更，那么這個(gè)項(xiàng)目就會(huì)不行避開(kāi)地超時(shí)，因而超出預(yù)算，甚至可能永久無(wú)法完成。變更管理可以關(guān)心項(xiàng)目管理者打算是否接受某項(xiàng)變更以及何時(shí)接受。這將提升項(xiàng)目勝利的可能性，由于項(xiàng)目經(jīng)理可以有效地掌握變更的時(shí)間和方式，同時(shí)相應(yīng)地安排資源。不

9、能有效地管理變更也是項(xiàng)目失敗的一個(gè)重要緣由。風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)管理是最佳實(shí)踐的最終一點(diǎn)。任何可能影響項(xiàng)目成果的因素和大事都可以定義為風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目工作中我遇到的風(fēng)險(xiǎn)包括：團(tuán)隊(duì)成員缺乏必要的技能;所需硬件沒(méi)能準(zhǔn)時(shí)送到工地;主掌握室由于暴雨而患病洪水威逼等等。不同的項(xiàng)目可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)也不同;但對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目，盡早地識(shí)別出項(xiàng)目中的潛在風(fēng)險(xiǎn)并且在方案中做出回應(yīng)是同樣重要的。即使有的風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法避開(kāi)，也至少可以減輕其對(duì)項(xiàng)目工作的影響。這就是我們所說(shuō)的風(fēng)險(xiǎn)管理。你在工作中采納風(fēng)險(xiǎn)管理嗎?假如沒(méi)有，那么可能是由于要管理的風(fēng)險(xiǎn)太多了，并且不是全部的風(fēng)險(xiǎn)都有同樣的損害力。最簡(jiǎn)潔的方法就是盡可能多地識(shí)別出潛在風(fēng)險(xiǎn)，然后對(duì)每一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性給一個(gè)1到3的級(jí)別(3為極可能發(fā)生);再根據(jù)每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)可能造成的影響程度評(píng)出1到3的級(jí)別(3為最嚴(yán)峻)，然后將每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的兩個(gè)級(jí)別值相乘。我們把得出的這個(gè)數(shù)值成為風(fēng)險(xiǎn)度。數(shù)值越高，風(fēng)險(xiǎn)就越不容忽視。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)度排序，項(xiàng)目經(jīng)理可以選擇對(duì)前十項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，臨時(shí)忽視其它的。假如采納這個(gè)方法，你需要不斷的重新評(píng)估這些風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)對(duì)新的潛在風(fēng)險(xiǎn)保持警惕。沒(méi)有有效的風(fēng)險(xiǎn)管理也是項(xiàng)目失敗的一