淺談檔案管理在高速公路中的作用_工程管理

1、淺談檔案管理在高速公路中的作用 隨著中國高速大路的不斷進展，高速大路工程檔案管理也越來越受到重視，結(jié)合當(dāng)前高速大路檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題進行簡要的分析并對如何做好高速大路檔案管理工作提出相應(yīng)的對策。隨著中國高速大路等級越來越高，對工程質(zhì)量要求也越來越高，作為大路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質(zhì)量的重要憑證高速大路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速大路的項目使用、養(yǎng)護、改建、擴建供應(yīng)精確、牢靠、真實的依據(jù)，從而削減大量的人力、物力、財力。一、檔案管理在高速大路建設(shè)養(yǎng)護中的作用檔案管理在高速大路建設(shè)養(yǎng)護中起重要的基礎(chǔ)保證作用。大家知道，高速大路是一個技術(shù)簡單、涉及學(xué)科多

2、的部門，反映在檔案管理方面，表現(xiàn)為工作量大、技術(shù)要求高。高速大路在建設(shè)過程中形成了大量的工程管理類、設(shè)計類、施工類、監(jiān)督類、決算類等技術(shù)文件，按科學(xué)的方法對這些文件資料的收集、整理、編制和規(guī)范，一方面為日后的養(yǎng)護和擴建、改建供應(yīng)準時精確的基礎(chǔ)性資料;另一方面，綜合各方面對高速大路運營后的評價，經(jīng)討論整理后太時反饋給有關(guān)部門，關(guān)心他們優(yōu)化設(shè)計和施工方案，節(jié)省投資，促進高速大路的進展。二、高速大路工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀高速大路工程監(jiān)理有著自身明顯的特點，完全不同于工程勘察、設(shè)計和建筑施工。即不以實物形式體現(xiàn)，它是與業(yè)主簽訂監(jiān)理托付合同、接受業(yè)主托付的前提下，在履約過程中，為保證建設(shè)項目達到預(yù)期的目標

3、而供應(yīng)具有高技術(shù)含量的技術(shù)服務(wù)，是一種軟服務(wù)。它的工作效果不能單獨割裂出來，工作效益隱含在建設(shè)產(chǎn)品之中。因此，如何能夠比較真實地反映監(jiān)理工作、評價工作，是業(yè)主和監(jiān)理單位都特別關(guān)懷的問題。監(jiān)理檔案能夠照實反映監(jiān)理工程師在建設(shè)項目管理中的作用、監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問題的方法是否公正合理等，從而作為衡量監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量凹凸的標準之一，并在確定監(jiān)理活動效果的同時，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價值。在高速大路工程監(jiān)理項目管理評估中工程監(jiān)理檔案也是最重要的基礎(chǔ)資料。監(jiān)理單位加強檔案資料工作的管理是工程監(jiān)理的客觀最直接的需求，要求監(jiān)理單位對檔案管理工作予以充分重視，尤其是在監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的管理方面，要明確管理原則和

4、各監(jiān)理人員的管理職責(zé)，樹立檔案意識，真正實現(xiàn)檔案收集、管理與工程建設(shè)同步。明顯，監(jiān)理檔案管理意義重大，但是在大路工程實際監(jiān)理中，檔案管理往往存在以下相關(guān)問題：1)沒有將大路工程資料的收集工作列入議事日程，工程施工過程中沒有歸檔要求和相應(yīng)的掌握措施以及貫穿始終的檔案管理服務(wù)工作。熟悉上的誤區(qū)造成工程檔案資料難以準時完整歸檔;2)檔案的真實牢靠性問題;3)檔案的準時有效性問題等。三、高速大路監(jiān)理檔案管理特點大路工程檔案是指在大路建設(shè)、管理、養(yǎng)護等工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。包含從提出項目建議、可行性討論、規(guī)劃設(shè)計、地點選擇、材料預(yù)備、工

5、程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著工程項目的全過程。由于工程項目具有投資大、周期長、參建單位多、材料的形成涉及到政府審批、科研設(shè)計、施工單位建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢部門評定以及原材料供應(yīng)，打算檔案材料的收集面廣、量大、種類多，造成大路工程檔案資料收集難。四、檔案管理優(yōu)化措施(1)設(shè)置專案資料監(jiān)理員。根據(jù)建設(shè)工程檔案工作常用文件的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人負責(zé)本項目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其詳細工作是：1)是負責(zé)收集工程預(yù)備階段建設(shè)單位形成的應(yīng)向監(jiān)理單位供應(yīng)的相關(guān)文件、資料，如工程建設(shè)審批文件、建設(shè)工程施工合同等;2)收集、整理本項目監(jiān)理部形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、

6、監(jiān)理月報以及監(jiān)理工作會議形成的會議紀要、文件和指令等;按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進度、質(zhì)量、造價掌握中形成的各種簽證見證記錄、報驗審批資料等;3)對各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;負責(zé)本項目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作;4)督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和要求編制工程檔案;5)在項目總監(jiān)指導(dǎo)下，根據(jù)根據(jù)檔案法、基本建設(shè)項目檔案資料暫行管理規(guī)定、大路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法、大路工程竣(交)工驗收方法、GB/T11822-2000科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)定，編制監(jiān)

7、理檔案，并負責(zé)向建設(shè)單位和本單位檔案部門移交。(2)統(tǒng)一歸檔管理監(jiān)理檔案信息。結(jié)合個人在工程實踐中的資料整理閱歷，建議監(jiān) 理資料統(tǒng)一劃分為五類，即：1)合同文件：包括監(jiān)理合同文件、監(jiān)理部執(zhí)行文件(監(jiān)理規(guī)劃、細則)、施工合同文件(施工招投標文件、圖紙)、施工方案、勘察及設(shè)計文件、變更與索賠文件等。2)質(zhì)量掌握：包括測量(交樁、測量記錄等)、設(shè)備(進、退場報驗)、材料及構(gòu)配件、抽檢資料、項目劃分、簽證文件、質(zhì)量缺陷與事故處理等。3)進度掌握：工程開工和停工文件、工程進度文件。4)投資掌握：資金流方案、工程計量證書、工程付款證書。5)綜合管理：日常記錄(監(jiān)理日記、收發(fā)文登記)、會議紀要、往來文函、施工單位報告單、監(jiān)理通知、質(zhì)量運行體系記錄(人員考核、證件等)、工程月報(施工、監(jiān)理)、監(jiān)理報告、圖片影音資料等。施工單位上報的資料，監(jiān)理機構(gòu)實行按標段劃分管理的原則，每個標段實行單獨的文號，監(jiān)理機構(gòu)的資料，應(yīng)與施工單位資料文號相對應(yīng)。施工過程中，施工單位和監(jiān)理單位在日常整理資料的同時能準時核對資料是否完整、文號是否全都，有利于資料的完善統(tǒng)一。擅長應(yīng)用計算機管理系統(tǒng)，建立建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)