論“金審工程”實(shí)施對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響

1、 論“金審工程”實(shí)施對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響 摘要：隨著電子政務(wù)的迅速發(fā)展，審計(jì)機(jī)關(guān)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，大力推動(dòng)和促進(jìn)本機(jī)關(guān)電子政務(wù)的開展，加強(qiáng)審計(jì)機(jī)關(guān)的信息化建設(shè)，以更好的履行審計(jì)機(jī)關(guān)職責(zé)，為國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。金審工程是首批列入國家電子政務(wù)工程的建設(shè)項(xiàng)目，它的實(shí)施將對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案管理工作產(chǎn)生巨大影響。本文通過簡(jiǎn)單介紹金審工程的功能，初步分析其對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)文件檔案管理模式轉(zhuǎn)變產(chǎn)生的影響，并指出了在此基礎(chǔ)上審計(jì)機(jī)關(guān)綜合檔案室的發(fā)展趨勢(shì)。    關(guān)鍵詞：金審工程  審計(jì)機(jī)關(guān)  檔案管理 

2、60;影響      我國審計(jì)機(jī)關(guān)作為國家重要的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門，在維護(hù)國家財(cái)政經(jīng)濟(jì)秩序，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)宏觀調(diào)控和廉政建設(shè)，維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序，保障國民經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展等方面發(fā)揮了重要作用。我國加入WTO和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立，給審計(jì)機(jī)關(guān)履行審計(jì)監(jiān)督職能帶來了極大的挑戰(zhàn)。審計(jì)機(jī)關(guān)必須加快審計(jì)創(chuàng)新，構(gòu)建電子政務(wù)平臺(tái)，大力推進(jìn)審計(jì)信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)手段，全面提升審計(jì)工作層次，更好地適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)審計(jì)工作的需求。    國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組2002年第一次會(huì)議，決定在"十五"期間建設(shè)

3、電子政務(wù)一期工程，把電子政務(wù)建設(shè)作為我國信息化工作的重點(diǎn)，政府先行，帶動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化建設(shè)，加快10個(gè)重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，其中包括審計(jì)系統(tǒng)"金審工程"的建設(shè)。金審工程列入國家電子政務(wù)一期工程，使審計(jì)信息化工作進(jìn)入了一個(gè)嶄新的階段。金審工程的全面實(shí)施對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案管理工作將帶來巨大的影響，審計(jì)機(jī)關(guān)應(yīng)憑借金審工程的契機(jī)，轉(zhuǎn)換審計(jì)檔案的管理模式，以高效率、高質(zhì)量、高利用率更好地為審計(jì)事業(yè)服務(wù)。    一、金審工程的基本功能    金審工程的實(shí)質(zhì)是以成熟的電子計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)為主要手段，建成一個(gè)

4、覆蓋審計(jì)系統(tǒng)各部門的應(yīng)用系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化，提高辦公效率，提高管理水平。而對(duì)于常說的"無紙化辦公"，可以理解為"電子政務(wù)"的一種特征和表現(xiàn)。    金審工程應(yīng)用系統(tǒng)包括建設(shè)聯(lián)網(wǎng)審計(jì)系統(tǒng)、審計(jì)應(yīng)用平臺(tái)、審計(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和信息資源庫。其中審計(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)用于處理審計(jì)機(jī)關(guān)辦公決策、機(jī)關(guān)事務(wù)管理、審計(jì)業(yè)務(wù)管理和審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施，是由一系列應(yīng)用軟件在審計(jì)應(yīng)用平臺(tái)基礎(chǔ)上集成的有機(jī)整體，它包括辦公決策分系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理分系統(tǒng)、審計(jì)實(shí)施分系統(tǒng)、審計(jì)支持與服務(wù)分系統(tǒng)等內(nèi)容。實(shí)

5、現(xiàn)金審工程的物質(zhì)基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)，主要包括三個(gè)部分：一是審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部的電子化和網(wǎng)絡(luò)化；二是審計(jì)機(jī)關(guān)部門之間通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行的信息共享和實(shí)時(shí)通信；三是審計(jì)機(jī)關(guān)通過網(wǎng)絡(luò)與被審計(jì)單位等之間進(jìn)行的雙向信息交流。由于金審工程是一種利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來支撐的輔助辦公的先進(jìn)系統(tǒng)，因此它具有四大功能：    1、公務(wù)處理功能    審計(jì)機(jī)關(guān)每天都發(fā)生大量的行政公文草擬、審計(jì)文書擬稿、審計(jì)計(jì)劃編排、審計(jì)方案擬定、審計(jì)對(duì)象調(diào)查，以及文件收發(fā)、歸檔整理、督查催辦、文印打字、會(huì)議組織等繁忙的公務(wù)，實(shí)現(xiàn)金審工程可以把上述繁瑣的事務(wù)

6、性工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來完成數(shù)據(jù)的處理，將會(huì)節(jié)省人力、降低辦公成本和提高工作效率。    2、信息管理功能    辦公業(yè)務(wù)信息的控制管理是辦公管理的最基本功能，實(shí)施金審工程，可以完成日常的各項(xiàng)信息處理任務(wù)，即從審計(jì)項(xiàng)目的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、調(diào)查、方案、實(shí)施到被審計(jì)單位基本情況和質(zhì)量控制系統(tǒng)等信息的收集、加工、存取、提供、利用和反饋，均通過金審工程的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)完成。金審工程通過信息管理手段，把各項(xiàng)孤立的事務(wù)處理通過信息交換和共享資源聯(lián)系起來，獲得準(zhǔn)確、快捷、優(yōu)質(zhì)的功效。    3、信息共

7、享功能    金審工程網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分為中央級(jí)網(wǎng)絡(luò)和地方級(jí)網(wǎng)絡(luò)，審計(jì)系統(tǒng)各單位的信息可以分為內(nèi)部使用和共同使用的信息，共同使用的信息為共享信息，金審工程第一實(shí)現(xiàn)了審計(jì)系統(tǒng)各單位自身的信息共享；第二實(shí)現(xiàn)了審計(jì)系統(tǒng)各單位之間的信息共享和實(shí)時(shí)通信；第三實(shí)現(xiàn)了審計(jì)系統(tǒng)與被審計(jì)單位等之間進(jìn)行的雙向信息交流。建立金審工程的主要目的之一就是解決共享信息的提取和共享利用，減少信息冗余，提高信息利用率和綜合管理水平。    4、輔助決策功能    一方面，金審工程的建立，能自動(dòng)地采集和分析信息，提出

8、各種可供領(lǐng)導(dǎo)參考的方案，可作為辦公自動(dòng)化輔助決策的有力手段。另一方面，審計(jì)機(jī)關(guān)通過網(wǎng)絡(luò)與被審計(jì)單位等之間進(jìn)行雙向信息交流，使審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)被審計(jì)單位的情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，這對(duì)審計(jì)年度計(jì)劃的科學(xué)編排起著輔助決策作用。輔助決策是一種高層次的、智能型的系統(tǒng)，它能根據(jù)大量的原始數(shù)據(jù)自動(dòng)作出較符合實(shí)際的決策方案。    二、金審工程環(huán)境下文件、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變    按照金審工程網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)的功能需求和建設(shè)內(nèi)容，金審工程實(shí)施后，按照其工作流程，文件、檔案管理模式將出現(xiàn)新的轉(zhuǎn)變：    

9、;1、文件、檔案?jìng)鬟f方式轉(zhuǎn)變    由于計(jì)算機(jī)具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制、智能模擬文字處理等功能，因此在數(shù)字處理和文字處理等方面，越來越顯示出強(qiáng)大的潛力。依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)，可以將多臺(tái)計(jì)算機(jī)、工作站和終端聯(lián)結(jié)在一起，實(shí)現(xiàn)信息交換、資源共享。依托通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與文字處理和多媒體技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)而使辦公自動(dòng)化、信息傳輸?shù)瘸蔀楝F(xiàn)實(shí)，通過金審工程電子政務(wù)系統(tǒng)，在辦公室就可以發(fā)送和接收各業(yè)務(wù)部門的文字、圖像、聲音、影像等各種審計(jì)信息的電子數(shù)據(jù)，而不必象以前依附一定的實(shí)物載體。同時(shí)檔案的傳遞方式也就會(huì)發(fā)生變化，目前筆者所在單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了移交紙

10、質(zhì)檔案和通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)移交電子檔案的同步進(jìn)行。    2、文件、檔案保存方式的轉(zhuǎn)變    由于文件的文稿草擬、文件收發(fā)、文件傳遞、督查催辦、文印打字等辦公環(huán)節(jié)可以通過計(jì)算機(jī)完成，作為文件的各種要素均在數(shù)據(jù)中完整存儲(chǔ)下來，文件中的各種原始信息在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)整體傳輸，用戶在網(wǎng)絡(luò)中可以獲得一個(gè)文件的整體內(nèi)容，包括文件原始格式、印章、簽發(fā)、內(nèi)容等。因此，隨著金審工程的完善，人們對(duì)紙質(zhì)文件的依賴性將逐漸減弱，而更多地通過金審工程應(yīng)用系統(tǒng)，在各審計(jì)實(shí)施環(huán)節(jié)保存、獲取和利用相關(guān)的電子審計(jì)信息。   &

11、#160;3、文件、檔案管理方式的轉(zhuǎn)變    在金審工程環(huán)境下，電子文件的管理將變得越來越重要。由于當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)自身存在各種缺陷，以及審計(jì)文書法律效用的要求，審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)審計(jì)文件的管理和利用仍然采用"雙軌制"，即文件電子數(shù)據(jù)與文件實(shí)物載體同時(shí)并存。但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的成熟、數(shù)據(jù)安全問題的解決，電子文件將不斷增加，很有可能取代紙質(zhì)文件，因而，紙質(zhì)載體的文件數(shù)量將不斷萎縮，只保留一份歸檔。實(shí)施金審工程的最大特點(diǎn)就是減少紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)，通過政務(wù)平臺(tái)以數(shù)字化形式進(jìn)行傳遞。因此，對(duì)不斷增加的文件、檔案電子數(shù)據(jù)，傳

12、統(tǒng)的文件檔案管理方式已不能適應(yīng)審計(jì)工作的要求。審計(jì)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變文件、檔案的管理方式應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：一是從制度建設(shè)入手，建立健全電子文件、電子檔案的管理辦法；二是檔案工作者要轉(zhuǎn)變觀念，更新知識(shí)，既要進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，又要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高自身素質(zhì)，更好地管理電子文件和電子檔案。    三、審計(jì)機(jī)關(guān)綜合檔案室的發(fā)展趨勢(shì)    根據(jù)以上的特點(diǎn)及變化，在金審工程環(huán)境下，隨著電子文件和電子檔案的不斷增加，審計(jì)機(jī)關(guān)中保管各級(jí)文件、檔案的綜合檔案室，將面臨著兩種發(fā)展趨勢(shì)。   

13、0;（一）檔案室呈功能萎縮的趨勢(shì)第一種趨勢(shì)是檔案室功能的萎縮。金審工程的建立，在審計(jì)機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，檔案室將不再有大量的紙質(zhì)文件檔案或特殊載體檔案進(jìn)館，電子文件將置于各機(jī)關(guān)辦公室（或?qū)徲?jì)署辦公廳）的信息中心管轄之下，由信息中心將電子文件和檔案數(shù)據(jù)實(shí)行統(tǒng)管，雖然電子文件管理機(jī)構(gòu)可以將文件數(shù)據(jù)備份后移交檔案室，但那已經(jīng)失去了檔案室作為文件最終管理機(jī)構(gòu)的意義，檔案室將成為真正管理機(jī)關(guān)歷史檔案的機(jī)構(gòu)，其存在的空間將變得非常狹小，最后有可能成為信息中心的附屬機(jī)構(gòu)。    （二）檔案室呈功能壯大的趨勢(shì)    第二種趨勢(shì)是檔

14、案室功能的強(qiáng)大。在這種情況下，審計(jì)機(jī)關(guān)的所有文件、檔案、信息完全置于檔案室的管理之下，檔案室成為本機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件、歷史檔案資料及其數(shù)據(jù)的保管重地，檔案室將實(shí)現(xiàn)職能的轉(zhuǎn)型，檔案室的地位將迅速提升，這是一種機(jī)關(guān)檔案室發(fā)展壯大的趨勢(shì)。如前所述，金審工程的實(shí)質(zhì)是借助成熟的電子計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)為主要手段，實(shí)現(xiàn)審計(jì)機(jī)關(guān)的"無紙化辦公"，因此電子文件大量產(chǎn)生，檔案室中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度也將加快，導(dǎo)致了檔案實(shí)體與其所包含的信息內(nèi)容分離速度的加快，文件與檔案的界限變得模糊起來，文件、檔案實(shí)體與電子信息同時(shí)并存于檔案室，檔案室將承擔(dān)起文件、檔案實(shí)體管理及其電子信息管理的重任。檔案室通過金審工程

15、平臺(tái)向利用者傳遞電子信息將逐步成為其重要的工作，隨著功能的增加，檔案室的任務(wù)將發(fā)生根本性的變化。那么，這些功能的擴(kuò)展，使檔案室不再是純粹的檔案實(shí)物載體的保管基地，更加突出的將是信息管理機(jī)構(gòu)及數(shù)據(jù)的傳輸樞紐，隨之而來的是檔案室將獲得更大的發(fā)展空間。在這種趨勢(shì)下，檔案室的功能將得到擴(kuò)展和延伸，檔案室將逐步發(fā)展成為"機(jī)關(guān)文件管理中心"、"檔案信息管理中心"、"檔案信息傳輸中心"等多位一體的機(jī)構(gòu)。    1、文件管理中心    金審工程的實(shí)施，審計(jì)機(jī)關(guān)必須有專門機(jī)

16、構(gòu)來綜合管理大量產(chǎn)生的電子文件。依據(jù)國家有關(guān)法律，檔案室作為機(jī)關(guān)文件的最終歸屬地，以及與文件管理密切關(guān)聯(lián)的部門，在文件與檔案轉(zhuǎn)換間隙變得不清的情形下，由檔案室承擔(dān)文件管理是順乎自然的問題。檔案室可以將自身的功能延伸前置文件管理之中。    2、檔案信息管理中心    金審工程的實(shí)施，在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，伴生的電子檔案信息，需要實(shí)行同步管理。隨著金審工程的實(shí)施和完善，審計(jì)機(jī)關(guān)檔案室將逐步演化成為信息存貯地，成為強(qiáng)大的檔案信息管理中心（電子檔案室）。     3、檔案信息傳輸中心    伴隨檔案信息管理中心的建立，借助強(qiáng)大的信息網(wǎng)絡(luò)，檔案室將不停地"吞吐"檔案信息，既將各個(gè)部門形成的電子文件納入管理，同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)滿足不同利用