第一章 辦公自動化基礎(chǔ)

1、第一章辦公自動化概述考核要求:(一辦公自動化的概念1.識記:辦公自動化的意義2.領(lǐng)會:(1辦公自動化的要點(diǎn);(2辦公自動化的主要環(huán)節(jié)(二辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)1.識記:(1語音處理(2圖形與圖像處理(3決策支持技術(shù)2.領(lǐng)會:(1數(shù)據(jù)處理(2文字處理(3網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)(三辦公自動化系統(tǒng)1.識記:(1辦公自動化系統(tǒng)的組成(2辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)2.領(lǐng)會:(1辦公自動化系統(tǒng)的模式所占比重:本章占試卷的分?jǐn)?shù)約為5分題型為:選擇題、填空題、名詞解釋第一節(jié)辦公自動化概述一、辦公自動化(OA的定義:(一季斯曼定義將計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理、且量非常大而且結(jié)構(gòu)又不明

2、確的那些業(yè)務(wù)上的一項(xiàng)綜合技術(shù)。辦公活動內(nèi)容:書面、口頭信息生成與處理;書面、口頭信息傳遞與管理;辦公時間的安排;辦公資源的運(yùn)用。(二我國專家的定義利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中,并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。目的是盡可能充分地利用信息資源,提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量,輔助決策,求取更好的經(jīng)濟(jì)效果,以達(dá)到既定目標(biāo)。辦公自動化是以行為科學(xué)為主導(dǎo),以系統(tǒng)工程學(xué)為理論基礎(chǔ),綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)來完成各項(xiàng)辦公事務(wù)。以計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備取代傳統(tǒng)的手工辦公用具,以現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工辦工系統(tǒng)。二、辦公自動化發(fā)展概況

3、(一國外辦公自動化發(fā)展情況1.美國:1975年前基本通信設(shè)備和辦公用單機(jī)設(shè)備1975-1982新型辦公設(shè)備,個人計算機(jī)進(jìn)入辦公室1983年后應(yīng)用局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和遠(yuǎn)程通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù),系統(tǒng)綜合設(shè)備采用2.日本:初期1979-1982,引進(jìn)、開發(fā)、使用辦公用的單機(jī)設(shè)備發(fā)展期1983-1984辦公機(jī)電化改進(jìn)期1985-1987多功能綜合機(jī),各種作業(yè)過程自動化成熟期1988年后辦公系統(tǒng)集成化(二我國辦公自動化的發(fā)展情況1.我國辦公自動化的發(fā)展六五:啟蒙與準(zhǔn)備時期;七五:開創(chuàng)與初見成效時期;八五、九五:發(fā)展并走向成熟時期(從一九五三年第一個五年計劃開始,已經(jīng)編制了十個“五年計劃。2.加速我國辦公自動化發(fā)展的對

4、策適應(yīng)政治體制改革形勢,實(shí)現(xiàn)辦公機(jī)構(gòu)、辦公制度的科學(xué)化適應(yīng)辦公自動化的需要,努力提高辦公人員的素質(zhì)廣泛開展技術(shù)研究,加速辦公自動化技術(shù)的推廣應(yīng)用三、辦公自動化的主要環(huán)節(jié)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)包括四個基本環(huán)節(jié):信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存。其核心任務(wù)是向辦公人員提供所需的信息。四、辦公自動化的意義1.辦公自動化是現(xiàn)代化管理和建立運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、靈活高效的政府行政管理體系所必須的2.辦公自動化對我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展,提高管理和決策水平,促進(jìn)社會進(jìn)步和“四化”建設(shè)都將起到重要作用3.提高辦公效率和科學(xué)決策水平4.辦公自動化可以顯著提高管理水平,提高勞動生產(chǎn)率。第二節(jié)辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)計算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)是

5、辦公自動化的兩大技術(shù)支柱,大約包括如下六個方面:一、數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù):計算機(jī)加工處理的對象,能夠輸入計算機(jī)并且被計算機(jī)進(jìn)行加工處理的信息。數(shù)據(jù)處理:利用計算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、存儲、加工、傳播等一系列活動的總和,其特點(diǎn)是數(shù)據(jù)量大,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜,時間性強(qiáng),從運(yùn)算上看,沒有太復(fù)雜的數(shù)據(jù)計算,只涉及一般的算術(shù)運(yùn)算和邏輯運(yùn)算。二、文字處理文字處理:文稿編輯和文件管理等現(xiàn)代化的手段,包括起草文件、文字編輯、表格編輯等工作。三、語音處理語音處理就是用計算機(jī)對語音信息進(jìn)行處理的技術(shù),包括語音的輸入、識別、合成和存儲。四、圖形與圖像處理圖形與圖像處理就是使用計算機(jī)對圖形與圖像進(jìn)行處理的技術(shù)。包括圖形與圖像數(shù)字化、增

6、強(qiáng)與復(fù)原,圖像數(shù)字編碼,圖像分割和圖像識別等。五、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)辦公自動化離不開通信技術(shù)。六、決策支持技術(shù)決策支持技術(shù)-決策者利用決策支持軟件進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的收集和分析處理,尋求解決問題的方法和模型,從而作出正確的決策。第三節(jié)辦公自動化系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)活動概括為:存儲、交換、加工信息和基于信息的科學(xué)決策。一、辦公自動化系統(tǒng)的模式辦公自動化系統(tǒng)一般有三類模式:1.事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)事務(wù)型的辦公系統(tǒng)有單機(jī)或多機(jī)組成,負(fù)責(zé)文字處理、表格編制、文檔管理、行文管理等辦公的一般事務(wù)工作,屬于辦公自動化建設(shè)的初級階段。2.管理型辦公自動化系統(tǒng)管理型辦公自動化系統(tǒng)有各種較完善的信息數(shù)據(jù)庫,由具有通信功能的多機(jī)網(wǎng)絡(luò)組

7、成,能對大量的各類信息進(jìn)行綜合管理,使數(shù)據(jù)信息、設(shè)備資源共享,使辦公效率得到很大的提高。這類辦公自動化系統(tǒng)屬于建設(shè)的中級階段。3.輔助決策型辦公自動化系統(tǒng)輔助決策型辦公自動化系統(tǒng)具有方案比較和輔助決策功能,利用預(yù)先設(shè)計的決策模型輔助人們作出判斷和決策。屬于高級階段。二、辦公自動化系統(tǒng)的組成辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成應(yīng)包括三個部分:設(shè)備,軟件和辦公人員。1、識記:(1辦公自動化系統(tǒng)的組成:辦公自動化設(shè)備、辦公自動化軟件、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)的辦公人員辦公自動化設(shè)備:主計算機(jī);各種輸入設(shè)備、各種輸出設(shè)備、工作站、通信設(shè)備、各種辦公設(shè)備辦公自動化軟件:辦公自動化系統(tǒng)軟件、辦公室應(yīng)用軟件(通用、專用(2辦公自動

8、化系統(tǒng)的開發(fā)-一個具體的辦公自動化系統(tǒng)從無到有的過程軟件生存期:軟件產(chǎn)品從形成概念開始,經(jīng)過開發(fā)、使用和不斷增補(bǔ)修訂,直到最后被淘汰的整個過程OA系統(tǒng)生存周期:系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實(shí)施、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)系統(tǒng)分析-建立一個明確、具體而又可行的系統(tǒng)目標(biāo)。具體步驟:調(diào)查研究-任務(wù)需求調(diào)查、辦公環(huán)境調(diào)查-資料閱讀、問卷普查、個別訪問、實(shí)地觀察可行性分析-經(jīng)濟(jì)可行性、技術(shù)可行性、社會可行性用戶需求分析-對系統(tǒng)的功能、性能及運(yùn)行環(huán)境限制等方面提出要求系統(tǒng)總體規(guī)劃-辦公現(xiàn)狀分析、系統(tǒng)目標(biāo)、階段任務(wù)、設(shè)備選擇、投資分配、管理機(jī)構(gòu)、人員設(shè)置、技術(shù)培訓(xùn)、實(shí)施條件、實(shí)施步驟等形成系統(tǒng)分析說明書-系統(tǒng)需求說明、系統(tǒng)目

9、標(biāo)、系統(tǒng)邏輯模型和軟件實(shí)施總體方案等總體規(guī)劃系統(tǒng)設(shè)計階段的工作分為:總體設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計總體設(shè)計:確定系統(tǒng)如何完成預(yù)定的任務(wù)。主要包括:總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(最重要及確定系統(tǒng)的硬件選配、軟件選配、代碼設(shè)計、界面設(shè)計結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法:將整個系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單明確且相對獨(dú)立的部分(模塊,每個模塊實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的一項(xiàng)具體功能,自頂向下,逐步細(xì)化。工具:系統(tǒng)層次圖、細(xì)化的IPO圖、模塊結(jié)構(gòu)圖模塊結(jié)構(gòu)圖:描述軟件層次特性的工具,描述某個模塊負(fù)責(zé)管理控制哪些模塊以及上下級模塊或同級模塊之間的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。成分:模塊(方框-模塊名、調(diào)用(從調(diào)用模塊指用被調(diào)用模塊箭頭、數(shù)據(jù)流向詳細(xì)設(shè)計:程序、過程的具

10、體算法設(shè)計-輔助設(shè)計工作:流程圖。-對具體任務(wù)進(jìn)行算法設(shè)計和其他輔助內(nèi)容的設(shè)計,包括系統(tǒng)輸入輸出設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、代碼設(shè)計、程序設(shè)計語言的選擇流程圖:采用文字和各種表達(dá)式來描述解決問題的具體步驟,每一步或幾個步驟都由代表不同含義的框格括起來,并用箭頭指示其執(zhí)行順序。系統(tǒng)實(shí)施:設(shè)備購置、軟件實(shí)現(xiàn)(編程、測試、人員配置和培訓(xùn)、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備。編程:使用預(yù)先選定的計算機(jī)語言去描述已經(jīng)完成的程序流程圖,把用文字表達(dá)的解決問題的步驟轉(zhuǎn)換為計算機(jī)能夠接受并執(zhí)行的指令形式。測試:發(fā)現(xiàn)軟件的錯誤并對其進(jìn)行修改和糾正-模塊測試、聯(lián)合測試、系統(tǒng)測試模塊調(diào)試:由程序員在模塊程序編寫中對程序的正確性進(jìn)行測試,編碼階段聯(lián)合

11、調(diào)試:將一組關(guān)聯(lián)度大的程序進(jìn)行共同測試-主要內(nèi)容:對接口的調(diào)試系統(tǒng)調(diào)試-將系統(tǒng)放在系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境中進(jìn)行測試-正確性、可靠性、適應(yīng)性-第三方組織測試小組測試數(shù)據(jù)-常規(guī)數(shù)據(jù)、邊界數(shù)據(jù)、錯誤數(shù)據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)-用戶教育、系統(tǒng)評價、軟件維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)目的-硬件維護(hù)、軟件維護(hù)(改正性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、擴(kuò)展性維護(hù)、數(shù)據(jù)維護(hù)2、領(lǐng)會:(1辦公自動化系統(tǒng)的模式-事務(wù)型、管理型、輔助決策型事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)由單機(jī)或多機(jī)組成,負(fù)責(zé)文字處理、表格編制、文檔管理、行文管理等辦公一般事務(wù)管理型有各種較完善的信息數(shù)據(jù)庫,由具有通信功能的多機(jī)網(wǎng)絡(luò)組成,能對大量各類信息進(jìn)行綜合管理,使數(shù)據(jù)信息、設(shè)備資源共享,使辦公效率得到很大提高輔助決策型具