管理體系文件管理程序.

1、Q/2A GX01-2012 1 范圍本程序適用于哈飛汽車工業(yè)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司管理體系文件的編寫、發(fā)布、修訂、維護(hù)與評價。本程序適用于公司本部,以及各分廠、分子公司。2 目的旨在保證公司管理體系文件的統(tǒng)一性、完整性、一致性和協(xié)同性。3 術(shù)語和定義3.1 管理體系(HF-MS,Hafei-Management System文件,包括制度規(guī)范、管控(評估標(biāo)準(zhǔn)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、管理授權(quán)表和管理手冊等。3.1.1 制度規(guī)范:由公司各職能部門及各二級單位制定的以書面形式表達(dá),并以一定方式發(fā)布的、非針對個別事務(wù)處理的規(guī)范總稱。包括章程、原則、規(guī)定、實(shí)施細(xì)則和決定等非流程性文件。3.1.2

2、業(yè)務(wù)管控(評估標(biāo)準(zhǔn):哈飛汽車實(shí)施業(yè)務(wù)管控的綱領(lǐng)性、政策性文件,主要闡述長安汽車各業(yè)務(wù)管理和控制評價的基本原則和關(guān)鍵條款。3.1.3 管理地圖:展現(xiàn)本單位業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系,使業(yè)務(wù)架構(gòu)顯性化的業(yè)務(wù)框架圖。3.1.4 程序文件:描述橫向跨部門、縱向跨層級協(xié)作性工作的文件。通常是由一系列流程組成,輔之以職能職責(zé)、業(yè)務(wù)規(guī)則、記錄表單等一系列標(biāo)準(zhǔn),從而實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)關(guān)系的全面描述。部門內(nèi)部跨業(yè)務(wù)處的協(xié)作性文件也屬于程序文件范疇。3.1.5 作業(yè)指導(dǎo)書:描述封閉在處室內(nèi)部完成的管理工作,涉及工作步驟、操作規(guī)程、經(jīng)驗(yàn)技巧、動作要領(lǐng)等各種指導(dǎo)性內(nèi)容。3.1.6 管理授權(quán)表:管理授權(quán)是指將業(yè)務(wù)中的決策責(zé)任和資源控制權(quán)

3、賦予下屬,使下屬獲得決策權(quán)和行動權(quán)。管理授權(quán)表描述管理體系文件中業(yè)務(wù)審批的授權(quán)情況。3.1.7 管理手冊:是某一范圍數(shù)據(jù)、資料或文件的匯編,內(nèi)容通常是某一專業(yè)或某一方面程序、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等文件的集合。4 職責(zé)Q/2A GX01-2012 4.1 管理信息部:4.1.1 負(fù)責(zé)哈飛汽車管理體系的建立、體系文件的格式審核、體系文件的維護(hù)與評價;4.1.2 負(fù)責(zé)管理體系文件的編號管理;4.1.3 負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、考核各單位管理體系文件的執(zhí)行情況。4.2 各單位:負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)領(lǐng)域管理體系文件的編寫、修訂和完善;負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、考核本單位編寫發(fā)布的管理制度和流程文件的執(zhí)行情況。4.2.1 各單位管理提升

4、推進(jìn)員:(1負(fù)責(zé)本單位管理體系文件的審核、維護(hù);(2負(fù)責(zé)組織本單位體系文件的培訓(xùn)工作。4.2.2 各單位一把手:負(fù)責(zé)審核本單位管理體系文件、會簽相關(guān)業(yè)務(wù)文件,簽發(fā)本單位作業(yè)指導(dǎo)書。4.3 質(zhì)量部、制造物流部等專業(yè)部門:負(fù)責(zé)分管專業(yè)文件的會簽。4.4 公司分管領(lǐng)導(dǎo):負(fù)責(zé)審核、簽發(fā)主管業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理體系文件。4.5 公司總經(jīng)理:負(fù)責(zé)簽發(fā)涉及資金方面的管理體系文件。5 工作要求及程序5.1 工作要求5.1.1 管理體系文件的編寫各單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要,編寫管理體系文件,程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、管理授權(quán)表格式見附錄B.1、附錄B.2、附錄B.3。5.1.2 管理體系文件的發(fā)布(1公司業(yè)務(wù)管控(評價標(biāo)準(zhǔn)、管理

5、地圖、管理授權(quán)表,由管理信息部統(tǒng)一組織各單位進(jìn)行編寫,集中組織評審后、報(bào)公司總經(jīng)理簽發(fā)后發(fā)布。(2針對新業(yè)務(wù)或未制定規(guī)范的已有業(yè)務(wù),需要新增制度規(guī)范、程序文件或管理手冊:發(fā)布單位發(fā)起協(xié)同平臺“管理體系文件發(fā)文流程”(發(fā)文表單見附錄B.4,提出文件的發(fā)布申請。寫明新增文件的目的、業(yè)務(wù)范圍和主要內(nèi)容。若在業(yè)務(wù)管理地圖上沒有該文件,需要修訂管理地圖。Q/2A GX01-2012 發(fā)布單位管理提升推進(jìn)員審核后,單位一把手審核,若涉及其它部門職責(zé)和工作,送相關(guān)部門會簽;如不涉及其他部門職責(zé)和工作,直接送管理信息部審核。會簽單位完成會簽后,會簽通過的送管理信息部審核;如會簽未通過,則退回發(fā)文單位一把手。管

6、理信息部首先對文件的規(guī)范性進(jìn)行審核,審核通過后進(jìn)行體系文件編號,并根據(jù)文件是否跨領(lǐng)域、是否是關(guān)注重點(diǎn),及時送專業(yè)部門會簽或公司辦公室。公司辦公室復(fù)核后,送業(yè)務(wù)主管副總經(jīng)理審核、簽發(fā)。公司主管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理審核簽發(fā)主管業(yè)務(wù)領(lǐng)域的體系文件;如需公司其他領(lǐng)導(dǎo)會簽或涉及資金等重要事項(xiàng)需總經(jīng)理簽發(fā)的文件,主管副總經(jīng)理需批示明確意見,公司辦公室根據(jù)主管副總經(jīng)理批示意見送文。公司總經(jīng)理簽發(fā)涉及資金等重要事項(xiàng)的文件,以及公司主管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理批示需公司總經(jīng)理簽發(fā)的文件。(3新增作業(yè)指導(dǎo)書由發(fā)布單位編寫完成后交本單位管理提升推進(jìn)員審核,再由本單位一把手審批、報(bào)管理信息部備案后自行發(fā)布。5.1.3 管理體系文件變更的

7、發(fā)布根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要等原因,須新增或修訂管理體系文件時,發(fā)布單位發(fā)起協(xié)同平臺“管理體系文件發(fā)文流程”,寫明變更原因。(1涉及文件名稱及術(shù)語變化的公司級管理體系文件的變更,經(jīng)本單位管理提升推進(jìn)員、一把手審核后發(fā)給管理信息部備案,管理信息部更新協(xié)同平臺上的管理體系文件。(2涉及業(yè)務(wù)規(guī)則、流程運(yùn)行、組織機(jī)構(gòu)變化的公司級管理體系文件變更,經(jīng)本單位管理提升推進(jìn)員、一把手、管理信息部審核后,由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。(3涉及資金等重要事項(xiàng)變化的管理體系文件的變更,經(jīng)本單位管理提升推進(jìn)員、一把手、管理信息部審核,專業(yè)部門會簽、公司分管領(lǐng)導(dǎo)會簽、總經(jīng)理簽發(fā)后發(fā)布。(4作業(yè)指導(dǎo)書發(fā)生變更,經(jīng)本單位管理提升推進(jìn)員審

8、核、一把手審批后報(bào)管理信息部備案后自行發(fā)布。5.1.4 管理體系文件的修訂(1制度規(guī)范的修訂各單位根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要及時修訂制度規(guī)范。(2業(yè)務(wù)管控(評價標(biāo)準(zhǔn)的修訂Q/2A GX01-2012 在戰(zhàn)略制定年、業(yè)務(wù)模式發(fā)生變化等環(huán)境下,各單位組織修訂管控(評價標(biāo)準(zhǔn)。(3管理地圖、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的修訂各單位根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要及時修訂管理地圖、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書,對程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的修訂記錄應(yīng)填寫完整。(4業(yè)務(wù)授權(quán)表的修訂在政策環(huán)境、公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)模式發(fā)生變化時,各單位及時修訂業(yè)務(wù)授權(quán)表。(5管理手冊的修訂各單位根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要及時修訂管理手冊。5.1.5 管理體系文件的維護(hù)(1各單位管理提升

9、推進(jìn)員每年11月30日前對管理體系文件的完整性進(jìn)行回顧與維護(hù),并填寫管理體系文件維護(hù)表(見附錄B.5發(fā)送給管理信息部。(2管理信息部在審核、發(fā)布后及時進(jìn)行管理體系文件的維護(hù),并更新協(xié)同平臺管理體系模塊,同時做好記錄(見附錄B.6、B.7。5.1.6 管理體系文件的評價管理信息部每年根據(jù)管理診斷計(jì)劃對各單位管理體系文件的完整性、一致性和協(xié)同性進(jìn)行評價,并視情節(jié)輕重進(jìn)行通報(bào)或提出考核意見。5.2 工作流程5.2.1 管理體系文件發(fā)布流程(1管理體系文件發(fā)布流程圖管理體系文件發(fā)布流程圖見圖1。Q/2A GX01-2012NN NN NY N 時間流程名稱:管理體系文件的發(fā)布流程流程擁有者:管理信息部

10、各單位開始1.發(fā)起協(xié)同平臺管理體系文件發(fā)布流程2.管理推進(jìn)員審核3.一把手審核3個工作日 4.會簽N 1個工作日1個工作日2個工作日會簽部門管理信息部結(jié)束11. 備案5.審核與質(zhì)量、制造相關(guān)的文件送質(zhì)量部、制造部會簽N8. 審核/簽發(fā)6.會簽公司分管領(lǐng)導(dǎo)專業(yè)部門公司總經(jīng)理9. 簽發(fā)Y2個工作日1個工作日1個工作日Y10. 封發(fā)12.下發(fā)/培訓(xùn)作業(yè)指導(dǎo)書、涉及文件名稱及術(shù)語變化文件涉及資金等重要事項(xiàng)的文件簽發(fā)主管業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件Y7.復(fù)核公司辦公室圖1 管理體系文件發(fā)布流程圖(2管理體系文件發(fā)布流程說明管理體系文件發(fā)布流程說明見表1。表1 管理體系文件發(fā)布流程序號 活動名稱 執(zhí)行者執(zhí)行時間輸入物

11、參考文件交付品 1發(fā)起協(xié)同平臺管理體系文件發(fā)布流程 發(fā)文單位 1個工作日擬發(fā)文體系文件 2發(fā)文單位管理推進(jìn)員審核發(fā)文單位 1個工作日擬發(fā)文體系文件審核意見、審核后的體系文件 3 審核單位一把手審核意見、審核后的體系文件審核意見、審核后的體系文件 4 相關(guān)部門會簽 會簽單位 審核意見、審核后的體系文件會簽意見、會簽后的體系文件Q/2A GX01-20125 審核、編號。作業(yè)指導(dǎo)書、涉及文件名稱/術(shù)語變化的進(jìn)入第11步管理信息部1個工作日審核意見、體系文件審核、編號后的體系文件6 會簽。與質(zhì)量體系、制造體系相關(guān)的文件送相關(guān)專業(yè)管理部門會簽質(zhì)量部、制造工程部1個工作日審核、編號后的體系文件會簽意見、

12、會簽后的體系文件7 復(fù)核公司辦公室復(fù)核意見、復(fù)核后的體系文件復(fù)核意見、復(fù)核后的體系文件8.1審批主管領(lǐng)域、會簽相關(guān)領(lǐng)域文件,進(jìn)入第9步;簽發(fā)主管領(lǐng)域其他文件,進(jìn)入第10步公司分管領(lǐng)導(dǎo)/其他與業(yè)務(wù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核意見、復(fù)核后的體系文件審核/會簽/簽發(fā)后的體系文件9 總經(jīng)理簽發(fā)公司總經(jīng)理審核/會簽后的文件簽發(fā)意見、簽發(fā)后的文件10 封發(fā)管理信息部簽發(fā)后的文件封發(fā)后的文件11 備案管理信息部1個工作日封發(fā)后的文件12 下發(fā)并組織培訓(xùn)發(fā)文單位封發(fā)后的文件6 記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限1 程序文件模板附錄B.1 HF-GX01-R01-01 管理信息部2 作業(yè)指導(dǎo)書模板附錄B.2 HF-G

13、X01-R02-01 管理信息部3 管理授權(quán)表模板附錄B.3 HF-GX01-R03-01 管理信息部4 管理體系文件發(fā)文表單附錄B.4 HF-GX01-R04-01 管理信息部Q/2A GX01-20125 管理體系文件維護(hù)表附錄B.5 HF-GX01-R05-01 管理信息部6 體系文件清單附錄B.6 HF-GX01-R06-01 管理信息部7 體系文件更新記錄表附錄B.7 HF-GX01-R07-01 管理信息部7 附錄附錄A 參考標(biāo)準(zhǔn)附錄A.1 管理體系文件編碼規(guī)則1 管理地圖編碼規(guī)則1.1 管理地圖編碼的結(jié)構(gòu)式:M - HF 第四層(年代碼長分隔符第三層(業(yè)務(wù)代碼短分隔符第二層(公司

14、識別碼短分隔符第一層(管理地圖代碼圖11.1.1 第一層為管理地圖代碼用一位英文字母表示“M”。1.1.2 第二層為管理地圖公司識別碼。1.1.3 第三層為業(yè)務(wù)代碼見表1。表1 業(yè)務(wù)代碼表序號業(yè)務(wù)分類代碼序號業(yè)務(wù)分類代碼Q/2A GX01-20121 戰(zhàn)略及資源管理ZG2 市場管理SC3 財(cái)務(wù)管理CW4 審計(jì)管理SJ5 法律事務(wù)FL6 人力資源管理RL7 行政管理XZ 8 采購管理CG9 工藝技術(shù)管理GY 10 質(zhì)量管理ZL11 生產(chǎn)制造SZ 12 設(shè)備能源管理SN13 物流管理WL 14 工程管理GC15 汽車銷售管理XS 16 國際貿(mào)易GM17 管理信息GX 18 環(huán)境、職業(yè)健康安全管理H

15、S19 項(xiàng)目管理XM 20 售后備件管理BJ21 企業(yè)文化管理WH 22 紀(jì)檢監(jiān)察管理JJ23 科技管理KJ 241.1.4 第四層為年份碼用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如 2011年表示為2011。1.2 示例2012年哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的管理信息領(lǐng)域管理地圖的編碼為:M-HF-GX2012。2 程序文件編碼規(guī)則2.1 程序文件編碼結(jié)構(gòu)式:Q/2A - 第四層(年份碼第三層(順序碼第二層(業(yè)務(wù)分類碼分隔符第一層(公司識別碼圖22.1.1 第一層為公司識別碼。2.1.2 第二層為業(yè)務(wù)代碼見表1。2.1.3 第三層為順序碼,用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字從 0199表示。Q/2A GX01-2012 2.1.4 第四層

16、為年份碼,用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如 2012年表示為 2012。2.2 示例2012年哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的管理信息領(lǐng)域第1個管理標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件管理程序,其編碼為:Q/2A GX0120123 作業(yè)指導(dǎo)書編碼規(guī)則3.1 作業(yè)指導(dǎo)書編碼結(jié)構(gòu)式:WI HF - 第六層(年份碼長分隔符第五層(作業(yè)指導(dǎo)書順序碼短分隔符第四層(程序文件順序碼第三層(業(yè)務(wù)代碼短分隔符第二層(公司識別碼空一個字符段第一層(作業(yè)指導(dǎo)書代碼圖33.1.1 第一層為作業(yè)指導(dǎo)書英文代碼“WI”。3.1.2 第二層為公司識別碼。3.1.3 第三層為業(yè)務(wù)代碼見表2。3.1.4 第四層為程序文件順序碼,用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字從 0199表

17、示,若當(dāng)作業(yè)指導(dǎo)書不隸屬于某個程序文件時,其程序文件順序碼為 00。3.1.5 第五層為作業(yè)指導(dǎo)書順序碼,用三位阿拉伯?dāng)?shù)字從 0199表示。3.1.6 第六層為年份碼,用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如 2011年表示為 2011。3.2示例Q/2A GX01-2012 3.2.1 2012年哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的物流管理領(lǐng)域第1個管理標(biāo)準(zhǔn)物流目標(biāo)和方案管理程序中的第一個作業(yè)指導(dǎo)書方案制定及實(shí)施作業(yè)指導(dǎo)書,其編碼為:WI HF-WL01-012012 。3.2.2 2012年哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的物流管理領(lǐng)域,并不隸屬于程序文件的第一個作業(yè)指導(dǎo)書,其編碼為:WI HF-WL00-0120124 表單編碼規(guī)則4.

18、1 表單編碼結(jié)構(gòu)式 :HF- - R - 第三層(版本碼短分隔符第二層(表單識別碼及順序碼短分隔符第一層(文件編碼圖 44.1.1 第一層為表單所屬文件編號:1 當(dāng)表單隸屬于程序文件時,其編碼為:HF-文件編碼-表單識別碼及順序碼。2 當(dāng)表單隸屬于作業(yè)指導(dǎo)書時,其編碼為:HF-業(yè)務(wù)分類碼-順序碼-作業(yè)指導(dǎo)書順序碼。4.1.2 第二層為表單識別碼及順序碼,用“R01-R99”表示。4.1.3 第三層為表單版本號,用“0199”表示。4.1.4 若程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書中含有同一表單,該表單的編碼以程序文件編碼規(guī)則優(yōu)先。4.1.5 多個程序文件含有同一表單,該表單優(yōu)先按照程序文件編碼靠前編碼。4.1

19、.6 既不屬于程序文件也不屬于作業(yè)指導(dǎo)書的獨(dú)立表單,其編碼中程序文件的順序碼為 00。4.2 示例4.2.1 哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略預(yù)算管理程序( HF-CW01-2012的第一張表單是“產(chǎn)品銷售預(yù)算表”,其表單(第一版編號: HF-CW01-R01-01。Q/2A GX01-2012 4.2.2 2012年哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的物流目標(biāo)和方案管理程序中的第一個作業(yè)指導(dǎo)書方案制定及實(shí)施作業(yè)指導(dǎo)書,其第一個表單的第一個版本的編碼為:HF-WL01-01-R01-01。4.3.3 2011年哈飛汽車物流與計(jì)劃領(lǐng)域有一個表單,它是物流與計(jì)劃領(lǐng)域的第一個既不屬于程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的表單,它的第一版本

20、編碼為:HF-WL00-R01-01。4.3.4 2011年哈飛汽車物流與計(jì)劃領(lǐng)域有第二個表單,它是物流與計(jì)劃領(lǐng)域的第二個既不屬于程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的表單,它的第一版本編碼為:HF-WL00-R02-01,以此類推。4.4 臨時性表單編碼對于各單位使用的臨時性表單(有效期應(yīng)該在一個月內(nèi),建議由本部門統(tǒng)一規(guī)范后,由管理信息部備案并給定一個編號再行使用。附錄A.2 管理信息部審核標(biāo)準(zhǔn)1 文件格式是否符合體系文件格式要求;2 新增的程序文件,所在領(lǐng)域管理地圖是否及時修訂;3 若為質(zhì)量部、制造工程部關(guān)注的重點(diǎn)領(lǐng)域,需要送質(zhì)量部、制造物流部會簽;4 以前是否發(fā)過類似的程序文件、表單、管理辦法、規(guī)定和細(xì)

21、則等,若發(fā)過,需要注明原文件廢止;5 有沒有對同一業(yè)務(wù)相似的程序文件、表單、管理辦法,是否有不一致的地方;6 修訂的程序文件、表單、作業(yè)指導(dǎo)書,修訂記錄是否填寫完整。附錄B 記錄模板附錄B.1 程序文件模板見表B.1。表B.11 范圍本程序適用于XXXX。本程序適用于哈飛汽車工業(yè)集團(tuán)有限公司(以下簡稱哈飛汽車本部。Q/2A GX01-20122 目的3 術(shù)語和定義3.1 XXXX3.2 XXXX4 職責(zé)4.1 XX部門:XXXX。4.2 XX部門:5 工作要求及程序5.1 工作程序5.1.1 XXXX(1 XXXX1 XXXX5.2 流程圖5.2.1 XXX流程圖見圖1。Q/2A GX01-2

22、012流程名稱:*流程流程擁有者:*部時間處一處二處三1.步驟一2.步驟二3.步驟三4.步驟四Y*個工作日開始結(jié)束處四*個工作日*個工作日*個工作日N圖1 XXX 流程圖5.3 流程說明5.3.1 XXX 流程說明見表1。表1 XXX 流程說明序號 活動名稱執(zhí)行者 執(zhí)行時間輸入物參考文件交付品1 2 36 記錄 序號 記錄名稱格式 記錄編號管理部門保存期限1 附錄B.1 2附錄B.2Q/2A GX01-20123 附錄B.37 附錄附錄A 參考標(biāo)準(zhǔn)附錄A.1 XXXX附錄B 記錄模板附錄B.1 XXXX見表B.1。表B.1標(biāo)準(zhǔn)范本見附件B.1。 附錄C 引用文件列表見表C.1。表C.1序號參考文件文件編號管理部門附則本程序起草單位:本程序起草人:本程序?qū)徍巳?本程序批準(zhǔn)人:發(fā)布/修訂記錄Q/2A GX01-2012發(fā)布/修改日期實(shí)施日期變更理由修訂內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)范本見附件B.1。 程序文件模板.doc附錄B.2 作業(yè)指導(dǎo)書模板 見表B.2。表B.21 工作流程作業(yè)指導(dǎo)書XXX輸入XXXX XXXX作業(yè)指導(dǎo)書擁有者XXXX 處頻次XX 次/年觸發(fā)條件XXXX 流程輸出責(zé)任單位1.XXXX3.XXXXDD 處XX 室2.1.XXXX 2.2.XXXX1.XXXX2.XXXX5.XXXX4.XXYN6