簡析“組織結構設計”

1、簡析“組織結構設計”    關鍵詞:組織結構;內容;程序;原則一個組織的存在,是為了達成一定的目標,在這個目標實現(xiàn)的過程中,組織結構起著很重要的作用。在這個組織的建立之初,管理者會根據這個目標來制定實現(xiàn)這些目標的戰(zhàn)略,確定這個組織的各個組成要素的排列結構。而組織結構的存在保證了在實現(xiàn)組織目標過程中員工活動的秩序性和協(xié)調性。任何組織的最高管理者必須保證本組織的結構能夠適應發(fā)展戰(zhàn)略的要求,而為了達到這個要求,同時由于組織面臨的環(huán)境的復雜性,組織結構要注重進行調整和改革,所以組織結構的設計就顯得尤為重要了。文章將從組織結構設計的概念、內容、程序、原則等方面來展

2、開分析: 1組織結構設計的概念 組織結構的設計是一個復雜的問題,在進行組織結構的設計之前,要考慮組織和組織結構。 1.1組織與組織結構 組織是指職責、許可權和相互關系得到安排的一組人員及設施(GB/T19000ISO9000:2000),組織意味著一個正式的有意形成的職務結構或職位結構。 組織結構是指人員的職責、許可權和相互關系的安排(GB/T11000ISO9000:2000)。 在現(xiàn)代社會,組織的類型和種類越來越多。同時,由于組織規(guī)模的不斷擴大,組織面臨的內外環(huán)境的日益復雜,組織結構顯示出來的作用也越來越突出,越來越重要。主要是因為組織結構是企業(yè)資源和權力分配的載體,在企業(yè)的員工人的能動行

3、為下,通過信息傳遞,承載著企業(yè)的業(yè)務流動,推動或者阻礙著企業(yè)使命的實現(xiàn)。許多管理學家在分析組織活動成敗的過程中,得出這樣的結論:一個組織生命力的強弱往往與它的組織結構有直接的關系。組織結構合理,就會發(fā)揮巨大的“群體效應”;而組織結構不合理又會造成目標分散和力量的耗散。正是由于組織結構在企業(yè)中的基礎地位和關鍵作用,組織結構的設計才顯得尤其重要。 1.2組織結構設計的概念 所謂組織結構設計,就是為了保證組織目標的實現(xiàn),使組織現(xiàn)有的資源能最大限度的發(fā)揮作用,對組織內各個要素的職務范圍、權利、責任、架構進行確立、調整的過程。對這一概念的理解我們可以從以下方面去理解: 組織結構設計存在的目的,是為了保證

4、組織的目標的實現(xiàn),使現(xiàn)在的組織要素組合起來能發(fā)揮發(fā)揮1 1>2的整體效應;組織結構設計其實是對組織的各個要素重新進行安排的過程,是對各個要素的位置進行優(yōu)化安排的過程;組織結構設計能使現(xiàn)有的人力、物力資源發(fā)揮最大限度的作用。 2組織結構設計的主要內容 恰當?shù)脑O計組織結構,對于實現(xiàn)組織的目標是十分重要的,我們在進行組織結構設計時,必須正確考慮6個主要內容:職能設計、框架設計、協(xié)調設計、規(guī)范設計、人員設計和激勵設計。 職能設計。在組織結構設計時,首先應該考慮的是職能設計。職能是指人、事物、機構所應有的作用。從人的職能角度講,是指一定職位的人完成其職務的能力;事物的職能,一般等同于事物的功能;而

5、機構的職能一般包括機構所承擔的事務、職權、作用等內容。職能設計指的是設計企業(yè)的經營職能和管理職能。企業(yè)作為一種組織形式,要根據它的發(fā)展戰(zhàn)略和目標來設計經營、管理職能。企業(yè)的職能定位是否合理,將直接影響組織結構發(fā)揮作用。 框架設計?？蚣茉O計在企業(yè)組織設計中占據了一個主要部分,運用較多。其內容簡單來說就是對組織的縱向結構、橫向結構以及職能結構的劃分?？v向結構指的是管理幅度和管理層次的劃分;橫向結構指的是組織內部門的劃分;職能結構是對職權的劃分。 協(xié)調設計。協(xié)調設計是指對組織內的各個構成的協(xié)調方式的設計。在一個組織內,要有分工,更要有協(xié)作?？蚣茉O計研究的是分工,協(xié)調設計研究的就是協(xié)作。而做同一件事,

6、協(xié)調的方法不同,得到的結果也會有差異。協(xié)調方式的設計就是要保證組織內已經分工的各個層次、各個部門之間怎樣進行合理的協(xié)調、聯(lián)系、配合,才能保證各個層次和各個部門高效率的配合,發(fā)揮管理系統(tǒng)的整體效應。 規(guī)范設計。規(guī)范設計就是組織內的管理規(guī)范的設計。管理規(guī)范就是企業(yè)的各種規(guī)章制度,它是管理實施過程中的準則。組織結構設計最后還是要以規(guī)章制度來體現(xiàn),進而落實到實處。通過管理規(guī)范能保證組織內的各個構成要素,按照統(tǒng)一的要求和標準進行配合和行動。 人員設計。人員設計就是組織內的管理人員的設計。管理者是將企業(yè)的組織結構設計成為現(xiàn)實的基礎,因為每一項設計都要管理者去執(zhí)行。所以,按照組織設計的要求,必須進行人員設計

7、,根據人事相匹配的原則,配備相應數(shù)量和質量的人員。 激勵設計。激勵設計就是在組織中設計相應的激勵制度,定期或不定期的對管理人員進行激勵,以保證他們的工作積極性。激勵包括正激勵和負激勵。正激勵包括工資、福利等,負激勵包括各種約束機制,也就是所謂的獎懲制度。激勵制度一方面可以很好的調動管理人員的積極性,另一方面也能防止一些不正當和不規(guī)范的行為。 3組織結構設計的程序 確定組織的發(fā)展戰(zhàn)略及目標。組織的發(fā)展戰(zhàn)略和目標是開展組織結構設計時首先要考慮的因素,因為一個以制造為主的企業(yè)和一個以貿易為主的企業(yè)的組織結構是必然不同的,同時,組織的主要資源分配的方向決定于組織的戰(zhàn)略和目標,而組織結構設計的目的就是為

8、了更合理的利用組織的現(xiàn)有資源,達到整體資源使用效益最大化,進而實現(xiàn)組織的發(fā)展目標。所以,組織結構必須能夠支撐組織的戰(zhàn)略發(fā)展要求。        根據組織目標來確定企業(yè)的業(yè)務流程。組織的目標是企業(yè)發(fā)展的方向,為了實現(xiàn)組織的發(fā)展目標可以確定企業(yè)應該要開展的業(yè)務內容。將業(yè)務內容進行分類,明確各個類別的大致范圍和工作量,確定企業(yè)的業(yè)務總流程。使總體業(yè)務流程優(yōu)化,才能保證業(yè)務內容的順暢完成。 根據組織的業(yè)務流程來確定組織的結構框架。ISO9000稱:業(yè)務流程是一組將輸入轉化為輸出的相互關聯(lián)或相互作用的活動。 組織的結構可以分

9、為縱向結構和橫向結構,即承擔各項管理職能和業(yè)務的各個管理層次、部門、崗位。而業(yè)務流程就是業(yè)務內容在這些管理層次和管理部門中的輸入和輸出的相互關聯(lián)或相互作用的活動。組織結構的管理層次和管理部門就可以通過業(yè)務流程來確定。 確定組織結構框架下每一個工作崗位的權責體系。在組織的縱向結構和橫向結構中,有許多的工作崗位。根據組織最簡化原則,每一個工作崗位的工作內容都應該是不同的,所以,要針對著每一個工作崗位,確定它的工作內容、權限范圍、責任范圍。權責范圍的明確可以保證工作人員各司其職、各負其責。 配備合適的工作人員。工作崗位的權責體系確定后,就可以有意識的配備合適的工作人員了,畢竟,所有的工作、業(yè)務都要靠

10、工作人員來執(zhí)行。合適的工作人員意味著工作人員的數(shù)量和質量都和工作崗位的要求相匹配。另外,根據現(xiàn)代人力資源管理理念,要對所有的工作人員(包括中高層管理者和一線工作人員)開展定期定量的培訓,使他們的理論與實踐都能與時俱進,以便更好的勝任本職工作。 制定組織關系圖,并配備文字說明書。一個管理規(guī)范的組織應該在組織結構設計完成后,制定組織關系圖,下發(fā)到組織的各級管理者手中。除了這個組織關系圖外,還要配備文字說明書,要說明組織的各級結構以及各自的職能、權責范圍、業(yè)務流程、組織的管理原則等。 反饋和修正。組織結構設計完成運行后的半年或一年后,要將組織結構運行中反映出來的各種信息反饋到前述各個環(huán)節(jié)中去,定期或

11、不定期地對原有組織設計做出修正,使之不斷完善,不斷符合新的發(fā)展的需要。 4組織結構設計的原則 目標的原則。組織目標的實現(xiàn)要靠組織來完成,組織結構的存在是為完成組織目標服務的。達成組織目標是組織結構設計的最終目的。那么,在設計組織結構時,就要圍繞著怎樣利于更快、更好的實現(xiàn)目標進行。 精簡效能的原則。在設計組織結構和確定工作崗位時,在保證工作目標能順利實現(xiàn)的前提下,要盡量的減少組織結構的層級或個數(shù),剔除不必要的工作崗位,使整個組織能做到結構最簡化,人員最少化,最大限度的降低組織的管理成本。 權責對等的原則。在現(xiàn)代組織中,為了提高工作效率,分工越來越細。分工的細致化意味著要明確每一個部門的職責范圍,

12、同時,也要賦予其完成職責所必要的權力,兩者必須要協(xié)調一致,做到責任明確、權力恰當。 組織結構設計優(yōu)化的原則。組織結構設計好之后并不是一成不變的,因為組織的內部環(huán)境和外部環(huán)境都處在不停的變化之中,為了適應內外環(huán)境的變化,組織結構本身也要處在一個動態(tài)的變化之中,因時而變,因事而變。這就像沒有包治百病的良藥一樣,也沒有萬能的組織結構可以永恒不變。所以,要注重對組織結構的優(yōu)化。 正規(guī)化的原則。在組織結構設計的過程中,要求運用正規(guī)化的原則來對它進行設計。同時,要針對組織中的每一個崗位界定它的職責并書寫規(guī)范化的崗位說明書。另外,還要制定組織的各種規(guī)章制度,使整個組織的運行保持一種有章可循的狀態(tài)。 因人設職和因事設職相結合的原則。組織結構設計的根本目的是保證組織目標的實現(xiàn),使目標活動的每項內容都落實到具體的崗位和部門,使“事事有人做”,這就要求要因事設職,保證工作的完成;另一方面,在組織設計的過程中要保證人盡其才,這就要求因人設職,使“有能力的人有機會去做他們真正勝任的工作”。這兩個方面在組織設計時必須都考慮到。 適用的原則。組織結構設計時,要考慮到它是否適用。要保證設計好的組織結構能適應企業(yè)的執(zhí)行能力和一些好習慣,使員工使用時容易上手,而不是為了適應組織結構而阻礙正常工作的