財務制度大全：會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度

1、會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度 (樣例 單位的會計檔案包括貯存在磁盤 (軟盤和硬盤 上的會計文件和會計憑證、會計 帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。一、數(shù)據(jù)資料管理與保密機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、 報表,應按有關財會制度使用、保管。1、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。現(xiàn)金收付業(yè)務要做到當日業(yè)務當日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職 會計人員手工做記帳憑證,審核無誤后當日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記帳 頁,審核后交現(xiàn)金出納人員核 對現(xiàn)金庫存,相符后出納員及主管負責人 在帳頁上蓋章,按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印,年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝 訂成冊,加蓋封印妥為保管

2、。2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必 須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證,當日輸入計算機并打印銀行日記 帳,以保證銀行出納當日業(yè)務當日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后,出納和主 管會計簽字蓋章,按日裝訂成冊,年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊,并加 蓋封印,妥為保管?，F(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式,裝訂成冊,妥為保管。 3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種,有關會計人員應及時將 審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證,輸入計算機。機制憑證在輸入計 算機后要打印輸出,并與手編憑證同樣裝訂成冊,妥為保管。4、科

3、目匯總表、帳簿打印時間。(1現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。(2銀行余額調整表每月打印一次。(3總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。(4現(xiàn)金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次,并同該本 記帳憑證一起裝訂。(5會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經(jīng)有關財會 人員審核無誤后簽字生效。5、其他由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必須補充打印,并要求操作 人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章,財務主管簽字蓋章認可。二、數(shù)據(jù)備份管理1、由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性,必須經(jīng)常進行備份工作。2、在日常工作中 , 準備三套軟盤循環(huán)使用 , 隔日進行備份 , 以避免意外和人為錯 誤造成對工作的干

4、擾。3、需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳 務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。4、機內(nèi)憑證及總分類帳、明細分類帳、報表,應視同會計資料按月做兩套軟 盤備份,交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。三、會計檔案管理1、會計檔案存檔手續(xù) :打印輸出的憑證、帳冊、報表,必須有會計主管的 簽章才能存檔保管。2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全 , 備份軟盤必須貼上寫保護標簽 , 裝入盤套 , 放進 硬盒 , 存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按會計檔案 管理辦法規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。4、隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件以及購買的商品化 會計核算系統(tǒng)軟件,和以上軟件的備份磁盤,作為會計檔案保管。5、各類會計檔案的出借,均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章,如果對 備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性,應制作該備份磁盤的復制件, 使用復制件進行操作。6、必須加強會