秘書學(xué)的含義

1、秘書學(xué)的含義秘書的歷史和廣大秘書人員的豐富工作實(shí)踐，為秘書活動(dòng)及其規(guī)律的研究提供了條件。秘書學(xué)就是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展極其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢的科學(xué)，其目的在于使秘書工作科學(xué)化、理論化，以充分發(fā)揮其自身效能，具有極強(qiáng)的應(yīng)用特性。它的研究任務(wù)是揭示秘書活動(dòng)產(chǎn)生和發(fā)展的本質(zhì)和特性、功能和作用的一般規(guī)律和特殊規(guī)律，指導(dǎo)秘書工作走向理論化、規(guī)范化和科學(xué)化。秘書學(xué)的性質(zhì)一、 理論的應(yīng)用性 秘書學(xué)是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的應(yīng)用學(xué)科。二、 知識(shí)的綜合性 秘書學(xué)是一門綜合性的新興學(xué)科。三、 工作的政治性 秘書學(xué)是一門政治性很強(qiáng)的學(xué)科。四、 學(xué)科的群體性 秘書學(xué)是一門綜合性學(xué)科，同時(shí)也是一個(gè)獨(dú)立、完整的理論體系，是以

2、秘書學(xué)概論為主導(dǎo)的眾多學(xué)科群。秘書學(xué)的研究對(duì)象一、 秘書人員 秘書人員是秘書活動(dòng)的主體，秘書活動(dòng)主體研究是對(duì)秘書活動(dòng)主體的特征、地位、思想修養(yǎng)、心理素質(zhì)、職業(yè)道德、行為準(zhǔn)則等方面展開的研究二、 秘書工作 秘書工作是秘書活動(dòng)的客體要素，也是秘書活動(dòng)的載體要素，秘書活動(dòng)只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價(jià)值。三、 秘書方法 秘書方法是秘書活動(dòng)得以運(yùn)行的媒介，指秘書人員在認(rèn)識(shí)、表達(dá)和處理各種事物時(shí)所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。四、 領(lǐng)導(dǎo)意圖 領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動(dòng)的潛在要素，也是秘書活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度。五、 秘書環(huán)境 秘書環(huán)境是秘書活動(dòng)的外在要素。秘書工作的含義秘書工作就是以領(lǐng)導(dǎo)的工作

3、運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會(huì)、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作。秘書工作的內(nèi)容一、 政務(wù)性工作 政務(wù)性工作是指直接為領(lǐng)導(dǎo)決策（不限于黨政機(jī)關(guān)的政治決策，包括企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作，包括：調(diào)查研究、信息工作、參謀咨詢、協(xié)調(diào)工作、監(jiān)查工作、建議和提案工作、文字工作。二、 業(yè)務(wù)性工作 業(yè)務(wù)性工作是帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作，包括：文書處理、檔案管理、資料工作、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、密保工作、網(wǎng)站（網(wǎng)頁）管理、談判工作、公關(guān)工作。三、 事務(wù)性工作 事務(wù)性工作是指一些專業(yè)性不強(qiáng)、主要依靠經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心就能辦好的機(jī)關(guān)具體事務(wù)，包括：領(lǐng)導(dǎo)日程安排、隨從工作、通信聯(lián)絡(luò)、接待和禮儀、值班和突發(fā)事件處理

4、、機(jī)關(guān)日常事物的管理。秘書工作的特點(diǎn)一、政治性 秘書工作，是為現(xiàn)時(shí)的領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)的，必然體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的意志和愿望，帶有較強(qiáng)的政治性。二、輔助性 秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策管理和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作，因此，輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征。三、綜合性 秘書工作的綜合性，是由秘書機(jī)構(gòu)的綜合性決定的，隨著現(xiàn)代化管理進(jìn)程的加快而更加顯得突出。四、機(jī)要性 秘書工作的機(jī)要性，就是指秘書工作的機(jī)密性和重要性。五、事務(wù)性 秘書工作的事務(wù)性，主要是指秘書和秘書部門是為領(lǐng)導(dǎo)中樞和領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的，這種服務(wù)往往體現(xiàn)在對(duì)各種事物性工作的處理上。六、被動(dòng)性 秘書工作的被動(dòng)性是由秘書工作的輔助性特點(diǎn)和服務(wù)宗旨所決定的，秘

5、書和秘書部門的工作總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)中樞和領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要而進(jìn)行的。秘書工作的作用一、 參謀、助手作用 秘書部門和秘書人員經(jīng)常調(diào)查情況，研究政策，向領(lǐng)導(dǎo)提供信息、資料、文件等決策依據(jù)；出謀劃策，提出工作建議和決策方案，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，制定工作計(jì)劃，起到參謀作用。二、 樞紐作用 秘書工作的樞紐作用首先表現(xiàn)在它要做好上情下達(dá)，下情上達(dá)的工作。三、 協(xié)調(diào)作用 秘書部門和秘書人員運(yùn)用各種工作方式和手段在單位與單位之間、部門與部門之間、個(gè)人與個(gè)人之間聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)商、調(diào)節(jié)，使之消除隔閡，解決矛盾，目標(biāo)統(tǒng)一，步調(diào)一致密切合作，達(dá)到最佳工作效果和最高工作效率。四、 耳目工作 秘書工作的耳目工作是指秘書要充當(dāng)領(lǐng)

6、導(dǎo)的“眼睛”和“耳朵”。五、 門面工作 秘書機(jī)構(gòu)素有“關(guān)口”、“窗口”之稱。秘書工作是一個(gè)組織與各方面聯(lián)絡(luò)、接洽的門面和窗口，反映了這個(gè)組織工作作風(fēng)和領(lǐng)導(dǎo)水平的高低優(yōu)劣，對(duì)于樹立組織的良好形象影響很大。秘書工作的原則一、 保密原則 保密既是對(duì)秘書人員的要求，又是秘書工作的原則。二、準(zhǔn)確原則 準(zhǔn)確，是對(duì)秘書工作質(zhì)量的要求，也是提高效率的基礎(chǔ)。三、迅速原則 迅速，是對(duì)秘書工作效率的要求，指辦文辦事講究時(shí)效做到用最少的時(shí)間、最小的花費(fèi)，取得最佳的效果。四、實(shí)事求是的原則 堅(jiān)持實(shí)事求是是 一切工作的原則。秘書工作的方法一、調(diào)查方法 調(diào)查研究是秘書人員的重要職責(zé)之一，它貫穿于秘書人員的各項(xiàng)任務(wù)之中，是十

7、分重要的工作方法。二、研究方法 秘書掌握研究方法，可以提高秘書工作的預(yù)見性、主動(dòng)性、和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮秘書工作的參謀性作用。三、參謀方法 秘書的參謀活動(dòng)，是以秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對(duì)象，以輔助領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策與管理為目標(biāo)，以出謀獻(xiàn)策為手段，進(jìn)而影響領(lǐng)導(dǎo)行為的過程秘書工作的常規(guī)方法1、 從把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。2、 從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。3、 從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。4、 從把握領(lǐng)導(dǎo)一體的實(shí)質(zhì)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。請(qǐng)示的方法1、 請(qǐng)示的對(duì)象要準(zhǔn)確2、 請(qǐng)示的內(nèi)容要單一3、 請(qǐng)示的時(shí)機(jī)要恰當(dāng)4、 輕視的形式要靈活報(bào)告的方法1、 報(bào)告的內(nèi)容要客觀真實(shí)2、

8、 報(bào)告的語言要簡明扼要3、 報(bào)告要區(qū)分不同對(duì)象4、 報(bào)告要選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)5、 報(bào)告的方式要靈活擋駕的方法1、 來訪擋駕2、 電話擋駕3、 事務(wù)活動(dòng)擋駕協(xié)調(diào)方法 協(xié)調(diào)就是解決矛盾。通過協(xié)調(diào)，淡化矛盾，調(diào)和矛盾，最終解決矛盾。協(xié)調(diào)方法是指為達(dá)到協(xié)調(diào)目的所采取的有條理、可因循的措施和辦法。秘書開展督查工作的方法主要有：1、 時(shí)效性較強(qiáng)的要及時(shí)催辦2、 時(shí)限性長的要分階段催辦3、 涉及部門多的項(xiàng)目要聯(lián)合催辦4、 難點(diǎn)問題要上門催辦5、 涉及基層的事項(xiàng)依靠督查網(wǎng)絡(luò)催辦工作進(jìn)程調(diào)度方法1、 ABC分類處理方法2、 集中辦理與分段進(jìn)行相結(jié)合的方法3、 統(tǒng)籌計(jì)劃法秘書機(jī)構(gòu)的概述秘書部門即秘書機(jī)構(gòu)，是秘書人員工

9、作的地方，也是秘書群體和個(gè)體活動(dòng)的組織形式。秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則1、 適應(yīng)性原則（1） 一個(gè)機(jī)關(guān)或單位必須根據(jù)實(shí)際需要決定是否設(shè)立秘書機(jī)構(gòu)。（2） 一個(gè)機(jī)關(guān)是否只設(shè)置一個(gè)秘書部門（一般就是辦公廳或辦公室），應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要來確定。（3） 秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部層次和人員編制應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要決定。2、 精簡原則 精簡原則是指秘書機(jī)構(gòu)必須精簡，其目的是減少層次，減少環(huán)節(jié)，高效運(yùn)轉(zhuǎn)。3、 高效原則 高效原則是指秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，力求辦事效率高。必須注重秘書機(jī)構(gòu)的群體優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機(jī)構(gòu)的整體效能，有效利用所有資源.4、 相對(duì)穩(wěn)定性原則 穩(wěn)定原則是指秘書機(jī)構(gòu)一旦建立起來，就應(yīng)當(dāng)保持相對(duì)穩(wěn)定的狀態(tài)。秘書的輔助

10、管理職能一、 輔助獲取并利用信息（1） 在獲取信息的方向上參謀輔助 分析信息本質(zhì)，不為假象蒙蔽。 提供客觀信息，保證領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。（2） 在擴(kuò)大信息量上的參謀輔助 秘書在信息的收集過程中，要重點(diǎn)把握最新的動(dòng)態(tài)和數(shù)據(jù)，并有選擇的對(duì)本機(jī)關(guān)單位或單位有用的信息進(jìn)行摘錄、摘要或剪切加工，然后在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)提供給領(lǐng)導(dǎo)，使之在精要的閱讀中擴(kuò)大信息量。 秘書在廣泛的調(diào)查研究中，要牢牢把握食物的發(fā)展變化，并對(duì)事物變化的信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)處理，編寫針對(duì)性較強(qiáng)的“信息快報(bào)”供領(lǐng)導(dǎo)閱知。（3） 在優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)上的參謀輔助若發(fā)現(xiàn)信息結(jié)構(gòu)不合理，秘書一方面要獲取并及時(shí)提供所短缺的信息；另一方面應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)者重視信息結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象

11、，建議采取措施優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)。二、 秘書輔助決策1、 決策準(zhǔn)備階段（1） 做出某項(xiàng)決策是否必須和應(yīng)該 協(xié)助分析某項(xiàng)決策的重要性和必要性，主要看該項(xiàng)決策是否是本單位本組織的關(guān)鍵和要害問題。 從權(quán)責(zé)與法律的角度分析某項(xiàng)決策是否在本組織的領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)，是否與國家方針、政策、法律相悖，是否與上級(jí)、相關(guān)職能部門及本機(jī)關(guān)的其他決策有沖突。（2） 決策前的信息是否全面和真實(shí)。（3） 某項(xiàng)決策在何時(shí)做出最恰當(dāng)。（4） 看決策目標(biāo)是否有實(shí)現(xiàn)的可能。（5） 看決策內(nèi)容是否規(guī)范和系統(tǒng) 。 決策內(nèi)容的規(guī)范性包括據(jù)以決策的信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確和全面；決策的程序是否規(guī)范、科學(xué)、合理；決策的目標(biāo)是否切合實(shí)際和有可能實(shí)現(xiàn)；

12、決策的執(zhí)行是否完善和可操作；執(zhí)行的監(jiān)控是否嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。 決策內(nèi)容的系統(tǒng)性，就是看該決策在單位和組織的整體中所產(chǎn)生的綜合效應(yīng)及對(duì)眼下和將來的影響。（6） 決策是規(guī)劃未來、影響未來工作的決斷。要使決策正確可行，必須對(duì)決策對(duì)象未來發(fā)展作出科學(xué)的預(yù)測。對(duì)未來發(fā)展作出正確判斷將決定決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的程度。輔助監(jiān)督檢查1、 秘書輔助監(jiān)督檢查的意義督促檢查是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策、保證領(lǐng)導(dǎo)工作部署得以有效實(shí)施的重要組成部分。2、 秘書督促檢查的內(nèi)容（1） 發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機(jī)構(gòu)出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象，提出監(jiān)督檢查建議（2） 檢查執(zhí)行的實(shí)施進(jìn)展情況，保證執(zhí)行順利進(jìn)行（3） 督促檢查辦理決策方案的措施，保證實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)（4） 及時(shí)反饋實(shí)施的情況，

13、評(píng)估歸納督促檢查效果3、 秘書輔助督促檢查的種類（1） 一般性督促檢查。這是指組織系統(tǒng)內(nèi)部按層次和隸屬關(guān)系、工作關(guān)系，自上而下和橫向交錯(cuò)的督促檢查。（2） 專門性督促檢查。這是指組織內(nèi)部就重大關(guān)系的決策問題設(shè)立專門機(jī)構(gòu)對(duì)執(zhí)行組織的專項(xiàng)管理活動(dòng)實(shí)行的監(jiān)督檢查。4、 秘書督促檢查的要領(lǐng)（1） 重點(diǎn)督查。 （2） 堅(jiān)持原則。（3） 及時(shí)反饋。秘書的綜合服務(wù)職能（一） 秘書“辦文”服務(wù)事務(wù)（1） “辦文”在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。（2） 秘書在“辦文”服務(wù)事務(wù)處理過程中，要熟練掌握并嚴(yán)格按各類文書的規(guī)范格式要求進(jìn)行撰寫；要嚴(yán)格按文書運(yùn)行程序操作；要講已經(jīng)辦理完畢的文書進(jìn)行整理

14、立卷及歸檔保管，以備查考利用。（二） 秘書“辦會(huì)”服務(wù)事務(wù)（1） 秘書“辦會(huì)”指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)議、為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期效果提供服務(wù)的事務(wù)工作。（2） 秘書辦理會(huì)議事務(wù)主要包括會(huì)前準(zhǔn)備，會(huì)間服務(wù)，會(huì)后事務(wù)及在會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后的大量會(huì)議文字工作和文件材料處理事務(wù)。（三） 秘書“辦事”服務(wù)事物秘書“辦事”服務(wù)事務(wù)是指為領(lǐng)導(dǎo)操辦處理勤雜事物。秘書“辦事”服務(wù)事物的范圍相當(dāng)廣泛，大體上可以分為常規(guī)事務(wù)、隨機(jī)事物和受權(quán)理事三類。秘書處辦公室工作職責(zé)：1、 主持秘書處日常工作2、 負(fù)責(zé)起草、擬定協(xié)會(huì)職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法及相關(guān)文件等。3、 負(fù)責(zé)整理保存的協(xié)會(huì)各類文件、檔案資

15、料。4、 負(fù)責(zé)組織策劃和安排協(xié)會(huì)各類會(huì)議及有關(guān)活動(dòng)的前期準(zhǔn)備工作，并做好會(huì)議記錄。5、 負(fù)責(zé)對(duì)外辦理各類申報(bào)、申辦、年檢手續(xù)及相關(guān)協(xié)調(diào)事物處理。6、 做好與政府、企業(yè)、上級(jí)協(xié)會(huì)以及其他社團(tuán)組織機(jī)構(gòu)的溝通、交流工作。7、 協(xié)調(diào)、參與秘書處內(nèi)設(shè)各部門的有關(guān)工作。8、 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。秘書處組織聯(lián)絡(luò)部工作職責(zé)1、 負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)內(nèi)外聯(lián)絡(luò)活動(dòng)和資金籌集2、 負(fù)責(zé)與政府、企業(yè)及其他社團(tuán)組織的溝通聯(lián)絡(luò)，尋求合作機(jī)會(huì)，為協(xié)會(huì)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)外環(huán)境和提供必要的幫助。3、 以合理合法的方式為協(xié)會(huì)籌集活動(dòng)經(jīng)費(fèi)和發(fā)展資金，拓展協(xié)會(huì)的生存空間。4、 有計(jì)劃地組織會(huì)員單位舉行適當(dāng)?shù)目疾鞂W(xué)習(xí)、交流活動(dòng)，增強(qiáng)協(xié)

16、會(huì)的凝聚力。5、 負(fù)責(zé)做好行業(yè)先進(jìn)典型的推介、評(píng)選、申報(bào)工作。6、 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。秘書處信息研究部工作職責(zé)1、 負(fù)責(zé)做好網(wǎng)站的正常運(yùn)行、上傳和維護(hù)工作。2、 負(fù)責(zé)建立通聯(lián)隊(duì)伍，健全通訊員網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)收集篩選、反饋各類信息，適時(shí)組織通訊員培訓(xùn)交流活動(dòng)。3、 建立激勵(lì)機(jī)制，落實(shí)信息和宣傳工作實(shí)施意見。4、 抓住行業(yè)企業(yè)發(fā)展問題，進(jìn)行專題研究，為政府決策提供可靠依據(jù)。5、 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容1、 愛崗敬業(yè)、任勞任怨2、 尊重領(lǐng)導(dǎo)、主動(dòng)服務(wù)3、 遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機(jī)密4、 團(tuán)結(jié)合作、廉潔奉公5、 謹(jǐn)行尚實(shí)、善于學(xué)習(xí)危機(jī)處理能力1、 有危機(jī)意識(shí)2、 做到當(dāng)機(jī)立

17、斷3、 能夠沉著應(yīng)對(duì)4、 善于總結(jié)秘書如何克服焦慮的心里障礙（1） 樹立自信（2） 不患得患失（3） 制定新計(jì)劃秘書如何在工作中保持健康的心理健康（1） 要樹立正確的人生觀（2） 要樹立適度的報(bào)復(fù)水準(zhǔn)（3） 要?jiǎng)?chuàng)造良好的人際關(guān)系（4） 要及時(shí)調(diào)整不良心理（5） 要參加各種有益活動(dòng)秘書調(diào)查研究工作的特點(diǎn)1、 一致性2、 經(jīng)常性3、 廣泛性秘書調(diào)查研究的作用1、 調(diào)查研究是秘書人員幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地決策和管理的前提2、 調(diào)查研究是秘書人員完成好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)3、 調(diào)查研究是提高秘書人員的工作能力和綜合素質(zhì)的必要途徑調(diào)查研究的方法1、 實(shí)地觀察法 實(shí)地觀察法是指調(diào)查者親自到現(xiàn)場，通過對(duì)調(diào)查對(duì)象的直接感知來獲取第一手資料的一種調(diào)查研究方法。2、 個(gè)別訪談法 個(gè)別訪談法是指調(diào)查者通過與調(diào)查研究對(duì)象進(jìn)行面對(duì)面訪問交談來獲取較深層次信息的一種調(diào)查方法。3、 座談?wù){(diào)查法 座談?wù){(diào)查法是指調(diào)查者以座談會(huì)的方式把調(diào)查對(duì)象召集在一起，對(duì)其進(jìn)行詢問或引導(dǎo)他們進(jìn)行討論來獲取直接材料的一種調(diào)查研究方法。4、 問卷調(diào)查法 問卷調(diào)查法是目前國內(nèi)外社會(huì)調(diào)查中使用最廣泛的一種方法。5、 通信調(diào)查法 通信調(diào)查法是指調(diào)查者利用電話或郵件向被調(diào)查對(duì)象了解應(yīng)該查知的事項(xiàng)的一種調(diào)查研究方法。6、 網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法 網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法是指調(diào)查者利用網(wǎng)絡(luò)把分散的調(diào)查力量組織起來，圍繞一定主題開展調(diào)查的一種調(diào)查研究方法。信息收集