的復(fù)制頒發(fā)保存回收及銷毀管理規(guī)程

1、 焦作中維化工有限公司標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（Standard Operating Procedure）Page 1 of 4文件名 ：文件的復(fù)制、頒發(fā)、保存、回收及銷毀管理規(guī)程Title ：Document Control SystemCopy/Distribute/Hold/Callback/Dispose文件編碼Number ：4/01 修改前Supersedes：新制訂起草人Originator ： 年 月 日 部門（質(zhì)量保證部QA） 審核人Review ： 年 月 日 部門（質(zhì)量保證部QA） 批準(zhǔn)人Approved by QM ： 年 月 日 部門（質(zhì)量保證部經(jīng)理） 生效日期Take Effe

2、ct ： 年 月 日1、范圍（Scope）1.1本規(guī)程規(guī)定了焦作中維化工有限公司標(biāo)準(zhǔn)文件及記錄的復(fù)制、頒發(fā)、保存、回收及銷毀。2、目的（Purpose）2.1建立文件的復(fù)制、頒發(fā)、保存、回收、銷毀等管理規(guī)程，以保證文件實(shí)施過程準(zhǔn)確無誤，從而使公司文件管理規(guī)范化。3、職責(zé)（Responsibilities）3.1質(zhì)量保證部及各部門文件管理者對(duì)執(zhí)行本規(guī)程負(fù)責(zé)。4、程序（Procedures）4.1 文件的管理原則 文件準(zhǔn)確無誤；使用最新版本；批準(zhǔn)使用的文件是一切“行為”的準(zhǔn)則，不得任意修改。4.2 待頒發(fā)文件的復(fù)制 復(fù)制的基本要求：.1 經(jīng)批準(zhǔn)后的文件方可進(jìn)行復(fù)制，文件復(fù)制可以印刷、復(fù)印或電腦復(fù)制

3、，復(fù)制件必須清晰、易識(shí)讀。.2 文件復(fù)制由質(zhì)量保證部QA專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按批準(zhǔn)的復(fù)制份數(shù)執(zhí)行，嚴(yán)禁私自翻印或手抄寫，復(fù)制的廢件應(yīng)用適當(dāng)?shù)姆椒皶r(shí)銷毀。頒發(fā)部門：質(zhì)量保證部QA分發(fā)部門：全體部門 焦作中維化工有限公司標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（Standard Operating Procedure）Page 2 of 4文件名 ：文件的復(fù)制、頒發(fā)、保存、回收及銷毀管理規(guī)程Title ：Document Control SystemCopy/Distribute/Hold/Callback/Dispose文件編碼Number ：4/01 修改前Supersedes：新制訂 復(fù)制程序.1技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程

4、及其所屬空白記錄經(jīng)批準(zhǔn)后，由質(zhì)量保證部（QA）確定復(fù)制份數(shù)，填寫“文件復(fù)制登記表”，經(jīng)質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，安排復(fù)制。.2崗位責(zé)任制由人力資源主管部門確定復(fù)制份數(shù)，填寫“文件復(fù)制登記表”，經(jīng)人力資源主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，安排復(fù)制。.3 其它類標(biāo)準(zhǔn)文件經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部確定復(fù)制份數(shù)，填寫“文件復(fù)制登記表”，由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，安排復(fù)制。4.3 文件的頒發(fā) 文件復(fù)制后，經(jīng)核對(duì)無誤，受控文件蓋綠色受控印章，受控文件所附空白記錄屬記錄樣式蓋綠色受控印章，屬控制記錄蓋紅色原件確認(rèn)章，其它類標(biāo)準(zhǔn)文件蓋公司公章即可頒發(fā)。（其中蓋有紅色確認(rèn)章的生產(chǎn)指示書、生產(chǎn)記錄書、批生產(chǎn)指令和批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄原件

5、由質(zhì)量保證部（QA）保存一份，不頒發(fā)到各生產(chǎn)部門） 文件頒發(fā)應(yīng)在生效日期前，且盡可能有五個(gè)工作日的時(shí)間， 以便執(zhí)行者熟悉文件內(nèi)容。 文件的頒發(fā)由文件頒發(fā)部門發(fā)放。發(fā)放時(shí)填寫“文件發(fā)放記錄”，收件人簽名，根據(jù)發(fā)放記錄可追溯每份文件的使用部門或使用人，并可及時(shí)回收舊版文件。 4.4 文件的保存 質(zhì)量保證部（QA）保存一套現(xiàn)行文件及所屬空白記錄原件，各部門指定專人管理頒發(fā)到本部門的各類受控文件及所屬空白記錄原件。其它類標(biāo)準(zhǔn)文件由行政部管理。 各生產(chǎn)車間整理好的批生產(chǎn)指示書、生產(chǎn)記錄書、批生產(chǎn)指令和批生產(chǎn)記錄，由質(zhì)量保證部（QA）審核簽名并歸檔保存至少10年，其它生產(chǎn)記錄由各使用部門歸檔保存至少5年。

6、 成品批檢驗(yàn)記錄由QC整理，交質(zhì)量保證部（QA）審核，并歸檔保存至少10年。其余檢驗(yàn)原始記錄由檢驗(yàn)實(shí)施部門歸檔保存至少5年。 作廢的舊版文件，由質(zhì)量保證部（QA）在其中一份蓋上“作廢存檔”章，與現(xiàn)行文件隔離保存，其余進(jìn)行銷毀處理。4.5 文件的回收 在下列情況下需要及時(shí)回收文件，并填寫“文件回收記錄”：.1 修訂文件的申請(qǐng)批準(zhǔn)后，自新版文件生效之日起，原文件立即廢止，并及時(shí)回收。.2 文件發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，必須立即廢止并及時(shí)回收。焦作中維化工有限公司標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（Standard Operating Procedure）Page 3 of 4文件名 ：文件的復(fù)制、頒發(fā)、保存、回收及銷毀管理規(guī)程Titl

7、e ：Document Control SystemCopy/Distribute/Hold/Callback/Dispose文件編碼Number ：4/01 修改前Supersedes：新制訂4.6 文件的銷毀 以下文件應(yīng)銷毀：.1 文件編訂或修訂過程中的草稿、復(fù)制件及打印過程中的草稿。.2 回收的舊版文件及其它的廢止文件，但“作廢存檔”的文件除外。.3 收回的破損文件及超過保存期的所有記錄。 凡應(yīng)銷毀的受控文件、所屬空白記錄原件及保存在QA的超過保存期的批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄，由質(zhì)量保證部文件管理員收集、清點(diǎn)，填寫“文件銷毀處理單”，經(jīng)質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，指定銷毀人和監(jiān)銷人，兩人同時(shí)在

8、場，用碎紙機(jī)粉碎或焚燒銷毀，記錄銷毀情況。 應(yīng)銷毀的其它生產(chǎn)及檢驗(yàn)記錄，由相應(yīng)的保存部門收集、清點(diǎn)，填寫“文件銷毀處理單”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，指定銷毀人和監(jiān)銷人，兩人同時(shí)在場，用碎紙機(jī)粉碎或焚燒銷毀，記錄銷毀情況。 應(yīng)銷毀的其它類文件由行政部收集、清點(diǎn)，填寫“文件銷毀處理單”，由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，指定銷毀人和監(jiān)銷人，兩人同時(shí)在場進(jìn)行銷毀，并記錄銷毀情況。4.7 記錄的復(fù)制使用 蓋有綠色確認(rèn)章的記錄屬記錄的一種樣式，各使用部門在確認(rèn)內(nèi)容與樣式一致的情況下，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可自行制作使用。 經(jīng)確認(rèn)（蓋有紅色原件確認(rèn)章）的生產(chǎn)指示書、生產(chǎn)記錄書、批生產(chǎn)指令和批生產(chǎn)記錄的復(fù)制使用見各品種的生產(chǎn)指

9、示書、生產(chǎn)記錄書管理規(guī)程。 經(jīng)確認(rèn)（蓋有紅色原件確認(rèn)章）的批檢驗(yàn)記錄，由QC負(fù)責(zé)人指定專人，填寫“文件復(fù)制登記表”，經(jīng)QC負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，安排復(fù)制。產(chǎn)品生產(chǎn)指示書、生產(chǎn)記錄書的復(fù)制使用執(zhí)行產(chǎn)品生產(chǎn)指示書、生產(chǎn)記錄書管理規(guī)程； 復(fù)制好的批檢驗(yàn)記錄，經(jīng)QC負(fù)責(zé)人簽名后，由QC負(fù)責(zé)人指定專人發(fā)放。發(fā)放時(shí)填寫“文件發(fā)放記錄”，收件人簽名。 4.8 其它規(guī)定 需臨時(shí)借閱受控文件時(shí)，必需從質(zhì)量保證部（QA）借閱，各部門之間不得相互借閱。借閱時(shí)填寫“文件借閱申請(qǐng)審批表”，經(jīng)質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在公司管理范圍內(nèi)閱讀，受控文件一律不得外借。 文件使用部門將文件丟失或文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，文件使用部門應(yīng)到

10、QA或行政部辦焦作中維化工有限公司標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（Standard Operating Procedure）Page 4 of 4文件名 ：文件的復(fù)制、頒發(fā)、保存、回收及銷毀管理規(guī)程Title ：Document Control SystemCopy/Distribute/Hold/Callback/Dispose文件編碼Number ：4/01 修改前Supersedes：新制訂理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，填寫“文件領(lǐng)用申請(qǐng)審批表”，經(jīng)文件頒發(fā)部門核實(shí)批準(zhǔn)后重新補(bǔ)發(fā)。破損文件必須收回，必要時(shí)可對(duì)丟失文件的部門進(jìn)行培訓(xùn)教育或予以適當(dāng)處罰。 質(zhì)量保證部（QA）在每次內(nèi)部質(zhì)量審核前，全面檢查各類受控文件的有效性

11、，檢查使用部門或使用者手中的文件是否為有效版本，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。 質(zhì)量保證部（QA）和生產(chǎn)計(jì)劃部應(yīng)負(fù)責(zé)定期到有關(guān)部門檢查所使用的國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、部頒標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部標(biāo)準(zhǔn)文件是否為有效版本，以便及時(shí)更換、修訂文件。 其它類標(biāo)準(zhǔn)文件由行政人事部組織檢查其有效性。5、記錄的保管（Document retention）5.1文件發(fā)放記錄、文件回收記錄、文件銷毀記錄、文件借閱申請(qǐng)審批表、文件領(lǐng)用申請(qǐng)審批單在質(zhì)量保證部（QA）保管5年。 5.2 生產(chǎn)指示書、生產(chǎn)記錄書、批生產(chǎn)指令及批生產(chǎn)記錄的發(fā)放記錄由生產(chǎn)部保管5年。5.3 批檢驗(yàn)記錄的發(fā)放記錄由QC保管5年。 5.4 文件復(fù)制登記表在各使用部

12、門保存5年。6、附屬資料（Appendix）6.1 文件發(fā)放記錄6.2 文件回收記錄6.3 文件銷毀處理單6.4 文件借閱申請(qǐng)審批表6.5 文件領(lǐng)用申請(qǐng)審批單6.6 文件復(fù)制登記表7、突發(fā)事件(Contingencies)因不可預(yù)測的原因，若不能按照這個(gè)程序書上規(guī)定的各項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)，由質(zhì)量保證部經(jīng)理決定。8、修訂簡歷(Revision record)新制訂：2011年09月15日 起草人： QR.SOP.QM.004/01 P1/6 焦作中維化工有限公司文 件 發(fā) 放 記 錄文件名稱文件編碼發(fā)件部門文件（復(fù)制）共 份收件部門收件者/日期備 注QR.SOP.QM.004/01 P2/6焦作中維化工有限公司文 件 回 收 記 錄 文件名稱文件編碼 回收原因： 回收部門：交 回 文 件 部 門交件者/日期備 注QR.SOP.QM.004/01 P3/6焦作中維化工有限公司文 件 銷 毀 處 理 單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)理由： 年 月 日序號(hào)銷 毀 文 件 名 稱銷毀文件編碼份數(shù)審核意見： 簽名： 年 月 日銷毀情況： 銷毀人： 年 月 日 監(jiān)銷人： 年 月 日QR.SOP.QM.004/01 P4/6焦作中維化工有限公司文件借閱申請(qǐng)審批表 申請(qǐng)借閱人日期借閱人部門申請(qǐng)借閱文件名稱借閱理由