監(jiān)理資料員工作指引

1、監(jiān)理資料員工作指引項目監(jiān)理資料員工作指引前言為進一步加強項目監(jiān)理部檔案資料規(guī)范化管理， 引導(dǎo)項目監(jiān)理資料員掌握工作流程和標準，明確工作職責(zé)，知曉工作重點、快速提升自己，迅速開展監(jiān)理資料管理工作。保證項目監(jiān)理檔案資料規(guī)范化、 標準化， 且整理及時、 真實完整、分類有序、保存齊全完整、美觀整潔。有鑒于此，特編制本工作指引。一、 監(jiān)理資料的分類和基本內(nèi)容在工程項目的監(jiān)理工作中， 會涉及并產(chǎn)生大量的信息與檔案資料，這些信息或檔案資料中， 有些是監(jiān)理工作的依據(jù)，如招標投標文件、合同文件、業(yè)主針對該項目制定的有關(guān)工作制度或規(guī)定、監(jiān)理規(guī)劃與監(jiān)理大綱，有些是監(jiān)理丁作中形成的文件， 表明了工程項目的建設(shè)情況也是

2、今后工作所要查閱的，如監(jiān)理工程師通知、專項監(jiān)理工作報告、會議紀要、施工方案審本意見等，有些則是反映工程質(zhì)量的文件，是今后監(jiān)理驗收或工程項目驗收的依據(jù)。因此監(jiān)理人員在監(jiān)理工作中應(yīng)對這些文件資料進行管理。建設(shè)項目立項批文；建設(shè)工程規(guī)監(jiān)劃許可證、建設(shè)理2-用地規(guī)劃許可資前 1證、建設(shè)用地紅料期線圖、施工許可文的證（可要求業(yè)主件管提供）質(zhì)量監(jiān)督站提供的建筑與安裝理2-2 工程質(zhì)量監(jiān)督計劃包施工圖紙報建相關(guān)部門批復(fù)意見：設(shè)計施工圖審查批復(fù)文件 、括2-3 消防審查意見書、消防審查意見書、抗震審核意見書、 人防審核意見書、環(huán)境評價意見書工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告三大方面，第一方面是對施工單位的資料管理工作

3、進行3-1 設(shè)計圖紙清單、會審會議紀要 設(shè)計交底及圖紙3-2 監(jiān)理內(nèi)部讀圖成果設(shè)工程設(shè)計、技術(shù)變更臺帳、 工程變更文件 ( 含業(yè)主指令 ) ：按專業(yè)計劃分（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、通風(fēng)、電梯、弱電）3 管3理-3文件監(jiān)理大綱（公司投標文件， 特殊監(jiān) 4-1 項目可以提供給項目監(jiān)理部）理 4-2 監(jiān)理規(guī)劃4工 4-3 監(jiān)理交底記錄文件） （對內(nèi)、外部交底作監(jiān)理實施細則方 4-4案施工組織設(shè)計 ( 含施工組織設(shè)計施 5-1 報審表 )質(zhì)量專項施工方案 ( 含施工方案5 工 5-2 報審表 ) ：季節(jié)性施工方案 ( 含施工方案報審表 )組 5-3 安全專項施工方案織分包單位的施工組織設(shè)計及專項施工

4、方案（含報審表）設(shè)計（ 5-4方案）6-1監(jiān)理人員資質(zhì)證書監(jiān)理單位公司資質(zhì)證書、項目單總包項目施工人員登記表及上崗證 ( 含施工管理人員變更報審6-2表) ；包含總包成品、 半成品單位位資質(zhì)6分包單位資格報審表 ( 含資質(zhì)資 6-3 資料及人員上崗證 )質(zhì)分包成品、半成品供應(yīng)單位資質(zhì)報審表 ( 含資質(zhì)資料 )6-4工程實驗室 ( 包括見證取樣送檢實驗室 ) 資質(zhì)資料7-1工程開工復(fù)工報審表7-2工程暫停令進 7-3 終延期審批表工程臨時延期審批表、工程最度 7-4 業(yè)主總建設(shè)發(fā)展計劃7控 7-5 總包監(jiān)理總進度控制計劃、制 7-6 總包施工單位施工總進度計劃、專項進度計劃 7-7 總包施工單位

5、月施工進度計劃、月報7-8 總包施工單位周施工進度計劃、周報7-9 分包施工單位施工總進度計劃7-1分包施工單位月施工進度計劃07-1分包施工單位周施工進度計劃18-1 施工測量放線報審文件8-2 基坑沉降位移觀測記錄、測報告 基坑檢8.3 主體施工沉降觀測結(jié)果8-4 工程質(zhì)量問題處理記錄及質(zhì)量事故處理報告8-5 材料進場驗收、見證取樣臺帳：乙供材樣板審批表8-6 砼澆筑令質(zhì) 8-7 建筑材料及設(shè)備報審資料量 8-8 樣板點評記錄（施工樣板確認單）8控 8-9 坐標、場地移交記錄及重要工序移交記錄制檢驗批質(zhì)量驗收記錄( 含工程報8-1 驗單 )0隱蔽工程質(zhì)量驗收記錄( 含工程8-1報驗單 )1

6、分項工程質(zhì)量驗收記錄( 含工程8.12 報驗單 )分部工程質(zhì)量驗收記錄( 含工程8-1報驗單 )38-148-15專項驗收文件其他有關(guān)工程質(zhì)量控制的文件9-1安全監(jiān)理大綱、特殊分部分項工程安全監(jiān)理細則、安全應(yīng)急預(yù)案等9-2標、安全職責(zé)分工項目安全組織架構(gòu)、 安全監(jiān)理目9-3月檢、專項檢查）監(jiān)理單位安全檢查記錄（周檢、9-4施工單位安全施工許可證、 項目相關(guān)人員安全培訓(xùn)合格證、 特殊工種上崗證的核查匯總9-5總施工單位安全交底記錄核查匯安 9-6主要施工設(shè)備進 / 出場報審表全 9-7吊、施工電梯）施工設(shè)備維保記錄 （月檢）（塔9錄審核安全防護材料 / 用品質(zhì)量記監(jiān) 9-8理 9-9 安料全措施

7、費用專項支付審批資9-109-119-12安全事故處理資料安全旁站監(jiān)理資料垂直運輸設(shè)備（塔吊、施工電梯）、外腳手架驗收合格證明資料9-1安全監(jiān)理大綱、特殊分部分項工3程安全監(jiān)理細則、安全應(yīng)急預(yù)案等10-進度款審批文件（形象進度1審批表）10-現(xiàn)場簽證資料2造10-招標文件、預(yù)算書3價1010-控結(jié)算書制410-費用索賠報告510-監(jiān)理費申請報告611-監(jiān)理例會會議紀要會 1議 11- 專題工地會議紀要11紀 2要 11- 監(jiān)理交底會議紀要311-111-211-311-411-511-611-712-1監(jiān)理 2簡12-報312 、12-工4作總 12-結(jié) 512-6第一次工地會議紀要內(nèi)部學(xué)習(xí)會

8、議紀要驗收會議紀要其他會議紀要文件專題總結(jié)（樁基、基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、質(zhì)量事故等）監(jiān)理日報監(jiān)理周報監(jiān)理月報地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等分部工程質(zhì)量評定報告單位工程質(zhì)量評定報告131413-監(jiān) 1理 13-工 2作 13-函 3件 13-414-114-工 2程 14-來 3往 14-函 4件 14-514-6監(jiān)理通知單、監(jiān)理通知回復(fù)單、安全監(jiān)理通知單監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù)單罰款 / 獎勵通知單專題報告建設(shè)單位函件施工單位函件（現(xiàn)場施工管理報告）設(shè)計單位函件政府部門函件其他部門函件建設(shè)單位函件15-115-215-3監(jiān) 15-理 4內(nèi) 15-15部 5文 15-件 615-715-815-9技術(shù)性、法規(guī)性文件

9、公司下發(fā)的相關(guān)文件內(nèi)部制度管理文件公司績效考核資料公司檢查資料及回復(fù)辦公室儀器設(shè)備登記表每月考勤表本項目的員工入職、 調(diào)動、離職登記表監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊備注：1、原則上要求一個檔案盒只裝一個檔號的資料。2、一個檔號含有多個冊號的資料，當資料過多， 可分為多個檔案盒裝，每個檔案盒里面的資料用冊號區(qū)分；3、當一個冊號內(nèi)的資料很多，一個檔案盒裝不下時，可以用多個檔案裝，用不同的卷號區(qū)分，例如檔號11（案卷題名 : 會議紀要）中冊號11-1 （監(jiān)理例會紀要）該資料通常很多，通常一個檔案盒裝不了，可以分為多個檔案盒裝，卷號編為11-1-1,11-1-24、根據(jù)項目實際項目情況如發(fā)現(xiàn)本目錄索引中缺失內(nèi)容項目部可

10、自行增加，但格式不應(yīng)變動，例如在檔號8（案卷題名 : 質(zhì)量控制）中需要增加內(nèi)容，冊號可為8-16 、17、18等等。二、 監(jiān)理資料管理流程2.1 標準、規(guī)范化的項目辦公室布置項目監(jiān)理部進駐現(xiàn)場申請到辦公室后， 應(yīng)即刻向公司申請辦公用品（通過公司 OA 系統(tǒng)），按照公司下發(fā)的關(guān)于現(xiàn)場監(jiān)理辦公室形象規(guī)范化布置的通知 的要求和標準進行項目部辦公室布置， 完善上墻資料； 如項目部需要幫助可以告知公司行政部，公司將派人協(xié)助進行辦公室布置。2.2 建立標準檔案盒項目監(jiān)理部根據(jù)公司的資料目錄指引文件，在總監(jiān)、總代組織下梳理本項目資料目錄，進行打印，并粘貼于檔案柜上，便于資料的查找，資料員根據(jù)資料目錄制作檔案

11、盒的側(cè)面標簽、封面標簽及盒內(nèi)資料目錄，制作的要求、標準詳見附件。 2.3 建立項目檔案管理制度項目監(jiān)理部應(yīng)建立完整的監(jiān)理檔案資料管理制度，明確檔案資料管理中各個崗位人員的分工和責(zé)任， 且將檔案管理制度上墻。2.4 監(jiān)理資料的編輯、收集整理、保管工作事項資料格式的標準化：資料員會同總監(jiān)、總代確定本項目各類文檔模板，格式和體現(xiàn)的主要內(nèi)容上都是標準化、規(guī)范化的文檔資料，項目監(jiān)理部文檔模板確定后要與業(yè)主溝通形成統(tǒng)一意見，避免后期應(yīng)各方對資料格式、內(nèi)容要求不一致而進行返工更改；常見文檔資料模板如監(jiān)理日報、周報、月報，安全檢查記錄表（周檢、月檢） 、周例會紀要、專題例會紀要、周例會議的 PPT 、會議簽到

12、表；如業(yè)主無特殊要求，應(yīng)采用公司項目管理系統(tǒng)軟件內(nèi)或者公司提供的標準模板、且要求文檔頁眉帶有公司 logo 標識；項目部應(yīng)確定監(jiān)理文件編制和施工單位報送文件套數(shù)、提交時間，建議項目部在開資料交底會上書面明確；文件編碼：項目部應(yīng)按公司資料管理手冊要求對各類下發(fā)監(jiān)理函件進行編碼、且為三級編碼（監(jiān)理通知單、聯(lián)系單、監(jiān)理例會紀要等），以利于文件下發(fā)、存放規(guī)范有序，查找方便；資料員在資料編輯前應(yīng)要求業(yè)主確定工程資料編寫的項目工程名稱，因之前部分項目存在圖紙名稱和報建名稱不一致，導(dǎo)致影響工程竣工資料驗收；資料打印：資料員應(yīng)每周定期打印收集項目部人員編輯的監(jiān)理日志、旁站監(jiān)理記錄、進場材料臺賬登記，并提交總代

13、、總監(jiān)審閱后存檔；會議工作：每次開會前項目資料員應(yīng)準備好投影儀、簽到表，開會時督促與會人員簽到，拍攝影像資料，做好會議記錄，會后編輯正式的會議紀要，提交相關(guān)人員審查后，下發(fā)至相關(guān)單位及人員；定期統(tǒng)計工作 :資料員每周對監(jiān)理部及業(yè)主下發(fā)函件、施工單位回復(fù)進行一次梳理、統(tǒng)計，并向總監(jiān)、總代匯報；檔案目錄更新：收到或下發(fā)了資料及函件后要及時更新檔案盒內(nèi)目錄，這是一項很重要的日常工作，一定要及時跟進；資料保存：一些重要且數(shù)量較多的資料檔案盒要注意及時更新，之前的檔案要進行集中打包裝箱處理、妥善保管；例如進場材料報審、重要工序報驗、隱蔽檢查驗收等資料；資料借閱：要嚴格履行有關(guān)檔案借閱手續(xù) ,杜絕檔案亂借

14、亂發(fā),防止分散流失；2.5 資料管理的其他重要事項提醒資料接收及登記：資料員在接收資料時應(yīng)審查施工單位報送的資料簽字蓋章是否齊全，資料份數(shù)是否符合要求，資料填寫時間是否為當前報送時間；施工單位報送監(jiān)理部的文件（施工方案、施工周報、施工月報等）如需業(yè)主審批、資料員在收文登記中一定要清楚記錄文件是由哪位監(jiān)理工程師審閱及批完后文件去向是繼續(xù)上報業(yè)主審批或是不符合要求返回施工單位修改；文件資料的下發(fā)：資料員在下發(fā)文件資料時應(yīng)檢查資料的格式內(nèi)容是否與項目部的要求相符、檔案資料的編號是否正確，檢查各項資料審批意見、簽字、時間等是否齊全完整；檔案資料簽署：專業(yè)監(jiān)理工程師的資料簽字應(yīng)規(guī)范、標準，由項目總監(jiān)主持

15、開內(nèi)部專題會統(tǒng)一作要求，必要時可做各項資料意見簽署模板，供大家學(xué)習(xí)借鑒；文件的傳閱：業(yè)主下發(fā)文件、設(shè)計變更等文件資料下發(fā)監(jiān)理部后，資料員應(yīng)將下發(fā)的文件資料交給相應(yīng)各個崗位人員進行傳閱，并形成書面?zhèn)鏖営涗?；聲像資料：項目監(jiān)理部要建立檔案聲像資料，特別是一些重要會議、檢查、驗收等聲像資料，該項資料應(yīng)由資料員統(tǒng)一收集整理完成，并存于資料員的辦公電腦內(nèi)；監(jiān)理部日常、固定工作事項提醒：資料員應(yīng)及時提醒項目各崗位人員完成各項日常工作，例如日報、周報、周安全檢查記錄、月報、日志、旁站記錄、進場材料臺賬、監(jiān)理函件回復(fù)、施工單位資料報送、公司要求項目部報送的資料等等；檔案資料的內(nèi)部自查：項目監(jiān)理部在總監(jiān)、總代的組織每半月應(yīng)開展一次檔案資料的內(nèi)部自查工作，有資料員員填寫檢查記錄表，存在的問題落實相關(guān)責(zé)任人完善；監(jiān)理資料交接：當資料員要調(diào)離工地時，應(yīng)向交接人交接監(jiān)理資料，交接人在接收資料時應(yīng)認真仔細檢查清點監(jiān)理資料，如有問題應(yīng)向原資料員提出，如果原資料員拒不解決應(yīng)向項目總監(jiān)報告，督促解決，交接工作意味著工作和責(zé)任的交接，應(yīng)認真對待。交接時應(yīng)在監(jiān)理資料檢查（交接）表檢查（交接）欄填寫交接情況。項目資料員應(yīng)結(jié)合公司頒