接待外賓作業(yè)流程圖doc

1、業(yè)務處理程序作業(yè)範圍業(yè)務項目外賓參訪作業(yè)步驟先前準備工作 視得知外賓訪時間，訂於外賓訪前4至3星期前辦國外訪賓客之接待、程安排及訪等有關事項（含系所主動或專案邀請者）。一、請對方發(fā)文至本校二、與對方聯(lián)繫，確定來訪貴賓人數(shù)、職銜、來訪時間、預定停留時間、陪同人員聯(lián)絡電話，及是否有特別拜訪對象等相關資訊。三、視對方職等或身分安排校內對等層級之人員會面。四、依外賓專業(yè)域與需求安排觀地點與有關單位，並請各有關單位 安排導覽人員。五、依活動需要，依政程序預約活動地點、申請派及住宿等，儘早 展開作業(yè)。六、安排適當場所接待來訪外賓，安排美和國際親善服務工作隊接待人 員，並先給予行前訓練。七、聯(lián)絡各參訪單位，

2、依活動需要，安排會場工作人員。八、邀請外賓蒞校應避開週末或國定假日，如有特殊情況，應事先租 或與事務組協(xié)調派。製作外賓參訪通知，分送被參訪單位。九、行程確定後，上網公告，應於外賓訪1至2星期前絡協(xié)辦單位、 陪同人員及各單位導覽人員，以確認接待事宜。十、於約定時間前一天，再一次提醒參訪單位外賓抵達時間。參訪當日流程一、準備會議室，並備妥茶水。二、於約定時間前5-10 分鐘，與陪同人員聯(lián)繫，確定抵達時間。三、確認相關活動出席人員與人並確定外賓抵達時間，請本校長官迎 接。備妥活動所需資及學校文宣品、紀品等。四、確實掌握行程表上所安排之時間，勿超過所安排之時間，以免造成下一個接待單位之不便。五、活動期

3、間如逢用餐時間，應事先請示上級用餐地點與方式，並需 解外賓用餐習慣，如回教徒吃豬肉等文化差。六、期使活動順進，外賓蒞校訪期間，應隨時與本校有關單位及 陪同人員保持繫。作業(yè)要領一、一定要留聯(lián)絡人及陪同人員之手機電話，以便應付突發(fā)狀況。二、如果當天行程有延誤，務必事先聯(lián)絡所有參訪單位，以免單位主管久等不耐。三、提醒警衛(wèi)室，請準予通行。法令依據(jù)協(xié)調單位一、各參訪單位二、總務處注意事項一、隨時注意天候狀況，備雨具。二、如有安排餐宴，請注意客人是否有特殊飲食習慣，及專車接送。外賓參訪流程校外單位承辦人單位主管一級主管校長、副校長校內各單位發(fā)文欲參觀美和技術學院製作外賓參訪通知單聯(lián)絡校內相關單位配合接待確定來訪時間、人數(shù)、背景資料、聯(lián)絡人電話連絡發(fā)文單位