流程審計與流程優(yōu)化

1、流程審計與流程優(yōu)化流程審計與流程優(yōu)化姓名：楊偉姓名：楊偉2015.72015.7第一部分流程基礎(chǔ)知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱流程是為達到期望的管理或業(yè)務(wù)目標(biāo)，在一定輸入資源基礎(chǔ)上，通過明確的組織、人員執(zhí)行并產(chǎn)生特定輸出結(jié)果的一系列的管理或業(yè)務(wù)活動，是一組共同給客戶創(chuàng)造價值的關(guān)聯(lián)的活動進程。什么是流程輸出價值我滿意是因為流程為我創(chuàng)造了 客戶 輸入 活動 相互關(guān)系 流程6要素：輸入、活動、相互關(guān)系、 輸出、顧客、價值流程的特征優(yōu)秀流程的特性什么是流程管理n不是流程圖管理： 寫文件成為負擔(dān)，流程文件質(zhì)量不高，并常被束之高閣； 寫的和做的“兩張皮”n不是某個部門的內(nèi)部管理：跨

2、部門的問題沒法化解；其他部門不關(guān)心，也不希望其他部門關(guān)心；流程文件沒有討論，直接會簽n不是孤立的管理方法：績效與目標(biāo)管理，流程，制度，企業(yè)文化，組織架構(gòu)流程管理是從流程角度出發(fā)，關(guān)注流程是否增值的一套管理體系。目標(biāo)管理5流程優(yōu)化4流程審計 流程管理循環(huán)體系3流程執(zhí)行 1流程規(guī)劃 2流程編制 集團戰(zhàn)略管控模式/組織IT支撐流程制度保障流程組織保障流程培訓(xùn)體系層級推進逐層匹配流程管理循環(huán)體系第一部分流程基礎(chǔ)知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程審計基礎(chǔ)理論 流程審計實操程序 流程審計方法介紹什么是流程審計 流程審計是在充分理解業(yè)務(wù)流程的前提下，通過規(guī)范化的手段，評價企業(yè)風(fēng)險管

3、理、內(nèi)部控制和治理程序，發(fā)現(xiàn)影響企業(yè)控制管理和運作效率的不利因素，提出改進建議，為企業(yè)增加價值。 反 饋實際情況控制標(biāo)準(zhǔn)被審對象審計人差距改進比 較n流程建設(shè)環(huán)境n流程的系統(tǒng)性和完整性 n流程設(shè)計質(zhì)量 n流程執(zhí)行符合性 n關(guān)鍵流程能力n流程持續(xù)創(chuàng)新能力流程審計內(nèi)容流程建設(shè)環(huán)境審計要素審計維度審計要素1. 流程建設(shè)環(huán)境1.1 領(lǐng)導(dǎo)的作用1.2 管理人員績效導(dǎo)向1.3 宣傳與培訓(xùn)1.4 流程意識1.5 變革意識流程建設(shè)環(huán)境審計要素審計維度審計要素1.1 領(lǐng)導(dǎo)的作用1.1.1 領(lǐng)導(dǎo)者完全認同流程是企業(yè)核心競爭力之一1.1.2 領(lǐng)導(dǎo)者已將流程建設(shè)工作納入公司發(fā)展規(guī)劃中，作為重要的戰(zhàn)略要素；1.1.3

4、領(lǐng)導(dǎo)者在各種場合主動宣傳流程建設(shè)的重要意義，促進員工流程意識的提升1.1.4 領(lǐng)導(dǎo)者親自參與關(guān)鍵流程優(yōu)化過程，或聽取流程優(yōu)化成果的匯報，提出優(yōu)化指導(dǎo)意見1.1.5 領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)注業(yè)務(wù)問題的系統(tǒng)解決和預(yù)防，并倡導(dǎo)在流程中得以改進和固化1.1.6 領(lǐng)導(dǎo)倡導(dǎo)按照流程辦理，并且以身作則1.1.7 領(lǐng)導(dǎo)者為流程建設(shè)提供必要的資源支持，遇到困難和阻力時，仍繼續(xù)支持流程建設(shè)流程系統(tǒng)性和完整性審計要素審計維度審計要素2. 流程系統(tǒng)性和完整性2.1 流程和戰(zhàn)略、商業(yè)模式匹配2.2 流程和組織的匹配2.3 流程以市場和客戶為中心2.4 流程和制度的匹配2.5 流程和信息化建設(shè)匹配2.6 流程缺失的程度2.7 流程體系

5、的集成化程度流程設(shè)計質(zhì)量審計要素審計維度審計要素3. 流程設(shè)計質(zhì)量3.1 客戶價值導(dǎo)向3.2 流程適用范圍3.3 流程觸發(fā)條件3.4 流程的輸入與輸出3.5 流程的邊界3.6 流程的接口與協(xié)同3.7 流程的職責(zé)匹配3.8 流程關(guān)鍵活動的業(yè)務(wù)規(guī)則3.9 流程文件的規(guī)范性和統(tǒng)一性流程執(zhí)行符合性審計要素審計維度審計要素4. 流程執(zhí)行力4.1 流程文控管理4.2 推行實施4.3 流程執(zhí)行的符合性4.4 流程執(zhí)行過程的問題反饋關(guān)鍵流程能力審計要素審計維度審計要素5. 關(guān)鍵流程能力5.1 客戶滿意度5.2 流程周期5.3 流程單位成本5.4 返工/缺陷率5.5 決策效率5.6 資源效率5.7 信息有效性5

6、.8 上游流程及支撐流程有效性持續(xù)創(chuàng)新能力審計要素審計維度審計要素6. 持續(xù)創(chuàng)新能力6.1 流程管理組織保障6.2 流程的時效性6.3 流程優(yōu)化的目標(biāo)和計劃6.4 流程運行過程的監(jiān)控和報告6.5 流程持續(xù)優(yōu)化活動6.6 流程優(yōu)化工具和方法的普及6.7 流程優(yōu)化案例的共享6.8 流程優(yōu)化激勵機制n判斷原則一：績效低下（是否是問題流程）n判斷原則二：重要性（是否是比較核心的流程）n判斷原則三：準(zhǔn)備度（實施審計、優(yōu)化是否有較大的困難）選擇審計的流程第一部分流程基礎(chǔ)知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程審計基礎(chǔ)理論 流程審計實操程序 流程審計方法介紹n 審計立項n 預(yù)備調(diào)查n 召

7、開項目啟動協(xié)調(diào)會n 制定審計計劃n 發(fā)審計通知書n 熟悉現(xiàn)有的流程及組織資料n 描述流程基本框架n 實施性分析n 整理工作底稿n 出具審計報告初稿n 根據(jù)反饋意見修改n 提交最終審計報告n 審計歸檔n 問題點跟進關(guān)閉準(zhǔn)備階段研討階段研討階段整理分析階段流程審計的步驟（流程）年度審計計劃業(yè)務(wù)部門提交申請業(yè)務(wù)暴露的流程重大問題公司高層領(lǐng)導(dǎo)的特別要求審計人員作為項目發(fā)起人，提出申請 n審計立項的依據(jù)準(zhǔn)備階段審計立項n總體審計計劃項目背景：被審計項目的基本情況審計目的、審計范圍及審計策略審計內(nèi)容：明確重要問題與重要審計領(lǐng)域的審計進度及時間（包含各階段工作安排和總體計劃）審計風(fēng)險審計人員組成及人員分工n

8、具體審計計劃：根據(jù)總體計劃進行工作任務(wù)分解各階段/分模塊具體的審計目標(biāo)、程序執(zhí)行人及執(zhí)行日期不同的審計項目，項目經(jīng)理可視需要決定是否制定具體計劃：一般來說，大型項目要求同時制定總體計劃和具體計劃準(zhǔn)備階段審計計劃切入點：對于業(yè)務(wù)流程審計，通常從流程、組織和IT三個方面切入研討階段實質(zhì)性分析研討階段實質(zhì)性分析n 評估業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程描述和定義（角色和責(zé)任、活動列表、流程圖） 現(xiàn)狀流程問題列表n 評估目前的組織和控制系統(tǒng) 現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)及人員 現(xiàn)有的內(nèi)部目標(biāo)、衡量標(biāo)準(zhǔn)及績效體系 組織管理體系n 評估現(xiàn)有的信息系統(tǒng)與技術(shù) 現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)量 現(xiàn)有的IT策略首次認證時間長流程選型不當(dāng)

9、貨期不足預(yù)測性差計劃不準(zhǔn)缺乏市場需求信息采購期不足急單多合同不規(guī)范IT信息不共享平臺不統(tǒng)一信息傳遞不規(guī)范信息傳遞不及時涉及部門多組織審批環(huán)節(jié)多等待時間長責(zé)任不明確溝通困難部門壁壘厚本位主義嚴重工作疏忽責(zé)任心不強業(yè)務(wù)人員專業(yè)知識不夠人手不足無編碼量大種類多其他為何采購商品不能及時入庫實質(zhì)性分析案例第一部分流程基礎(chǔ)知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程審計基礎(chǔ)理論 流程審計實操程序 流程審計方法介紹方法一：穿行測試n涵義：明確一個事項在業(yè)務(wù)流程的運行軌跡全過程n分類：根據(jù)追查方法的不同，穿行測試可分為： 正向測試 逆向測試n評價： 優(yōu)點：完整清晰地反映流程運作的全貌與內(nèi)部細節(jié)

10、 缺點：花費時間較長流程審計方法介紹采購員 質(zhì)管部 倉儲部 財務(wù)部2 資質(zhì)審核3 采購訂單4 采購談判5 簽訂合同8 入庫驗收10入庫上帳11 采購結(jié)算12銷售跟蹤7 到貨確認9 商品標(biāo)價6 在途跟蹤1 新品調(diào)研流程審計方法介紹方法二：攻擊性測試n 涵義：有意識地向流程輸入異常信息，測試流程能否識別并正確處理，從而發(fā)現(xiàn)： 流程運作的符合性 監(jiān)控點的有效性 正 確 的 輸 入關(guān)鍵監(jiān)控點異常輸入流程審計方法介紹n訪談準(zhǔn)備 訪談計劃、訪談提綱、訪談人員準(zhǔn)備n訪談實施開始、實施、結(jié)束n訪談總結(jié)訪談記錄整理、訪談技巧總結(jié)方法三：訪談流程審計方法介紹第一部分流程基礎(chǔ)知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹

11、第三部分大 綱 流程優(yōu)化基礎(chǔ)理論 流程優(yōu)化實操程序 如何管理流程的持續(xù)優(yōu)化流程優(yōu)化（BPI，Business Process Improvement ）BPI是對流程的持續(xù)漸進式改進，并且重視和鼓勵員工的參與和學(xué)習(xí)。流程再造流程重組（BPR，Business Process Reengineering ）BPR是對業(yè)務(wù)流程的根本性的再思考和重設(shè)計，以在成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度等關(guān)鍵績效方面取得戲劇性的改進。- Dr. Michael Hammer流程優(yōu)化與流程重組業(yè)務(wù)流程建設(shè)按變革的程度可分為三個層次流程優(yōu)化與流程重組流程重組： 戰(zhàn)略的重大變化 商業(yè)模式的創(chuàng)新 持續(xù)增長的危機 財務(wù)壓力大 變革準(zhǔn)

12、備度高 變革能力較強開展流程優(yōu)化的條件流程優(yōu)化： 商業(yè)模式相對穩(wěn)定 業(yè)務(wù)持續(xù)增長 有革新意識，但有變革壓力 變革能力有限n規(guī)范運作，提高、穩(wěn)定工作績效，減少風(fēng)險n固化經(jīng)驗、教訓(xùn)，指導(dǎo)不同的人做好同樣的事、提高效率和效果n將骨干人員從繁雜、重復(fù)性任務(wù)中解放出來，把更多的時間用在創(chuàng)造性的增值工作上n為企業(yè)信息化奠定基礎(chǔ)流程優(yōu)化的目的客戶調(diào)查/調(diào)研/反饋 客戶需求需要的流程能力（要什么）流程設(shè)計的原則（怎么做）明確流程優(yōu)化的目標(biāo)第一部分流程基礎(chǔ)知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程優(yōu)化基礎(chǔ)理論 流程優(yōu)化實操程序 如何管理流程的持續(xù)優(yōu)化n分析審計中的關(guān)鍵材料n通過審視最佳實踐來獲

13、取靈感n應(yīng)用流程設(shè)計技巧n評估和選擇改進方案n建立未來的流程 設(shè)計未來流程的步驟n回顧流程的現(xiàn)狀圖n回顧流程的愿景和目標(biāo)n回顧審計中的關(guān)鍵問題和改進建議一. 分析審計中的關(guān)鍵材料n通過Web、書籍、顧問機構(gòu)等來收集最佳實踐信息n通過訪談客戶了解同行中的最佳實踐n通過研究競爭對手積累最佳實踐數(shù)據(jù)二. 通過審視最佳實踐來獲取靈感2.5 1.03.03.0 2.03.01.如何消除或者壓縮流程中的等待和傳遞時間 將串行活動變成并行活動 去除不需要的活動，減少流程步驟 合并內(nèi)部的環(huán)節(jié) 調(diào)整各環(huán)節(jié)的地理位置，或?qū)隝T應(yīng)用 壓縮每個環(huán)節(jié)的時間、規(guī)定時間期限三. 應(yīng)用流程設(shè)計技巧：消除流程中非增值因素2.

14、如何優(yōu)化流程中的檢查、評審點根據(jù)發(fā)生錯誤的幾率來決定檢查、評審點設(shè)置的必要性取消重復(fù)審批點將不同環(huán)節(jié)的串行審批變成并行審批根據(jù)控制對象金額的大小，進行分層授權(quán)審批選擇合適的審批人，讓最明白的人最有權(quán)采用窗口式服務(wù)或者集中式評審三. 應(yīng)用流程設(shè)計技巧：消除流程中非增值因素 ？3.如何減少流程中的返工 定義操作級流程、重要活動的操作規(guī)范、模板 建立經(jīng)驗、教訓(xùn)共享知識庫 規(guī)范對流程執(zhí)行人員的培訓(xùn)三. 應(yīng)用流程設(shè)計技巧：消除流程中非增值因素4.如何優(yōu)化流程中的客戶接觸點 盡量統(tǒng)一接口，避免太多不同的人直接與客戶接觸 簡化接觸界面，在客戶接觸點上盡量減少客戶的工作量 整合客戶接觸點，將客戶參與的流程活動

15、盡量整合在一起案例：一站式開票流程三. 應(yīng)用流程設(shè)計技巧：消除流程中非增值因素是否對流程的目標(biāo)有較大的影響？新流程中每個活動是否都是增值的？信息流是否是通暢的？批準(zhǔn)步驟是否被壓至最少？客戶界面和內(nèi)部界面是否方便？等待時間是否被壓至最少？流程中涉及的人手是盡可能的少？以下是一些判斷原則：四. 評估和選擇改進方案第一部分流程基礎(chǔ)知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程優(yōu)化基礎(chǔ)理論 流程優(yōu)化實操程序 如何管理流程的持續(xù)優(yōu)化流程管理部門流程歸屬部門公司高層 商業(yè)模式創(chuàng)新 流程優(yōu)化優(yōu)先級決策 關(guān)鍵流程成果評審與激勵 主導(dǎo)相關(guān)流程的建立和持續(xù)優(yōu)化 例外事件處理 制定和實施流程優(yōu)化的工作計劃 落實流程責(zé)任人 推動流程優(yōu)化活動展開 流程審計流程管理