工作人員必備電子表格技巧

1、Excel在日常工作中的應用在日常工作中的應用主講：張記東主講：張記東2015年12月4日主要內(nèi)容主要內(nèi)容一、一、Excel 的特點的特點二、日常工作中小技巧二、日常工作中小技巧三、三、Excel常用函數(shù)常用函數(shù)四、會計核算中的常用函數(shù)四、會計核算中的常用函數(shù)Excel 的特點的特點 Excel是一個電子表格軟件，它具備兩個最基本的特征：一是作為一種通用計算工具，允許用戶在屏幕上設計所需格式的報表，填寫數(shù)據(jù)及進行復雜計算；二是無須編寫程序。求知財稅：http:/ 如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數(shù)“1/5”。二、序列“001”

2、的輸入 方法一：如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“ ”（英文單引號），然后輸入“001”。 方法二： 把單元格格式變?yōu)槲谋靖袷?操作演示操作演示日常工作中小技巧日常工作中小技巧三、日期的輸入三、日期的輸入 如果要輸入如果要輸入“4月月5日日”，直接輸入，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下按一下“Ctrl+；”鍵。鍵。四、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)四、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù) 選中一個單元格，按住選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選擊其他單元

3、格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。 操作演示操作演示日常工作中小技巧日常工作中小技巧五、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)五、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù) 幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按住選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口鍵，再單擊窗口左下角的左下角的Sheet1、Sheet2.來直接選擇需要輸來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中

4、的任意一入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)?，F(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。 操作演示操作演示日常工作中小技巧日常工作中小技巧六、利用六、利用Ctrl*選取文

5、本選取文本 如果一個工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl*鍵可選定整個表格。Ctrl*選定的區(qū)域為：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動鼠標方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現(xiàn)象。 操作演示操作演示日常工作中小技巧日常工作中小技巧七、單元格內(nèi)容的合并七、單元格內(nèi)容的合并 根據(jù)需要，有時想把B列與C列的內(nèi)容進行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。 解決辦法是：在C行后插入一個空列（如果D列沒有內(nèi)容，就直接在D列操作），在1中輸入

6、“=B1&C1”，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的并列和了。選中D1單元格，用鼠標指向單元格右下角的小方塊“”，當光標變成后，按住鼠標拖動光標向下拖到要合并的結尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結果復制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。 操作演示操作演示Excel常用函數(shù)常用函數(shù) 函數(shù)是一些預定義的公式，通過使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值來按特定的順序或結構執(zhí)行計算。函數(shù)可用于執(zhí)行簡單或復雜的計算。參數(shù)可以是數(shù)字、文本、邏輯值（例如 TRUE 或 FALSE）、數(shù)組、錯誤值（例如 #N/A）或單元格引

7、用。指定的參數(shù)都必須為有效參數(shù)值。參數(shù)也可以是常量、公式或其他函數(shù)。Excel常用函數(shù)常用函數(shù)一、單元格引用一、單元格引用 1、利用鼠標輸入單元格引用 在公式中輸入單元格引用時，利用鼠標點取單元格不僅可以節(jié)省時問，而且可以提高準確性。 2、相對引用 相對引用是指把一個含有單元格的公式拷貝到一個新的位置時，公式中的單元格的值隨著改變。公式中的相對單元格引用是基于包含公式和單元格引用的單元格的相對位置。如果公式所在單元格的位置改變，引用也隨之改變。如果多行或多列地復制公式，引用會自動調(diào)整。默認情況下，新公式使用相對引用。Excel常用函數(shù)常用函數(shù)3、絕對引用 大多數(shù)情況下，復制時希望單元格地址發(fā)生

8、變化，但某些時候，這些變動不必要的，此時就需要絕對地引用。絕對引用就是指把公式復制到新位置時，使公式中那些固定單元格地址的值保持不變。單元格中的絕對單元格引用總是在指定位置引用單元格。 如果公式所在單元格的位置改變，絕對引用保持不變。如果多行或多列地復制公式，絕對引用將不作調(diào)整。默認情況下，新公式使用相對引用，需要將它們轉換為絕對引用。 Excel常用函數(shù)常用函數(shù)4、混合引用、混合引用 混合引用具有絕對列和相對行，或是絕對行和相對列。絕對引用列采用 $A1，$B1 等形式。絕對引用行采用 A$1，B$1 等形式。如果公式所在單元格的位置改變，則相對引用改變，而絕對引用不變。如果多行或多列地復制

9、公式，相對引用自動調(diào)整，而絕對引用不作調(diào)整。 Excel常用函數(shù)常用函數(shù)二、常用函數(shù) 1、sum（）求和 語法：A、=sum(a1,a2,a3) B、= sum(求和區(qū)間)2、AVERAGE（）區(qū)間語法：A、= AVERAGE(a1,a2,a3) B、= AVERAGE(區(qū)間)Excel常用函數(shù)常用函數(shù)3、MAX ()最大值語法：=MAX(B2:B5)4、MIN ()最小值5、COUNT() 范圍，條件語法：= COUNT(B2:B5)引申： COUNTIF()語法：= COUNTIF(區(qū)間，條件)Excel常用函數(shù)常用函數(shù)6、IF()語法：IF (logical_test，value_if_

10、true，value_if_false)演示：=IF(I50,H5*0.6I5),H5-I5,H5-0.6*H5) 具體操作Excel常用函數(shù)常用函數(shù)7、SUNIF（）語法：SUMIF(range，criteria，sum_range) 第一個參數(shù)：Range為條件區(qū)域，用于條件判斷的單元格區(qū)域。 第二個參數(shù)：Criteria是求和條件，由數(shù)字、邏輯表達式等組成的判定條件。 第三個參數(shù)：Sum_range 為實際求和區(qū)域，需要求和的單元格、區(qū)域或引用。 當省略第三個參數(shù)時，則條件區(qū)域就是實際求和區(qū)域。Excel常用函數(shù)常用函數(shù)8、ROUND（）語法：ROUND(number,num_digits)Number 需要進行四舍五入的數(shù)字Num_digits 指定的位數(shù)，按此位數(shù)進行四舍五入。說明： 如果 num_digits 大于 0，則四舍五入到指定的小數(shù)位； 如果 num_digits 等于 0，則四舍五入到最接近的整數(shù)；如果 num_digits 小于 0，則在小數(shù)點左側進行四舍五入。人