工作人員必備電子表格技巧

1、Excel在日常工作中的應(yīng)用在日常工作中的應(yīng)用主講：張記東主講：張記東2015年12月4日主要內(nèi)容主要內(nèi)容一、一、Excel 的特點(diǎn)的特點(diǎn)二、日常工作中小技巧二、日常工作中小技巧三、三、Excel常用函數(shù)常用函數(shù)四、會(huì)計(jì)核算中的常用函數(shù)四、會(huì)計(jì)核算中的常用函數(shù)Excel 的特點(diǎn)的特點(diǎn) Excel是一個(gè)電子表格軟件，它具備兩個(gè)最基本的特征：一是作為一種通用計(jì)算工具，允許用戶在屏幕上設(shè)計(jì)所需格式的報(bào)表，填寫數(shù)據(jù)及進(jìn)行復(fù)雜計(jì)算；二是無(wú)須編寫程序。求知財(cái)稅：http:/ 如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。二、序列“001”

2、的輸入 方法一：如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“ ”（英文單引號(hào)），然后輸入“001”。 方法二： 把單元格格式變?yōu)槲谋靖袷?操作演示操作演示日常工作中小技巧日常工作中小技巧三、日期的輸入三、日期的輸入 如果要輸入如果要輸入“4月月5日日”，直接輸入，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下按一下“Ctrl+；”鍵。鍵。四、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)四、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù) 選中一個(gè)單元格，按住選中一個(gè)單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選擊其他單元

3、格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時(shí)敲一下回車，在所有選中的單元鍵，同時(shí)敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。 操作演示操作演示日常工作中小技巧日常工作中小技巧五、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)五、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù) 幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí)，可以幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí)，可以選中一張工作表，然后按住選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口鍵，再單擊窗口左下角的左下角的Sheet1、Sheet2.來(lái)直接選擇需要輸來(lái)直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表，接著在其中

4、的任意一入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表，接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時(shí)這些數(shù)據(jù)個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時(shí)這些數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)?，F(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。 操作演示操作演示日常工作中小技巧日常工作中小技巧六、利用六、利用Ctrl*選取文

5、本選取文本 如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí)，可以通過選定表格中某個(gè)單元格，然后按下Ctrl*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl*選定的區(qū)域?yàn)椋焊鶕?jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。 操作演示操作演示日常工作中小技巧日常工作中小技巧七、單元格內(nèi)容的合并七、單元格內(nèi)容的合并 根據(jù)需要，有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來(lái)完成操作，但如果有幾萬(wàn)行，就不能這樣辦了。 解決辦法是：在C行后插入一個(gè)空列（如果D列沒有內(nèi)容，就直接在D列操作），在1中輸入

6、“=B1&C1”，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的并列和了。選中D1單元格，用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“”，當(dāng)光標(biāo)變成后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時(shí)先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。 操作演示操作演示Excel常用函數(shù)常用函數(shù) 函數(shù)是一些預(yù)定義的公式，通過使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值來(lái)按特定的順序或結(jié)構(gòu)執(zhí)行計(jì)算。函數(shù)可用于執(zhí)行簡(jiǎn)單或復(fù)雜的計(jì)算。參數(shù)可以是數(shù)字、文本、邏輯值（例如 TRUE 或 FALSE）、數(shù)組、錯(cuò)誤值（例如 #N/A）或單元格引

7、用。指定的參數(shù)都必須為有效參數(shù)值。參數(shù)也可以是常量、公式或其他函數(shù)。Excel常用函數(shù)常用函數(shù)一、單元格引用一、單元格引用 1、利用鼠標(biāo)輸入單元格引用 在公式中輸入單元格引用時(shí)，利用鼠標(biāo)點(diǎn)取單元格不僅可以節(jié)省時(shí)問，而且可以提高準(zhǔn)確性。 2、相對(duì)引用 相對(duì)引用是指把一個(gè)含有單元格的公式拷貝到一個(gè)新的位置時(shí)，公式中的單元格的值隨著改變。公式中的相對(duì)單元格引用是基于包含公式和單元格引用的單元格的相對(duì)位置。如果公式所在單元格的位置改變，引用也隨之改變。如果多行或多列地復(fù)制公式，引用會(huì)自動(dòng)調(diào)整。默認(rèn)情況下，新公式使用相對(duì)引用。Excel常用函數(shù)常用函數(shù)3、絕對(duì)引用 大多數(shù)情況下，復(fù)制時(shí)希望單元格地址發(fā)生

8、變化，但某些時(shí)候，這些變動(dòng)不必要的，此時(shí)就需要絕對(duì)地引用。絕對(duì)引用就是指把公式復(fù)制到新位置時(shí)，使公式中那些固定單元格地址的值保持不變。單元格中的絕對(duì)單元格引用總是在指定位置引用單元格。 如果公式所在單元格的位置改變，絕對(duì)引用保持不變。如果多行或多列地復(fù)制公式，絕對(duì)引用將不作調(diào)整。默認(rèn)情況下，新公式使用相對(duì)引用，需要將它們轉(zhuǎn)換為絕對(duì)引用。 Excel常用函數(shù)常用函數(shù)4、混合引用、混合引用 混合引用具有絕對(duì)列和相對(duì)行，或是絕對(duì)行和相對(duì)列。絕對(duì)引用列采用 $A1，$B1 等形式。絕對(duì)引用行采用 A$1，B$1 等形式。如果公式所在單元格的位置改變，則相對(duì)引用改變，而絕對(duì)引用不變。如果多行或多列地復(fù)制

9、公式，相對(duì)引用自動(dòng)調(diào)整，而絕對(duì)引用不作調(diào)整。 Excel常用函數(shù)常用函數(shù)二、常用函數(shù) 1、sum（）求和 語(yǔ)法：A、=sum(a1,a2,a3) B、= sum(求和區(qū)間)2、AVERAGE（）區(qū)間語(yǔ)法：A、= AVERAGE(a1,a2,a3) B、= AVERAGE(區(qū)間)Excel常用函數(shù)常用函數(shù)3、MAX ()最大值語(yǔ)法：=MAX(B2:B5)4、MIN ()最小值5、COUNT() 范圍，條件語(yǔ)法：= COUNT(B2:B5)引申： COUNTIF()語(yǔ)法：= COUNTIF(區(qū)間，條件)Excel常用函數(shù)常用函數(shù)6、IF()語(yǔ)法：IF (logical_test，value_if_

10、true，value_if_false)演示：=IF(I50,H5*0.6I5),H5-I5,H5-0.6*H5) 具體操作Excel常用函數(shù)常用函數(shù)7、SUNIF（）語(yǔ)法：SUMIF(range，criteria，sum_range) 第一個(gè)參數(shù)：Range為條件區(qū)域，用于條件判斷的單元格區(qū)域。 第二個(gè)參數(shù)：Criteria是求和條件，由數(shù)字、邏輯表達(dá)式等組成的判定條件。 第三個(gè)參數(shù)：Sum_range 為實(shí)際求和區(qū)域，需要求和的單元格、區(qū)域或引用。 當(dāng)省略第三個(gè)參數(shù)時(shí)，則條件區(qū)域就是實(shí)際求和區(qū)域。Excel常用函數(shù)常用函數(shù)8、ROUND（）語(yǔ)法：ROUND(number,num_digits)Number 需要進(jìn)行四舍五入的數(shù)字Num_digits 指定的位數(shù)，按此位數(shù)進(jìn)行四舍五入。說明： 如果 num_digits 大于 0，則四舍五入到指定的小數(shù)位； 如果 num_digits 等于 0，則四舍五入到最接近的整數(shù)；如果 num_digits 小于 0，則在小數(shù)點(diǎn)左側(cè)進(jìn)行四舍五入。人