對外物資采購行為回訪辦法

1、對外物資采購行為回訪辦法 物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)書 -對外物資選購行為回訪方法 1.目的 對選購行為進(jìn)行有效地監(jiān)控。 2.范圍 適用于公司全部對外物資選購、工程及其他服務(wù)選購。 3.職責(zé) 3.1財務(wù)管理部負(fù)責(zé)對公司全部選購行為進(jìn)行監(jiān)督掌握，并定期進(jìn)行抽樣回訪，必要時相關(guān)部門應(yīng)協(xié)同進(jìn)行。 3.2各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對本部門選購行為進(jìn)行監(jiān)督掌握，并指定專人對本部門選購行為進(jìn)行回訪。 4.方法和掌握過程 4.1回訪樣本的選取 4.1.1 對選購單價超過2000元的資產(chǎn)全部進(jìn)行回訪。 4.1.2 對其他選購物資，依據(jù)其成本掌握重要性確定該項目選取種類的數(shù)量：清潔用品(含消殺藥品)類5種，修理材料類5種，工

2、程材料5種，辦公用品3種。每季度的回訪工作必需掩蓋以上四大類商品且相鄰季度不重復(fù)對相同商品抽樣。 4.1.3在審核報銷票據(jù)的工作中，各部門應(yīng)結(jié)合本部門的詳細(xì)狀況，參考財務(wù)管理部公布的零星物資價格統(tǒng)計表，對價格、數(shù)量消失較大波動的物資，有針對性的選取樣本進(jìn)行回訪。 4.2回訪 4.2.1每季度至少進(jìn)行一次回訪，回訪前，回訪人應(yīng)依據(jù)財務(wù)資料及實際的市場調(diào)查，大致了解待回訪商品的品牌、規(guī)格、質(zhì)量、價格等市場行情，以更好地達(dá)到回訪效果。 4.2.2 依據(jù)待回訪商品的成本掌握重要性及回訪成本，可用以下方式進(jìn)行回訪。 4.2.2.1電話回訪：回訪人以顧客身份通過電話詢價、還價等方式，努力發(fā)覺該項選購的最低

3、成交價。 4.2.2.2現(xiàn)場回訪：回訪人以顧客身份到供應(yīng)商的營業(yè)地點詢價、還價，努力發(fā)覺該項選購的最低成交價。 4.2.2.3索取報價單或函證：取得正式書面證據(jù)，以便于轉(zhuǎn)入其他程序處理問題。 4.2.2.4其他相宜的方法。 4.3回訪結(jié)果的處理 4.3.1回訪結(jié)束后，回訪人依據(jù)回訪狀況填寫選購物資供方回訪表。 4.3.2回訪假如發(fā)覺疑問，回訪人將直接與選購人員溝通，要求其作出解釋，然后總結(jié)填寫選購物資供方回訪表，簽署回訪結(jié)論。 4.3.3假如選購人員不能作出合理的解釋，回訪人將把回訪結(jié)果提交財務(wù)管理部經(jīng)理作進(jìn)一步處理。 4.3.4財務(wù)管理部每半年對回訪中的問題進(jìn)行總結(jié)。 4.4公司各部門在選購中索取供應(yīng)商開具的發(fā)票時，應(yīng)要求其精確填寫開票人電話或具體地址一欄，如有遺漏，經(jīng)辦人應(yīng)于報帳前補(bǔ)填，或者一次性將全部供應(yīng)商電話號碼供應(yīng)給財務(wù)管理部，主動接受財務(wù)的監(jiān)督，協(xié)作財務(wù)管