物業(yè)質量體系文件控制程序

1、物業(yè)質量體系文件控制程序 1.0 目的 對質量管理體系文件進行統(tǒng)一管理與有效的掌握,以確保使用質量管理體系文件的部門均能得到相應文件的有效版本。 2.0 范圍 適用于質量管理體系質量手冊、程序文件、作業(yè)文件的編制、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放及標識的管理。其他類別文件如通告、通知等不在此程序適用范圍內。 3.0 職責 3.1 總經理負責質量手冊、程序文件及外來文件使用的批準。 3.2 管理者代表負責組織編寫和審核質量手冊和程序文件,批準作業(yè)文件。 3.3 各部門負責人負責編寫或組織編寫并審核本部門的作業(yè)文件。 3.4 全面質量(來自:.)管理辦公室負責組織對質量管理體系文件的發(fā)放掌握。 3.5 全面

2、質量管理辦公室負責質量管理體系文件的存檔及外來文件的獵取、簽收、存檔。 3.6 全面質量管理辦公室負責收集有關物業(yè)管理外來文件及審核。 3.7 工程維護部經理負責對所收集的工資技術資料的審核、管理。 4.0 工作內容 4.1 文件編號 4.1.1 體系文件架構 第一層文件:質量手冊 其次層文件:程序文件 第三層文件:作業(yè)文件 4.1.2 質量手冊用QM(即英文Quantity Manual的簡稱)表示,編號為: QM-(發(fā)放編號)。 4.1.3 程序文件用QP(即英文Quantity Program的簡稱)表示,編號為: 序號 標準要素號 程序文件 4.1.4 作業(yè)文件用WI(即英文Worki

3、ng Instruction的簡稱)表示,編號為: 作業(yè)文件序號 標準要素號或程序文件編號 作業(yè)文件 4.2 編寫與審批 4.2.1質量手冊, 全面質量管理辦公室負責組織相關人員編寫,管理者代表負責質量手冊的審核,總經理負責質量手冊的批準。 4.2.2程序文件,管理者代表負責程序文件的審核,總經理負責程序文件的批準。 4.2.3作業(yè)文件,各部門負責審核,由管理者代表批準。 4.3 文件版次 文件的最初版本狀態(tài)用A表示,修改狀態(tài)用0。若文件進行改版,則版本狀態(tài)依據改版的次數(shù)依次變更為:B、C、D、E;若文件進行修改,則修改狀態(tài)(來自:.)依據修改的次數(shù)依次變更為:1、2、3、4。文件的修改總量累

4、計達到50%或經過第10次修改時,應對文件實施改版,即版本序號變更為下一個英文字母,而修改狀態(tài)變更為0。 4.4 文件受控 4.4.1 受控文件,發(fā)給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋"受控文件'印章; 4.4.2 非受控文件,發(fā)給本組織外的質量手冊為非受控文件,不收回,不負責修改。 4.5 文件發(fā)放與回收 4.5.1 文件的發(fā)放、回收都需要填寫收發(fā)文件登記表。 4.5.2 如文件分為兩層發(fā)放,每一層都需要填寫收發(fā)文件登記表。 4.5.3 由于工作的需要或原文件丟失、破損,需要補發(fā)文件時,應按下列規(guī)定辦理。 a. 申請方填寫文件補發(fā)審批單經所在部門負責人審核,經管理

5、者代表批準方可予以補發(fā)。 b. 文件補發(fā)需執(zhí)行文件發(fā)放的相關規(guī)定。 4.6 文件保管與復印 4.6.1 受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請補發(fā)。 4.6.2 使用人一旦離開公司,應將其文件交回公司。 4.6.3 分發(fā)給各部門的體系文件,各部門負責人為保管第一責任人,應按規(guī)定做好部門 內部文件發(fā)放范圍的掌握,須復印文件時,必需經部門負責人同意后方可復印, 并將分發(fā)號填寫在收發(fā)文件登記表中。 4.7 文件評審與修改 4.7.1 文件每年在管理評審會上進行評審,必要時做出修改打算。 4.7.2 文件需要更改時,應由部門負責人書面對全面質量管理辦公室反映。 4.7.

6、3 全面質量管理辦公室依據評審會決議及部門負責人的反映狀況,組織人員對文件進行修改,修改內容由管理者代表批準。 4.7.4 修改方式 4.7.4.1 大改,即絕大部分內容需要修改時,由全面質量管理辦公室組織相關人員進行換版修改; 4.7.4.2 中改,即某一文件局部需要修改時,由全面質量管理辦公室組織人員進行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數(shù); 4.7.4.3 小改,即原文件個別內容需要修改時,由文件使用人按文件更改通知單要求,直接在原文上改。 4.7.5 小改與中改在文件發(fā)放時,需填寫文件更改通知單。 4.8 文件作廢處理 4.8.1 對舊版質量管理體系文件,由全面

7、質量管理辦公室在發(fā)放新文件時對舊版文件進行回收,加蓋作廢印章后(來自:.)留一份存檔備查,其余填寫文件銷毀申請表,經管理者代表批準后統(tǒng)一銷毀。 4.8.2 如作廢文件須留做參考,肯定要在該文件封面上加蓋"作廢留用'章。 4.9 外來文件 4.9.1 全面質量管理辦公室負責收集物業(yè)管理的有關法律法規(guī),進行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。 4.9.2 全面質量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規(guī)文件交全面質量管理辦公室主任對其相宜性、充分性進行審核,批準后執(zhí)行。全面質量管理辦公室加蓋"受控文件'章,并登記在外來政策法規(guī)文件清單上。 4.9.2 各物業(yè)公司管理處對需向業(yè)戶公開的外來文件,其范圍、程序按供應給顧客文件掌握程序執(zhí)行。 5.0 相關文件 5.1供應給顧客文件掌握程序(QP-4.2.3-03) 6.0 記錄表格 6.1收發(fā)文件登記表(QR-4.2.3-01-01) 6.2文件更改通知單(QR-4.2.3-01-02) 6.3外來政策