物業(yè)公司提供給住戶文件管理控制工作程序

1、物業(yè)公司提供給住戶文件管理控制工作程序公司程序文件 版 號(hào): A 修改號(hào): 0 EJ-QP 6.4 物業(yè)公司供應(yīng)給住戶的文件管理掌握程序 頁(yè) 碼: 1/21.目的: 對(duì)供應(yīng)給住戶及住戶管理機(jī)構(gòu)的文件的制訂、審批、傳送、查閱實(shí)施掌握。 2.適用范圍: 適用于公司對(duì)所管理的小區(qū)向住戶供應(yīng)文件的掌握。 3.引用文件:3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.5章3.2 ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章4.職責(zé):4.1日常管理業(yè)務(wù)中需要供應(yīng)給住戶的文件由各相關(guān)部門制訂。4.2新的物業(yè)項(xiàng)目入住時(shí)的住戶公約等文件由經(jīng)營(yíng)管理部或由副總經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)制訂。4.3管理者副代表負(fù)責(zé)對(duì)住戶供應(yīng)文件進(jìn)行規(guī)范性審查。4.4管理者代表負(fù)責(zé)供應(yīng)給

2、住戶的文件的審批。4.5綜合辦公室負(fù)責(zé)供應(yīng)給住戶的文件的發(fā)放工作。5.工作程序:5.1供應(yīng)給住戶的文件的制訂:5.1.1各相關(guān)部門在管理業(yè)務(wù)工作中需要向住戶發(fā)出文件時(shí),主要是指修理、管理需要住戶協(xié)作時(shí);制訂或修訂有關(guān)規(guī)章制度需要告知住戶時(shí);需要召開(kāi)產(chǎn)權(quán)人會(huì)議時(shí);需向住戶發(fā)出臨時(shí)通知時(shí),各相關(guān)部門負(fù)責(zé)文件的起草。5.1.2依據(jù)物業(yè)管理方案和合同的要求,每年由經(jīng)營(yíng)管理部應(yīng)對(duì)上年物業(yè)管理費(fèi)用的收支作出總結(jié),并制訂本年的管理工作方案。5.1.3新承接的物業(yè)項(xiàng)目,總經(jīng)理應(yīng)指定項(xiàng)目小組或特定人員在住戶入住前應(yīng)預(yù)備住戶公約及其它管理文件。詳見(jiàn)EJ-QP3.2物業(yè)的入住管理。5.2供應(yīng)給住戶文件的審批和標(biāo)識(shí):5.2.1各相關(guān)部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進(jìn)行審查、 批準(zhǔn)。5.2.2文件審批后由綜合辦公室進(jìn)行打印、標(biāo)識(shí),并登記在文件/資料一覽表上。5.3供應(yīng)給住戶的文件的發(fā)放:5.3.1文件經(jīng)過(guò)審批打印后,各相關(guān)部門加蓋部門印章之后進(jìn)行發(fā)放。5.3.2會(huì)議通知、整改通知、收費(fèi)通知等涉及到全體住戶的文件可通過(guò)信箱分發(fā),也可通過(guò)張貼方式通知住戶。5.3.3管理工作報(bào)告或費(fèi)用收支狀況