置業(yè)公司檔案管理規(guī)定

1、置業(yè)公司檔案管理規(guī)定 置業(yè)公司檔案管理規(guī)定 一、管理總則： 1、檔案管理是公司的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，是公司的無形資產(chǎn)和信息資源，是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。 2、公司全部形成的檔案歸公司全部，公司對(duì)檔案具有全部權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)和處置權(quán)。 3、公司實(shí)行人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案并行管理，相互補(bǔ)充。 4、實(shí)行分級(jí)管理制;內(nèi)部按一級(jí)文檔和二級(jí)文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理; 全部檔案分類管理的四分管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面精確并確保使用管理過程中的平安和保密。 二、檔案范圍： 凡屬下列對(duì)象均納入公司檔案管理范圍，并按性質(zhì)暫分為如下幾大類： 1、

2、公司檔案：包括公司的申報(bào)文件、注冊(cè)文件、證照印章、正式文件、正式函件、會(huì)議紀(jì)要、重要 合同協(xié)議、制度文件、公司簡報(bào)等。 2、財(cái)務(wù)檔案：包括帳冊(cè)、帳簿、原始憑證、報(bào)表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗(yàn)資資料、審 計(jì)資料、銀行資料、工商資料等。 3、人事檔案：包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部聘請(qǐng)、應(yīng)聘、入職、晉升、考 核、離職、作息、社保、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、方案、總結(jié)、崗位說明書、目標(biāo)責(zé)任及其相關(guān)資料和表單、報(bào)表。 4、行政檔案：包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記 臺(tái)帳、工作表單、合同協(xié)議，以及相關(guān)收文、簡報(bào)、審批文函

3、等。 5、政策檔案：包括各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場(chǎng)信息、資源信息等文 件資料。 6、綜合檔案：包括以上未包含的其它文檔資料。 公司檔案按保存性質(zhì)分為如下： 1、電子檔案：包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。 2、實(shí)物檔案：包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實(shí)物檔案，如各類電腦軟件、照片、圖 冊(cè)、手冊(cè)、樣品、音像帶等。 3、本文檔案：以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。 三、檔案分類 檔案管理內(nèi)容龐雜，涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程，因此，必需建立和采納一套較科學(xué)、適用、嚴(yán)謹(jǐn)、平安的管理方法，則首先應(yīng)從實(shí)際動(dòng)身對(duì)全部檔案進(jìn)行科

4、學(xué)合理的分類，對(duì)其全程實(shí)施規(guī)范管理。 (一)管理范圍分類：(見上述分類) (二)管理手段分類： 1、文本檔案：即以文字資料形式保存的全部文檔。 2、電腦檔案：即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。 3、實(shí)物檔案：即以其它實(shí)物形式保存的全部文檔。 (三)管理責(zé)任分類： 1、分級(jí)管理：即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。 2、分層管理：即各公司內(nèi)部按一級(jí)檔案和二級(jí)檔案的管理。 (1)一級(jí)檔案：即由各公司指定專人負(fù)責(zé)管理的全部原始文檔。 (2)二級(jí)檔案：即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復(fù)制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部 收集、整理、積累、保存、形成的，并由其個(gè)人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔

5、資料。 3、分工管理：即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。 4、分類管理：即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。 (四)管理名目分類管理：即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案，均須由各公司統(tǒng)一編制審定公司檔案分類名目進(jìn)行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實(shí)物檔案的分類口徑和名目必需保持全都，以便于檢索。 四、管理程序 (一)文本檔案的管理程序： 1、一級(jí)檔案管理程序及說明(如圖示)： 2、二級(jí)檔案管理程序及說明(如圖示)： (二)電腦 檔案的管理程序及說明：(如圖示) 五、職責(zé)分工 (一)人工檔案管理分工： 1、公司人事檔案和行政檔案、實(shí)物

6、檔案由檔案總務(wù)負(fù)責(zé)。 2、公司財(cái)務(wù)檔案由公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。 3、公司檔案/綜合檔案/項(xiàng)目檔案/政策檔案由公司機(jī)要室負(fù)責(zé)。 (二)電腦檔案管理分工： 1、各公司行政部門電腦中的檔案，由行政助理負(fù)責(zé)。 2、各公司之各部門電腦中的檔案，由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。 3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負(fù)責(zé);無秘書的由總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)。 六、管理要求 (一)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任： 1、各級(jí)負(fù)責(zé)人須強(qiáng)化檔案管理觀念，帶頭仔細(xì)執(zhí)行有關(guān)文檔管理規(guī)范，杜絕意識(shí)淡化、有章不循、重人輕已、作風(fēng)粗疏等現(xiàn)象。 2、各級(jí)負(fù)責(zé)人均對(duì)所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負(fù)有管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé)，不行推諉。 3、各級(jí)負(fù)責(zé)人的日常檔

7、案管理必需納入公司統(tǒng)一管理，并主動(dòng)接受公司的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。 (二)日常使用管理： 1、制作： (1)各文案寫作人和文印制作人，必需按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要精確，以便存查;時(shí)間、落款要明確，以明確責(zé)任和功勞;制作排版要規(guī)范。 (2)對(duì)有特別背景、特別狀況的存檔文件，必需在電腦文檔上，或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注，以備存查和備忘。 2、使用： (1)檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的公司檔案分類名目和檔案借調(diào)登記表，按此要求進(jìn)行日常分類管理和使用管理;全部員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的檔案分類明細(xì)表供二級(jí)檔案的有序管理;業(yè)務(wù)部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行外送文件資料簽冊(cè)。 (2)公司檔

8、案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單，計(jì)有：公司檔案分類名目、檔案分類明細(xì)表、外送文件資料簽收冊(cè)、檔案借調(diào)登記表。 (3)各公司一級(jí)檔案一律裝柜、裝袋(盒)，鑰匙由機(jī)要室負(fù)責(zé)人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒)，鑰匙由檔案負(fù)責(zé)人管理。 (4)為保證文檔平安守密，各員工須嚴(yán)格履行保密職責(zé)，特殊要嚴(yán)把制作、復(fù)制關(guān)，公司副總以下人員復(fù)印資料，必需由檔案管理人員照實(shí)登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)銷毀，禁止重復(fù)使用。 (5)各公司電腦(尤其是主電腦)必需安裝并適時(shí)更新殺毒軟件，拒絕使用有毒軟盤、移動(dòng)硬盤，確保文檔平安。 (6)仔細(xì)建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系，包括：檔案分類明細(xì)表、分類建(歸)檔、分類建夾，并隨時(shí)清整文件資料和抽屜、案頭，杜絕亂丟亂放。 3、歸檔： (1)全部人員在工作中形成的文檔要準(zhǔn)時(shí)歸檔;蓋章后須留