物業(yè)公司組織機構和職能部門及崗位職責

1、。湘西自治州宏泰物業(yè)公司組織機構和職能部門及崗位職責一、 管理架構宏泰物業(yè)公司組織架構總經(jīng)理物業(yè)經(jīng)理行政人事部財務部物管部保潔部工程部安 管 部文員會計主管主管主管主管各部門主管出納管理員保潔班長負責人保安員收費員保潔員水電工消防專干二、職能部門及崗位職責總經(jīng)理職能范圍：1、負責主持總公司的全面經(jīng)營管理工作；2、組織實施總公司及大會決議；3、審定公司內(nèi)部管理和基本管理制度；4、負責審定公司內(nèi)部機構設置方案、定崗定編；。1。5、負責公司高層以下人員的任免；6、組織審定公司的年度財務預、決算方案；7、負責公司下屬管理人員及員工的思想建設；8、審定公司工資獎金分配方案并組織實施。物業(yè)經(jīng)理職能范圍：1

2、、按分工協(xié)助總經(jīng)理主持公司的日常行政和管理活動；2、協(xié)助組織工作，對公司中層管理以下人員有任免建議權；3、定期或不定期的召開分管部門會議，聽取分管部門的工作匯報，及時解決工作中出現(xiàn)的問題和矛盾；4、檢查、督導、催辦各部門的工作；5、負責公司事務及外聯(lián)工作；6、全面主抓公司各部門管理工作；7、負責組織制定分管部門的管理考核標準；8、協(xié)助總經(jīng)理接待重要客人及處理重大公關事務。行政人事部部門職能：行政人事部負責對內(nèi)的日常事務性工作，協(xié)調(diào)公司各部門之間關系，維護公司整體利益，及時完成各級領導交辦的各項任務，為總經(jīng)理當好參謀和助手1、檢查督促各部門的工作執(zhí)行情況；2、負責文件的上傳下達，并將總經(jīng)理的指示

3、及時傳達至有關部。2。門和相關人員；3、負責公司檔案的編目、立卷、歸檔、借閱工作；4、負責公司的合同管理工作；5、負責公司的人事管理工作，包括發(fā)布招聘信息、人員招聘及安排面試等工作；6、負責公司印章的管理和使用工作；7、負責各部門之間有關問題的協(xié)調(diào)；崗位職責：一、行政人事部經(jīng)理1、組織制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司的各項管理制度；2、組織制定各崗位職責， 并根據(jù)公司職位調(diào)整進行相應的變更，保證與實際工作相符；3、根據(jù)現(xiàn)有編制及業(yè)務發(fā)展需求，組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)計各部門的招聘要求，及時督促與招聘相關崗位的缺崗人員；4、組織檢查制度的貫徹執(zhí)行情況；5、組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動的開展；6、負責組織編制公司月度、年

4、度工作總結和計劃；7、考核和指導工作人員的工作并給予業(yè)務指導；8、負責員工的政治思想教育和專業(yè)技能培訓，不斷提高員工的綜合能力和素質(zhì)；9、完成上級領導交辦的其它工作。二、各部門主管1、協(xié)助物業(yè)經(jīng)理擬定公司的各項規(guī)章制度及工作流程；2、協(xié)助上級為其它部門提供及時有效的行政服務；。3。3、協(xié)助上級執(zhí)行公司的培訓計劃以及有效的后勤保障工作；4、協(xié)助組織、開展企業(yè)文化活動；5、建立各種物品、低值易耗品的登記臺帳，并隨時進行盤點，保證財產(chǎn)物資的完整；6、建立固定資產(chǎn)卡片臺賬，對已提完折舊仍在用的固定資產(chǎn)、設備及帳外物資另建帳保管；7、負責員工考勤工作；8、填制和上報各類人事報表、收入月報表等工作；9、負

5、責收集、整理業(yè)主檔案和保存物業(yè)公司籌備、建立和發(fā)展的資料及人事檔案；10、完成領導交辦的其它工作。三、行政文員1、協(xié)助經(jīng)理安排組織有關會議，做好會議通知和會議記錄，做好會議紀要的整理工作；2、負責文件的起草、打字、復印等工作，并及時歸檔公司的相關文件；3、負責往來文件、信件、傳真的簽收、拆封、登記、呈轉及歸檔工作。4、管理公司重要資質(zhì)證件及辦理公司所需各項證照；5、負責發(fā)放日常福利、節(jié)日福利；6、負責辦公用品的保管與發(fā)放工作；7、負責編制采購計劃，并督促采購員及時采購；8、負責公司公章的管理工作；9、完成總經(jīng)理或行政經(jīng)理交辦的其它工作。4。物業(yè)管理部部門職能：1、對所轄物業(yè)實施一體化綜合管理，

6、推進公司質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、管理目標以及經(jīng)濟效益指標的實施；2、落實公司關于商業(yè)樓盤及住宅小區(qū)的有關規(guī)定、決議，有計劃、有步驟地完善小區(qū)的房屋公共設施和綜合服務管理。3、定期向公司各職能部門和公司領導匯報本部門的工作情況，聽取公司領導的意見和要求，并負責貫徹實施。崗位職責：一、物業(yè)管理部經(jīng)理1、貫徹執(zhí)行公司制訂的各項管理規(guī)章制度；2、全面負責管理項目的經(jīng)營管理工作，制定部門月度、年度的經(jīng)營計劃，并保證計劃的實施；3、以身作則，調(diào)動員工的積極性， 保質(zhì)、保量的完成各項工作；4、熱情接待業(yè)戶，及時有效的處理各項投訴，并做好記錄；5、定期對本部門員工進行培訓和考核，不斷提高員工的業(yè)務水平和服務質(zhì)量；

7、6、協(xié)調(diào)本部門與各部門的關系，合理調(diào)配人力和物力資源；7、負責部門內(nèi)各項不合格服務的糾正跟蹤工作，不斷促進物業(yè)管理與服務水平的提高；8、負責制定本部門的各項管理制度、服務標準和操作規(guī)程，并檢查落實；9、及時掌握所管轄項目的物業(yè)費收取情況，督促下屬及時有效。5。的完成物業(yè)費收??；10、完成領導交辦的其它工作任務。二、各項目主管1、負責制定工作計劃并負責經(jīng)物業(yè)經(jīng)理認可后的組織實施，協(xié)助物業(yè)經(jīng)理制訂和實施工作職責及考核計劃；2、負責對物業(yè)管理員的日常工作進行管理、統(tǒng)計有關資料并及時向物業(yè)經(jīng)理匯報；3、負責發(fā)現(xiàn)工作中存在的不合格服務項目，并進行跟蹤、驗證，處理業(yè)戶投訴， 遇有緊急事故， 及時向上級領導

8、報告并協(xié)助處理善后工作；4、接受及處理業(yè)主投訴，并予以記錄，重要情況及時向上級領導匯報，負責配合物業(yè)管理員收繳各項費用；5、負責清潔用品采購計劃的編制和購買物品的驗證工作，并控制其合理的使用，協(xié)助管理員合理儲存和使用保管；6、每月、季做好業(yè)主物業(yè)費收取情況的統(tǒng)計報表，并及時上報總公司；7、協(xié)助管理物業(yè)小區(qū)清潔、綠化、維修、接待、回訪等服務工作；8、收集有價值的物業(yè)信息，為推動公司物業(yè)服務工作的發(fā)展出謀劃策；9、收取及審閱小區(qū)的巡樓報告及每天的有關投訴記錄并對重點內(nèi)容進行歸納；10、負責對管理員的工作做出安排并進行指導；11、負責裝修檔案，業(yè)主檔案的管理；。6。12、負責定期對服務質(zhì)量進行統(tǒng)計、

9、分析、并提出整改方案；13、負責門禁卡的使用及管理工作。14、完成領導交辦的其它工作任務。三、物業(yè)管理員1、保持物業(yè)公司同業(yè)主的聯(lián)系，通過與業(yè)戶接觸和定期拜訪，收集、整理業(yè)主信息和需求，并及時傳達到有關部門；2、安排新入住的業(yè)主辦理入住手續(xù)，領取鑰匙及填寫單元設施交接單，協(xié)助業(yè)戶辦理裝修申請，負責聯(lián)系業(yè)主的搬家事宜，并作好各項登記工作；3、配合工程部、安管部對二次裝修進行管理，及時糾正違章施工；4、催繳物業(yè)管理費、停車費及其它費用；5、負責業(yè)主資料的整理及歸檔工作，建立業(yè)主檔案和二次裝修施工管理檔案；6、負責管理區(qū)內(nèi)業(yè)主的接待工作，做到儀表端莊、態(tài)度和藹、熱情大方、反映敏捷、處事穩(wěn)?。?、按接

10、待來訪規(guī)定，做好來訪登記，對電話預約的來訪要及時通知有關領導或部門；8、負責接待及處理業(yè)主咨詢、投訴工作，并定期進行回訪；9、定期對小區(qū)進行巡視，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并向上級匯報；10、接受并處理業(yè)主投訴，做好記錄，并及時向上級領導匯報；11、記錄小區(qū)管理日志，跟進所列問題；12、完成領導臨時交辦的工作。四、保潔班長。7。1、熟知小區(qū)綠化布局和區(qū)域養(yǎng)護狀況；2、負責小區(qū)的環(huán)境衛(wèi)生清潔保潔服務、綠化管理服務；3、根據(jù)作業(yè)頻率，負責綠化，景觀護理的日檢工作，并做好記錄；4、負責制定保潔員的值班工作表，安排好日常保潔員的各項工作；5、分配好各個保潔員對小區(qū)內(nèi)公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理工作；6、負責指導

11、保潔員的日常工作；7、對保潔員的服務質(zhì)量進行定期或不定期的檢查；8、配合部門經(jīng)理定期組織保潔員進行業(yè)務知識學習和專業(yè)技術的培訓；9、負責上級部門交辦及下達的各項工作任務。五、保潔員1、在保潔班長的領導下工作；2、負責責任區(qū)內(nèi)的保潔、清潔工作；3、嚴格按照操作規(guī)程操作；4、嚴格保證禮儀形象的要求；5、對突發(fā)事件應及時上報并做相關處理；6、完成班長交辦的其他工作。財務部部門職能1、負責公司各項目的財務核算與日常財務管理；。8。2、制定和完善公司內(nèi)部各項目的會計核算制度；3、具體負責公司內(nèi)部的年度財務預、決算；4、負責協(xié)調(diào)處理涉稅問題，配合銀行、稅務及總公司的審計工作；5、負責搜集經(jīng)營活動情況、資金

12、動態(tài)、營業(yè)收入和費用開支的資料，定期向總經(jīng)理匯報；6、負責各項財產(chǎn)的登記、調(diào)撥，并按規(guī)定攤銷折舊；7、組織各部門編制收支計劃，結合公司的情況進行綜合平衡，編制月、季、年度財務收支計劃和組織編制年度財務預算，定期進行分析；8、嚴格執(zhí)行國家規(guī)定的財務制度，嚴格遵守有關財經(jīng)紀律，并督促財務人員遵章守法，做好財會工作；9、檢查各部門的經(jīng)濟活動情況，防止套匯、挪用內(nèi)款，貪污盜竊違法亂紀的行為；10、完成領導交辦的其它工作。一、會計1、按照國家會計制度的規(guī)定進行會計核算，執(zhí)行企業(yè)財務制度，針對公司財務工作中出現(xiàn)的問題及產(chǎn)生的原因提出改進建議和措施，會計核算及會計報表要及時準確；2、負責指導檢查各部門財產(chǎn)的

13、登記保管使用工作，各種財產(chǎn)物資的管理平日要隨時完善，并定期進行盤點，一般季度一小點，年度內(nèi)進行兩次徹底清查，對到期、報廢、盤虧、盤盈的資產(chǎn)完善手續(xù)及時進行處理和帳務處理，做到帳帳相符、帳物相符；3、負責做好管理費用、財務費用等帳簿登記工作，考核與控制。9。各部門費用指標， 抓好日常費用管理工作， 負責編制部門經(jīng)營狀況報表；4、負責對外來款的核算結算，特別是對應收款帳外部分建立臺帳，每月做帳內(nèi)帳外應收報表備查并報總經(jīng)理一份，同時及時督促有關部門進行催款，結清欠帳；5、正確計算應繳稅金，依法依時納稅；6、負責物業(yè)管理軟件數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和審核，停車場收費系統(tǒng)的使用和管理，使軟件與財務帳相互統(tǒng)一， 并達到

14、財務統(tǒng)計核算的相關要求，用軟件規(guī)范各項工作流程（如收費流程、有償服務流程等）達到以軟件為管理平臺， 同時及時對各種欠費的催繳及往來帳的核算管理；7、定期不定期的現(xiàn)金、支票抽查制度，并做好現(xiàn)金檢查記錄，對出納銀行余額調(diào)節(jié)表每月都要簽字核對；8、按會計檔案管理要求編制和管理帳冊、報表、傳票，建立會計檔案目錄，平日隨時歸檔，年度一次性歸檔；9、完成領導安排的其它工作。二、出納1、負責辦理現(xiàn)金、銀行存款收付及結算業(yè)務：（1）及時登記現(xiàn)金日記帳，現(xiàn)金收付日清月結，防止長短款情況發(fā)生，接受現(xiàn)金庫存的抽查并做清點記錄；（2）及時處理銀行相關業(yè)務，了解銀行相關運作流程，掌握企業(yè)在銀行的資金存取情況，合理資金調(diào)

15、撥；2、各項收款業(yè)務手續(xù)齊備，各審批程序要完整準確，支付及時有效，當天收入當天入帳， 各種收付款憑證支付完畢須加蓋已收、已支或已結清字樣戳記。同時嚴格審核報銷單據(jù)、發(fā)票等原始憑證，按。10。照費用報銷的有關規(guī)定，辦理現(xiàn)金收支付業(yè)務，做到合法準確、手續(xù)完備、單證齊全。3、物業(yè)管理收款的錄入核對工作，對各項收入的物業(yè)管理費、停車費等要及時錄入， 每月與會計帳薄進行核對并編制錄入核對情況表；4、月份銀行對帳單、工資存卡明細及有關付款明細等的保管裝訂并裝訂成冊存檔，會計憑證的編制、裝訂，憑證裝訂前要注意檢查，編制是否完整、規(guī)范；5、對物業(yè)服務性收費收入、其它由他人代收的費用入帳前要對相應的發(fā)票、收據(jù)或

16、其它收款憑據(jù)進行簽字確認，防止責任不清產(chǎn)生的差錯，同時要及時入帳；6、負責妥善保管現(xiàn)金、有關印章、空白支票和收據(jù)，做好有關單據(jù)、帳冊、報表等會計資料的整理、歸檔工作；7、完成領導交辦的其它臨時性工作。工程部部門職能：1、負責小區(qū)內(nèi)土建、弱電系統(tǒng)、強電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、綜合布線系統(tǒng)及其他公共系統(tǒng)的運行管理、日常維修保養(yǎng)、設備維護及故障檢修等工作；2、負責小區(qū)內(nèi)的整體設備設施的維修保養(yǎng)工作；3、負責做好能源消耗控制工作；4、負責對部門設備設施的購置、使用、保養(yǎng)、報廢進行論證、安裝、維護及監(jiān)督管理；。11。5、負責項目大、中、小工程維修的組織實施與協(xié)調(diào)；6、負責公共區(qū)域內(nèi)的鑰匙管理。崗位職

17、責：一、工程部主管1、全面負責工程部的管理工作；2、負責管理區(qū)域內(nèi)設施、設備的運行、保養(yǎng)、維修，安全檢查工作的安排與落實；3、履行物業(yè)公司簽訂的設備管理合同，完成下達的各項管理指標和經(jīng)濟指標；4、確保機電安裝維修工程管理的設施、設備處于安全、良好的運行狀態(tài)；5、執(zhí)行政府部門的有關行業(yè)法規(guī)，加強安全管理和安全教育，建立各級安全制度，防止發(fā)生安全事故；6、對設施、設備的運行、維修和保養(yǎng)的正常運行每月必須進行一次全面檢查；7、負責員工的政治思想教育和專業(yè)技能培訓，不斷提高員工的綜合能力和素質(zhì)；8、負責組織對公司接管的機電設施、設備進行驗收及其配套設施完善工作；9、負責組織技術文件盒設備檔案的接管、建

18、立和管理工作；10、負責業(yè)主對機電工作的投訴處理，負責本部門不合格服務的處理，糾正和預防措施的實施、跟蹤和檢查；11、完成領導交辦的其他工作。二、水電維修工。12。1、負責物業(yè)全部公共設備、設施的運行管理，保證設備正常運轉；2、制定長期和日常的維修保養(yǎng)計劃并付諸實施；3、負責物業(yè)機電設備的日常維護保養(yǎng)工作；4、負責物業(yè)土建、弱電系統(tǒng)、強電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、綜合布線系統(tǒng)及其他公共系統(tǒng)的日常維修保養(yǎng)工作；5、負責物業(yè)低壓配電室的值班和日常維修保養(yǎng)；6、負責客戶服務部轉發(fā)的業(yè)主報修的處理，及滿足業(yè)戶其它有關的服務要求；7、負責各系統(tǒng)的完善改造及土建設施的維修，并組織施工和驗收；8、負責做好

19、能源消耗的控制工作；9、熟悉掌握了解小區(qū)各類設備、性能并及時輸入相關資料；10、負責監(jiān)督指導各項目維修，保證積極完成業(yè)主的報修工作；11、負責上級部門交辦及下達的各項工作指標。12、負責小區(qū)強、弱電系統(tǒng)的日常巡檢工作，對樓宇感應燈、小區(qū)景觀照明燈等設備進行日檢，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；13、負責消防自動報警系統(tǒng)、通風系統(tǒng)、樓宇自控系統(tǒng)、保安監(jiān)控系統(tǒng)等的運行、維護與管理工作；14、負責供電系統(tǒng)的維保操作及提出供電設備的大、中、小修計劃；15、根據(jù)系統(tǒng)運行情況進行必要的技術改造，制定切實可行的節(jié)約能源措施，并保證實施，使供電方案為最優(yōu)；16、定期開展設備的維修保養(yǎng)工作；。13。17、發(fā)生突發(fā)情況，應迅速

20、趕往現(xiàn)場，及時采取應急措施，保證設施、設備的正常、完好；18、完成上級交辦的其他工作。安保部部門職能：安保部主要負責小區(qū)內(nèi)各種設施的安全、保衛(wèi)工作，小區(qū)的消防監(jiān)控工作，并負責維護小區(qū)內(nèi)日常的秩序。1、及時將國家制定的法律、法規(guī)和公司的各項安全保衛(wèi)規(guī)章制度向員工宣傳，以增強員工的法制觀念，提高警惕，并做好防火、防盜、防暴、防破壞等工作；2、加強內(nèi)部治安管理，制定各種安全管理規(guī)章制度，打擊各類違法犯罪活動；3、配合公安機關參與調(diào)查重大事故，并寫出調(diào)查報告，上報總經(jīng)理；4、負責小區(qū)及商鋪的消防安全工作，領導、組織公司警衛(wèi)和義務消防隊，并開展教育和訓練，經(jīng)常進行安全檢查工作。崗位職責：一、安保部主管1

21、、 負責安保部的日常管理及計劃的編制工作，對公司安全管理的全過程進行檢查和監(jiān)督；2、教育安保人員自覺遵守國家的法律、法規(guī)，認真執(zhí)行公司各項管理規(guī)章制度；3、負責召集和組織安保部的辦公會議，研究決策，處理本部門。14。職權內(nèi)的各項工作；4、負責編制安保部的年度計劃， 擬訂年度安保員培訓計劃 ；5、教育和培養(yǎng)安保人員熟悉和掌握小區(qū)治安、消防、服務等方面的工作特點和規(guī)律，不斷增強安保工作的針對性和有效性；6、對安保部的全面工作管理，負責安保員的招聘、錄用、考核和獎懲，對安保人員的錄用及辭退有建議權；7、率先垂范做好本職工作，對安保員表現(xiàn)的好壞，有權進行表揚和批評，并對全班的工作負完全責任；8、監(jiān)督檢

22、查對公司各項管理制度、有關法規(guī)、政策標準的執(zhí)行情況，負責協(xié)調(diào)有關職能部門，公安機關之間的關系；9、及時組織安保人員完成各項臨時警戒警備任務；10、完成公司領導交辦的其他工作。二、安保班長1、服從命令，聽從指揮，認真執(zhí)行規(guī)定的工作計劃；2、根據(jù)物業(yè)經(jīng)理的指示、意圖及治安、消防、服務等方面的相關規(guī)定，提出工作目標和任務，制定具體實施步驟和工作標準，并領導保安人員貫徹執(zhí)行；3、組織安保員進行治安、消防、服務等方面的業(yè)務培訓和軍體訓練，規(guī)定班組的學習和訓練任務，并經(jīng)常進行督促檢查，保證學習和訓練任務的圓滿完成；4、根據(jù)安保經(jīng)理的工作要求和崗點值勤規(guī)定，帶領全班人員嚴格認真、一絲不茍地做好治安、消防、服

23、務等方面的工作，并積極配合當日值班員的工作 ；5、負責各崗位不合格服務的處理及糾正預防措施和跟蹤；。15。6、負責簽訂安全消防協(xié)議，督促、考查安保員消防責任的貫徹執(zhí)行情況，對違反規(guī)定的有權提出建議；7、建立消防崗位責任制度，及時向領導反饋防火工作存在的問題；8、負責組織消防訓練和演習，協(xié)助制定消防預案，加強消防巡邏，及時消除火警隱患；9、完成領導交辦的其他工作。三、安保員1、服從領導，聽從指揮，嚴格遵守規(guī)章制度；2、嚴格要求，認真訓練，熟練掌握規(guī)范的值勤要求，充分體現(xiàn)經(jīng)典生活物業(yè)服務一流的形象；3、努力學習安防業(yè)務，熟悉各類緊急、突發(fā)性事件的處理程序和各類器械的使用方法，不斷提高安管服務水平；4、對各種監(jiān)控設備、器材進行維護，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，預防為主，安全檢查，清除不良隱患；5、對小區(qū)各類事件及時收集、整理、反饋，對突發(fā)事件及時報告，及時處理；6、模范遵守國家法令、法規(guī)，做到依法辦事；7、熟悉本崗位職責和工作程序