辦公室管理制度

1、.辦公室管理制度第一章 總則1、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。2、本制度適用于辦公室所有成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。3、切合公司實(shí)際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。4、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡(jiǎn)化辦理流程，做到每周有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。第二章 職責(zé)范圍1、辦公室管理人員直接受辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作。2、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。3、

2、負(fù)責(zé)公司文件管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。4、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。5、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。6、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。7、 協(xié)助其他部門工作，完成上級(jí)交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。第三章 辦公室事務(wù)管理一、文件檔案管理制度1、文件管理制度1）文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2）公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件

3、。3）公司對(duì)內(nèi)公開文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，董事長(zhǎng)簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，辦公室負(fù)責(zé)審核，審核無誤后打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由董事長(zhǎng)蓋章，簽發(fā)。4）凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5）機(jī)密文件由辦公室主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6）各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需辦公室主管審批，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可借閱。7）辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。8）按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理

4、，、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9）根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)辦公室主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。10）文件管理流程內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號(hào)審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀借閱流程：提出申請(qǐng)辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀2、檔案管理制度1）應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括、批復(fù)、定稿等。2）所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3）堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，

5、對(duì)照編目，列出清單。4）各部門需借閱相關(guān)檔案，須由辦公室主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5）檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6）檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。7）檔案管理流程根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退二、 辦公用品管理制度1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月25號(hào)之前各部門將所需辦公用品報(bào)至辦公室，辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，

6、做出采購計(jì)劃，經(jīng)董事長(zhǎng)簽字后方可采購。對(duì)急用品的采購，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、根據(jù)物品所屬類別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等，做到賬物相符。4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。三、 會(huì)議管理制度1、收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)

7、上所需資料，擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，辦公室文員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。3、辦公室文員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)整理好會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。6、會(huì)議流程會(huì)前：確定議題、會(huì)上所需資料準(zhǔn)備、通知會(huì)中：積極參與，做好會(huì)議記錄會(huì)后：整理會(huì)議記錄張貼歸檔整理四、 環(huán)境衛(wèi)生管理制度1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會(huì)議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。2、清潔衛(wèi)生實(shí)行

8、各部門清潔區(qū)責(zé)任制，辦公室做好衛(wèi)生區(qū)域的劃分，督促各部門打掃各自負(fù)責(zé)的辦公區(qū)域衛(wèi)生，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。3、由辦公室不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行檢查、維護(hù)，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。4、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。5、環(huán)境衛(wèi)生管理流程劃分衛(wèi)生區(qū)域各部門完成清潔項(xiàng)目監(jiān)督檢查辦公室人員檢查、維護(hù)發(fā)現(xiàn)問題執(zhí)行處理五、日常事務(wù)管理1、 接待管理1）來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。2）以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。3）接待人員問清來者意

9、圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。4）流程設(shè)計(jì)：接待來訪人員詢問來意，需要找的人通知被訪者引領(lǐng)會(huì)見奉上茶水送客整理客人走后清潔。2、考勤管理具體考勤工作流程及方式參照考勤管理制度。3、報(bào)刊收發(fā)整理1）辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。2）辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報(bào)紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。3）任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。4）報(bào)紙每周更換一次，所有報(bào)紙每季度處理一次。5）流程設(shè)計(jì)：收發(fā)報(bào)刊整理放置資料架定期清理4、文化宣傳管理1）負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。2）根據(jù)需要，及時(shí)收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作，做好重要會(huì)議或活動(dòng)的攝影錄影工作。3）關(guān)注國(guó)家政策法規(guī)，及時(shí)記錄政策動(dòng)向，制作簡(jiǎn)報(bào)以供學(xué)習(xí)。4）收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識(shí)面，附上簽閱