郵件編寫(xiě)技巧)

1、郵件編寫(xiě)技巧郵件編寫(xiě)技巧年富關(guān)務(wù)年富關(guān)務(wù) 劉春雨劉春雨2014.04引引E-MAILE-MAIL名稱：名稱：用戶標(biāo)識(shí)符用戶標(biāo)識(shí)符+域名域名, ,如如地址：地址：互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)媒介：媒介：使用簡(jiǎn)易、投遞迅速、收費(fèi)低廉、易于保存特點(diǎn)：特點(diǎn)：電郵簡(jiǎn)介電郵簡(jiǎn)介郵件發(fā)送對(duì)象郵件編寫(xiě)規(guī)范年富FOXMAIL小技巧目錄目錄發(fā)送郵件對(duì)象發(fā)送郵件對(duì)象TOCCBCC暗送人暗送人抄送人抄送人收件人收件人郵件發(fā)送對(duì)象郵件發(fā)送對(duì)象平級(jí)交流用to一般溝通，不抄送收件人上司與工作無(wú)直接關(guān)系的人不用to，用cc尋求支持，要抄送雙方上司避免同一主題反復(fù)群發(fā)，用見(jiàn)面交流代替避免將細(xì)節(jié)發(fā)給高管，特別是不能了解的細(xì)節(jié)勿跨級(jí)溝通，應(yīng)由上級(jí)

2、批復(fù)后添加高層審批郵件發(fā)送對(duì)象郵件發(fā)送對(duì)象郵件發(fā)送對(duì)象郵件發(fā)送對(duì)象案例案例12郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范問(wèn)侯語(yǔ)稱呼主題簽名檔附件修辭正文郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范簡(jiǎn)短，一般不超過(guò)16字便于記憶、搜索概括地表達(dá)郵件的主要意圖便于收件人權(quán)衡輕重緩急可以加稱呼，以引起收信人的注意231主題主題空白標(biāo)題最失禮大寫(xiě)字母、感嘆號(hào)URGENTURGENT、REQREQ、FYIFYI郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范主題案例主題案例01020304（1）有職務(wù)，按職務(wù)尊稱（2）無(wú)職務(wù)，按先生/小姐稱呼（3）級(jí)別比自己高或不熟悉的人，盡量不使用英文名，慎用 “Dear XXX” （4）如果有幾個(gè)人，宜

3、逐個(gè)稱呼到。人數(shù)較多，歸納出相同特征 群體，如“商務(wù)同事”（5）一個(gè)郵件中給多個(gè)人分別交待事情，應(yīng)該分成多段，每段分 別寫(xiě)明稱呼 (6) 第一行頂格寫(xiě)稱呼稱呼郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范稱呼稱呼附件附件1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)4. 附件不宜超過(guò)4個(gè)，較多時(shí)打包成一個(gè)文件5. 如果是特殊格式，應(yīng)在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式12 簽名檔簽名檔 問(wèn)侯語(yǔ)問(wèn)侯語(yǔ)1、姓名、單位、頭銜、聯(lián)系方式2、簽名檔寫(xiě)上一句比較有特點(diǎn)的話，加深

4、印象。1、可用在開(kāi)頭或結(jié)尾2、分場(chǎng)合、掌握分寸正文正文先描述緣起，再陳述意見(jiàn)或建議明確需求、時(shí)間點(diǎn)、重要信息保證把事情說(shuō)明白,并盡可能短寫(xiě)完后考慮一下對(duì)方的閱讀體驗(yàn)認(rèn)真檢查有無(wú)拼寫(xiě)、語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤找到少數(shù)的重點(diǎn)，確定一個(gè)中心點(diǎn)中心明確，分層敘事，逐層鋪開(kāi)語(yǔ)言得體語(yǔ)言得體內(nèi)容清晰內(nèi)容清晰保持冷靜保持冷靜郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范標(biāo)點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)字體字體顏色顏色對(duì)齊對(duì)齊1、慎用感嘆號(hào)、問(wèn)號(hào)2、可以不規(guī)范，但一定要規(guī)律1、默認(rèn)字體2、粗體3、斜體4、盡量不要超過(guò)兩種1、安全色：紅、綠2、多種顏色時(shí)，給出注解3、盡量不要超過(guò)兩種1 1、段首對(duì)段首對(duì)齊齊2 2、段末對(duì)段末對(duì)齊齊郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范修辭修辭

5、自動(dòng)回復(fù)、閱讀回執(zhí)、信紙為了留下憑證用見(jiàn)面或電話解決分歧避免將一般性的溝通交給上級(jí)去做郵件+電話提醒+會(huì)前提醒郵件編寫(xiě)規(guī)范郵件編寫(xiě)規(guī)范其它其它年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧Add Your TextAdd Your Text過(guò)濾器過(guò)濾器存檔存檔& &查找查找地址簿地址簿年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧 下載下載1年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧 導(dǎo)入導(dǎo)入2年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧Diagram 2Diagram 2自動(dòng)分類自動(dòng)回復(fù)自動(dòng)刪除過(guò)濾器過(guò)濾器年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧查找查找1、將鼠標(biāo)放在要查找的郵件夾上2、ctrl+F年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧存檔存檔1、手工存檔2、自動(dòng)存檔3、標(biāo)記郵件年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧提醒提醒1、