2015年學校檔案工作會

1、2015年學校檔案工作會年學校檔案工作會20152015年年部門立卷歸檔部門立卷歸檔主要任務及要求主要任務及要求一、檔案館藏現(xiàn)狀一、檔案館藏現(xiàn)狀二、部門檔案工作職責二、部門檔案工作職責三、三、2015年檔案歸檔立卷的主要任務及要求年檔案歸檔立卷的主要任務及要求四、人事檔案的歸檔管理四、人事檔案的歸檔管理五、檔案的開放利用五、檔案的開放利用一、檔案館藏現(xiàn)狀一、檔案館藏現(xiàn)狀指標指標館藏總數(shù)館藏總數(shù)20052005年年20152015年年增量增量備注備注案卷總數(shù)（卷）指標指標單項內(nèi)容單項內(nèi)容20052005年年20152015年年增量增量備注備注教學檔案(卷)2278電子檔案（件）755實物檔案（件

2、）0重大活動檔案（項）0聲像檔案（件）50n學校學校2012-2014年重大活動檔案歸檔情況年重大活動檔案歸檔情況序序號號歸檔單位歸檔單位活動名稱活動名稱歸檔數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)活動時間活動時間1建筑城規(guī)學院住建部建筑學專業(yè)碩士教育評估、城市規(guī)劃與設(shè)計專業(yè)碩士學位研究生教育評估紙質(zhì)（3本）光盤（4張）2012.1住建部建筑學專業(yè)本科（五年制）教育評估紙質(zhì)（3本）2012.1泰山學者論壇：“綠色建筑設(shè)計與理論”專題光盤1張，紙質(zhì)2014.92管理工程學院“城市發(fā)展與工程管理轉(zhuǎn)型.變革.創(chuàng)新國際學術(shù)研討會暨”中國建筑學會工程管理研究分會2012年年會紙質(zhì)（9項）電子版2012.9住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部工程管理專

3、業(yè)本科教育評估紙質(zhì)（14項）電子版2013.53熱能工程學院泰山學術(shù)論壇-可再生能源建筑利用技術(shù)紙質(zhì)（6項）光盤（4張）2012.94交通工程學院交通工程學院揭牌儀式紙質(zhì)（19項）光盤（5張）2012.115市政與環(huán)境工程學院 住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部給水排水工程專業(yè)教育評估紙質(zhì)（9項）電子版2013.56土木工程學院住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部土木工程專業(yè)本科教育評估(復評)紙質(zhì)（10項）電子版2013.5山東省GIS與智慧城市高層論壇紙質(zhì)5項、電子版2014.1泰山學者論壇：“土木工程預制裝配化研究進展”專題光盤8張、1本書2014.17藝術(shù)學院“菲舍爾與濟南老火站” 暨山東建筑大學傳承建筑歷史文化實踐圖片展

4、展板（21張）電子版2012.128信電學院2013“泰山學術(shù)論壇-智能控制與電氣節(jié)能專題”紙質(zhì)15項、電子版、光盤6張2013.119外國語學院山東省第七屆中外教師外語教學研討會光盤4張、照片1張、電子版、紙質(zhì)24項2014.12n學校學校2012-2014年重大活動檔案歸檔情況年重大活動檔案歸檔情況序號序號歸檔單位歸檔單位活動名稱活動名稱歸檔數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)活動時間活動時間10組織部2012年、2013年部門工作總結(jié)、述職報告等，2014年中層領(lǐng)導班子屆中述職、黨的群眾路線教育實踐活動電子版、照片盤一張、紙質(zhì)2012-201411教務處申報山東省應用型人才培養(yǎng)特色名校紙質(zhì)、電子版2012-20

5、1412科技處生態(tài)山東:優(yōu)美.自然.幸福學術(shù)研討會、部分科研獲獎證書及專利證書等電子版2012-201413校長辦公室學校發(fā)文、鳥瞰建大、“鐵路工業(yè)及建筑展示基地”鐵路設(shè)施捐建項目活動電子版、紙質(zhì)2012-201414學生處山東省教育廳高校學生公寓管理檢查評估紙質(zhì)、光盤2012-201415宣傳部啟智講堂、筑基講堂、2012-2013年媒體建大、建大新媒體、博物館的申報等紙質(zhì)（2本）光盤（19張）電子2012-201416團委創(chuàng)業(yè)大講堂電子版2012-201417新聞中心學校重大活動照片集，建大網(wǎng)絡(luò)新聞光盤6張，電子版2012-201418國際交流處學校出訪和外賓來訪等外事活動照片2011-2

6、013出訪，2010-2013來訪電子版2012-201419工會第七屆一次教代會，第七屆三次教代會電子版、紙質(zhì)2012-201420設(shè)計院山東建大建筑規(guī)劃設(shè)計研究院創(chuàng)建20/53周年院慶紀念活動紙質(zhì)2012-201421研究生處2014屆研究生畢業(yè)典禮光盤2張2012-2014n存在問題：存在問題：檔案資源不豐富，人物檔案（學校名人、著名校友）書稿檔案資源不豐富，人物檔案（學校名人、著名校友）書稿字畫、有價值的實物，反映學校各歷史時期的史料記載（建制字畫、有價值的實物，反映學校各歷史時期的史料記載（建制文件），系統(tǒng)性專題檔案（如教學文件、教學大綱，歷屆校友文件），系統(tǒng)性專題檔案（如教學文件、

7、教學大綱，歷屆校友照片）照片）學生畢業(yè)照：學生畢業(yè)照：5959年建校歷史，檔案館目前征集到有年建校歷史，檔案館目前征集到有3939屆占屆占67%67%，但具體到班級合影空缺，但具體到班級合影空缺40%40%；三個中專學校已征集到；三個中專學校已征集到55%55%。二、部門檔案工作職責二、部門檔案工作職責 (一一) 部門檔案工作職責和任務：部門檔案工作職責和任務： 三納入四同步: 納入學校各單位的規(guī)劃計劃，納入管理制度，納入管理人員的職責范圍。做到“四同步”管理：布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。 （二）（二）部門分管檔案工作領(lǐng)導的職責部門分管檔案工作領(lǐng)導的職

8、責 1、組織本單位人員學習黨和國家的檔案工作方針、政策、法令、法規(guī)、組織本單位人員學習黨和國家的檔案工作方針、政策、法令、法規(guī)、不斷提高職工的檔案意識。不斷提高職工的檔案意識。 2、認真執(zhí)行學校檔案工作各項規(guī)章制度，把檔案工作納人本單位的議事、認真執(zhí)行學校檔案工作各項規(guī)章制度，把檔案工作納人本單位的議事日程，建立健全部門檔案工作管理制度，做到檔案工作與本部門其它工作同日程，建立健全部門檔案工作管理制度，做到檔案工作與本部門其它工作同步進行。步進行。 3、加強與學校檔案館的聯(lián)系，共同做好檔案工作的監(jiān)督、指導、檢查和、加強與學校檔案館的聯(lián)系，共同做好檔案工作的監(jiān)督、指導、檢查和總結(jié)，確保檔案的數(shù)量

9、與質(zhì)量。總結(jié)，確保檔案的數(shù)量與質(zhì)量。 4、加強對本單位文秘人員和兼職檔案員的領(lǐng)導，提出具體要求并幫助解、加強對本單位文秘人員和兼職檔案員的領(lǐng)導，提出具體要求并幫助解決檔案工作中的實際困難，為檔案工作提供必要條件保證。決檔案工作中的實際困難，為檔案工作提供必要條件保證。 5、督促、支持兼職檔案員履行崗位職責，對兼職檔案員完成的立卷任務、督促、支持兼職檔案員履行崗位職責，對兼職檔案員完成的立卷任務應計應計入入工作量，并工作量，并作作為為其其晉職、考核的內(nèi)容之一。晉職、考核的內(nèi)容之一。 6、負責審查本部門歸檔案卷，參加相關(guān)檔案的鑒定工作。、負責審查本部門歸檔案卷，參加相關(guān)檔案的鑒定工作。 （三）（三

10、）部門兼職檔案員主要職責部門兼職檔案員主要職責 1、在部門負責人的領(lǐng)導下，負責本部門文件材料的收集、積累、保管、整理、立卷、在部門負責人的領(lǐng)導下，負責本部門文件材料的收集、積累、保管、整理、立卷與歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)，積極主動做好部門檔案工作。與歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)，積極主動做好部門檔案工作。 2、做好部門立卷和平時立卷制度，認真做好部門檔案管理工作，熟悉本部門主要業(yè)、做好部門立卷和平時立卷制度，認真做好部門檔案管理工作，熟悉本部門主要業(yè)務和人員分工，及時收集整理各項工作中形成的各種載體的文件材料。務和人員分工，及時收集整理各項工作中形成的各種載體的

11、文件材料。 3、在檔案館工作人員的指導下，根據(jù)本部門不同種類的文件材料形成的特征，制定、在檔案館工作人員的指導下，根據(jù)本部門不同種類的文件材料形成的特征，制定案卷類目，合理分類存放，做到組卷合理，頁碼編寫準確，卷內(nèi)目錄填寫清楚，案卷標案卷類目，合理分類存放，做到組卷合理，頁碼編寫準確，卷內(nèi)目錄填寫清楚，案卷標題簡明扼要，嚴格遵守在次年題簡明扼要，嚴格遵守在次年6月底前完成歸檔任務的規(guī)定，按時向?qū)W校檔案館辦理移交，月底前完成歸檔任務的規(guī)定，按時向?qū)W校檔案館辦理移交，保質(zhì)保量完成歸檔任務。保質(zhì)保量完成歸檔任務。 4、全校性重要和專題活動中形成的具有保存價值的文件材料，由主管（辦）部門兼、全校性重要

12、和專題活動中形成的具有保存價值的文件材料，由主管（辦）部門兼職檔案員負責收集整理，在活動結(jié)束十天內(nèi)向?qū)W校檔案館辦理移交。職檔案員負責收集整理，在活動結(jié)束十天內(nèi)向?qū)W校檔案館辦理移交。 5、凡屬各部門歸檔范圍內(nèi)的文字材料，嚴格按照要求向檔案館辦理移交，不得由部、凡屬各部門歸檔范圍內(nèi)的文字材料，嚴格按照要求向檔案館辦理移交，不得由部門或個人分散保存。防止出現(xiàn)學校工作中重要檔案流失或不齊全不完整的現(xiàn)象。門或個人分散保存。防止出現(xiàn)學校工作中重要檔案流失或不齊全不完整的現(xiàn)象。 三、三、20152015年檔案歸檔立卷的主要任務及要求年檔案歸檔立卷的主要任務及要求 檔案館上半年對學校各部門在2014年度形成的

13、各類檔案在進行集中立卷接收。希望各部門高度重視，加強領(lǐng)導，統(tǒng)籌安排，認真負責，部門負責人應嚴格把關(guān)，認真審核歸檔內(nèi)容，6月底前完成立卷歸檔工作。 2015年檔案立卷歸檔工作有年檔案立卷歸檔工作有三三個重點：個重點： 一是加強檔案資源建設(shè)，進一步理順歸檔機制，規(guī)范部門歸檔范圍和建檔工作，要求各院（部）、校直各部門做到應歸盡歸； 二是規(guī)范干部人事檔案管理； 三是積極開展檔案編研利用，要求各院（部）、校直各部門認真整理和挖掘檔案資源，對本部門教學、科研、重點學科建設(shè)、重大事件等檔案進行專題編研和修史建志工作，為學校建校60周年和學校發(fā)展提供高效翔實的檔案信息。1 1、歸檔范圍歸檔范圍 凡2014年1

14、 月1日至12月31日期間，學校在各項活動中形成的具有保存價值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的文件材料均應按照黨群、行政、教學、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財會、聲像、人物、實物、重大活動等十三類立卷歸檔。具體內(nèi)容按照山東建筑大學部門文件材料歸檔范圍執(zhí)行。 校直各部門文件材料歸檔范圍，包括該部門在其職能活動的全過程中直接形成的具有保存價值的文字、電子、圖表、聲像、實物等不同載體的材料。（向上級主管部門呈報的有關(guān)報表）黨群、行政類文件材料的歸檔黨群、行政類文件材料的歸檔： 對學校和社會當前與長遠具有參考作用、憑證作用和研究價值對學校和社會當前與長遠具有參考作用、憑證作用和研究價值；

15、反映學校黨政部門職能活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。 歸檔的重點歸檔的重點：1. 本校形成的各種載體、形式的文件材料，特別是涉及全校性、綜合性的文件材料。2. 上級和其他單位所發(fā)的文、電及文件中針對我校的指令性、指導性的文件材料。教學類檔案教學類檔案 學校教學管理水平和教育質(zhì)量的重要標志之一，是學校檔案的主體、核心和重點。 歸檔重點歸檔重點綜合管理、學科與實驗室建設(shè)、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、學位工作、教材等。（教務處、研究生處、繼續(xù)教育學院、各學院）科研類檔案科研類檔案 實行科技主管部門與課題組立卷歸檔制度?？蒲袡n案必須納入科研計劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員職責范圍之中，與計劃管理

16、、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。實行科研工作和建檔工作“四同步”管理。 本校承擔課題各階段形成的各種載體、形式的文件材料，特別本校承擔課題各階段形成的各種載體、形式的文件材料，特別是研究實驗階段形成的作為研究成果依據(jù)的原始材料是研究實驗階段形成的作為研究成果依據(jù)的原始材料必須歸檔必須歸檔。 外事類外事類 歸檔重點綜合管理、出國（境）、來校任教、講學、進修、訪問、考察、國際合作、留學生工作，重大涉外和國外合作項目重大涉外和國外合作項目。 財會類財會類 主要內(nèi)容包括綜合管理、會計憑證、會計賬薄、會計報表、工資清冊等。 人物類人物類：歸檔的主要內(nèi)容，包括生平傳記、工作業(yè)績、學術(shù)成果、榮譽獎勵、社

17、會活動、個人愛好等，歸檔的重點，在國內(nèi)外有影響的學科成就、學術(shù)成果、論文、著作、生平材料等。 實物實物類類：各院（部），校直各部門在其職能活動和教學科研活動中獲得的各種省部級以上獎勵等實物，應及時歸檔。 2 2、歸檔管理及要求、歸檔管理及要求 紙質(zhì)檔案歸檔要求：1、重要文件材料須有相應的標識，例如加蓋單位印章、部門負責人或經(jīng)辦人簽字等；2、學校發(fā)文，由擬稿單位整理立卷歸檔。上級來文、來函直接發(fā)至部門的，要求部門向檔案館移交歸檔；3、立卷歸檔的文件材料必須是原件。 電子檔案歸檔要求：電子文件原文應移交光盤，文本文件一般采用WORD、WPS、PDF等格式,圖像文件一般采用JPEG等格式。 學籍學籍

18、學位檔案的歸檔管理學位檔案的歸檔管理：研究生處、教務處、繼續(xù)教育學院為學籍學位檔案主管部門，負責學位文件材料的統(tǒng)一制發(fā)和立卷歸檔的統(tǒng)一布置與驗收；各院部教學辦公室、團總支為學籍學位檔案的二級管理單位。負責學位檔案形成整理和向?qū)W校檔案館移交。按照校院兩級檔案管理的辦法，各院（部）的綜合檔案管理工作由學院（部）辦公室負責；院部留存的教學過程材料保管期限應不少于五年。學院應切實加強檔案的安全科學保管工作，及時消除各種隱患。 3 3、時間、時間要求要求 歸檔時間統(tǒng)一要求為：校直各部門在6月底前歸檔；各院（部）學位檔案在10月底前歸檔；科研類檔案在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案在項目完成后三個月內(nèi)歸

19、檔。學校重大活動檔案主辦、承辦單位應當在活動結(jié)束之日30日內(nèi)歸檔。 人事檔案是黨和國家的機密，是歷史地、全面地考察了解干部的重人事檔案是黨和國家的機密，是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)，其真實性是干部人事工作嚴肅性的基本保證。體現(xiàn)了一個人的基要依據(jù)，其真實性是干部人事工作嚴肅性的基本保證。體現(xiàn)了一個人的基本誠信，反映了黨員干部基本素質(zhì)。加快學校人事檔案工作的制度化、規(guī)本誠信，反映了黨員干部基本素質(zhì)。加快學校人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、信息化和科學化建設(shè)，才能更好的為學校干部、人事、師資管理和范化、信息化和科學化建設(shè)，才能更好的為學校干部、人事、師資管理和人事決策工作服務。人事決策工作服務。 1. 1.部門負責人是部門負責人是人事檔案人事檔案歸檔歸檔管理的第一責任人管理的第一責任人，負責本負責本部門部門人員歸人員歸檔材料檔材料鑒鑒別審核；別審核；2 2. .嚴把嚴把“入口關(guān)入口關(guān)”，規(guī)范檔案材料收集渠道。人事檔案，規(guī)范檔案材料收集渠道。人事檔案由組織部由組織部、人事處收集鑒別審核歸