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文檔簡介

1、保密級(jí)別:保密級(jí)別:第1頁2022年3月30日如何編寫內(nèi)審檢查表如何編寫內(nèi)審檢查表培訓(xùn)人:張晶秘密秘密2022年3月30日第2頁本次培訓(xùn)的必要性本次培訓(xùn)的必要性 我們都是經(jīng)過內(nèi)外部培訓(xùn)、考試合格、多次參加公司內(nèi)審的我們都是經(jīng)過內(nèi)外部培訓(xùn)、考試合格、多次參加公司內(nèi)審的內(nèi)審員,有必要安排時(shí)間,特意學(xué)習(xí)內(nèi)審員,有必要安排時(shí)間,特意學(xué)習(xí)“如何編寫檢查表如何編寫檢查表”嗎?嗎?2022年3月30日第3頁本次培訓(xùn)的必要性本次培訓(xùn)的必要性與諸位分享一份內(nèi)審檢查表與諸位分享一份內(nèi)審檢查表2022年3月30日第4頁認(rèn)識(shí)到前期準(zhǔn)備的重要性認(rèn)識(shí)到前期準(zhǔn)備的重要性準(zhǔn)確復(fù)述、基本理解檢查表的三要素準(zhǔn)確復(fù)述、基本理解檢查

2、表的三要素123能夠結(jié)合公司相關(guān)工作要求、規(guī)章制度,按部門能夠結(jié)合公司相關(guān)工作要求、規(guī)章制度,按部門/過程編寫簡單的檢查過程編寫簡單的檢查表,沒有主流程表,沒有主流程/關(guān)鍵點(diǎn)的缺失關(guān)鍵點(diǎn)的缺失課程目標(biāo)課程目標(biāo)通過本次培訓(xùn),使內(nèi)審員們,能夠:通過本次培訓(xùn),使內(nèi)審員們,能夠:2022年3月30日第5頁內(nèi)審檢查表的作用內(nèi)審檢查表的作用如何編寫內(nèi)審檢查表如何編寫內(nèi)審檢查表2目目 錄錄12.1 術(shù)語回顧術(shù)語回顧2.2 檢查表的三要素檢查表的三要素2.3 前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備2.4 抽樣原則抽樣原則2.5 案例分析案例分析2.6 分組練習(xí)分組練習(xí)2022年3月30日第6頁 什么是檢查表:什么是檢查表: 是審核

3、員對(duì)具體的審核任務(wù)進(jìn)行策劃后形成的文件,描述了具體的審核內(nèi)容、抽樣計(jì)劃、審核思路與審核方法,是審核員的工作提綱和參考文件。 什么時(shí)間編寫檢查表:什么時(shí)間編寫檢查表: 得到審核計(jì)劃/明確審核任務(wù)、分工后,審核正式實(shí)施前。內(nèi)部審核檢查表的作用(內(nèi)部審核檢查表的作用(1/2)2022年3月30日第7頁內(nèi)部審核檢查表的作用(內(nèi)部審核檢查表的作用(2/2)保持審核目的的清晰和明確保持審核目的的清晰和明確 圍繞審核目的編制檢查表,指導(dǎo)審核過程,可避免偏離審核目的和主題,起到提醒和參照的作用;保持審核內(nèi)容的周密與完整保持審核內(nèi)容的周密與完整 審核涉及多個(gè)部門、場所、活動(dòng)與過程,僅靠審核員的經(jīng)驗(yàn)與記憶,很可能

4、會(huì)有遺漏之處;提前做好全面的策劃,可在現(xiàn)場審核時(shí)保證審核內(nèi)容的完整性;保持審核路線的清晰與邏輯性保持審核路線的清晰與邏輯性 審核時(shí)間緊、正常分工內(nèi)容、審核組間溝通后的追蹤線索,要在計(jì)劃安排的時(shí)間內(nèi)完成審核取證任務(wù),就需要充分考慮審核任務(wù)中有關(guān)聯(lián)的審核活動(dòng)及其邏輯順序,從而規(guī)劃合理的審核路線;保持審核時(shí)間和節(jié)奏的合理性保持審核時(shí)間和節(jié)奏的合理性 提前根據(jù)審核活動(dòng)的重要性和工作量,合理分配審核時(shí)間,確保審核節(jié)奏;保持審核方法的合理性,減少審核員的偏見和隨意性保持審核方法的合理性,減少審核員的偏見和隨意性 針對(duì)不同的審核內(nèi)容,策劃不同的取證方法與抽樣計(jì)劃,并做到均衡抽樣,可減少由于審核員特長與偏好導(dǎo)

5、致對(duì)審核公正性、客觀性的不良影響。 為什么要編寫內(nèi)審檢查表:為什么要編寫內(nèi)審檢查表:2022年3月30日第8頁目目 錄錄21內(nèi)審檢查表的作用內(nèi)審檢查表的作用如何編寫內(nèi)審檢查表如何編寫內(nèi)審檢查表2.1 術(shù)語回顧術(shù)語回顧2.2 檢查表的三要素檢查表的三要素2.3 前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備2.4 抽樣原則抽樣原則2.5 案例分析案例分析2.6 分組練習(xí)分組練習(xí)2022年3月30日第9頁2.1 重溫與審核有關(guān)的幾個(gè)術(shù)語:術(shù)語定義重溫與審核有關(guān)的幾個(gè)術(shù)語:術(shù)語定義 審核審核 為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià),以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。 審核準(zhǔn)則審核準(zhǔn)則 一組方針、程序或要

6、求,用以與審核證據(jù)進(jìn)行比較的依據(jù)。 審核證據(jù)審核證據(jù) 與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。 審核發(fā)現(xiàn)審核發(fā)現(xiàn) 將收集到的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。 審核結(jié)論審核結(jié)論 根據(jù)審核目的和所有審核發(fā)現(xiàn),綜合評(píng)定得出的審核結(jié)果。2022年3月30日第10頁審審 核核 目目 的的綜綜 合合 、 匯匯 總總 、 分分 析析審核證據(jù)審核證據(jù)1審審 核核 準(zhǔn)準(zhǔn) 則則審核證據(jù)審核證據(jù)2審核證據(jù)審核證據(jù)n審核發(fā)現(xiàn)審核發(fā)現(xiàn)1審核發(fā)現(xiàn)審核發(fā)現(xiàn)2審核發(fā)現(xiàn)審核發(fā)現(xiàn)n審審 核核 結(jié)結(jié) 論論2.1 重溫與審核有關(guān)的幾個(gè)術(shù)語:術(shù)語間的關(guān)系重溫與審核有關(guān)的幾個(gè)術(shù)語:術(shù)語間的關(guān)系2022年3月30日第11

7、頁2.2 內(nèi)審檢查表的三要素內(nèi)審檢查表的三要素要素要素1要素要素2要素要素3審核內(nèi)容審核內(nèi)容查什么依據(jù)審核準(zhǔn) 則,逐條/項(xiàng)列出審核項(xiàng)目與要點(diǎn)審核方法審核方法如何查到哪里、詢問什么對(duì)象(崗位)、查閱哪些文件、調(diào)閱哪些記錄、 觀察什么活動(dòng)以及抽樣量審核場所審核場所在哪查到什么區(qū)域取證,應(yīng)涵蓋管理與工作現(xiàn)場(工區(qū)、庫房、施工項(xiàng)目部、工地)檢檢 查查 表表 的的 基基 本本 構(gòu)構(gòu) 成成除基本信息外,還應(yīng)包含:除基本信息外,還應(yīng)包含:2022年3月30日第12頁2.3 前期準(zhǔn)備:收集受審核方信息前期準(zhǔn)備:收集受審核方信息12341、受審核方職責(zé)、受審核方職責(zé)2、涉及的場所與區(qū)域、涉及的場所與區(qū)域1、受審

8、核方涉及的產(chǎn)品、受審核方涉及的產(chǎn)品2、有關(guān)的工作、有關(guān)的工作/生產(chǎn)流程生產(chǎn)流程3、過程的關(guān)鍵特性、典、過程的關(guān)鍵特性、典 型控制方法型控制方法1、常規(guī)考核、跟進(jìn)要求、常規(guī)考核、跟進(jìn)要求2、上次不符合項(xiàng)、觀察項(xiàng)、上次不符合項(xiàng)、觀察項(xiàng)3、公司近期重大事件是否、公司近期重大事件是否涉及涉及1、與受審核方相關(guān)的文件、與受審核方相關(guān)的文件、規(guī)定規(guī)定2、記錄要求、記錄要求收集受審核方收集受審核方信息信息2022年3月30日第13頁2.3 前期準(zhǔn)備:確定審核方法前期準(zhǔn)備:確定審核方法確定取證確定取證方法方法詢詢問問相關(guān)人員相關(guān)人員查查閱文件、記錄閱文件、記錄活動(dòng)工作現(xiàn)場巡視、察活動(dòng)工作現(xiàn)場巡視、察看看有關(guān)領(lǐng)

9、導(dǎo)、主管,直接責(zé)任者、操作者與審核目的有關(guān)的或總現(xiàn)場、作業(yè)區(qū)域與審核準(zhǔn)則有關(guān)的文件,與工作有關(guān)的記錄2022年3月30日第14頁2.3 前期準(zhǔn)備:確定審核順序(前期準(zhǔn)備:確定審核順序(1/2)常用順序常用順序:常用順序常用順序按部門審核按部門審核按過程審核按過程審核資源配備目標(biāo)信息主控職責(zé)、活動(dòng)過程的策劃職責(zé)履行、活動(dòng)實(shí)施與管理的情況檢查與結(jié)果后續(xù)改進(jìn)過程的管理者過程的策劃活動(dòng)過程的實(shí)施與控制監(jiān)控、檢驗(yàn)、檢查優(yōu)化與改善正向追蹤(按PDCA的順序)逆向追溯部門職責(zé)2022年3月30日第15頁 突出優(yōu)點(diǎn)突出優(yōu)點(diǎn) 1、部門主控活動(dòng)、過程不易遺漏; 2、效率較高。按部門審核按部門審核 突出優(yōu)點(diǎn)突出優(yōu)點(diǎn)

10、 1、過程的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性強(qiáng),體現(xiàn)了“過程方法”的特點(diǎn); 2、針對(duì)性較強(qiáng)。按過程審核按過程審核推薦:推薦:按部門審核為主線,穿插對(duì)主控活動(dòng)的按部門審核為主線,穿插對(duì)主控活動(dòng)的“過程審核過程審核”抓線索,到相關(guān)部門追蹤。抓線索,到相關(guān)部門追蹤。2.3 前期準(zhǔn)備:確定審核順序(前期準(zhǔn)備:確定審核順序(2/2) 不足之處不足之處 1、重點(diǎn)、關(guān)鍵過程不清晰、不突出; 2、審核組之間的溝通、配合要求較高。 不足之處不足之處 1、效率低、節(jié)奏難以控制; 2、可能要反復(fù)多次審核同一受審核方。2022年3月30日第16頁案例案例按部門審核的檢查表示例按部門審核的檢查表示例條款審核(主控部門、執(zhí)行部門)示例條款

11、審核(主控部門、執(zhí)行部門)示例2022年3月30日第17頁 選擇典型的質(zhì)量問題,受審核部門的主控職能、過程的主要特點(diǎn)應(yīng)突選擇典型的質(zhì)量問題,受審核部門的主控職能、過程的主要特點(diǎn)應(yīng)突 出,分配的出,分配的時(shí)間應(yīng)充足、取證應(yīng)充分。時(shí)間應(yīng)充足、取證應(yīng)充分。 如:技術(shù)研發(fā)部門7.3 采購管理部門7.4 體系管理部門8.2.2 8.2.3 質(zhì)量管理部門8.2.4 8.3 生產(chǎn)實(shí)施部門7.5.1 (7.5.2) 7.5.3 8.3 2.3 前期準(zhǔn)備:明確審核重點(diǎn)前期準(zhǔn)備:明確審核重點(diǎn)12生產(chǎn)實(shí)施現(xiàn)場、庫房料場的現(xiàn)場管理是生產(chǎn)實(shí)施現(xiàn)場、庫房料場的現(xiàn)場管理是“實(shí)施(實(shí)施(D)”的重要取證場所。的重要取證場所。

12、2022年3月30日第18頁 只要能保證檢查表的作用得到發(fā)揮,對(duì)詳細(xì)程度沒有明確的規(guī)定,但在確只要能保證檢查表的作用得到發(fā)揮,對(duì)詳細(xì)程度沒有明確的規(guī)定,但在確定詳略程度時(shí),應(yīng)考慮以下因素:定詳略程度時(shí),應(yīng)考慮以下因素: 2.3 前期準(zhǔn)備:確定詳細(xì)程度前期準(zhǔn)備:確定詳細(xì)程度產(chǎn)品的復(fù)雜程度審核員的經(jīng)驗(yàn)過程接口的多少以往審核的結(jié)果影響因素影響因素 審核員對(duì)受審核方相關(guān)信息的熟悉程度2022年3月30日第19頁為什么要抽樣為什么要抽樣 由于時(shí)間的限制,審核員不可能查到審核范圍內(nèi)所有的活動(dòng)、過程、記錄、由于時(shí)間的限制,審核員不可能查到審核范圍內(nèi)所有的活動(dòng)、過程、記錄、文件,也不可能與每個(gè)相關(guān)人員進(jìn)行充分

13、的交流。文件,也不可能與每個(gè)相關(guān)人員進(jìn)行充分的交流。 審核是一個(gè)抽樣調(diào)查的過程。審核是一個(gè)抽樣調(diào)查的過程。 每個(gè)審核員都應(yīng)掌握抽樣方法。每個(gè)審核員都應(yīng)掌握抽樣方法。12.4 抽樣原則(抽樣原則(1/3)2022年3月30日第20頁2.4 抽樣原則(抽樣原則(2/3)2可以抽樣的條件可以抽樣的條件相同的產(chǎn)品、過程、崗位、生產(chǎn)線、場所可以抽樣;不能抽樣的情況不能抽樣的情況 完整體系的審核完整體系的審核 管理體系所有過程、不同的職能部門、產(chǎn)品、場所都必須涉及。 按部門的審核按部門的審核 主控職能、過程與不同的管理現(xiàn)場不能抽樣。 按過程的審核按過程的審核 從策劃(P)到改進(jìn)(A)涉及的不同環(huán)節(jié)、節(jié)點(diǎn)都

14、應(yīng)審到。2022年3月30日第21頁2.4 抽樣原則(抽樣原則(3/3)3為了減少抽樣的不確定性,抽樣應(yīng)遵循以下原則為了減少抽樣的不確定性,抽樣應(yīng)遵循以下原則 明確對(duì)象和總體明確對(duì)象和總體 樣本量應(yīng)充分樣本量應(yīng)充分 根據(jù)母本的多少,確定樣本,通常為3-12之間;根據(jù)審核時(shí)間、過程的重要性、已抽樣本的符合性,適當(dāng)增減。 分層抽樣分層抽樣 收集受審核方在管理體系不同層面上運(yùn)行的證據(jù),可以按時(shí)間、生產(chǎn)線、崗位等分層抽樣。 樣本適當(dāng)均衡樣本適當(dāng)均衡 堅(jiān)持堅(jiān)持“抽樣抽樣”、防止、防止“喂樣喂樣”2022年3月30日第22頁2.5 案例分析:案例案例分析:案例審核前、實(shí)施中獲得信息審核前、實(shí)施中獲得信息審

15、核前,收集、學(xué)習(xí)的文件審核前,收集、學(xué)習(xí)的文件2022年3月30日第23頁2.5 案例分析:從完整性方面找問題案例分析:從完整性方面找問題審核計(jì)劃審核計(jì)劃分工分工1產(chǎn)品范圍產(chǎn)品范圍2活動(dòng)場所活動(dòng)場所同一過程的同一過程的完整性完整性如:關(guān)鍵過程涉及到如:關(guān)鍵過程涉及到標(biāo)識(shí)、標(biāo)識(shí)、參數(shù)(特性)監(jiān)測控制、檢驗(yàn)、參數(shù)(特性)監(jiān)測控制、檢驗(yàn)、記錄記錄、人員要求、人員要求等;文件有:等;文件有:關(guān)鍵過程控制程序關(guān)鍵過程控制程序、關(guān)鍵崗位(工序)可視化作業(yè)指導(dǎo)關(guān)鍵崗位(工序)可視化作業(yè)指導(dǎo)書培訓(xùn)及考核管理辦法書培訓(xùn)及考核管理辦法Q:6.3 6.4 6.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.

16、5.5 7.5.6 7.6 8.3鏟土生產(chǎn)部:裝載機(jī)、推土機(jī)、礦用車、鏟土生產(chǎn)部:裝載機(jī)、推土機(jī)、礦用車、破碎機(jī)、鏟運(yùn)機(jī)破碎機(jī)、鏟運(yùn)機(jī)如:生產(chǎn)過程控制涉及:如:生產(chǎn)過程控制涉及:生產(chǎn)計(jì)劃接收與實(shí)施生產(chǎn)計(jì)劃接收與實(shí)施、可視化作業(yè)指導(dǎo)書的獲得可視化作業(yè)指導(dǎo)書的獲得與執(zhí)行與執(zhí)行、裝配檢驗(yàn)記錄填寫與保存、裝配檢驗(yàn)記錄填寫與保存、現(xiàn)場管理(現(xiàn)場管理(5S、設(shè)備、工裝器具、標(biāo)、設(shè)備、工裝器具、標(biāo)識(shí)、防護(hù)、工作內(nèi)容與狀態(tài)、識(shí)、防護(hù)、工作內(nèi)容與狀態(tài)、不合格品處置不合格品處置)342022年3月30日第24頁2.5 案例分析:問題匯總案例分析:問題匯總序號(hào)序號(hào)問問 題題 描描 述述原原 因因 分分 析析1審核計(jì)

17、劃安排的任務(wù)沒能全部完成審核計(jì)劃安排的任務(wù)沒能全部完成沒理解沒理解或或沒看沒看內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃;內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃;審核前審核前沒編寫沒編寫檢查表檢查表2 產(chǎn)品:未能涉及全部產(chǎn)品產(chǎn)品:未能涉及全部產(chǎn)品審核前審核前不了解不了解、審核中、審核中沒詢問沒詢問、檢查表檢查表未提醒、不知道未提醒、不知道抽樣原則抽樣原則3遺忘或不知道,遺忘或不知道,檢查表也檢查表也沒列出沒列出4單一過程:沒有覆蓋文件所有要求單一過程:沒有覆蓋文件所有要求不熟悉不熟悉或或沒收集沒收集、沒看沒看相關(guān)文件相關(guān)文件生產(chǎn)過程:無現(xiàn)場管理情況生產(chǎn)過程:無現(xiàn)場管理情況2022年3月30日第25頁2.5 案例分析:如何防止同樣問題案例分析

18、:如何防止同樣問題內(nèi)內(nèi) 容容評(píng)評(píng) 述述如果我能提前認(rèn)真核對(duì)審核計(jì)劃中任務(wù)要求如果我能提前了解鏟土生產(chǎn)部的職責(zé)范圍如果我能提前收集并熟悉有關(guān)規(guī)章制度如果我能提前編寫詳細(xì)的內(nèi)審檢查表如果我的審核知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)再豐富一些審核前的準(zhǔn)備多么參加培訓(xùn)與內(nèi)審多么詳細(xì)的檢查表多么重重 要要如果2022年3月30日第26頁2.6 分組練習(xí)分組練習(xí)看看培訓(xùn)效果看看培訓(xùn)效果請(qǐng)根據(jù)下列審核計(jì)劃與提供的經(jīng)營管理部內(nèi)審檢查表請(qǐng)根據(jù)下列審核計(jì)劃與提供的經(jīng)營管理部內(nèi)審檢查表1至少找出檢查表的至少找出檢查表的3個(gè)問題個(gè)問題2請(qǐng)說出(寫出)請(qǐng)說出(寫出)5.6的審核思路(檢查表)的審核思路(檢查表)組與組之間交換問題匯總與檢查表,互相點(diǎn)評(píng);請(qǐng)組與組之間交換問題匯總與檢查表,互相點(diǎn)評(píng);請(qǐng)1個(gè)代表上臺(tái)講解,大家一個(gè)代表上臺(tái)講解,大家一起點(diǎn)評(píng)、補(bǔ)充。起點(diǎn)評(píng)、補(bǔ)充。32022年3月30日第27頁課后練習(xí)課后練習(xí)培訓(xùn)效果測評(píng)培訓(xùn)效果測評(píng)請(qǐng)結(jié)

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