工程材料采購方案.doc

1、杜庫項目主材采購方案一 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)材料的計劃管理，監(jiān)督和控制不必要的開支，確保采購材料符合施工要求， 促進(jìn)材料與資金的合理周轉(zhuǎn)，規(guī)范材料采購作業(yè)程序，特制定本辦法。二 適用范圍本辦法適用于公司承接的工程項目所需材料的采購工作。1、管理職責(zé)1） 公司采購部負(fù)責(zé)：A. 進(jìn)行市場調(diào)查，搜集供應(yīng)信息與資料，擬訂與更新合格供應(yīng)商名錄并組織對供應(yīng)商按ISO9000 體系進(jìn)行考察、評估、材料招標(biāo)等工作；B. 根據(jù)材料計劃擬訂采購計劃，提供材料樣品并簽訂材料訂貨合同； C.追蹤與監(jiān)控采購計劃與材料訂貨合同的實施；2） 公司項目部負(fù)責(zé)：A.提供符合工程需要的材料計劃與項目的供貨清單； B.組織對甲方的選樣

2、與封樣；C.按采購計劃與訂貨合同組織材料進(jìn)場，并對進(jìn)場材料進(jìn)行檢驗； D.提供評估供應(yīng)商供貨的信息資料，并參與對供應(yīng)商的考察與評估； E.擬訂材料用款計劃并組織對供應(yīng)商的付款與清場退貨。3） 公司財務(wù)部負(fù)責(zé)：A. 按合同約定及到貨情況支付材料款；B. 每月對材料庫進(jìn)行盤點，指導(dǎo)庫管工作，監(jiān)控帳、實、卡相符狀況； 2、采購程序1） 采購準(zhǔn)備階段由采購部搜集各種材料的信息，并根據(jù)信息進(jìn)行分類，建立與豐富材料信息庫；每類材料至少要求三家符合我方要求的源頭供應(yīng)商填寫供應(yīng)商調(diào)查表并提供如下資料： A 供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照；B 資質(zhì)證明；C 稅務(wù)登記證；D ISO9000 質(zhì)量體系認(rèn)證書（如供應(yīng)商已通過ISO9

3、000 質(zhì)量體系認(rèn)證）； E 企業(yè)簡介（包含：企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、公司業(yè)績、產(chǎn)品介紹等內(nèi)容）； F 材料三證（產(chǎn)品安全資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證）；G 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品檢測報告）樣品圖或照片；對公司符合以上條件者，可列為合格供方，并記錄于合格供方名錄上；公司所采購的材料必須選自合格供方名錄中的供應(yīng)商。2） 投標(biāo)階段：A. 部組織投標(biāo)，根據(jù)設(shè)計圖紙與甲方要求，確定材料清單，并于收到投標(biāo)文件后兩日內(nèi)向采購部提供甲方招標(biāo)文件明確要求的大宗主材的材料清單并隨附全套招標(biāo)文件與圖紙；B. 采購部根據(jù)材料清單進(jìn)行市場調(diào)查（或檢閱供應(yīng)商檔案資料），聯(lián)系材料供應(yīng)商，準(zhǔn)備投標(biāo)樣品與供應(yīng)商資料、材料樣品資料（文字說

4、明、照片），并于開標(biāo)三日前準(zhǔn)備完畢； C.采購部每次材料樣品與資料分類歸檔，歸入材料信息庫；3） 中標(biāo)階段A. 工程中標(biāo)后，項目部根據(jù)設(shè)計圖紙與現(xiàn)場實測實量，于進(jìn)場后一周內(nèi)擬訂材料計劃， 材料計劃內(nèi)容必須包括：材料名稱、材料數(shù)量、材料規(guī)格、材質(zhì)要求、進(jìn)場時間；B. 材料計劃經(jīng)副總審批；C. 采購部根據(jù)材料計劃要求檢閱材料信息庫，聯(lián)系材料供應(yīng)商，索取報價資料與樣品。D. 采購人員整理報價資料，調(diào)查供應(yīng)商的整體實力及產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、規(guī)格等，進(jìn)行價格分析，從中選出議價對象，對主材及大宗材料，至少應(yīng)選出三家源頭供應(yīng)商。E. 采購人員將比價后的材料供應(yīng)商資料與樣品，整理后遞交權(quán)責(zé)主管，確定議價對象與議

5、價底線。F. 采購部根據(jù)材料計劃與詢、比、議價結(jié)果擬訂采購計劃。G. 議價結(jié)果及擬訂的“訂購廠商”、“交貨期限”與“付款方式”報主管副總經(jīng)理簽批； H.經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批后的采購計劃兩份轉(zhuǎn)交項目部，一份轉(zhuǎn)交財務(wù)部，一份采購部留存。I.采購部依批準(zhǔn)后的采購計劃為指導(dǎo)，與選定的供應(yīng)商談判供貨具體事宜；J. 主管副總經(jīng)理組織召開材料樣品評鑒會，篩除不能滿足工程需要的供應(yīng)商，對首次為我方供貨的供應(yīng)商組織實地考察；K. 經(jīng)評鑒合格的樣品由項目部組織對甲方的送樣與封樣；L. 確認(rèn)后的材料樣品按確認(rèn)內(nèi)容由項目部向采購部提交經(jīng)項目經(jīng)理與副總會簽的詳細(xì)供貨 清單，供貨清單詳細(xì)標(biāo)明材質(zhì)要求、規(guī)格型號、供貨數(shù)量

6、、供貨時間等，并作為材料訂貨合同的組成部分；M. 采購部對可滿足供貨清單要求的材料供應(yīng)商進(jìn)行簽約談判，對符合材料招標(biāo)規(guī)定要求的材料供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)通告，并按公司規(guī)定的招標(biāo)程序組織材料招標(biāo)工作；N. 采購部依談判或招標(biāo)結(jié)果，確定簽約對象并擬定訂貨合同，訂貨合同經(jīng)項目部、財務(wù)部、主管副總經(jīng)理評審確認(rèn)后由采購部負(fù)責(zé)簽訂；O. 對不須單筆簽約的材料，采購部羅列材料清單，要求可滿足供貨要求的供應(yīng)商集中報價并隨附材料三證及供應(yīng)商資料P. 采購部在滿足工程需要的前提下選取服務(wù)優(yōu)質(zhì)、價格適中的2-3 家供應(yīng)商簽訂集中供貨合同，注明供貨周期、質(zhì)量要求、付款方式、供貨方式等；Q. 采購部在材料簽約后，向項目部提供供

7、應(yīng)商詳細(xì)聯(lián)系方式及合同副本，由項目部按合同規(guī)定辦理材料預(yù)付款手續(xù)，經(jīng)采購部按合同復(fù)核后轉(zhuǎn)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務(wù)部辦理付款手續(xù)；R. 項目部須嚴(yán)格按批準(zhǔn)后的采購計劃與合同控制材料進(jìn)貨，并根據(jù)工程進(jìn)度與合同約定組織 材料入場，材料入場后查驗材料三證并按材料三證及到貨單檢驗材料數(shù)量、質(zhì)量、做到單、貨、樣相符。檢驗合格的材料由項目部質(zhì)檢員與庫管員在入庫單上簽字，辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的材料，由項目部通知公司質(zhì)量部復(fù)驗，復(fù)驗不合格材料，按不合格品控制程序 辦理，交由項目部組織采購部、工程部（分包合同）共同處理對不合格品的退換事宜。對造成我公司經(jīng)濟(jì)損失的，依合同約定由項目部、采購部聯(lián)合辦理索賠事宜

8、；S. 入庫單一式四份，一份留存項目部，一份交供應(yīng)商，其余兩份由項目部對照項目用款計劃， 填寫報銷憑證，隨附材料發(fā)票轉(zhuǎn)采購部。采購部審核發(fā)票與入庫單無誤后，核銷采購計劃? 訂貨合同臺帳，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務(wù)部按合同規(guī)定辦理付款手續(xù)；T. 材料到貨后不論材料檢驗合格與否，項目部庫管員按供應(yīng)商據(jù)實填寫材料到貨質(zhì)量情 況匯總表并于該供應(yīng)商供貨完畢后轉(zhuǎn)交采購部，以提供評估供應(yīng)商的數(shù)據(jù)資料；U. 項目部因設(shè)計變更、甲方變更原因而引發(fā)的材料變更，應(yīng)于變更發(fā)生的兩日內(nèi)擬訂材料變更計劃并注明變更材料及原總材料計劃的核減項，附甲方簽字的簽證單，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部擬訂采購變更計劃；V. 項目部因材料

9、計劃不足引發(fā)的材料補(bǔ)充，應(yīng)擬訂材料補(bǔ)充計劃，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部 擬訂采購補(bǔ)充計劃；W. 采購變更與補(bǔ)充計劃經(jīng)主管副總經(jīng)理簽批后，由采購部簽訂合同或追加合同，項目部 組織材料進(jìn)場。X. 在合同簽定后如發(fā)生變更引發(fā)所需材料數(shù)量少于合同訂購數(shù)量，項目部應(yīng)于變更發(fā)生后兩日內(nèi)及時通知采購部與財務(wù)部，以便公司及時調(diào)整付款比例。Y. 項目部在工程竣工后，清理庫房材料，組織材料退場，對保存完好的、未使用的材料退回供應(yīng)商，并填寫退場材料確認(rèn)單及出庫單，由供應(yīng)商蓋章簽字認(rèn)可，項目部據(jù)以辦理材料尾款支付手續(xù)；采購部審核無誤后，核銷采購計劃?訂貨合同臺帳，經(jīng)公司主管 副總經(jīng)理簽批后至財務(wù)部按合同規(guī)定辦理支付手續(xù)；退

10、場材料確認(rèn)單一式四份，一份轉(zhuǎn) 交財務(wù)部，一份轉(zhuǎn)交采購部，一份項目部留存；Z. 對不能退回供應(yīng)商的材料，由項目部填寫退場材料清單與出庫單，退回公司材料庫，并與采購部辦理交接手續(xù)后，由采購部辦理放庫手續(xù)；采購部于工程結(jié)束后，匯總材料 采購與供貨資料，按供貨質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、付款要求等評估標(biāo)準(zhǔn)評估供應(yīng)商，對不符合要求 的供應(yīng)商從合格供應(yīng)商名錄中剔除，并按工程項目將供應(yīng)商資料分類歸檔；3、采購紀(jì)律：1）采購人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行計劃采購，嚴(yán)禁計劃范圍外采購，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將對有關(guān)責(zé) 任人給予以嚴(yán)懲； 2）公司項目部應(yīng)努力確保材料計劃的精確性，嚴(yán)格控制現(xiàn)場材料浪費，對超出材料計劃的 補(bǔ)充材料與變更材料及時辦理相關(guān)手續(xù)，因未能及時辦理補(bǔ)充材料計劃與變更材料計劃引起 的工期延誤等相關(guān)損失由項目部承擔(dān)責(zé)任后果； 3）為確保材料計劃的準(zhǔn)確性，項目部對補(bǔ)充材料計劃應(yīng)控制在公司規(guī)定的額度內(nèi)（不超出 材料計劃的 4），對超出額度范圍的補(bǔ)充材料計劃，公司將對項目部予以經(jīng)濟(jì)處罰； 4）項目部質(zhì)檢員、庫管員應(yīng)嚴(yán)把進(jìn)料驗收關(guān)，對不合格或數(shù)量、規(guī)格與采購計劃、訂貨合 同、樣品不符的材料，由項目部負(fù)責(zé)通知質(zhì)量部、采購部共同處理退換事宜，嚴(yán)禁不合格材 料的入庫； 5）采購人員不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后