高效工作方法[36頁(yè)]

1、高高 效效 工工 作作 方方 法法講座介紹講座目標(biāo)讓工作變得簡(jiǎn)單而高效主要內(nèi)容高效工作法則快速學(xué)習(xí)、快速提高高效工作能力訓(xùn)練高效管理時(shí)間幾點(diǎn)建議講座時(shí)間2小時(shí)高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事q故事一： 一個(gè)人想吃蘋(píng)果，所以他搬來(lái)了梯子并靠在樹(shù)上準(zhǔn)備爬上樹(shù)摘蘋(píng)果，但當(dāng)他爬上樹(shù)時(shí)他才發(fā)現(xiàn)他的梯子靠錯(cuò)了地方，他爬上的是一棵梨樹(shù)。q啟示：做正確的事，比什么都重要做正確的事，比什么都重要高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事管理名言：q對(duì)企業(yè)來(lái)言，不可缺少的是效能，而非效率 彼得德魯克q我們不一定知道正確的道路是什么，但卻不要在錯(cuò)誤的道路上走得太遠(yuǎn)。 奧姆威爾格林紹高效工作法則 之正確的做

2、事，更要做正確的事德魯克在有效的主管一書(shū)中的論述：q效率是以正確的方式做事；效能（有效性）是做正確的事。q效率和有效性不應(yīng)偏廢。q當(dāng)兩者不能兼得時(shí)，我們首先應(yīng)著眼于有效性，然后再設(shè)法提高效率高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事q“正確的做事”強(qiáng)調(diào)的是最佳工作方法，其結(jié)果是更快的朝目標(biāo)靠近。q“做正確的事”強(qiáng)調(diào)的是工作的準(zhǔn)確定位和最終效果，其結(jié)果是更加確保自己堅(jiān)實(shí)的朝目標(biāo)邁進(jìn)。q在企業(yè)里員工嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范操作，他是在正確的做事；如果他的產(chǎn)品沒(méi)有買(mǎi)主，沒(méi)有市場(chǎng)，那么他是在做不正確的事。高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事q做正確的事是解決做什么和不做什么的問(wèn)題。是一個(gè)戰(zhàn)略問(wèn)題。同時(shí)

3、也是一個(gè)方向問(wèn)題。q正確的做事是解決工作方法（如何做的問(wèn)題）。是一個(gè)執(zhí)行問(wèn)題。q正確的做事，更要做正確的事，不僅僅是一個(gè)重要的工作方法，更是一種重要的管理思想，同時(shí)也是做事的文化。高效工作法則 之做正確的事q故事二： 一個(gè)車(chē)間主管在車(chē)間檢修設(shè)備，這時(shí)他需要一個(gè)扳手，他就對(duì)小王說(shuō)，“請(qǐng)你到倉(cāng)庫(kù)幫我拿一個(gè)扳手”，小王馬上說(shuō)，“好的”。這位主管心想到倉(cāng)庫(kù)來(lái)回也就是10分鐘時(shí)間，就趁這個(gè)時(shí)間抽支煙，誰(shuí)知抽了一支又一支的煙，仍未見(jiàn)到小王的蹤影，“看我回來(lái)怎么收拾你”，主管已經(jīng)不耐煩了。終于，在30分鐘后，小王出現(xiàn)了。主管見(jiàn)到小王后，馬上暈倒！!原來(lái),小王和倉(cāng)管員費(fèi)了九牛二虎之力抬來(lái)了一個(gè)碩大的扳手。主管

4、苦笑，“是我錯(cuò)了，小王，你到倉(cāng)庫(kù)去拿一個(gè)12的呆板手”，小王馬上轉(zhuǎn)身去倉(cāng)庫(kù)，8分鐘后取回扳手。高效工作法則 之做正確的事q傳達(dá)和接受正確的任務(wù)在軍隊(duì)里，下級(jí)接受任務(wù)時(shí)，要求大聲重復(fù)上級(jí)下達(dá)任務(wù)的內(nèi)容，以防止對(duì)任務(wù)理解錯(cuò)誤。很多時(shí)候我們做了不正確的事是因?yàn)槲茨軠?zhǔn)確理解或全面掌握上級(jí)的任務(wù)要求。在下達(dá)和接受任務(wù)時(shí)，上級(jí)和下級(jí)應(yīng)進(jìn)行有效的溝通，上級(jí)的安排應(yīng)詳盡，下級(jí)應(yīng)澄清自己所有的疑惑，并向上級(jí)重復(fù)任務(wù)的內(nèi)容和要求，同時(shí)做好記錄。高效工作法則 之做正確的事解決正確的問(wèn)題:q一個(gè)好的醫(yī)生不會(huì)完全根據(jù)一個(gè)病人對(duì)自己病癥的描述而作出醫(yī)療方案，他還要做一些深入檢查和研究q一個(gè)優(yōu)秀主管也不會(huì)馬上對(duì)交給自己的問(wèn)

5、題制定解決方案，最好的工作方法應(yīng)首先確保自己在解決的是正確的問(wèn)題，以確保自己不會(huì)走錯(cuò)方向。q搞清楚交給自己的問(wèn)題是不是真正的問(wèn)題，唯一的方法是更深入地挖掘和收集事實(shí)，再加上結(jié)構(gòu)化的分析和論證。應(yīng)像醫(yī)生一樣“望、聞、問(wèn)、切”后再下結(jié)論。高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事解決問(wèn)題規(guī)則讓事實(shí)說(shuō)話(huà):q 故事三： 有一次我?guī)椭蛻?hù)改善生產(chǎn)效率，我們假定將不良工作時(shí)間降低20%，坦白講，在接受任務(wù)時(shí)我對(duì)如何降低不良工作時(shí)間沒(méi)有任何假設(shè)，對(duì)于車(chē)間的工作流程也知之甚少，我就去拜訪(fǎng)車(chē)間的主管。 那位主管直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)：“我們車(chē)間非常忙，所有的工人都很負(fù)責(zé)，整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，你們對(duì)我們這一行不了解，更本就沒(méi)有

6、什么不良工作時(shí)間，最后你們會(huì)勞而無(wú)功的?！?雖然這樣，他仍然非常配合的投入了工作。當(dāng)我們對(duì)車(chē)間人員的工作時(shí)間進(jìn)行了精確測(cè)量分析以后，我們發(fā)現(xiàn)，每天工人用于尋找工作工具和原料的時(shí)間占工作總時(shí)間的30%，等待零部件和上工序產(chǎn)品的時(shí)間占10%，不良工作時(shí)間高達(dá)50%。 了解到這些信息后，通過(guò)流程改造，我們很容易就超越了目標(biāo)。高效工作法則 之正確的做事解決問(wèn)題規(guī)則讓事實(shí)說(shuō)話(huà):q 故事三啟示： 最初的對(duì)問(wèn)題的任何假設(shè)都不是成功解決問(wèn)題的先決條件。 任何問(wèn)題都無(wú)法躲過(guò)以事實(shí)為基礎(chǔ)進(jìn)行分析的威力。 只要把足夠的事實(shí)放在一起，把它們與某些創(chuàng)造性的思維結(jié)合起來(lái)，你自然就會(huì)得出解決問(wèn)題的方法。 回到事實(shí)上去！讓事

7、實(shí)說(shuō)話(huà)！高效工作法則 之正確的做事q一個(gè)廣泛傳播的案例： 我們走進(jìn)一個(gè)叢林，開(kāi)始清除矮灌木。當(dāng)我們費(fèi)盡千辛萬(wàn)苦、好不容易清除完這一片灌木叢，直起腰來(lái)，準(zhǔn)備享受一下完成了一項(xiàng)艱苦任務(wù)后的樂(lè)趣時(shí)，卻猛然發(fā)現(xiàn)，需要清除的不是這片灌木叢，而是旁邊的那一片。啟示：有多少人在工作中就同那些砍伐矮灌木的工人，常常只是埋頭砍伐，甚至沒(méi)有意識(shí)到要砍得不是那片叢林。高效工作法則 之正確的做事始終都應(yīng)心懷最終目標(biāo)始終都應(yīng)心懷最終目標(biāo)確保在做確保在做正確的事正確的事q實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是所有工作的價(jià)值體現(xiàn),是工作的核心。q目標(biāo)是指引我們做正確的事的指南針,沒(méi)有目標(biāo)就會(huì)像無(wú)頭的蒼蠅,不知道會(huì)飛向何方q高效人士有一個(gè)共同的特征,那

8、就是在工作之前他就知道應(yīng)該達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，并在做任何事情時(shí)都確保對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有貢獻(xiàn)。高效工作法則 之正確的做事養(yǎng)成良好的行為模式和工作習(xí)慣確保采用最佳的工作方法，我們要正確的做事q弗蘭西斯培根在論習(xí)慣中寫(xiě)到：“人的思考取決于動(dòng)機(jī)、語(yǔ)言與學(xué)問(wèn)和知識(shí)，而他們的行動(dòng)，則多半取決于習(xí)慣?！眖長(zhǎng)期按某種習(xí)慣行事，久而久之就形成一種固有的行為模式。q行為模式一旦形成，具有非常強(qiáng)的頑固性。江山易改，本性難移。q培養(yǎng)一種好的行為模式是每個(gè)人工作高效的根本。q行為模式包括思考問(wèn)題的思維模式、合理安排時(shí)間的方法、安排生活的方式等q下面的內(nèi)容均涉及到行為模式和工作習(xí)慣。高效工作法則 之快速學(xué)習(xí)、快速提高q如果停

9、止學(xué)習(xí)，任何一個(gè)人的知識(shí)都不會(huì)確保他永遠(yuǎn)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。知識(shí)更新周期人類(lèi)壽命周期時(shí)代發(fā)展知識(shí)更新速度的加快與人類(lèi)壽命的延長(zhǎng)的矛盾，導(dǎo)致不會(huì)再有“一技在身，走遍天下”的現(xiàn)象發(fā)生，唯有不斷的學(xué)習(xí)和提高才是永不變的真理高效工作法則 之快速學(xué)習(xí)、快速提高q提高很重要，快速提高更重要。時(shí)代發(fā)展知識(shí)和能力水平社會(huì)平均水平A企業(yè)或人員B企業(yè)或人員高效工作法則 之快速學(xué)習(xí)、快速提高q總結(jié)過(guò)去并形成文件，是學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)眼睫毛型學(xué)習(xí)曲線(xiàn)眼睫毛型學(xué)習(xí)曲線(xiàn)高效能學(xué)習(xí)曲線(xiàn)高效能學(xué)習(xí)曲線(xiàn)能力水平能力水平學(xué)習(xí)周期高效工作法則 之快速學(xué)習(xí)、快速提高q最佳的學(xué)習(xí)方式是從實(shí)踐和工作中學(xué)習(xí) PDCA循環(huán)工作法監(jiān)視和測(cè)量評(píng)估實(shí)踐水平C

10、分析和總結(jié)工作方法的不足A嚴(yán)格執(zhí)行文件的規(guī)定D根據(jù)對(duì)實(shí)踐情況的總結(jié)和理論研究制定工作方法P嚴(yán)格執(zhí)行文件的規(guī)定D理論層面實(shí)踐層面高效工作法則 之高效工作能力訓(xùn)練q工作秩序條理化（辦公現(xiàn)場(chǎng)5S） 整理辦公桌、公文包，使與工作無(wú)關(guān)的東西為零 整頓你的工作文件、工具等，使尋找東西的時(shí)間為零 確保辦公現(xiàn)場(chǎng)整潔，令人賞心悅目，確?？傆泻眯那?培養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)q精心策劃工作方法，使工作方法多樣化 同時(shí)并行； 結(jié)合； 重新排列； 穿插； 代替； 創(chuàng)新； 標(biāo)準(zhǔn)化高效工作法則 之高效工作能力訓(xùn)練q工作內(nèi)容簡(jiǎn)明化 最容易不過(guò)的是忙碌，最難的是有成效的工作。而將繁雜的工作間明化是防止忙亂，事半功倍的法寶。 三思而后行三思

11、而后行 為了是工作內(nèi)容簡(jiǎn)明化，在開(kāi)始每項(xiàng)工作之前應(yīng)針對(duì)工作提出以下6六方面的問(wèn)題對(duì)工作進(jìn)行分析和檢查，以尋找簡(jiǎn)明化的工作方法。 為什么做這項(xiàng)工作？這項(xiàng)工作對(duì)公司總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有什么重要意義？是根據(jù)習(xí)慣去做的嗎？是否可以不做？ 這件工作的關(guān)鍵點(diǎn)在什么地方？做了之后，將出現(xiàn)什么過(guò)去沒(méi)有的新效果？ 如果必須要做這項(xiàng)工作，那么應(yīng)在那里完成這項(xiàng)工作？既然可以邊聽(tīng)音樂(lè)就可輕松完成，還有必要坐在辦公室冥思苦想嗎？ 什么時(shí)候做這件事情呢？是在一天中精力最好的時(shí)間來(lái)做呢？還是在路途中就可完成？高效工作法則 之高效工作能力訓(xùn)練q工作內(nèi)容簡(jiǎn)明化 誰(shuí)干這件事情好呢？是自己干，還是安排別人去干？還需要哪些人的支持和配合

12、 這件事情的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應(yīng)采取最佳方法而提高效率？q流程圖是分析工作環(huán)節(jié)安排科學(xué)性的有效工具q通過(guò)以上問(wèn)題對(duì)工作進(jìn)行分析和檢查后，再采取如下步驟： 刪減：省去不必要的工作 優(yōu)化工作順序：使工作順序合理，干起來(lái)得心應(yīng)手 合并：兩件或兩件以上的事情能夠合起來(lái)做的時(shí)候就合起來(lái)做 標(biāo)準(zhǔn)化：預(yù)先頂好一項(xiàng)工作的程序，增強(qiáng)工作預(yù)見(jiàn)性。高效工作法則 之高效管理時(shí)間q你的時(shí)間用完了，你的使命也就到頭了。你的時(shí)間用完了，你的使命也就到頭了。 富蘭克林q有人問(wèn)撒切爾夫人，你每天日理萬(wàn)有人問(wèn)撒切爾夫人，你每天日理萬(wàn)機(jī)又是怎樣將所有的工作處理得井機(jī)又是怎樣將所有的工

13、作處理得井井有條的，撒切爾夫人說(shuō)，井有條的，撒切爾夫人說(shuō)，“其實(shí)其實(shí)沒(méi)什么訣竅，我只是將每天應(yīng)做的沒(méi)什么訣竅，我只是將每天應(yīng)做的工作列出來(lái)，然后一條條劃去而已工作列出來(lái)，然后一條條劃去而已”高效工作法則 之高效管理時(shí)間q我們工作的一天早晨9點(diǎn)，你以高速的頭腦風(fēng)暴開(kāi)始了一天的工作10點(diǎn)是會(huì)議然后是無(wú)休止的電話(huà)然后是無(wú)數(shù)的文件等著去處理然后此伏彼起的問(wèn)題的這去處理還有重要的客戶(hù)要去會(huì)見(jiàn) 當(dāng)你終于忙完了一天的工作時(shí)，你是否會(huì)當(dāng)你終于忙完了一天的工作時(shí)，你是否會(huì)猛然發(fā)現(xiàn)，還有幾件重要的事沒(méi)有去做，猛然發(fā)現(xiàn)，還有幾件重要的事沒(méi)有去做，時(shí)間過(guò)得真快。時(shí)間過(guò)得真快。高效工作法則 之高效管理時(shí)間q每天根據(jù)工作

14、的輕重緩急（以對(duì)公司利益的影響作為判定標(biāo)準(zhǔn)），列出一天應(yīng)開(kāi)展的工作內(nèi)容和先后順序q每天總結(jié)一天的工作，看一看工作成效和時(shí)間浪費(fèi)在那里，然后列出第二天的工作清單。高效工作法則 之高效管理時(shí)間q幾種重要而有效的圖表建議：請(qǐng)準(zhǔn)備一個(gè)隨身攜帶的筆記本，以記錄下列內(nèi)容作息時(shí)間表v根據(jù)公司作息時(shí)間并結(jié)合自己的特點(diǎn)列出自己的作息時(shí)間表，將每天的24小時(shí)進(jìn)行合理的安排v安排時(shí)間之原則:吃飯的時(shí)間吃飯; 睡覺(jué)的時(shí)間睡覺(jué); 休閑的時(shí)間休閑；工作的時(shí)間工作v科學(xué)利用時(shí)間之原則：合理利用自己的生物鐘工作計(jì)劃表：每天晚上總結(jié)一天的工作，并根據(jù)輕重緩急按順序列出明天的主要工作任務(wù)備忘社交活動(dòng)表：提前安排好重要的社交活動(dòng)備

15、忘，防止與工作任務(wù)的沖突創(chuàng)新想法表：隨時(shí)記下自己靈光一現(xiàn)的好想法和號(hào)創(chuàng)意，并定期總結(jié)。高效工作法則 之高效管理時(shí)間q典型的浪費(fèi)時(shí)間案例在網(wǎng)絡(luò)上漫無(wú)目的的漫游或聊天沒(méi)事在辦公室閑聊在飲水機(jī)前逗留，聊些七姑八婆的事情打電話(huà)就可解決的事情，卻以冗長(zhǎng)的信代之，或非要親自跑一趟閱讀那些和工作沒(méi)有關(guān)系的報(bào)刊雜志吃飯時(shí)間過(guò)長(zhǎng)講話(huà)沒(méi)有重點(diǎn)會(huì)議開(kāi)的沒(méi)完沒(méi)了事情一拖再拖決策優(yōu)柔寡斷總是在尋找東西高效工作法則 之高效管理時(shí)間q雜亂無(wú)章是個(gè)壞習(xí)慣工作無(wú)秩序，沒(méi)有條理，在一切都雜亂無(wú)章的工作環(huán)境中東翻西找，無(wú)疑嚴(yán)重的浪費(fèi)著你的時(shí)間 注：如何使工作條理化, 見(jiàn)高效能力訓(xùn)練。高效工作法則 之高效管理時(shí)間q管理時(shí)間的注意事項(xiàng)

16、集中精力做最重要的事做正確的事最重要任何時(shí)候都不要忘記所做工作的目標(biāo)不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算安排時(shí)間要有機(jī)動(dòng)性果斷決策大膽、完整的授權(quán)高效工作法則 之建議q建議一：發(fā)現(xiàn)工作中的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)因素任何一項(xiàng)工作效果均受很多環(huán)節(jié)影響，但工作效果是由其中20%的環(huán)節(jié)決定的。（80/20原則）在處理問(wèn)題時(shí)，天才和蠢才的區(qū)別就在于能否準(zhǔn)確地把握其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，即找到工作的重點(diǎn)。在完成任務(wù)時(shí)，人們總是想窮盡一切，反而使一切都沒(méi)有做好。要想高效地完成任務(wù)，就要找出問(wèn)題的關(guān)鍵所在，而找出問(wèn)題的關(guān)鍵所在，關(guān)鍵又在于掌握大量的事實(shí)，并進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì)和分析。高效工作法則 之建議q建議二：甭想把整個(gè)海洋煮沸請(qǐng)記?。耗銢](méi)有能力把整個(gè)海洋煮沸！個(gè)人的知識(shí)、能力、精力是有限的，依靠和利用團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力共同完成項(xiàng)目是明智的選擇，不要擔(dān)心功勞被別人搶走。合作、合作、再合作，永遠(yuǎn)都是合作！保持對(duì)工