管理表格制作基礎(chǔ)培訓

1、主要內(nèi)容主要內(nèi)容一、前 言 在日常工作中，隨著辦公電腦的應(yīng)用普及，經(jīng)常會在日常工作中，隨著辦公電腦的應(yīng)用普及，經(jīng)常會制作各種管理表格，包括制作各種管理表格，包括日常管理表格日常管理表格、周日程周日程項目進度管理表項目進度管理表、項目大日程推進計劃項目大日程推進計劃、項目項目改善報告改善報告等，了解和掌握制作管理表格基本方法和技等，了解和掌握制作管理表格基本方法和技巧，能有效地推動業(yè)務(wù)的開展，開拓自己的思維，提高巧，能有效地推動業(yè)務(wù)的開展，開拓自己的思維，提高工作能力。下面工作能力。下面何為何為5W1H5W1H目的是什么做什么地點參加人員怎樣做在什么時間段進行Why Why What What

2、When When Where Where Who Who How to How to 通過使用用通過使用用5W1H5W1H方法制作管理表格，使用表格所描述的內(nèi)容更全方法制作管理表格，使用表格所描述的內(nèi)容更全面、更有條理，讓人一目了然明白其中的含義。面、更有條理，讓人一目了然明白其中的含義。二、5W1H的在管理表格中應(yīng)用的在管理表格中應(yīng)用實例：供應(yīng)商考察計劃表第一步、考察的目的。即“Why”Why”第二步、考察的時間。即“WhenWhen”第三步、行程安排。即“How How to”to”第四步、考察的公司和項目。即“What”What”第六步、考察的人員。即“Who”Who”第五步、考察公司

3、地址。即“Where”Where”一、PDCA是什么 。n管理循管理循環(huán)環(huán)n持持續(xù)續(xù)改改進進模式模式三、PDCA的在管理表格中應(yīng)用的在管理表格中應(yīng)用 PDCAPDCA管理活管理活動動循循環(huán)環(huán) PDCAPDCA是一是一種種管理意管理意識識 ACTIONACTIONPLANPLANCHECKCHECKDODO計劃計劃 實實施施檢查檢查 運運作作Plan計劃：確定組織的方針、目標。Do實施：按照計劃所規(guī)定的程序加以實施。Check檢查：為確保計劃的有效實施，需要對計劃實施效果進行檢查衡量，并對過程中的關(guān)鍵點和最終結(jié)果進行檢查；Action改進：針對實踐中發(fā)現(xiàn)的缺陷、不足變化 的內(nèi)外部條件，不斷對管理

4、活動進行調(diào)整、完善。對取得的成果進行標準化，并確定新的目標，制定下一輪計劃。二、二、PDCAPDCA定義：定義： 維持維持 維持維持 改進改進 改進改進 創(chuàng)新創(chuàng)新 績效提升績效提升P計劃A措施D實施C檢查P計劃A措施D實施C檢查P計劃A措施D實施C檢查三、三、PDCAPDCA運行模式：運行模式：PDCA是旨在改善的一系列持是旨在改善的一系列持續(xù)續(xù)活活動動 比比較較 沒有遠見的公司很少做計劃，大多數(shù)情況是直接實施， 從不檢查實施情況，此后對每件事都是如此 P計劃D實施REACT重復(fù)NGNGP計劃D實施C檢查 A運作OKOK四、舉例：四、舉例：世界級的大公司會做非常周詳?shù)挠媱?，對每件工作進行世界級

5、的大公司會做非常周詳?shù)挠媱潱瑢γ考ぷ鬟M行跟蹤檢查以便及時采取糾正措施并按進度表運行跟蹤檢查以便及時采取糾正措施并按進度表運行五、應(yīng)用實例：五、應(yīng)用實例：實例1：周日程進度管PDCA表制作“”是時間結(jié)點，項目到此完結(jié)，“”表示過程這里是對所屬項目現(xiàn)狀的描述，力求語言簡練，描述準確詳盡。這里是對所屬項目中所出現(xiàn)的影響項目進度的異常情況的描述，要求語言簡練，描述準確詳盡。這里是對所出現(xiàn)問題提供的一些可行的解決提案，要針對問題的本質(zhì)進行分析。這里是對所屬項目完成度的描述，是以工程總進度為參照的。這里是對項目內(nèi)容、完成時間、計劃達成目標的把握。日期：不同月份工/休日不同，注意及時更新。項目進度評價標準

6、：=達成率100以上 =達成率80%-100 =達成率60-80 達成率60以下 四、大日程表格制作解析四、大日程表格制作解析項目名稱“”表示計劃；“”表示項目完成節(jié)點。 實績線：若有推遲事項，就用“”表示，反之則用“”表示。基本按計劃推進的情況下用直線表示。項目負責人日期：以月為單位。五、項目改善報告的制作五、項目改善報告的制作第一步第一步選定課題第二第二步步 現(xiàn)狀把握一、步驟：一、步驟：第三第三步步 目標設(shè)定第四步第四步 制定活動計劃第五第五步步 要因分析第六步第六步 對策擬定與實施第七第七步步效果確認第八第八步步標準化第九步第九步反省和今后課題二、報告格式（二、報告格式（A4A4或或A3

7、A3）：）：一.選題理由：二.現(xiàn)狀把握：三、目標設(shè)定：五、要因分析：六、對策擬定與實施：四、制定活動計劃：九、反省和今后課題：八、標準化：七、效果確認：三、分步說明：三、分步說明：1、選定課題：（1）歸納問題點：（2）選定課題：從重要度、緊急性、經(jīng)濟性、可參與性、可解決性、時間因素等方面來選擇。（3）設(shè)定課題名稱：課題應(yīng)簡潔、明確、直接針對所要解決的問題。 例1：2、把握現(xiàn)狀1、通過調(diào)查要徹底掌握現(xiàn)狀 2、對掌握的現(xiàn)狀數(shù)據(jù)分層分析 為設(shè)定目標提供依據(jù)用數(shù)據(jù)或圖表表示找出問題的癥結(jié)所在4、目標設(shè)定：1、設(shè)定目標：用柱狀圖或其它圖表示：2、設(shè)定目標的依據(jù)（1）考核要求（標準要求）；（2）水平對比；

8、（3）通過對分析出并要解決的癥結(jié)問題預(yù)計；能解決的程度進行測算；（4）不要用“虛”的內(nèi)容來作所謂的論證?，F(xiàn)狀目標5、要因分析（1）抽出原因 在現(xiàn)場、對現(xiàn)物、用現(xiàn)實的眼光進行觀察。 反復(fù)思考“為什么”、 “為什么”，一層一層展開分析原因。 選用合適的工具 要全面分析，展示影響因素的全貌，避免遺漏。(4M1E)例：問題人設(shè)備材料方法環(huán)境6、對策擬定和實施： （1）提出對策：針對每一條要因提出改進的想法 （2） 確定采取的對策：從可實現(xiàn)性、經(jīng)濟性、有效性、技術(shù)性、難易度等方面考慮。 （3）制定對策表：規(guī)定由誰、何時、做什么、具體怎么做，期限是何時。 （4）實施對策：嚴格按照對策表列出的改進措施計劃加以實施。例：n 要按5W1H的要求來設(shè)定此表n 對策與措施分為兩欄7、效果確認： 將對策實施后的數(shù)據(jù)與對策實施前的現(xiàn)狀及制定的目標進行比較，明確改善的程度，看是否達到預(yù)定的目標。 現(xiàn)狀目標改進后目標達到！8、標準化： 將已被實踐證明了的有效措施寫進日常工作規(guī)定中，防止問題出現(xiàn)反復(fù)。 抓住工作的重點，將其要點明確形成文字。 要讓實施的人易于理解和遵守。9、反省和今后課