高效安排時(shí)間培訓(xùn)課程

1、高效安排時(shí)間培訓(xùn)課程課程大綱課程內(nèi)容課程內(nèi)容一、你的時(shí)間價(jià)值一、你的時(shí)間價(jià)值二、時(shí)間管理矩陣圖二、時(shí)間管理矩陣圖三、有效利用時(shí)間的技巧三、有效利用時(shí)間的技巧 四、充分利用時(shí)間四、充分利用時(shí)間五、時(shí)間管理的方法五、時(shí)間管理的方法六、實(shí)踐計(jì)劃六、實(shí)踐計(jì)劃一、你的時(shí)間價(jià)值v 人一般都是人一般都是6060歲退休，請計(jì)算出您剩下可以工作歲退休，請計(jì)算出您剩下可以工作 的時(shí)間：的時(shí)間： 我的生命已經(jīng)用去 天； 我還剩下可工作的天數(shù)： 天。 簽名： 年 月 日 請閉上眼睛，請閉上眼睛，我的時(shí)間值多少錢？年收入年收入每省每省1 1小時(shí)的價(jià)值小時(shí)的價(jià)值1 1年中年中, ,每天省每天省1 1小時(shí)的價(jià)值小時(shí)的價(jià)值3

2、00003000015.3615.36元元37503750元元400004000020.4920.49元元50005000元元500005000025.6125.61元元62506250元元600006000030.7330.73元元81258125元元750007500038.4238.42元元93759375元元10000010000051.2351.23元元1225012250元元討論-時(shí)間流逝時(shí)間不夠時(shí)間不夠用的原因用的原因你真的很忙嗎?危機(jī)危機(jī)緊急的問題緊急的問題有限期的任務(wù)、會議有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清價(jià)值觀的澄清計(jì)劃計(jì)劃關(guān)系的

3、建立關(guān)系的建立真正的休閑充電真正的休閑充電授能自主管理授能自主管理干擾，一些電話干擾，一些電話一些信件、報(bào)告一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多緊急事件許多湊熱鬧的活動許多湊熱鬧的活動細(xì)瑣、忙碌的工作細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性逃避性”活動活動無關(guān)緊要的信件無關(guān)緊要的信件看太多的電視看太多的電視緊急緊急不緊急不緊急重重要要不不重重要要二、時(shí)間管理矩陣圖 重要重要&緊急緊急不重要不重要&緊急緊急重要重要&不緊急不緊急不重要不重要&不緊急不緊急 213緊急緊急 4重要重要不緊急不緊急不重要不重要45%35%5%15%時(shí)間管理矩陣圖不良的

4、時(shí)間分配不良的時(shí)間分配1 2重要重要&不緊急不緊急重要重要&緊急緊急時(shí)間管理矩陣圖最佳的時(shí)間分配最佳的時(shí)間分配ABCD三、有效利用時(shí)間的技巧 1.1. 要事第一要事第一2.2. 以最終的結(jié)果來開始行動以最終的結(jié)果來開始行動3.3. 學(xué)會說學(xué)會說“NO“NO！”4.4. 學(xué)會對付不速之客學(xué)會對付不速之客5.5. 減少冗長的會議減少冗長的會議6.6. 辦公桌上的辦公桌上的“5S”“5S”運(yùn)動運(yùn)動 確定優(yōu)先順序v80/2080/20法則（帕累托法則）法則（帕累托法則）v 20% 20%的活動具有的活動具有80%80%的重要性的重要性vABCDABCD方法方法v 集中精力在重要的事情上

5、集中精力在重要的事情上v A A：重要而且緊急（比如救火、搶險(xiǎn)等）：重要而且緊急（比如救火、搶險(xiǎn)等）v B B：重要但不緊急（比如學(xué)習(xí)、做計(jì)劃、與人談心、體檢等）：重要但不緊急（比如學(xué)習(xí)、做計(jì)劃、與人談心、體檢等）v C C：不重要但緊急（比如有人因?yàn)榇蚵閷ⅲ翰恢匾o急（比如有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币蝗币弧倍o急而緊急約你、有人突然打約你、有人突然打 請你吃飯等）請你吃飯等）v D D：既不重要也不緊急（比如娛樂、消遣等事情）：既不重要也不緊急（比如娛樂、消遣等事情）從來沒有足夠的時(shí)間做完一切事情，但是總有足夠的時(shí)間完成最重要的工作！從來沒有足夠的時(shí)間做完一切事情，但是總有足夠的時(shí)間完成最重要

6、的工作！時(shí)間段時(shí)間段事務(wù)事務(wù)所用時(shí)間所用時(shí)間優(yōu)先度優(yōu)先度時(shí)間記錄表 時(shí)間計(jì)劃表時(shí)間計(jì)劃表工作 起止時(shí)間 使用時(shí)間 優(yōu)先順序 備注待完成事務(wù)待完成事務(wù)優(yōu)先度優(yōu)先度計(jì)劃時(shí)間計(jì)劃時(shí)間每日事務(wù)清單有效利用時(shí)間的技巧1. 月歷月歷2. 行事歷與甘特表行事歷與甘特表3. 效率手冊效率手冊4. 商務(wù)通與訂房卡商務(wù)通與訂房卡5. 鬧鐘鬧鐘6. 其它工具其它工具時(shí)間管理的工具時(shí)間管理的工具1 1、列清單、列清單2 2、處理文書工作（歸檔、執(zhí)行、傳閱、廢棄）、處理文書工作（歸檔、執(zhí)行、傳閱、廢棄）3 3、個(gè)人記事本。、個(gè)人記事本。4 4、有序排列、擺放物品及文件。、有序排列、擺放物品及文件。5 5、采用便捷方法。

7、、采用便捷方法。有效利用時(shí)間的技巧四、充分利用時(shí)間的6招1.找出原因2.避免拖延3.合理授權(quán)4.投資時(shí)間5.未雨綢繆6.平衡時(shí)間1、時(shí)間不夠用的原因1.欠缺計(jì)劃欠缺計(jì)劃2.行事優(yōu)先級錯(cuò)誤行事優(yōu)先級錯(cuò)誤3.事必躬親事必躬親4.溝通不良溝通不良5.會議太多會議太多6.拖延拖延7、不好意思拒絕、不好意思拒絕8、 干擾干擾9、文件滿桌，找不到、文件滿桌，找不到10、出差太多、出差太多11、午餐吃太飽或吃太久、午餐吃太飽或吃太久12、上司找麻煩、上司找麻煩2、避免拖延謝絕借口1.1.期限未到，急什么？期限未到，急什么？2.2.它太令人感到不愉快它太令人感到不愉快 ! !3.3.它很難它很難 ! !4.4

8、.目前我很忙，勻不出時(shí)間做那件事！目前我很忙，勻不出時(shí)間做那件事！5.5.這件事太重大，我怎么能貿(mào)然采取行動？這件事太重大，我怎么能貿(mào)然采取行動？6.6.我現(xiàn)在沒心情做這件事我現(xiàn)在沒心情做這件事! !7.7.我在壓力下工作績效較佳我在壓力下工作績效較佳! !8.8.在行動前，我要先休息一下在行動前，我要先休息一下! ! 3、合理授權(quán)合理授權(quán)v挑選能夠承擔(dān)責(zé)任的人挑選能夠承擔(dān)責(zé)任的人v根據(jù)能力與興趣委派工作根據(jù)能力與興趣委派工作v告知為什么而不只是做什么告知為什么而不只是做什么v賦予重要性賦予重要性v信任部屬并與之保持良好的溝通信任部屬并與之保持良好的溝通v了解學(xué)習(xí)曲線了解學(xué)習(xí)曲線4、投資時(shí)間、

9、投資時(shí)間v個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)本領(lǐng)的提高是節(jié)省時(shí)間的重要途個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)本領(lǐng)的提高是節(jié)省時(shí)間的重要途徑之一。徑之一。v不斷地學(xué)習(xí)是在任何領(lǐng)域成功的最低要求。不斷地學(xué)習(xí)是在任何領(lǐng)域成功的最低要求。v參加有益于獲得關(guān)鍵技能的課程。參加有益于獲得關(guān)鍵技能的課程。如果給我如果給我8個(gè)小時(shí)的時(shí)間砍一棵樹，我會花個(gè)小時(shí)的時(shí)間砍一棵樹，我會花6小時(shí)來小時(shí)來磨斧頭。（林肯）磨斧頭。（林肯）培養(yǎng)良好的利用時(shí)間的習(xí)慣培養(yǎng)良好的利用時(shí)間的習(xí)慣v短小的筆桿勝過良好的記憶短小的筆桿勝過良好的記憶v利用清單記錄經(jīng)常性的活動利用清單記錄經(jīng)常性的活動v下班之前記下第二天需要做的工作清單下班之前記下第二天需要做的工作清單（節(jié)省時(shí)間、

10、潛意識工作）（節(jié)省時(shí)間、潛意識工作）v每天給自己每天給自己6060分鐘的讀書時(shí)間分鐘的讀書時(shí)間v認(rèn)識自己的生物鐘，精力最旺盛時(shí)做最困認(rèn)識自己的生物鐘，精力最旺盛時(shí)做最困難的工作難的工作5、未雨綢繆v有人告訴你該怎么做一件事情時(shí)，他們很可能至少會遺有人告訴你該怎么做一件事情時(shí)，他們很可能至少會遺漏一個(gè)重要步驟。漏一個(gè)重要步驟。v做一件事情之前，預(yù)估需要多少資源及何時(shí)需要這些資做一件事情之前，預(yù)估需要多少資源及何時(shí)需要這些資源源v以最大的希望，做最壞的打算以最大的希望，做最壞的打算v做額外的準(zhǔn)備（備份、雙保險(xiǎn)）做額外的準(zhǔn)備（備份、雙保險(xiǎn)）墨菲定律：會出差錯(cuò)的終究會出差錯(cuò)。墨菲定律：會出差錯(cuò)的終究會

11、出差錯(cuò)。6、平衡時(shí)間v在工作、家庭和社會間找到平衡v暫時(shí)的停止努力是成功的動力適度休假v注意自己的身體，經(jīng)常鍛煉v學(xué)會調(diào)整自己的節(jié)奏和控制情緒心靈就象是田地，有一定的極限；經(jīng)過一段時(shí)心靈就象是田地，有一定的極限；經(jīng)過一段時(shí)間，它會枯竭，耗盡所有生產(chǎn)農(nóng)作物的能量間，它會枯竭，耗盡所有生產(chǎn)農(nóng)作物的能量帕金森定律：事情增加是為了填滿完成工帕金森定律：事情增加是為了填滿完成工作所需要的多余時(shí)間作所需要的多余時(shí)間v6點(diǎn)優(yōu)先工作制v麥肯錫30秒電梯理論v辦公室美學(xué)v莫法特休息法五、時(shí)間管理的方法v 6點(diǎn)優(yōu)先工作制：v 該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時(shí)該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼

12、鐵公司提供咨詢時(shí)提出的，它使這家公司用了提出的，它使這家公司用了5 5年的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)年的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了時(shí)全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.52.5萬美元咨詢?nèi)f美元咨詢費(fèi)，故管理界將該方法喻為費(fèi)，故管理界將該方法喻為“價(jià)值價(jià)值2.52.5萬美元的時(shí)間管理方法萬美元的時(shí)間管理方法”。 這一方法要示把每天所要做的事情按重要性排序，分別從這一方法要示把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”“1”到到“6”“6”標(biāo)出標(biāo)出6 6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號為號為

13、“1”“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號為以赴地做標(biāo)號為“2”“2”的事，依些類推的事，依些類推 艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個(gè)人每天都能全力以赴地艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個(gè)人每天都能全力以赴地完成完成6 6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。麥肯錫30秒電梯理論：v凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記

14、不住四五六，所以凡人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在事要?dú)w納在3 3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的的“30“30秒鐘電梯理論秒鐘電梯理論”或稱或稱“電梯演講電梯演講”。v第一次接觸第一次接觸 30 30秒原則秒原則麥肯錫電梯理論麥肯錫電梯理論1.1.介紹自己，介紹公司介紹自己，介紹公司88秒秒2.2.說明好處說明好處77秒秒3.3.探尋客戶的需求探尋客戶的需求1515秒秒辦公室美學(xué)：v秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和

15、條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)、工作速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)、工作的美學(xué)。的美學(xué)。 我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣：我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣： 物以類聚，東西用畢物歸原處；物以類聚，東西用畢物歸原處； 不亂放東西；不亂放東西； 把整理好的東西編上號，貼上標(biāo)簽，做好登記；把整理好的東西編上號，貼上標(biāo)簽，做好登記； 好記性不如爛筆頭，要勤于記錄；好記性不如爛筆頭，要勤于記錄； 處理文件的處理文件的3 3個(gè)環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二，迅速歸檔，以免文件弄亂個(gè)環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。第三，及時(shí)銷毀。沒用的文件要及時(shí)處理掉，以免繼續(xù)浪費(fèi)空間和或弄丟。第三，及時(shí)銷毀。沒用的文件要及時(shí)處理掉，以免繼續(xù)浪費(fèi)空間和時(shí)間。時(shí)間?；仡櫍和耆珪r(shí)間管理回顧：完全時(shí)間管理1 1、事先周詳?shù)挠?jì)劃、事先周詳?shù)挠?jì)劃2 2、排定工作的優(yōu)先順序、排定工作的優(yōu)先順序3 3、設(shè)定長短程目標(biāo)、設(shè)定長短程目標(biāo)4 4、訂定每日工作計(jì)劃、訂定每日工作計(jì)劃5 5、挑戰(zhàn)效率最高點(diǎn)、挑戰(zhàn)效率最高點(diǎn)6 6