公司檔案管理制度

1、公司檔案管理制度第1節(jié) 檔案范圍1、 公司證照（包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證、開(kāi)戶許可證等）2、 榮譽(yù)證書(shū)（包括集團(tuán)榮譽(yù)證書(shū)、技術(shù)類榮譽(yù)證書(shū)、個(gè)人榮譽(yù)證書(shū)等）3、 公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)4、 公司為員工辦理的各種證書(shū)5、 合同協(xié)議類6、 各部門工作活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料（包括公司文件、生產(chǎn)制造單、檢驗(yàn)報(bào)告、員工檔案、公司參加的重要活動(dòng)、會(huì)議記錄、工商局網(wǎng)上申報(bào)的企業(yè)年報(bào)等）第2節(jié) 檔案保管制度1、 檔案保管基本原則1、 公司檔案原則上存放于行政部檔案室。2、 歸檔的檔案必須完整，統(tǒng)一存放。3、 行政部安排專員負(fù)責(zé)管理公司檔案，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，需清點(diǎn)清楚證照明細(xì)。4、 檔案不得隨

2、意涂改、拆卷或損毀。5、 檔案保管要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。要有適宜保存檔案的櫥柜和切實(shí)可行的檔案“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫，防蟲(chóng)蛀、防鼠咬）措施。6、 對(duì)受損及紙張老化，字跡消退的檔案，要及時(shí)修復(fù)、復(fù)印和抄錄。7、 所有公司證書(shū)均需掃描并形成電子目錄后存放到公司檔案室。2、 公司檔案室資料管理制度1、 公司證照以公司為單位分類，將證照原件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼正副本、稅務(wù)登記證正副本、開(kāi)戶許可證、機(jī)構(gòu)信用代碼）統(tǒng)一上鎖存放。2、 檔案室資料按照個(gè)人證書(shū)、集團(tuán)證書(shū)、技術(shù)證書(shū)分類，再按榮譽(yù)證書(shū)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)、資質(zhì)資格類證書(shū)、合同協(xié)議類分類，最后按照獲得年份

3、排列編號(hào)。3、 電子檔案實(shí)行雙軌制，電子版及時(shí)更新，存檔保存。4、 按照規(guī)定年限進(jìn)行年檢或換證。5、 對(duì)變更名稱、經(jīng)營(yíng)范圍、住所、法定代表人、注冊(cè)資金等登記事項(xiàng)的，公司證件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行變更。3、 檔案室資料編號(hào)制度1、 檔案編號(hào)由12位組成，前兩位為公司或個(gè)人代碼，第三位為檔案類別代碼，第四到第七位為年份代碼，后五位為當(dāng)年檔案排列序號(hào)。2、 后五位自然編號(hào)每年更新從00001開(kāi)始。3、 后附代碼一覽表代碼一覽表前兩位第三位第四至第七位后五位代碼代碼釋義代碼代碼釋義獲得年份自然編號(hào)x21x公司1榮譽(yù)證書(shū)00001始2知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)3資質(zhì)資格類證書(shū)4合同協(xié)議4、 各部門工作活動(dòng)中形成的具有查考利

4、用價(jià)值的文件材料保管制度（1） 保管制度1、 此類檔案保存于各部門，各部門安排專人保管。2、 紙質(zhì)版統(tǒng)一上鎖保存，電子版存檔保存。3、 光盤、視頻等影像資料存儲(chǔ)于硬盤（磁盤振列設(shè)備）。（2） 保管期限1、 文件材料的保管期間定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為10年以下，三年以上。2、 公司檔案保管期限的原則（1） 凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。（2） 凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。（3） 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。第3節(jié) 檔案借閱制度1、 公開(kāi)性檔案允許公

5、司內(nèi)部人員借閱，秘密性檔案只允許當(dāng)事人借閱。2、 借閱者要填寫登記表，經(jīng)檔案管理員批準(zhǔn)后，方可借閱。3、 檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理員要定期催還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。4、 借閱人不得剪貼涂改檔案字句；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制，違者給予500-5000元罰款。5、 不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用，違者給予500-5000元罰款。第四節(jié) 技術(shù)檔案管理制度一、檔案管理范圍技術(shù)檔案管理是在技術(shù)研發(fā)、工藝調(diào)整、生產(chǎn)制造過(guò)程中產(chǎn)生的各類記錄檔案。技術(shù)檔案與均在質(zhì)量管理部辦公室處進(jìn)行存檔，檔案直接由質(zhì)量管理部總監(jiān)負(fù)責(zé)

6、。二、檔案管理內(nèi)容1、 檔案的建立以及文件資料的提交，由各部門正職領(lǐng)導(dǎo)審核、提交，同時(shí)只有各部門正職領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)對(duì)已建檔文件進(jìn)行修改、增加。部門正職領(lǐng)導(dǎo)也可根據(jù)具體情況授權(quán)相應(yīng)副職領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已建檔文件進(jìn)行修改、增加。除部門正副職領(lǐng)導(dǎo)外，其他任何人員只可在授權(quán)的前提下對(duì)文件進(jìn)行查閱，不可修改。2、 對(duì)已建檔文件的查閱原則上只允許由部門正副職領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行查看，查看前要與生產(chǎn)副總進(jìn)行申請(qǐng)，確認(rèn)后在質(zhì)量管理部總監(jiān)或總監(jiān)助理的協(xié)助下進(jìn)行查閱。如特殊情況，部門正副職也可授權(quán)部門其他人員對(duì)資料進(jìn)行查看，然后在質(zhì)量管理部總監(jiān)或總監(jiān)助理的協(xié)助下進(jìn)行查閱。3、 對(duì)于所有涉及檔案資料內(nèi)容的人員要嚴(yán)格遵守生產(chǎn)制度匯編、公司保密制

7、度的文件內(nèi)容，做好檔案資料的保密工作。三、檔案管理方法（一）產(chǎn)品配方管理1、配方通知單分為生產(chǎn)配方通知單和中試生產(chǎn)配方通知單，全部按照要求的流程進(jìn)行下發(fā)。2、配方通知單格式統(tǒng)一，內(nèi)容包括：具體配方、生產(chǎn)工藝、性能要求、審批程序等。3、配方通知單由各研發(fā)室實(shí)驗(yàn)人員下發(fā)，下發(fā)前必須通過(guò)研發(fā)室小試（或中試）驗(yàn)證。4、配方通知單由研發(fā)室主任確認(rèn)后交質(zhì)量管理部生技科，由工藝部確認(rèn)后轉(zhuǎn)交計(jì)劃部，錄入金蝶軟件，并確保審核無(wú)誤。5、配方通知單責(zé)任明確到人，配方正式交付生產(chǎn)部前，研發(fā)人員對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)全責(zé)，全程指導(dǎo)和監(jiān)督生產(chǎn)。6、產(chǎn)品中試、試生產(chǎn)由質(zhì)量管理部生技科安排進(jìn)行，其他項(xiàng)目部門按照流程主動(dòng)配合工作。7、同

8、一配方批量供貨三批，生產(chǎn)穩(wěn)定，質(zhì)量正常后，生產(chǎn)配方交付計(jì)劃部和質(zhì)量管理部生技科。8、生產(chǎn)配方確定后，配方中原材料不允許隨意更換。9、配方中首次使用的原材料，由技術(shù)部申請(qǐng)，儲(chǔ)運(yùn)部采購(gòu)，同時(shí)通知生產(chǎn)部。10、公司各產(chǎn)品線配方管理采取技術(shù)部統(tǒng)一管理，各研發(fā)室主任日常保密管理，配方變更必須由技術(shù)部主任簽字確認(rèn)并備案。（二）產(chǎn)品生產(chǎn)工藝檔案管理生產(chǎn)工藝是制造產(chǎn)品的總體流程的方法，包括工藝過(guò)程、工藝參數(shù)和工藝配方。好的生產(chǎn)工藝能夠恒定產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)范生產(chǎn)操作、有效提高生產(chǎn)效率和降低生產(chǎn)成本。新產(chǎn)品工藝制定以滿足車間生產(chǎn)設(shè)備、高效穩(wěn)定、持續(xù)改進(jìn)、細(xì)致可行為原則，技術(shù)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和質(zhì)量管理部生技科人員團(tuán)結(jié)協(xié)作，

9、結(jié)合車間生產(chǎn)設(shè)備的實(shí)際情況，為生產(chǎn)提供切實(shí)可靠的工藝。1、生產(chǎn)工藝的下發(fā)（1）質(zhì)量管理部生技科將連續(xù)3次大試成功的生產(chǎn)操作工藝，按照統(tǒng)一格式形成工藝文件。（2）將此產(chǎn)品的小試、中試、試生產(chǎn)情況匯總形成產(chǎn)品放大實(shí)驗(yàn)報(bào)告，組織技術(shù)中心、質(zhì)量管理部、生產(chǎn)中心進(jìn)行評(píng)審。（3）評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，將工藝文件在體系部備案后發(fā)放。發(fā)放時(shí)，一式4份，其中生產(chǎn)部1份，質(zhì)量管理部生技科1份，體系辦公室1份，技術(shù)部1份。2、生產(chǎn)工藝的變更（1）生產(chǎn)工藝確實(shí)需要變更的，要改進(jìn)的控制點(diǎn)報(bào)質(zhì)量管理部生技科。（2）質(zhì)量管理部生技科通過(guò)小試、中試、大試的過(guò)程進(jìn)行驗(yàn)證成功后，形成驗(yàn)證報(bào)告。（3）技術(shù)部、質(zhì)量管理部生技科、生產(chǎn)部對(duì)新工藝

10、進(jìn)行評(píng)審。（4）評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，在體系辦公室備案后下發(fā)，將舊工藝回收，各部門按照新工藝執(zhí)行。第五節(jié) 檔案管理員制度1、 嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料保密制度，嚴(yán)格照章辦事。2、 嚴(yán)格檔案保管制度，認(rèn)真做好分類登記，對(duì)檔案的分類應(yīng)做到科學(xué)合理，便于查找。3、 檔案借閱應(yīng)按規(guī)定辦理登記手續(xù)，借閱手續(xù)不全的不予借出。4、 按有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀。5、 檔案管理員不得擅自借出資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理；若因擅自借閱資料導(dǎo)致公司遭受的經(jīng)濟(jì)損失，由其承擔(dān)全部責(zé)任。6、 檔案管理員離職時(shí)，其管理的檔案記錄作為員工離職交接的一部分。7、 檔案管理員必須保證資料完整，無(wú)破損，借出資料歸還時(shí)檢查是否完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告和處理。8、 檔案管理員因事、病、休假等原因不在崗時(shí)應(yīng)指定他人代管，交代借閱資料時(shí)的注意事項(xiàng)。第六節(jié) 檔案保密制度1、 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出公司；檔案管理員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容，違者給予500-5000元罰款