第七章 機關文件的處理程序

1、第五章 文書的處理第一節(jié) 行文制度 行文制度指的是機關與機關之間的行文必須遵守的行文準則和規(guī)定，包括行文關系、行文方式和行文規(guī)則三個方面。定義定義行文關系與行文制度行文關系與行文制度 行文關系根據(jù)組織關系和職權范圍而確定的公文授受關系。 主要有兩種類型的行文關系： A.有隸屬關系的上下級機關之間的行文。 B.無隸屬關系的機關之間的行文。此類中又有兩種（通常用（通常用“函函”行文）行文）： a.平行機關之間的行文； b.不相隸屬的機關之間的行文。行文關系與行文制度行文關系與行文制度 B.B.行文制度：行文制度：機關行文必須共同遵守的辦文規(guī)程和準則。主要有主要有6 6種種 a.相互行文制度。 b.

2、聯(lián)合行文制度。 c.逐級行文制度。 d.文稿代擬制度。 e.一文一事制度。 f.公開行文制度。案案 例例 二二 則則 1，某市衛(wèi)生局向市委、市政府呈報了關于我市艾治病防治情況及有關問題的報告。但公文報出后其所反映的問題未能及時得到解決。您認為責任在誰？ 2，國慶前夕，市政府向駐烏所有縣級以上單位發(fā)出關于正確懸掛國旗的通知。有些自治區(qū)、兵團及中央部門所屬單位認為行文有誤。您看呢？第五章第五章 文書的處理文書的處理 第一節(jié) 行文制度 二、行文方式 逐級行文 多級行文 直達行文第五章第五章 文書的處理文書的處理 第一節(jié) 行文制度 二、行文方式 越級行文 1.由于情況緊急，逐級上報會延誤時機、造成損失

3、的問題。如戰(zhàn)爭、嚴重自然災害等； 2.經(jīng)過多次請示直接上級機關，長期未能得到解決的問題； 3.與直接上級機關有爭議，而無法解決的問題；第五章第五章 文書的處理文書的處理 文書工作文書工作基礎理論基礎理論 第一節(jié) 行文制度 二、行文方式 越級行文 4.上級機關交辦的，并指定越級上報的問題； 5.對直接上級機關進行檢舉揭發(fā)的問題； 6.與直接上級機關無關，需越級詢問、聯(lián)系的一般問題。第五章第五章 文書的處理文書的處理第一節(jié) 行文制度 二、行文方式 平行行文 第五章第五章 文書的處理文書的處理 第一節(jié) 行文制度 一、行文規(guī)則 行文時要尊重組織系統(tǒng)隸屬關系 行文時要尊重機關職權 行文時要考慮是否服從工

4、作需要 行文時要明確發(fā)文權限 兩個以上的同級機關可以聯(lián)合行文第五章第五章 文書的處理文書的處理 第一節(jié) 行文制度 一、行文規(guī)則 經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應當視為正式公文依照執(zhí)行，同樣具有法律效用，可不再行文第二節(jié) 文書的處理程序 文書處理程序是指文件在機關內(nèi)部運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。含義 “公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序?！?國務院辦公廳修訂的國務院辦公廳修訂的國家行政國家行政 機關公文處理辦法機關

5、公文處理辦法第第5 5章第章第2222條條第二節(jié) 文書的處理程序（一）確定性（二）連續(xù)性（三）規(guī)范性特點簽收簽收啟封啟封注辦注辦處置辦畢公文處置辦畢公文登記登記擬辦擬辦批辦批辦承辦承辦催辦、查辦催辦、查辦擬稿擬稿簽發(fā)簽發(fā)辦理復文辦理復文分發(fā)分發(fā)注發(fā)注發(fā)繕印繕印核稿核稿清退清退立卷歸檔立卷歸檔暫存暫存銷毀銷毀公文處理流程圖收收 文文發(fā)發(fā) 文文用印用印校對校對第五章第五章 文書的處理文書的處理 第三節(jié) 發(fā)文處理 二、發(fā)文處理程序 發(fā)文處理程序可分為文書的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。 發(fā)文處理程序第五章第五章 文書的處理文書的處

6、理 第三節(jié) 發(fā)文處理程序 一、制文階段 1.交擬 交擬，是指機關領導將擬稿任務交給有關起草人員。 2.擬稿 擬稿，是擬稿人根據(jù)領導的意圖，在發(fā)文稿紙上進行文書起草的一種行為過程。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第三節(jié) 發(fā)文處理程序 一、制文階段 3.核稿 核稿，是指對送交領導人簽發(fā)的文稿進行政策把關和文字加工的行為過程。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第三節(jié) 發(fā)文處理程序 一、制文階段 3.核稿 文稿審核主要從以下幾方面著手： 一是審核是否需要行文。 二是審核文稿內(nèi)容。 三是審核文稿的文字表達。 四是審核文書體式。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第三節(jié) 發(fā)文處理程序 一、制文階段

7、4.簽發(fā) 簽發(fā)，是機關領導人將呈批的文稿經(jīng)過最后審定，予以簽署意見的行為過程。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第三節(jié) 發(fā)文處理程序 二、制發(fā)階段 1.繕印 繕印，是根據(jù)文書定稿制作文書正本的行為過程。 2.校對 校對，是指以領導簽發(fā)的定稿為基準，對打印出來的樣本進行核對的行為過程。對印制工作的要求內(nèi)容準確；格式規(guī)范；頁面整潔；字跡清楚；美觀大方，便于閱讀和保管。 校對非常重要，也最容易出差錯，要求校對人員必須嚴肅認真、一絲不茍。 校對3種方法 a.對校法。 b.折校法。 c.讀校法（兩人合作）。 3、用印、登記 發(fā)文用印注意發(fā)文用印注意4 4點：點：確認有領導人簽字并且適合規(guī)定；蓋印份數(shù)必

8、須與原稿上標明的相同；印章應蓋在落款中央，上不壓正文，下要壓日期（“騎年蓋月”）；蓋印必須端正清晰，忌“歪、傾、斜、偏、花”。 登記即對準備發(fā)出的公文作統(tǒng)一記載，以便于日后對公文進行清點、控制、查找和回收。 一般應使用發(fā)文登記簿，一文一頁登記表，其項目有：發(fā)文日期、文號、標題、發(fā)往機關、份數(shù)、秘密等級等。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第三節(jié) 發(fā)文處理程序 二、制發(fā)階段 4.發(fā)文登記 發(fā)文登記，是將本單位欲發(fā)出的文書按照規(guī)定的項目進行文字記載的行為過程。發(fā)文登記的作用主要是為了便于對發(fā)文的統(tǒng)計和檢查。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第三節(jié) 發(fā)文處理程序 二、制發(fā)階段 5.裝封 裝封，是

9、將已經(jīng)蓋印的文書，按照要求進行封裝的行為過程。 6.傳遞 傳遞，就是將封好的文書，通過一定的形式，傳送給收文機關的行為過程。 封發(fā)、傳遞 封發(fā)，即裝封發(fā)出。分5個步驟：a.清點； b.寫封； c.填寫發(fā)文回簽單（也叫發(fā)文回執(zhí)） d.裝封；e.加封。 傳遞。根據(jù)文件密級高低和緩急時限的不同，其渠道和方式有：機要通信傳遞；機要交通傳遞；專職人員傳遞；文件交換站傳遞；電信傳遞（無線密碼電報、有保密設施的傳真機、計算機網(wǎng)絡）。 傳遞文件3條基本要求：迅速及時；安全保密；手續(xù)完備。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第三節(jié) 發(fā)文處理程序 二、制發(fā)階段 7.注發(fā) 注發(fā)，就是在發(fā)文稿紙上注明文書已經(jīng)發(fā)出。第

10、五章第五章 文書的處理文書的處理 第三節(jié) 發(fā)文處理程序 二、制發(fā)階段 8.歸卷 歸卷，就是將平時處理完畢的文書清退回來，按照要求放在貼有類別名稱的文書夾或文書盒中的行為過程。 第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理 一、收文處理程序 收文處理程序可分為文書的收進階段和閱辦階段，具體包括簽收、拆封、登記、加蓋收文章、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸卷等環(huán)節(jié)。 收文處理程序第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理程序 一、收進階段 1.簽收 簽收，是收件人將收件清點后，在對方的文書投遞單或送文登記簿上簽字，以表示文書收到的行為過程。 簽收的任務主要包括： 清點

11、、檢查、簽字。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理程序 一、收進階段 2.拆封 拆封，是文書人員將收件拆開，并將函件取出的一種行為過程。拆封是文書人員的特有職責。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理程序 一、收進階段 3.收文登記 收文登記，是將收來文書拆封后，在收文登記簿上將有關項目加以記錄的行為過程。 目前常用的登記形式有簿冊式、卡片式、聯(lián)單式三種。 第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理程序 一、收進階段 3.收文登記收文登記簿收文登記簿文文 件件 處處 理理 單單 樣樣 式式第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理程序 一、收進

12、階段 4.分發(fā) 分發(fā)，是指文書人員根據(jù)文書的性質(zhì)、重要程度、緩急時限及機關內(nèi)各部門的職責范圍，將經(jīng)過登記的收文分送給有關領導或有關承辦部門傳閱、辦理的行為過程。 對所收文件進行正確分類。對所收文件進行正確分類。 收收 文文 分分 類類b.下級機關請示、平行及不相隸屬機關商洽件c.上級機關批復件及平行、不相隸屬機關復函d.內(nèi)部各部門調(diào)查性及下級機關陳述性來件e.內(nèi)部刊物、工作簡報等類文書a.上級機關指令性和指導性文件兩種登記方法：兩種登記方法：分類登記法 流水式登記法閱文閱文 閱文是秘書辦文的一個先決條件。 閱文的基本要求：閱文的基本要求：“四看清”性質(zhì)與大體內(nèi)容；制發(fā)與主送機關；緩急與時限；秘

13、密等級與保密時限。 閱文閱文“三法三法”： a.泛讀法； b.跳讀法； c.精讀法。 篩選、傳閱篩選、傳閱 a.a.篩選篩選的基本要求。 經(jīng)篩選，一般將文件分為三類： (a)必閱件領導者必須看到的文件，亦即秘書必須呈送的文件。 (b)批辦件需要領導者審閱和批示的文件。 (c)參閱件僅供領導者參考的文件和材料。 秘書的提煉、綜合；加寫“內(nèi)容提要”。 傳閱傳閱（a）傳閱文件種類：凡需要領導者閱批、批辦、閱知的文件（大致4種）。（b）傳閱方式：直接送傳；專人送傳；集中傳閱。（c）傳閱注意事項： 掌握傳閱范圍，不得隨意擴大和縮??； 遵循傳閱方位，以秘書部門為傳閱的運轉(zhuǎn)軸心，采用“輪輻式”方式，嚴禁“橫

14、傳”； 掌握傳閱情況，防止文件失控。 為此，必須使用規(guī)范的傳閱單為此，必須使用規(guī)范的傳閱單。 第八章第八章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理程序 二、閱辦階段 1.擬辦 擬辦，是機關綜合辦公部門或業(yè)務主管部門負責人對需要辦理的重要文書，提出初步辦理意見，供機關主管或主要領導人批辦時參考的行為過程。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理程序 二、閱辦階段 2.批辦 批辦，是機關或部門負責人對文書由誰辦理、如何辦理所提出批示意見的行為過程。 批辦意見的內(nèi)容：批辦意見的內(nèi)容： 該文由何單位（部門）、何人負責辦理； 如何辦理、辦到何程度； 對下級請示予以答復的原則性意見； 重要文件

15、和急件的辦理時限； 需兩個以上單位（部門）或人員辦理時，應批明主辦單位或主辦人。擬辦與批辦的區(qū)別和聯(lián)系 “需要辦理的公文，文秘部門應當及時需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。部門辦理。” 國家行政機關公文處理辦法國家行政機關公文處理辦法 擬辦，就是秘書部門或秘書人員對需要辦理的來文提出辦理的意見和建議，供領導都批辦時參考。 批辦，則是指機關負責人根據(jù)文件內(nèi)容和擬辦意見，對文件的辦理作出批示。它是承辦的主要依據(jù)。批辦屬于文書處理中的決策活動，一般由機關領導人負責；有些文件的批辦也可由秘書長或辦公廳（室）主任負責。 （討

16、論：擬辦也是文書處理中的決策討論：擬辦也是文書處理中的決策活動嗎？為什么？擬辦對批辦起什么作活動嗎？為什么？擬辦對批辦起什么作用？）用？） （練習：如果您是某大學校長辦公室秘書，請對人文學院關于組織游覽市容的請示寫一個3050字的擬辦意見）第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理程序 二、閱辦階段 3.承辦 承辦，是指承辦部門或承辦人，根據(jù)領導人的批辦意見，按照來文的內(nèi)容和要求，對文書予以辦理的行為過程。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四節(jié) 收文處理程序 二、閱辦階段 4.注辦 注辦，是對文書的承辦情況和處理結果予以簡要注明的行為過程。第五章第五章 文書的處理文書的處理 第四

17、節(jié) 收文處理程序 二、閱辦階段 5.催辦 催辦，是指文書人員或有關人員對需要辦復的文書，根據(jù)緩急情況和承辦時限的要求，對承辦單位和承辦人進行檢查催促，以防止文書積壓和延誤的行為過程。催辦秘書對有關單位和部門公文承辦情況進行檢查和督促，使公文及時得到辦理的活動。催辦是避免辦事拖拉、防止公文積壓和“公文旅行”、提高辦文效率的重要措施和有力保障。 “送領導人批示或交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的公文，應及時了解和反饋執(zhí)行情況?！?國家行政機關公文處理辦法國家行政機關公文處理辦法對內(nèi)催辦與對外催辦對內(nèi)催

18、辦與對外催辦 秘書部門應重點抓好對內(nèi)催辦。對外催辦一般由機關主管業(yè)務部門負責。有有3 3類文件需要進行催辦類文件需要進行催辦 機關領導人指定必須催辦的文件； 有明確的時限要求、需按期辦復的文件； 長時間無意見反饋或處理結果回報的文件催辦四法催辦四法 電話催辦；發(fā)函催辦； 登門催辦；會議催辦 催辦工作注意事項：催辦工作注意事項： 機關應建立必要的定期催辦制度，明確工作職責，使催辦工作走向制度化、經(jīng)?；⒁?guī)范化。 秘書人員在催辦過程中要講究說話的態(tài)度和方法，切忌“居高臨下”、話大氣粗、態(tài)度生硬。 加強情感交流和思想溝通，注意發(fā)現(xiàn)承辦單位遇到的困難并幫助排除。 及時向主管領導匯報催辦情況。催催 辦辦 卡卡 樣樣 式式第五章第五章 文書的處理文書的處理 三、立卷歸檔程序 立卷歸檔程序可分為立卷階段和歸檔階段，具體包括擬制立卷類目、搜集整理文書、組合案卷、填寫案卷封皮、編寫案卷目錄、移交歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)。 立卷、歸檔立卷、歸檔概