人力資源管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

1、人力資源管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)化及陣控化構(gòu)想摘要：信息技術(shù)的快速發(fā)展使管理信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性日益顯著，而現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)都存在著諸多缺陷。針對這些缺陷，提出了一種管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)化及監(jiān)控化的構(gòu)想，并對管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)化和監(jiān)控化的特點進行了詳細介紹，分析了它們對企業(yè)的人力資源管理所帶來的好處。關(guān)鍵詞：管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)化；人力資源管理；業(yè)務(wù)流程1信息系統(tǒng)監(jiān)控架構(gòu)的設(shè)想信息系統(tǒng)必須加入管理的思路，不再是簡單的人工業(yè)務(wù)的模擬。要對業(yè)務(wù)流程做系統(tǒng)化需求分析，并對系統(tǒng)運作進行監(jiān)控，工作內(nèi)容繁多。但是人類思維及處理問題的過程是線性的，也就是說工作要一步一步完成?；诖?，提出一種流水線式的系

2、統(tǒng)化思想（如SAP的提出），在系統(tǒng)化的基礎(chǔ)上對整個系統(tǒng)進行監(jiān)控。下面以人力資源管理系統(tǒng)為例，介紹信息系統(tǒng)監(jiān)控架構(gòu)的組成以及如何實現(xiàn)對人事管理制度系統(tǒng)化和對業(yè)務(wù)進行監(jiān)控。系統(tǒng)的整個流程來源于某些固定的人事管理制度，系統(tǒng)是以這些制度為框架設(shè)計和構(gòu)建的。對人力資源系統(tǒng)的考核是一個核心部分。系統(tǒng)化的考核過程和完善的監(jiān)控功能最大程度地保證考核是在公平的環(huán)境下按照既定的標準進行，使考核更有意義。系統(tǒng)化和監(jiān)控還可以保證考核結(jié)果的及時和有效使用，不僅可以把結(jié)果應(yīng)用到工資和福利中，還可以應(yīng)用結(jié)果來改善實際工作，并對員工發(fā)展起指導(dǎo)意義。這里僅以圖1中的績效考核子系統(tǒng)為例，介紹監(jiān)控子系統(tǒng)的構(gòu)成以及怎么與其聯(lián)系。系統(tǒng)

3、各部分與監(jiān)控子程序均進行數(shù)據(jù)交換，交換的數(shù)據(jù)就是監(jiān)控提示記錄，當系統(tǒng)各部分的業(yè)務(wù)結(jié)束時，監(jiān)控提示記錄就會變成監(jiān)控完成記錄。作為監(jiān)控主程序，需要有記錄的處理功能，包括向各個子系統(tǒng)收集監(jiān)控提示記錄和監(jiān)控完成記錄，計算監(jiān)控提示記錄的優(yōu)先權(quán)，把記錄保存下來；需要有記錄顯示功能，包括自動把所有未完成的監(jiān)控提示記錄按一定順序顯示出來并帶有查詢功能；需要有編輯功能，包括對記錄的編輯和對顯示的編輯。因為顯示子程序會按業(yè)務(wù)員的需要顯示記錄，不同的業(yè)務(wù)員需要看到的記錄有所不同，通過顯示的編輯可以修改業(yè)務(wù)員最需要的顯示記錄類型，從而方便業(yè)務(wù)員工作?？偨Y(jié)上面的敘述，將監(jiān)控子系統(tǒng)的設(shè)計分3個部分：記錄處理、顯示子程序和

4、編輯功能。其中，記錄處理包括收集記錄、保存記錄和計算優(yōu)先級；顯示子程序包括自動顯示與記錄查詢；編輯功能包括編輯記錄和編輯顯示。各自功能描述如表1所示。通過監(jiān)控系統(tǒng)的這些功能，人事部各員工可以隨時了解哪些業(yè)務(wù)尚未處理完，哪些業(yè)務(wù)需要馬上處理以及處理過程中需要進行哪些步驟。而人事部主管可以實時了解到該部門正在進行的或?qū)⒁M行的業(yè)務(wù)，各個正在進行的業(yè)務(wù)進展如何，涉及了哪些報表以及部門各人員正在負責什么業(yè)務(wù)。2系統(tǒng)化和監(jiān)控化的特點(1) 監(jiān)控深入各子系統(tǒng)的每個子模塊。從示例績效管理子系統(tǒng)的組成圖中看到，子系統(tǒng)內(nèi)幾乎所有的模塊都與監(jiān)控系統(tǒng)有數(shù)據(jù)交換。這個特點保證了系統(tǒng)可以對業(yè)務(wù)的每一個步驟進行監(jiān)控并做適

5、當?shù)挠涗?，使監(jiān)控與系統(tǒng)化后的業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合。表1監(jiān)控子系統(tǒng)的功能功能說明自動顯示功能1識別員工號，記錄該員工需要的工作提示類型2按需要的提示類型讀取所有未完成的記錄3按所有記錄的時間和優(yōu)先級排序，然后顯示出來4點擊各顯示記錄時可以自動跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁面記錄查詢功能查詢所有未完成的、已完成的和被中止的記錄。若詢的是該.部門經(jīng)理，在選擇對該紀錄進行修改記錄處理功能1對各子系統(tǒng)的每步驟完成情況丁記錄，芥把這此-記錄收集2對收集的記錄按一定公式計算其優(yōu)先級3按類型保存這些記錄記錄編輯功能人事主管可以改變記錄的步驟、優(yōu)先級和操作人員，或者把記錄中止顯示編輯功能1人事部員工可以新增一個提示需要和排序記錄2

6、人事部員工按自己工作的需要編輯需耍覆小Kr記靈和汕錄界小的順庁3刪除不需要的提示需要和排序記錄(2) 工作提示。所有人事部的業(yè)務(wù)員進入系統(tǒng)時，頁面馬上顯示監(jiān)控提示記錄。這些記錄表示所有未完成的業(yè)務(wù)，點擊那些記錄就可以進入相應(yīng)的頁面。這就方便業(yè)務(wù)員進行業(yè)務(wù)處理，并為業(yè)務(wù)員提示未完成的業(yè)務(wù)，還能要求業(yè)務(wù)員按著固定的步驟處理業(yè)務(wù)。工作提示還能解決人事部主管的業(yè)務(wù)審批問題。當許多業(yè)務(wù)需要人事部門主管審批時，主管可以按工作提示的記錄排序?qū)徟鷺I(yè)務(wù)。通過工作提示，主管就可以合理安排自己的工作。(3) 入口惟一。各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)只有惟一的固定入口程序，入口程序產(chǎn)生監(jiān)控提示記錄。需要進入下一步程序時，不能再從業(yè)務(wù)子

7、系統(tǒng)的固定入口程序進入，而只能通過監(jiān)控子系統(tǒng)進入以提高系統(tǒng)的安全性。系統(tǒng)單向性。所有業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程都是單向的，這種單向性由監(jiān)控子系統(tǒng)控制。監(jiān)控提示記錄包含固定的頁面跳轉(zhuǎn)屬性，控制了頁面跳轉(zhuǎn)的方向，保證業(yè)務(wù)的單向進行。如果有某些步驟出錯，必須通過人事主管修改監(jiān)控提示記錄(只有主管有此權(quán)力)，返回到前面的步驟重新處理。(4) 單步完成，不跳轉(zhuǎn)。由于單向性和入口惟一性，業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中某一步驟完成后不會馬上跳轉(zhuǎn)到下一步，系統(tǒng)只會修改監(jiān)控記錄的時間和步驟屬性。該記錄顯示時就會排在后面，這就保證業(yè)務(wù)員需要盡量完成監(jiān)控子系統(tǒng)中顯示靠前的記錄。(5) 利用優(yōu)先級管理業(yè)務(wù)。監(jiān)控提示記錄有優(yōu)先級和時間屬性，顯

8、示的排序是先按優(yōu)先級再按時間先后的。假如某業(yè)務(wù)需要緊急完成，人事主管可以修改優(yōu)先權(quán)，使該記錄在最前顯示，提示業(yè)務(wù)員需要緊急完成該業(yè)務(wù)。主管監(jiān)控業(yè)務(wù)。只有主管才有監(jiān)控記錄的修改權(quán)，這個權(quán)力可以讓主管在業(yè)務(wù)出錯或需要緊急處理時作適當?shù)姆磻?yīng)。并且該權(quán)力只歸主管，那就保證在業(yè)務(wù)非正常進行時，主管知道實情。這樣可以避免缺乏監(jiān)控時出錯了也不報告的情況。并且處理過程最終產(chǎn)生的完成記錄涉及業(yè)務(wù)員和報表，出錯了是有記錄可查的。(8)系統(tǒng)化與監(jiān)控的聯(lián)系。按系統(tǒng)化和監(jiān)控的概念，兩者是相輔相成，缺一不可的。人事管理制度系統(tǒng)化后，業(yè)務(wù)是按一定的流程處理，這種按流程處理業(yè)務(wù)的規(guī)定不再僅僅是制度中的一張圖紙，而是實實在在的

9、需要業(yè)務(wù)員和參與者必須遵守的規(guī)定。但是，通過什么來要求業(yè)務(wù)員和參與者遵守呢？那便是監(jiān)控子系統(tǒng)。但有了監(jiān)控子系統(tǒng)，業(yè)務(wù)員只能通過監(jiān)控子系統(tǒng)進入大部分的頁面，任何操作都會被記錄，就像數(shù)據(jù)庫中的日志文件，在出了錯誤時也可以找出出錯點。而監(jiān)控子系統(tǒng)的存在需要有一個系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)流程才有意義，否則這些監(jiān)控記錄根本不知道需要記錄什么內(nèi)容，記錄下的內(nèi)容有什么用，如何檢查出錯誤。所以說系統(tǒng)化和監(jiān)控是互相支持，互相合作，缺一不可。3信息系統(tǒng)系統(tǒng)化和監(jiān)控的效果系統(tǒng)化的結(jié)果是把人力資源管理系統(tǒng)的各子系統(tǒng)做成流水線模式，流水線模式使業(yè)務(wù)員按部就班地規(guī)范工作。各子系統(tǒng)的子模塊與監(jiān)控子系統(tǒng)都有接口，通過這些接口可以傳遞監(jiān)控

10、記錄。監(jiān)控子系統(tǒng)的效果包括：3.1提高工作效率工作提示功能可以提咼部門的工作效率。由于業(yè)務(wù)處理出錯后需要通知主管，所以業(yè)務(wù)員就會認認真真地工作，盡量少犯錯誤，這會催促業(yè)務(wù)員提高工作效率。再者，如果某些模塊經(jīng)常使業(yè)務(wù)員出錯或者某些模塊需要比較長的時間才能處理完。主管通過監(jiān)控系統(tǒng)了解后，可以與業(yè)務(wù)員研究，該怎么做才能減少犯錯和處理時間，這對提高整個人事部門的工作效率也有著重要作用。3.2提高系統(tǒng)安全性監(jiān)控功能代替改錯頁面，這使業(yè)務(wù)員沒有隨便更改報表的權(quán)利，減少人為錯誤。并且，系統(tǒng)的絕大部分模塊都與監(jiān)控連接，大部分的操作都會被記錄，業(yè)務(wù)員就不會隨便亂操作，出錯的機會也會減少，從而提高系統(tǒng)的安全性。3

11、.3減少頁面相對其它人力資源管理系統(tǒng)而言，本系統(tǒng)增加了監(jiān)控頁面。沒有監(jiān)控功能，所有涉及的報表都要提供改錯功能。但監(jiān)控功能代替改錯頁面，絕大部分的報表都不需要這個改錯頁面，那么本系統(tǒng)實際上是比其它系統(tǒng)減少了頁面。這不僅對設(shè)計有益，而且在軟件售賣時，頁面減少了，價格降低，使系統(tǒng)就有更高的競爭力。4結(jié)語綜上所述，信息系統(tǒng)可以使業(yè)務(wù)員通過計算機快速處理人力資源管理的各項業(yè)務(wù)。為了更好地利用這些系統(tǒng)，實現(xiàn)信息系統(tǒng)系統(tǒng)化及監(jiān)控化，利用監(jiān)控系統(tǒng)，業(yè)務(wù)員可以得到工作的提示，了解自己目前需要完成什么工作，并為這些無序的工作做出合理安排。管理者通過監(jiān)控系統(tǒng)實時了解部門所有員工的工作情況，根據(jù)實際需要為員工處理特別事件提供指導(dǎo)，合理分配和安排部門員工的工作。同時能夠通過監(jiān)控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)得知各員工的工作效率和工作成績，并得到整個企業(yè)信息管理中的必要數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)對提高工作效率和優(yōu)化工作效果，提高管理水平有重要意義。參考文獻：1郭白涵，童利忠人力資源管理系統(tǒng)監(jiān)控淺談