外貿(mào)函電課件Unit1商務(wù)信函的基本知識(shí)

1、外貿(mào)函電課件外貿(mào)函電課件Unit1商務(wù)信函的基本知商務(wù)信函的基本知識(shí)識(shí)Unit onebasic knowledge of business letter writing外貿(mào)商務(wù)信函幾個(gè)寫作特點(diǎn)外貿(mào)商務(wù)信函幾個(gè)寫作特點(diǎn) 1、口語化、口語化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received

2、 your letter”或者“We are looking into your complaint”。多用一些簡單明了的語句，用我用我/ /我們做主語我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。 2、語氣語調(diào)、語氣語調(diào) 由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn) 3、禮貌、禮貌 我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如

3、your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對(duì)方的要求，也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友，不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。 特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，請(qǐng)表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。 4、簡潔、簡潔 就象前面提到的，要用簡潔樸實(shí)的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞

4、。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫狻Ｉ儆靡驗(yàn)槎叹涓菀桌斫?。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因?yàn)檫@樣寫會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。 5、回復(fù)迅速及時(shí)、回復(fù)迅速及時(shí) 給買家的回復(fù)，千萬要迅速及時(shí)。因?yàn)橘I家通常只看最

5、先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時(shí)，就可能因?yàn)閾尣坏较葯C(jī)而失去商機(jī)。 6、標(biāo)題、標(biāo)題 這一點(diǎn)是特別針對(duì)寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識(shí)到，事實(shí)上，E-mail的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分，您的郵件給對(duì)方的第一個(gè)印象就是通過標(biāo)題來完成的。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會(huì)直接刪除。比如這樣的標(biāo)題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports-Zhejiang Textiles Partnership Opportunity”或者“Introd

6、uction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會(huì)顯得更加專業(yè)。 商務(wù)函電的寫作應(yīng)掌握7C原則(p18)，即： 完整（complete） 正確（correctness） 清楚（clearness） 簡潔（concreteness） 具體（concreteness） 禮貌（courtesy） 體諒（consideration） 完整完整 書信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語書

7、信的寫法與漢語書信有一些明顯區(qū)別，應(yīng)特別加以區(qū)分。英語書信通常包括下面幾個(gè)英語書信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名、附件、再啟等。結(jié)束語、簽名、附件、再啟等。 1、商務(wù)信函信端（Heading） 信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫信時(shí)，信端應(yīng)寫在信紙的右上角，若字?jǐn)?shù)較多，可從信紙中間或偏右

8、的地方寫起。若字?jǐn)?shù)較少，可適當(dāng)多向右移一些，使整個(gè)信端的重心落在右上角。 商務(wù)信函信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。采用并列式時(shí)，每行開頭要左對(duì)齊；采用斜列式時(shí)，每行開頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。例如：1）并列式16 Fuxing Street Haidian District Beijing Post Code: 100035Peoples Republic of China Tel: 63211234 Aug. 20, 2004 2）斜列式（Indented Form） 16 Fuxing Street Haidian District Beijing P

9、ost Code: 100035 Peoples Republic of China Tel: 63211234 Aug. 20, 2004 寫信端時(shí)，先寫發(fā)信人的地址，地點(diǎn)的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號(hào)和街名；具體次序是：第一行寫門牌號(hào)和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、省（州、邦）名，第二行寫區(qū)名、市（縣）名、?。ㄖ?、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號(hào)碼，最后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機(jī)關(guān)單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號(hào)碼和街名，則第一行可寫上所在班級(jí)或?qū)I(yè)組

10、的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學(xué)校名稱；第四行寫市（縣）、?。ㄖ荩┟Q；然后再寫郵政編碼、國名、電話號(hào)碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。 如果使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，則在每行末尾加逗號(hào)，最后一行的末尾加句號(hào)。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。特別要注意的是，門牌號(hào)碼和街名之間要門牌號(hào)碼和街名之間要加逗號(hào)。月份和日期之間不可用逗號(hào)。加逗號(hào)。月份和日期之間不可用逗號(hào)。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。 關(guān)于發(fā)信日期的寫法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：年份應(yīng)完全寫出，不能簡寫。 月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。 月份

11、名稱多用公認(rèn)的縮寫式。但 May, June, July, 因?yàn)檩^短，不可縮寫。 寫日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡單明了。 日期可有下列幾種寫法： Oct. 20, 2004 10 May., 2004 3rd June, 2004 Sept. 16th, 2004 其中，最為通用。 2、商務(wù)信函信內(nèi)地址（Inside Address, Introductory Address） 信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角寫在信

12、紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應(yīng)與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如： Ms. Joanna Kerry Peking University Haidian District, 100871 Beijing China 3.商務(wù)信函稱呼（Salutation）對(duì)收信人的稱呼應(yīng)自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個(gè)詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號(hào)，英國人用逗號(hào)，但美國和加拿大英語則多用冒號(hào)。稱呼用語可視寫信人與收信人的關(guān)系而定。

13、給外國人寫英文信時(shí)，稱呼用語要注意以下幾點(diǎn)： 對(duì)沒有頭銜的男性對(duì)沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前不可只用在名字之前，例如對(duì)的稱呼，應(yīng)該是：Mr. 或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用 Mr. 的復(fù)數(shù)形式 Messrs. 。對(duì)一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。 對(duì)女性一般對(duì)女性一般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此

14、詞可以單獨(dú)使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒有復(fù)數(shù)形式。若稱呼多個(gè)女性，則在姓名前用 Mme. 的復(fù)數(shù)形式 Mmes. 而對(duì)以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。 對(duì)收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫為 Prof.），Doctor （縮寫為 Dr.）， General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。 對(duì)外公函中對(duì)收信人的稱

15、呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不之前不能加能加 Dear， 后面也不能帶姓名。后面也不能帶姓名。用 Sirs 時(shí)，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨(dú)用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。 對(duì)外國高級(jí)官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your E

16、xcellency （復(fù)數(shù)為 Excellencies）。 對(duì)君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對(duì)女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時(shí)也用 Your Majesty 稱呼以表示?？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties。 對(duì)王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時(shí)，一般用 Your Highness (復(fù)數(shù)為 Highnesses)。 收信人稱呼先生（男人）Mr./Esq. 夫人（已婚）Mrs. 小姐（未婚）Miss 夫人、小姐統(tǒng)稱Ms.

17、 夫婦倆人Mr.and Mrs. 兩位或兩位以上男子Messrs 兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames 兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses 常見的頭銜（漢英對(duì)照）如下： 教授Professor 博士Doctor(Dr.,Ph.D.) 醫(yī)學(xué)博士Medical Doctor(M.D.) 總統(tǒng)或校長President 主席或董事長Chairman 副主席或副董事長Vice Chairman 副總統(tǒng)或副校長Vice President 首相Prime Minister 總理Premier 省長或州長Governor 市長Mayor 參議員Senator 大使Ambassador 秘書長Sec

18、retary General 一秘First Secretary 二秘Second Secretary 院長Director,Dean 副院長Vice Director 系主任Dean,Head,Chair 館長Chief Librarian,Curator 閣下Excellency 神甫Father 4.商務(wù)信函信的正文（Body of the Letter） 信的正文每段第一行應(yīng)往右縮進(jìn)約四五個(gè)字母。在寫事務(wù)性信件時(shí)，正文一般開門見山，內(nèi)容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時(shí)，信寫好之后若有什么遺漏，可用 P. S.表示補(bǔ)敘。 5.商務(wù)信函結(jié)束語（Complimentary Close） 結(jié)

19、束語是寫信人表示自己對(duì)收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個(gè)詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號(hào)。結(jié)束語視寫信人與收信人的關(guān)系而定例如寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不相識(shí)的人的信，一般用： Yours (very) truly, Yours (very) faithfully,Yours (very) sincerely， 等等。 寫給上級(jí)和長者的信一般可用：寫給上級(jí)和長者的信一般可用： Yours (very) respectfully, Yours (very) obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively,

20、Your obedient servant, 等等。等等。 寫給同志或同事的信一般可用：寫給同志或同事的信一般可用： Fraternally yours, Comradely yours，等等。，等等。 寫給熟人或朋友的信可用：寫給熟人或朋友的信可用： Yours, Ever yours, Yours aff 寫給摯友的信有時(shí)也可用： Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。 寫信給摯友，表示歉意時(shí)，可用： Contritely yours, Regretfully yours, Yours in (with) regret, Yo

21、urs in (with) deep remorse 等。 在歐洲一些國家里，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時(shí)也可省略。 6.簽名（Signature） 信末的簽名一般低于結(jié)束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識(shí)，則一般在署名前用括號(hào)注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對(duì)方回信時(shí)知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務(wù)或頭銜 有時(shí)候還有內(nèi)部代碼 identificatio mark 7.附件（Enclosure） 信件若有附件，

22、應(yīng)在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個(gè)，則應(yīng)寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如： Enc: Resume Encls:Grade Certificate 8 抄送 carbon copy notation 常用的起首語有： 1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969. ，1997. 3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997. 4)Your kind letter of November 22th arrived this morning. 5)Your

23、 letter which arrived this morning gave me great comfort. 6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say 7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve. 8)What a treat to receive your kind letter of May 5th! 9)It is always a thrill to see your nic

24、e handwriting. 10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me . 11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that 12)I wish to apply for teaching position you are offering. 13)I am too excited and delighted at your good news. 14)I am very obliged

25、to you for your warm congratulations. 15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved. 常用的結(jié)束語有： 1）Awaiting your good news, 2)Looking forward to your early reply, 3)Hoping to hear from you soon, 4)We await your good news. 5)I hope to hear from you very soon. 6)

26、We look forward to your reply at your earliest convenience. 7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles. 8)Your early reply will be highly appreciated. 9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you. 10)The help you give me is sincerely valued. 11)I hope everything will

27、 be well with you . 12)Please let us know if you want more information. 13)I hope you always enjoy yourself. 14)I wish you very success in the coming year. 15)Please remember me to your family. 16)With best regards to your family. 17)All the best. 18)With love and good wishes. Clarity 清楚清楚 （一）避免用詞錯(cuò)誤

28、： As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.此處bimonthly有歧義：可以是twice a month 或者once two month.故讀信者就迷惑了，可以改寫為： 1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco. 2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Franc

29、isco. 3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco. （二）注意詞語所放的位置： 1. We shall be able to supply 10 cases of the item only. 2. We shall be able to supply 10 cases only of the item. 前者則有兩種商品以上的含義。 （三）注意句子的結(jié)構(gòu)： 例如： 1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your

30、letter of May 20 by air. 2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20. Consideration 體諒體諒 寫信時(shí)要處處從對(duì)方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對(duì)方。 例如： “You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent discou

31、nt for cash payment. We wont be able to send you the brochure this month.” 要好。 Conciseness 簡潔 （一）避免廢話連篇： 例如： We wish to acknowledge receipt of your letter.可改為：We appreciate your letter. (二)避免不必要的重復(fù)（三）短句、單詞的運(yùn)用： Enclosed herewith-enclosed at this time now due to the fact that-because a draft in the am

32、ount of $1000-a draft for $1000 Courtesy 禮貌禮貌 語言要有禮且謙虛，及時(shí)地回信也是禮貌的表現(xiàn)。 例如： We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. You will be particularly intereste

33、d in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. 務(wù)實(shí)的電郵 Out 1）郵件寫得過長。）郵件寫得過長。很多西歐客戶，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。 Out 2）沒有明確的主題。 有些人寫郵件會(huì)這樣設(shè)置主題：“we are the manufacturer of light

34、s”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong * trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong * trading company ltd”等等 假設(shè)我是做太陽能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國的Home Depot，盡管可能是通過貿(mào)易商做的，不是直接合作。如果我要寫一封開發(fā)信給美國的ABC inc，我從google上了解了一些這個(gè)公司的信息，知道他們是美國的進(jìn)口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發(fā)這個(gè)客人，我一般會(huì)這樣寫主題，“Re: ABC inc/Home Depot

35、vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” Out 3）長篇大論的公司或工廠介紹。 “我們是某某照明燈具廠，地處美麗的長江三角洲東南，交通便利，風(fēng)景優(yōu)美，離上海和杭州僅僅2小時(shí)車程，我們公司成立于2002年，具有豐富的太陽能燈生產(chǎn)和開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，享譽(yù)全球，我們工廠獲得ISO9001：2000質(zhì)量體系，嚴(yán)格按照5S管理，真誠歡迎您來我廠參觀拜訪，希望和您建立起長久的業(yè)務(wù)關(guān)系，我們以真誠和服務(wù)贏得客戶” or We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope t

36、o cooperate with you! Out 4）愛炫耀英文水平 Case 寫一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS，而是PP，價(jià)格他們需要重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價(jià)，希望您能盡快確認(rèn)，我們好采購原材料并安排生產(chǎn)。Letter A Dear Mike, This is Jenny from EDF Co. Ltd. Were so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real mate

37、rial is PP, not ABS as you mentioned last time. Whats the matter? Ill give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get

38、 it? Well purchase the raw material and do the production immediately! Looking forward to your reply. Thank you! Best regards, JennyLETTER B Dear Mike, How are you? We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told. Please give them som

39、e more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! Well do production asap. Thank you in advance! Kind regards, TommyLETTER C Hi Mike, S

40、amples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon. By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. Well arrange the mass production asap. Thanks and best rega

41、rds, C OUT 5）喜歡用奇奇怪怪的字體。 歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對(duì)少一點(diǎn)。一部分臺(tái)灣和香港客人會(huì)用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色 OUT 6）主動(dòng)語態(tài)用得太多。 英文信函中，很少會(huì)充滿We，I之類的人稱的。相反要多用被動(dòng)語態(tài)。 比如說，我們明天會(huì)寄你樣品。中國人喜歡說Well send you the samples tomorrow. 這句話沒錯(cuò)，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會(huì)這樣寫：Samples will

42、be sent to you tomorrow. 用得是被動(dòng)語態(tài)，人稱就沒有了。 OUT 7）喜歡用附件和圖片。附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開發(fā)信的時(shí)候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務(wù)器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢價(jià)的時(shí)候，那你回復(fù)的時(shí)候，就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。 OUT 8）喜歡插入U(xiǎn)RL鏈接。自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的！最好在客人回復(fù)后，第二次給

43、他寫郵件的時(shí)候插入這些就沒問題了。建立業(yè)務(wù)的寫作技巧建立業(yè)務(wù)的寫作技巧unit twoestablishing businness relations 一開始部分一開始部分 （一）說明如何取得對(duì)方的資料 首先主動(dòng)與對(duì)方進(jìn)交往，說明信息來源非常必要。作為進(jìn)出口產(chǎn)，貿(mào)易信息來源的渠道很多，主要有通過駐外商務(wù)參贊、商會(huì)、銀行、第三家公司介紹；通過報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)獲知；在交易會(huì)上結(jié)識(shí)等等。 （二）說明去電目的。 通常都是以建立業(yè)務(wù)聯(lián)系為目的的。二、介紹部分二、介紹部分為了引起對(duì)方的興趣，必須讓對(duì)方對(duì)本公司的基本情況和產(chǎn)品情況有大致了解，一般可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行介紹：1公司基本情況介紹。主要是介紹本公司的

44、性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、宗旨以及某些相對(duì)優(yōu)勢(shì)。2公司產(chǎn)品介紹。一般是對(duì)本公司經(jīng)營產(chǎn)品的整體情況的介紹，也可以是對(duì)對(duì)方感興趣的某些特定產(chǎn)品進(jìn)行推薦性的介紹。產(chǎn)品介紹一般包括印刷品質(zhì)量、價(jià)格水平，銷路等，同時(shí)為了對(duì)方更詳細(xì)了解本公司產(chǎn)品，通過還附上目錄、價(jià)目表或郵樣品等。三、結(jié)尾部分三、結(jié)尾部分通過結(jié)尾部分包括盼對(duì)方盡快回音、下定單或告知意見并表示敬意等語句。Dear Sir or Madam,It is great pleasure to see you in last canton fair.and know that you are in the market for lighting fixtur

45、e,which just fall into our business scope.We are writing to enter into business relations with you on a basis of mutual benefits and common developments.Our corporation,as a state-owned foreign trade organization,deal in the export of raw materials and relevant products for light.We have a Export Pr

46、oducts Department,which specialize in the export of various of shoes made in China including pendant lamps,ceiling lamps,table touch lamps and various light of fashionable designs,comfortable feeling,and high popularity in America,Europe and Asia and Africa. We have established close business relati

47、onship with more than a dozen of shoe manufactures so that the stable supplies,the quality guarantee as well as the flexible ways doing business can be reached.Enclosed is our lastest catalogue on pendant lamps,ceiling lamps and table lamps,which may meet your demand.If there isnt,please let us know

48、 your specific requirements.We can also produce according to your designated styles.It will be a great pleasure to receive your inquires against which we will sent your our best quotation.We are looking forward to your prompt reply.Yours faithfully建立與發(fā)展關(guān)系函電范文建立與發(fā)展關(guān)系函電范文 范文范文1介紹經(jīng)營業(yè)務(wù)介紹經(jīng)營業(yè)務(wù) -： 我們從我駐巴基斯

49、坦使館商務(wù)參贊處得悉貴公司的名稱和地址，現(xiàn)借此機(jī)會(huì)與你方通信，意在建立友好業(yè)務(wù)關(guān)系。 我們是一家國營公司，專門經(jīng)營臺(tái)布出口業(yè)務(wù)。我們能接受顧客的來樣定貨，來樣中可具體需要產(chǎn)品的花樣圖案，規(guī)格及包裝裝潢的要求。 為使你方對(duì)我各類臺(tái)布有大致的了解，我們另航寄最新的目錄供參考。如果你方對(duì)產(chǎn)品有興趣，請(qǐng)盡快通知我方。一俟收到你方具體詢盤，即寄送報(bào)價(jià)單和樣本。 盼早復(fù)。 SPECIMEN：INTRODUCING BUSINESS OPERATION Dear Sirs, RE:TABLECLOTH We have your name and adress from the Commercial Offi

50、ce of Chinese Embassy in Pakistan.We take this opportunity to write to you with a view to set up friend business relations with you. We are a state-owned company dealing specially with the export of tablecloth.We are in a position to accept orders according to the customers spmples.In the customers

51、spmples,request about the assorted pattern,specification and package of the needed goods can be indicated particularly. In order to give you a gengral idea of various kinds of the table-cloth we are handling,we are airmailing you under separate cover our latest catalogue for your reference.Please le

52、t us know immediately if you are interested in our products.We will send you our price list and sample to you as soon as we receive your specific inquiry. Looking forward to your early reply,we are. Yours faithfully 范文范文2求建立直接貿(mào)易關(guān)系求建立直接貿(mào)易關(guān)系 -： 尋求建立貿(mào)易關(guān)系 我們和_交往多年,承他向我們推薦了貴公司。 目前，我們專門從事_地區(qū)的貿(mào)易,但尚未與貴公司有貿(mào)易

53、交往。 由于我們對(duì)推銷_感興趣，故特致函，以求能早日與貴方建立直接的貿(mào)易關(guān)系。 我們期待貴方能寄來你們有興趣出售的各種_（貨物）的詳細(xì)說明和外銷價(jià)格。我們將愉快地調(diào)查我方市場(chǎng)可能銷售的情況。 另一方面，若貴公司愿從我方購買產(chǎn)品，承蒙關(guān)照，請(qǐng)將你們感興趣的貨物逐項(xiàng)列表，一并寄來，以便視我方供貨能力，向貴公司提供一切所需的資料。 盼早日賜復(fù)。 范文范文3接受推薦客戶接受推薦客戶 -： 同意建立業(yè)務(wù)關(guān)系 謝謝貴公司5月7日來函，非常感謝_向你推薦了我們。承作為_的出口商，你愿意與我們建立直接貿(mào)易關(guān)系，這恰巧與我們的愿望一致。我們非常愉快地答復(fù)你對(duì)_所需要的資料。所附上的商品樣車，將會(huì)給你提供一套完整

54、的各種貨物的詳細(xì)說明和出售價(jià)格。 目前，我們對(duì)混紡人造纖維感興趣，如蒙貴公司寄來商品目錄、樣車以及有關(guān)需要的資料，便于我們熟悉貴公司的供貨用料和質(zhì)量情況，將不勝感激。 我們保證，如果貴公司貨物的質(zhì)量及價(jià)格均具有競(jìng)爭性，我方將大量訂貨。 欣然等候貴方通知。 回復(fù)對(duì)方建立商業(yè)關(guān)系的請(qǐng)求 Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company. In compliance with your request, we

55、 are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us. 本月16日收到有關(guān)商務(wù)關(guān)系的來函，不勝欣喜。謹(jǐn)遵要求另函奉上最新之出口商品目錄和報(bào)價(jià)單?？铐?xiàng)煩請(qǐng)以不可撤銷保兌之信用狀支付。如欲訂貨，請(qǐng)

56、電傳或傳真為盼。 此致 敬禮同意對(duì)方擔(dān)任獨(dú)家代理 Thank you for your letter of 12 April proposing a sole agency for our office machines. We have examined our long and ,I must say ,mutually beneficial collaboration. We would be very pleased to entrust you with the sole agency for Bahrain. From our records, we are pleased to

57、note that you have two service engineers who took training courses at our Milan factory .the sole agency will naturally be contingent on you maintaining qualified aftersales staff. We have drawn up a draft agreement that is enclosed. Please examine the detailed terms and conditions and let us know w

58、hether they meet with your approval. On a personal note, I must say that I am delighted that we are probably going to strengthen our relationship. I have very pleasant memories of my last visit to Bahrain when you entertained me so delightfully .I look forward to reciprocating on your next visit to

59、Milan . My very best wishes to you and your wife. 4月12日建議擔(dān)任為公室器具之獨(dú)家代理來信已經(jīng)收悉。 過去雙方合作皆互利互助，能獲您的眷顧作我公司于巴林的獨(dú)家代理，殊感榮幸。 據(jù)知您公司兩服務(wù)技師曾到我公司米蘭工廠受訓(xùn)。相信您公司在取得代理權(quán)后，仍會(huì)繼續(xù)注重合格售后服務(wù)人員的訓(xùn)練?，F(xiàn)隨信附上協(xié)議草稿， 請(qǐng)查實(shí)各項(xiàng)條款 ，惠復(fù)是盼。 能加強(qiáng)業(yè)務(wù)，我亦感到欣喜，前次到訪巴林，蒙盛情款待，不勝感激。祈盼您蒞臨米蘭時(shí)，容我一盡地主之誼。 此致 敬禮 借引薦建立業(yè)務(wù)關(guān)系 At the beginning of this month , I attend

60、ed the Harrogate toy fair. While there , I had an interesting conversation with Mr. Douglas Gage of Edutoys plc about selecting an agency for our teaching aids. Douglas described your dynamic sales force and innovative approach to marketing. He attributed his own companys success to your excellent d