檔案編研基本知識

1、檔案編研基本知識檔案編研基本知識一、編研工作的基本內(nèi)容二、常用編研材料的編寫（檔案利用效果實例、全宗介紹、大事記、組織沿革、年鑒等）三、名人檔案的收集范圍與收集形式2 2一、編研工作的基本內(nèi)容一、什么是檔案編研工作？ 檔案編研工作就是檔案文獻編輯者按照一定的題目要求，對檔案信息進行收集、篩選、審核、加工、整序、評介，以檔案文獻的形式向社會用戶提供檔案信息的工作。二、檔案編研工作的作用是什么？ 1、為社會服務的有效方式 2、保護檔案原件、使史料長遠流傳的有效措施 3、提高檔案工作水平的重要途徑3 3一、編研工作的基本內(nèi)容三、檔案編研的工作內(nèi)容是什么？ 1、匯編檔案文件（主體部分） 通過對檔案原件

2、的收集、挑選、加工、編排，匯編成書，向利用者提供的是與檔案原件內(nèi)容一致的文獻資料，有很強的真實性、可靠性?，F(xiàn)在大量公布的歷史檔案選編、選集，現(xiàn)代文件匯編，政策法規(guī)文件匯編都屬于此類。 2、編寫參考資料（基礎(chǔ)部分) 大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等3、編史修志、撰寫學術(shù)論著（研究和學術(shù)性） 4 4 編研工作的基本內(nèi)容（三）檔案編研成果最常用的四種分類:（1）按表達形式劃分:可以分為文字式、圖形式、數(shù)據(jù)式和聲像式等四種：（2）按加工層次劃分:可以分為一次加工、二次加工和三次加工等三種編研成果;（3）按選題范圍劃分:可以分為綜合型和專題型兩種;（4）按體裁特征劃分:可以分為匯編、文摘、索引、簡介、綜

3、合調(diào)研材料和史志等若干種。5 5二、常用編研材料的編寫（一）、檔案利用效果實例的編寫（二）、全宗介紹的編寫（三）、大事記的編寫（四）、組織沿革的編寫（五）、年鑒的編寫66 檔案利用典型效果實例的編寫一、檔案利用典型效果實例的定義：檔案利用典型實例是檔案館（室）管理人員所提供的檔案信息資料為政治、經(jīng)濟、社會發(fā)展帶來直接或間接的重大社會經(jīng)濟效益的典型實例。效益釋義： 社會效益：1、維護根本利益，為領(lǐng)導決策，為中心工作服務。2、維護穩(wěn)定，落實政策，解決糾紛等提供憑證。3、維護公民和單位的合法權(quán)益提供證明依據(jù)。4、為精神文明建設服務。 經(jīng)濟效益：1、減少消耗，降低成本，節(jié)省費用。2、為企業(yè)挖潛革新，產(chǎn)

4、品更新?lián)Q代服務。3、為新產(chǎn)品、新技術(shù)推廣服務。4、尋找、開拓市場7 7 檔案利用典型效果實例的編寫二、編寫檔案利用效果典型實例的作用： 1、交流檔案工作經(jīng)驗的重要資料。 2、是宣傳檔案工作以及檔案法規(guī)的必要途徑。 3、是檔案利用成果的一種反饋8 8檔案利用典型效果實例的編寫三、檔案利用典型實例的編寫要素 1、利用者的單位姓名、身份； 2、利用檔案的確切時間和地點或提供檔案的部門； 3、利用檔案的目的和動因； 4、利用檔案的內(nèi)容、成分或數(shù)量、人次等反復過程； 5、利用檔案解決什么問題或所獲得的效益； 6、該實例的提供者是哪一個檔案室提供的或個人； 7、檔案利用實例要冠以鮮明、準確的標題。 一句話

5、：何人何時何地何因何事利用何檔案或資料解決何問題或取得何效果。9 9 范例 檔案幫忙再就業(yè)檔案幫忙再就業(yè) 2008年12月25日，李某愁眉苦臉的來到邯鄲市國家檔案館，請求工作人員幫助查找自己參加工作時的招工手續(xù)。原來李某與妻子在同一個單位工作，由于單位效益不好，夫妻倆雙雙失業(yè)在家，生活沒有著落。為了謀生活，找工作再就業(yè)，需要到有關(guān)部門辦理失業(yè)手續(xù)，在辦理過程中還需要提供他的個人檔案材料進行審核。由于單位檔案管理工作混亂，致使他的個人檔案保存不齊全，缺少招工表和職工轉(zhuǎn)正定級表等一些相關(guān)證明材料，致使失業(yè)手續(xù)無法辦理，不能申請再就業(yè)。我館工作人員得知此情后，非常同情，認真尋找查檔線索，并協(xié)助其查閱

6、了大量檔案資料，最終在市勞動局全宗檔案中找到了他的招工手續(xù)和企業(yè)精減人員名冊，并復印出具證明，使他順利辦理了失業(yè)手續(xù)，為再就業(yè)及辦理養(yǎng)老保險掃除了障礙，解除了后顧之憂。 邯鄲市國家檔案館 1010全宗介紹的編寫一、全宗介紹（全宗指南）概念: 全宗介紹亦稱全宗指南，以某一全宗為范圍,以文章敘述的形式對立檔 單位及其檔案的內(nèi)容和成分及其利用價值的一種引導性檢索工具。二、全宗介紹的實質(zhì)： 是一種參考資料，是一種檢索工具，是檔案館最基本的業(yè)務情況統(tǒng)計。 三、全宗指南的分類 全宗指南主要有三類：1.機關(guān)、團體、企事業(yè)單位全宗指南。2.聯(lián)合全宗指南與檔案匯集介紹。3.人物全宗指南。1111全宗介紹的編寫四

7、、全宗介紹的組成部分 全宗介紹由封頁、正文、備注三部分組成。 封頁包括全宗名稱、起止時間、全宗號（檔案館）、編制者、編制時間 備注部分主要包括全宗介紹的編制情況及其它需要說明和解釋的問題等內(nèi)容。 正文是主要部分，通常由全宗構(gòu)成者沿革、全宗內(nèi)檔案情況簡介和全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹三部分組成。1212全宗介紹的編寫 A、立檔單位歷史簡介（全宗構(gòu)成者沿革） 全宗構(gòu)成者名稱，成立時間，隸屬關(guān)系，領(lǐng)導人名錄（黨組織領(lǐng)導名、行政領(lǐng)導名錄），內(nèi)部機構(gòu)的設置及職能、其他。 B、檔案情況簡介 檔案數(shù)量（多少卷），保管期限（永久、定期），完整程度（歸檔率多少），檔案價值評定，檔案鑒定情況，檢索工具的編制情況，檔案

8、的利用情況。 C、檔案內(nèi)容與成分的介紹 以文章敘述的形式，按全宗內(nèi)檔案的實際分類體系介紹。1313全宗介紹的編寫 2、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹： 敘述的內(nèi)容有： （1）全宗內(nèi)文書檔案共多少卷，其中永久多少，定期多少，按年代還是機構(gòu)組卷，其主要內(nèi)容是什么。 （2）全宗內(nèi)還有什么檔案，比如會計檔案，科技檔案，聲像檔案等，各多少卷，價值如何詳細介紹情況。 （3）全宗內(nèi)保存的資料有多少，涉及幾個方面，如何利用等。 1414范例 封頁 中共邯鄲市委老干局全宗介紹（名稱） （19811985）（起止時間） 0169號（全宗號） 邯鄲市檔案局編（編制者） 1999年12月（編制時間）1515范例 中共邯鄲市

9、委老干部局在館檔案的全宗介紹中共邯鄲市委老干部局在館檔案的全宗介紹1982年2月，中共邯鄲市委成立老干部管理局，局長劉永安，副局長羅如玉 中共邯鄲市委老干部局在館檔案有10卷，其中永久類檔案7卷，長期類3卷，時間是從1981年到1985年?？晒├玫臋z索工具有案卷目錄和案卷文件目錄兩種。 中共邯鄲市委老干局在館的永久檔案內(nèi)容有：1982年老干部工作會材料及離退休老干部代表會材料匯編等；1983年的領(lǐng)導講話，.1985年的老干部用車分配、工作總結(jié)、執(zhí)行中央組織部講話意見，易地安置費用開支范圍，提高待遇、榮譽證填寫、安置外地老干部收費等。 中共邯鄲市委老干局在館的長期類檔案內(nèi)容有：1981年市組織

10、部加強老干部工作的意見；1982年的市常委的關(guān)于老干局編制問題紀要；1985年的提高離休干部待遇等。 中共邯鄲市委老干局在館檔案的主要內(nèi)容基本如上所介。16 大事記的編寫 一、大事記的含義： 大事記是按照時間順序，簡要記載一個地區(qū)、一個單位在一定歷史時期內(nèi)發(fā)生的大事和要事的一種檔案參考資料。 二、大事記編寫的內(nèi)容與要求： 主要由大事記述和大事時間兩個部分組成。要求：時間準確，一條一事 簡單地說就是：時間大事內(nèi)容三、大事記的體例 按照體例來分，大事記可以分為:編年記事體、分類編年體和本末記事體三種。 1717大事記的編寫四、具體編排方法： 編寫大事記一般使用的體例是編年記事體。 編年記事體是一事

11、一記，逐年、逐月、逐日以時間發(fā)生的時間先后為序記述，一日數(shù)事，則分條記述。五、編年記事體格式： 以日期為標志。日期退兩格排正文。正文排在日期之后。一日之事為一條，一條之內(nèi)記事不提行。幾日一件事標明起止日期。分兩種格式：1、兩段式:時間大事內(nèi)容。2、三段式:時間大事內(nèi)容備注。備注起到注明材料出處的作用。1818 大事記的編寫六、如何界定大事要事 本單位召開的各種代表大會和重要的專業(yè)會議。 本單位發(fā)生的重大事件和影響較大的活動。 本單位重大的組織機構(gòu)調(diào)整和任職任免。 本單位發(fā)布的重大決定，決議事項。 本單位對社會上某些重大活動的態(tài)度和反映。 上級黨政機關(guān)對本單位發(fā)布的重要指示、批示、批評、表彰等事

12、項。 各種報刊對本單位的經(jīng)驗介紹、批評等方面的報道。 上級領(lǐng)導來單位視察的情況。 本單位先進人物的事跡。 各類重大事故。 重要的外事活動。 在業(yè)務職能活動中發(fā)生的大事、要事。1919 組織沿革的編寫1、什么叫組織沿革 組織沿革是系統(tǒng)記載一個機關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機構(gòu)、人員編制、體制變革情況的一種參考資料。2、為什么編寫組織沿革 隨著社會的快速發(fā)展，行政區(qū)劃，建制改革，機關(guān)設置，人員編制，人事任免情況經(jīng)常發(fā)生變化。而這些檔案材料，是分散在不同的檔案卷宗里，查找起來很不方便，不利于利用者方便地了解一個地區(qū)、一個機關(guān)、一個單位的人事情況。編寫組織沿革就是解決這個問題的。2020 組織沿革的編寫3

13、、組織沿革的種類 地區(qū)組織沿革；機關(guān)、企事業(yè)單位的組織沿革；專業(yè)系統(tǒng)的組織沿革。4、組織沿革的體例 編年法： 將材料按年度分開，再按年度順序，逐年列出該機關(guān)的機構(gòu)設置與人員任免情況。這種方法比較適合于組織機構(gòu)經(jīng)常有重大變化的機關(guān)。 系列法： 以組織機構(gòu)為主線，將每個機構(gòu)及其主要領(lǐng)導成員的變化作為一個系列來編寫。這種方法的優(yōu)點是，可以清晰地反映出一個部門的組織機構(gòu)、人事變化的歷史線索。缺點是機構(gòu)越長，分分合合的變化越多，線條交叉后就不清楚了。 階段法： 根據(jù)機關(guān)自身的重大變革，劃分為若干階段，在每個階段中劃分為若干系列進行編寫。 這是我們普遍應用的方法，比如邯鄲市組織沿革，就是分建國初期、文革時

14、期、十一五時期等階段編寫的。 2121組織沿革的編寫5、組織沿革的編寫形式 編寫形式有兩種：文字的和表格的。 歷史沿革概述，成立時間，隸屬關(guān)系，主要職能任務，是必須用文字才能表述清楚的，一個大的地區(qū)、系統(tǒng)，大多采用文字敘述的形式來編寫組織沿革。而有些內(nèi)容，如機構(gòu)成立、撤銷、合并時間、領(lǐng)導干部任免、人員編制等情況，利用表格形式能更清楚地理清脈絡。2222 范例 某單位組織沿革 時間機構(gòu)1959.04-1966.051966.06-1977.121978.01-1990.121991.01-2009.12辦公室人事處業(yè)務一處業(yè)務二處2323 年鑒的編寫 一、年鑒概念一、年鑒概念 年鑒是以記述單位一

15、年內(nèi)新情況為主要內(nèi)容的歷史性資料工具書。年鑒是以記述單位一年內(nèi)新情況為主要內(nèi)容的歷史性資料工具書。 二、年鑒分類：年鑒按其內(nèi)容范圍可分為綜合性年鑒和專業(yè)性年鑒兩種。二、年鑒分類：年鑒按其內(nèi)容范圍可分為綜合性年鑒和專業(yè)性年鑒兩種。 單位年鑒一般都是綜合性年鑒單位年鑒一般都是綜合性年鑒 ，內(nèi)容涉及企業(yè)事業(yè)單位各個方面。 三、年鑒特點：年度性、資料性、權(quán)威性、實用性三、年鑒特點：年度性、資料性、權(quán)威性、實用性 四、四、 編寫方法：先撰寫條目，然后選材、整理、加工、打印。編寫方法：先撰寫條目，然后選材、整理、加工、打印。 五、編寫要求：材料準確、條理清晰、層次分明、重點突出、觀點正確。五、編寫要求：材

16、料準確、條理清晰、層次分明、重點突出、觀點正確。 2424 邯鄲市檔案工作邯鄲市檔案工作2015年鑒年鑒2015年度，市檔案局在市委、市政府的正確領(lǐng)導下，以黨的十八大和十八屆三中、四中全會精神為指引，.截止2015年年底，邯鄲市檔案館共保存檔案348個全宗、新增全宗四川援建前線指揮部、邯鄲銀行；館藏檔案162450卷，124782件；依法開放1985年檔案159個全宗， 2343卷，5件，累計開放檔案達45359卷，5件；館藏資料書籍達42600冊。打造過硬班子行政能力不斷增強打造過硬班子行政能力不斷增強2015年度召開 “三嚴三實”專題民主生活會，聯(lián)系全市檔案工作實際，學習、關(guān)注檔案事業(yè)發(fā)展

17、的新政策、新動態(tài)、新知識。認真貫徹落實民主集中制的各項制度，完善局黨組議事規(guī)則，.等主題活動，到129師紀念館接受革命教育.積極組織好美麗鄉(xiāng)村、.圓滿完成市委交辦的年度任務。檔案館建設得到加強館藏資源進一步豐富檔案館建設得到加強館藏資源進一步豐富 檔案局積極爭取市領(lǐng)導和市財政支持，先后投資32萬元增裝密集架200立方米、展示柜近百套，列入國家“十二五”建設規(guī)劃的9個縣，已有6個完成了新館建設，.優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，加大了民國檔案、榮譽檔案、市委常委音像檔案，以及名牌產(chǎn)品、舊農(nóng)具、邯鄲方言等富有邯鄲地域文化氣息的特色檔案的征集力度。一年來，全市共接收檔案3.13萬卷13.41萬件，其中：市檔案館接收檔

18、案1247卷1.49萬件。. .25 名人檔案收集范圍及收集形式一、名人：是指政黨、國家、軍隊和社會團體的主要領(lǐng)導人，歷史上有影響的群眾運動領(lǐng)袖、宗教領(lǐng)袖、革命烈士、愛國人士,著名的政治家、軍事家、思想家、理論家、社會活動家、企業(yè)家、藝術(shù)家、文學家、教育家、科學家、發(fā)明家、學者、英雄模范人物 二、名人檔案：（著名人物檔案或名人全宗檔案）主要指名人一生中在各個時期的工作、學習和生活中直接形成的，對國家和社會具有保存和查考利用價值的，不同載體的各種文字、圖標、聲像資料和實物的綜合體三、名人檔案的內(nèi)容：名人檔案一般包括：自傳、回憶錄；論著、譯著的手稿和樣本，文學創(chuàng)作手稿、書法手跡等；各類筆記、日記、

19、重要的來往函電；生平重要活動的照片、錄音帶、錄像帶和影片；各類證書以及其他有保存價值的材料。 四、名人檔案的作用：是研究名人歷史、撰寫名人傳記、編輯名人文集、舉辦名人事跡展覽等的必要條件和依據(jù)，對于研究社會歷史也有重要參考價值。 26 名人檔案五、名人檔案的歸檔范圍：1、書表：反映本人生平歷史的各類書表，如參加黨、團組織的申請書、志愿書，個人履歷表，專業(yè)技術(shù)職稱呈報表、出國學習登記表、工資級別審批表、體檢表等。2、證件：本人獲取的各種證書，如出生證、學生證、工作證、身份證、申請書、結(jié)婚證、學歷證、學位證、專利證、會員證、離退休證、兵役證、個體營業(yè)執(zhí)照等證件。3、自傳性材料：本人撰寫的自傳、傳記

20、、日記、個人回憶錄、報告文學、事跡介紹、工作筆記、思想總結(jié)、匯報、自我鑒定等。4、任免獎懲性材料：有關(guān)領(lǐng)導職務的任免通知、委任狀、職務任命書、聘書、獎懲通報、獎狀、獎杯、獎品、喜報、榮譽證書、證章、領(lǐng)導題詞以及各種學術(shù)科研成果的獲獎證書等。5、文件材料：本人出席各種重要會議的通知、工作報告、文章、演講稿、講話、代表證、典型發(fā)言材料，工作筆記、學術(shù)思想手稿、鑒定等。27名人檔案6、學術(shù)性材料：本人撰寫出版的各種著作、譯著、正式出版的教材、論文、參考書、重要講義、重要講稿、手稿（學術(shù)方面的）、專利材料和其它文藝作品如詩歌、散文、小說、劇本、戲曲、繪畫、書法、攝影以及各種設計圖紙、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果

21、等，包括論著、文藝作品的手稿。為其他書籍撰寫的前言、后記、紀念文集。 7、社會評價材料：廣播電視新聞報道，報刊雜志的介紹、國內(nèi)外專家、學者對名人的評價材料。他人對其所作的傳記、回憶錄、先進事跡的宣傳以及有關(guān)報刊對其論著或文藝作品的評價分析文章。反映名人成就的作品及研究成果，社會對名人的研究、評價材料。8、通訊材料：能反映名人社會活動、國際交往的、學術(shù)方面有保存家價值的來往書信、便箋、電報、電話記錄、通知等。28 名人檔案9、聲像材料：參加國務或政務活動、院務活動、學術(shù)活動、外事活動、院外活動、家庭生活中與本人有關(guān)的照片及個人生活的照片、底片、錄音、錄像、影片、磁盤、光盤等。10、悼詞、唁電類：遺言、遺囑、名人逝世后形成的唁電、唁函、悼詞、追悼會簽名冊