采購環(huán)節(jié)的風險控制

1、通過學(xué)習(xí)本課程，你將能夠： 了解采購需求及采購計劃環(huán)節(jié)的風險與管控措施； 掌握應(yīng)對供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)風險的管控措施； 正確確定采購價格； 學(xué)會有效應(yīng)對采購環(huán)節(jié)的風險控制。采購環(huán)節(jié)的風險控制一、采購需求及采購計劃環(huán)節(jié)的風險與管控措施1.主要風險采購需求及采購計劃環(huán)節(jié)的主要風險有：第一，需求或采購計劃不合理；第二，不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購；第三，與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)。編制采購需求源于生產(chǎn)需求，生產(chǎn)需求源于銷售需求。所以，在編制全面預(yù)算時，首先要確定生產(chǎn)，公司的銷售量決定著生產(chǎn)量，產(chǎn)量確定了，才能確定采購量。在制定需求計劃的過程中，如果銷售計劃做得不對，那么需求計劃也會存在問題。2.管控

2、措施針對采購需求及采購計劃環(huán)節(jié)的風險，可以采取以下管控措施：采購計劃必須納入預(yù)算管理，由專人負責企業(yè)采購計劃必須納入預(yù)算管理，由專人負責，不能今天買多了明天買少了、用的時候沒有，不用的時候閑置著?！景咐考易迨狡髽I(yè)的采購某典型的家族式企業(yè)的利潤和盈利能力都很好，公司的管理者是董事長的親戚，公司的采購就是一個采購員，買一個螺絲釘也需要董事長簽字，沒有倉庫。公司一年有近一個億的利潤，有六個分公司，并且這六個分公司也沒有倉庫，公司認為買多少用多少。因為公司有個加油站，所以買油的時候不計算成本，年底時再結(jié)賬。公司董事長認為，企業(yè)沒有辦法做預(yù)算，每年的預(yù)算大概做個估算就可以了，也從不盤點庫存，為了防止丟

3、東西就在倉庫門口養(yǎng)了幾只狗。后來，公司簡單地做了預(yù)算，但是落實執(zhí)行又出現(xiàn)了問題。由此可見，很多中國民營企業(yè)做不大也發(fā)展不起來，問題在于老板的思路。因此，企業(yè)要想變革就要先改變老板的思路，改變公司的體制，才能換一個制度，流程部分才有效果。明確需求和計算方式在清楚公司的需求后，一定要明確計算方式，計算方式在需求計劃中非常重要。因為會計核算方法是在一定的假設(shè)方法基礎(chǔ)上邏輯出來的數(shù)據(jù)，不同的計算方法得出的結(jié)果是完全不一樣的。例如，時間的算法，計算三個月、四個月和一年的結(jié)果是不一樣的，所以，方法一定要明確。這個計算方法要明確到采購數(shù)量的估計依據(jù)，生產(chǎn)消耗的某種產(chǎn)品的單位消耗量，這個標準是技術(shù)標準、實際標

4、準、還是理想標準。合理考慮庫存庫存影響采購量，有的企業(yè)必須保持一定的庫存，有的企業(yè)沒有庫存，沒有庫存的企業(yè)是實現(xiàn)最標準、最有效率的管理的企業(yè)。例如，戴爾公司是沒有庫存的，因為它整個原材料都在卡車上，有一套非常強大的控制體系，如果運輸系統(tǒng)晚到八分鐘，所有的生產(chǎn)線都得停下來，這意味著要實現(xiàn)零庫存，就必須加強管理，而且管理必須很有效。通常來說，大多數(shù)企業(yè)不能實現(xiàn)這種有效的方式，就要保留核有的庫存，例如零售行業(yè)，就必須有大量庫存；生產(chǎn)行業(yè)原材料會備一些貨，備貨的環(huán)節(jié)中就會考慮期初、期末庫存，當期用多少，然后才是采購多少。所以，在這個環(huán)節(jié)過程中看似比較簡單，但操作起來比較復(fù)雜，很多企業(yè)就是因為計劃沒有協(xié)

5、調(diào)性，影響到企業(yè)的生產(chǎn)，這也是企業(yè)制度的問題，流程圖畫得再好，制度做不好、執(zhí)行不到位也是無用的，這樣的計劃是無效的。二、請購環(huán)節(jié)的風險與管控措施1.主要風險請購環(huán)節(jié)的主要風險有：第一，缺乏采購申請制度；第二，請購未經(jīng)適當審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。2.管控措施針對請購環(huán)節(jié)的風險，可以采取以下管控措施：第一，建立采購申請制度，規(guī)定好誰請、誰用、誰買；第二，請購要與預(yù)算相結(jié)合，要確定預(yù)算內(nèi)的怎么做、預(yù)算外的怎么做；第三，公司要建立規(guī)范性內(nèi)容的具體制度，例如，采購經(jīng)理可以審批多少金額的采購，還是采購一律由總經(jīng)理或董事長審批；第四，要建立懲罰制度，如果沒有懲罰

6、制度，公司所有的制度都相當于是虛設(shè)的。三、供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)的風險與管控措施1.主要風險在選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)的風險主要有：第一，如果選錯了供應(yīng)商，可能出現(xiàn)采購物資質(zhì)次價高的情況；第二，有可能出現(xiàn)供應(yīng)商與采購員聯(lián)合做出的舞弊行為；第三，發(fā)生圍標的情況。所以，在這個過程中，企業(yè)要建立一個底線，就是不管誰買、誰圍、誰進，都要達到公司需要的材料、質(zhì)量和價格的要求，而且要嚴格審查供應(yīng)商的資質(zhì)。2.管控措施針對選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)的風險，可以采取以下管控措施：設(shè)立供應(yīng)商的入圍標準企業(yè)要建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。提高舞弊的

7、代價公司管理者要讓采購人員知道舞弊的代價，提高采購舞弊后的代價，防患于未然。建立供應(yīng)商信息系統(tǒng)要知道什么樣的供應(yīng)商能供貨、供應(yīng)商的資質(zhì)情況。通常情況下，企業(yè)要對所有的供貨人員和供貨商建立檔案。建立淘汰制企業(yè)要能自己制定游戲規(guī)則，否則將來不是公司淘汰對方，而是對方淘汰公司。建立供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和考核評價，根據(jù)考核評價結(jié)果，提出供應(yīng)商淘汰和更換名單。四、確定采購價格環(huán)節(jié)的風險與管控措施1.主要風險確定采購環(huán)節(jié)的主要風險有：第一，采購定價機制不科學(xué)；第二，采購定價方式選擇不當，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控。2

8、.管控措施針對確定采購價格環(huán)節(jié)的風險，可以采取以下管控措施：健全采購定價機制采購定價機制可以采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等方式，科學(xué)合理地確定采購價格，要讓這個價格能在可控范圍內(nèi)。定期研究成本購價與市場價格變動的趨勢采購部門要定期研究大宗通用重要物資的成本購價和市場價格變動的趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格的數(shù)據(jù)庫建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢、價格走勢和商情分析，并且合理利用；掌握最源頭市場的材料信息，這是企業(yè)必須要掌握的基層信息。五、簽訂框架協(xié)議或合同環(huán)節(jié)的風險與管控措施1.主要風險簽訂框架協(xié)議或合同環(huán)節(jié)的主要風險有：第一

9、，框架協(xié)議簽訂不當，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；第二，未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同；第三，合同對方主體資格、履約能力等未達要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。2.管控措施針對簽訂框架協(xié)議或合同環(huán)節(jié)的風險，可以采取以下管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進行風險評估，框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力；第二，根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同；第三，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與

10、談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作；第四，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當作出統(tǒng)一規(guī)定。六、物流供應(yīng)環(huán)節(jié)的風險與管控措施1.主要風險物流供應(yīng)環(huán)節(jié)的主要風險有：第一，缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤；第二，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風險，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。2.管控措施針對物流供應(yīng)環(huán)節(jié)的風險，可以采取以下管控措施：第一，跟蹤合同的履行情況；第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度，對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責任人，審核確認監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向技術(shù)等部門通報；第三，選擇合理的運輸工具和運輸方

11、式，辦理運輸、投保等事宜；第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。七、驗貨環(huán)節(jié)的風險與管控措施1.主要風險驗貨環(huán)節(jié)的風險主要有：第一，實際到貨與請購單貨物內(nèi)容不符，給公司造成損失；第二，檢驗員、采購員和倉庫保管員共同制造假單據(jù)；第三，供應(yīng)商的造假行為。2.管控措施針對驗貨環(huán)節(jié)的風險，可以采取以下管控措施：建立明確的驗貨標準公司要建立明確的驗貨標準，檢驗員根據(jù)驗貨標準驗貨。明確檢驗人員的責任檢驗員在檢驗的過程中必須要承擔責任，而不是檢完了事。八、付款環(huán)節(jié)的風險與管控措施1.主要風險在付款環(huán)節(jié)的主要風險是，付款的審核不嚴格，隨便付款，有可能付多也有可能付少。所以，企業(yè)在付款時要落實責任制，相關(guān)人員一定要承擔責任。2.管控措施針對付款環(huán)節(jié)的風險，可以采取以下管控措施：核準單據(jù)數(shù)目采購發(fā)票和采購合同號、入庫單和檢驗單這幾張單據(jù)必須一致才能付款。如果采購合同、入庫單和檢驗單都是虛假的，可以通過點貨防止虛假的采購付款。按照采購合同規(guī)定的付款方式付款在采購付款的方式上，要按照采購合同規(guī)定的