集團總裁辦公文管理制度

1、總裁辦行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/11、目的為使公文處理工作更加規(guī)范、標準，提高行政公文質(zhì)量和公文處理效率，根據(jù)國務(wù)院國家行政 機關(guān)公文處理制度，結(jié)合集團公司實際情況，特制定本制度。2、適用范圍適用于集團公司及下屬子分公司的公文管理。3、術(shù)語和定義3.1 公文：指公司在行使管理職能過程中所形成的具有特定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。是公司有效 進行生產(chǎn)經(jīng)營及管理活動的載體和工具。3.2 通知：用于發(fā)布公司的規(guī)定、辦法、實施細則等規(guī)范性文件，印發(fā)公司的規(guī)劃、計劃、工作要點、 總結(jié)等事務(wù)性文件，傳達要求公司工作人員辦理的事項等。3.3 通報：對公司重要情況以書

2、面形式告知相關(guān)單位及人員，適用于表彰、批評事項、工作完成事項等。3.4 報告：適用于子分公司向集團公司、下級向上級以及向政府行政主管機關(guān)、審批機關(guān)匯報工作、 反映情況等，向集團公司或下級向上級呈報。3.5 請示：適用于子分公司向集團公司、下級向上級以及向政府行政主管機關(guān)、審批機關(guān)請求指示、 批準，向集團公司或下級向上級呈報。3.6 意見：適用于對公司的有關(guān)問題提出見解和處理辦法。3.7 會議紀要：適用于記載、傳達公司會議情況和議定事項。4職責4.1 總裁辦：公司行政公文的主管部門。負責集團公司公文處理及公文管理的監(jiān)督指導(dǎo)。4.2 子、分公司綜合部：其子分公司的公文管理歸口部門。5.管理細則5.

3、1 公文標題規(guī)范寫法5.1.1 公文標題5.1.1.1 應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。5.1.1.2 公文標題中除規(guī)定、辦法等名稱加書名號外，一般不用標點符號。5.1.1.3 公文標題應(yīng)當用小 2號黑體字，可分一行或多行居中排布?；匦袝r，要做到詞意完整，排列 對稱，間距恰當?？偛棉k行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/15.1.2 公司公文的發(fā)文字號由公司規(guī)定，包括發(fā)文單位代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識。年份應(yīng)標全稱，用弧形括號“（）”括入。發(fā)文字號用 5號宋體字，在發(fā)文機關(guān)標識下空2行居中排布。5.1.3 發(fā)文單位應(yīng)使用單位全稱

4、。5.1.4 主送單位指公文的主要受理單位。主送單位應(yīng)使用單位全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。5.1.5 公文正文位于主送單位名稱下一行，用小3號仿宋字體。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。5.1.6 公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用小3號仿宋字體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。如有多個附件，應(yīng)使用阿拉伯數(shù)碼標明序號（如：“附件：1.XXXX”）。附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號； 附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（

5、或帶序號）。5.1.7 公文除“會議紀要”和以部門名義發(fā)出且部門無單獨印章的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文單位印章。5.1.8 當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢?，使公文生效標識不能與正文同處一頁時，應(yīng)通過調(diào)整公文的行間距等措施，使二者同處一頁。一般不采用將生效標識單獨放在一頁并在其左上方標注 “此頁無正文”的方法解決。5.1.9 成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，用小寫漢字標明完整的年、月、日，“零”寫為。5.1.10 公文應(yīng)當標注主題詞，上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。“主題詞”用小 3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號。題目用小 3號小標宋體字。題目之間空一字，不用標點符號。一份公文的主題詞

6、最多不超過 5個。5.1.11 公文用紙采用國際標準 A4型（210mnX 297mm,左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需 要確定。5.1.12 公司公文一般采用X X X X公司版頭形式，不得采用X X X X公司文件形式。5.1.13 納入公司質(zhì)量管理體系的部門程序文件、作業(yè)文件編號、修訂記錄等按集團公司質(zhì)量手冊規(guī)定進行。5.2 行文規(guī)則5.2.1 行文應(yīng)當確有必要，注重效用?？偛棉k行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/15.2.2 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。5.2.3 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主

7、管部門處理。5.2.4 向下級單位的重要行文（包括通知、會議紀要、人事任免、生產(chǎn)銷售計劃、總結(jié)等），應(yīng)當同時抄送直接上級單位、領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)單位。 5.2.5 “請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當用抄送形式，但 不得抄送其下級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。5.3 文件的審核5.3.1 各單位按照確有必要，注重效用的原則行文和發(fā)文，單位可以采取其他方式解決問題的，不主 張通過行文方式處理。5.3.2 相關(guān)單位及人員對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致的，不得擅自行文。5.3.3 發(fā)文單位須注明經(jīng)辦部門和聯(lián)系人及聯(lián)系方式，總裁辦行政部做好發(fā)文登記、存檔工作；5.3.4 以公司名義

8、或部門名義發(fā)出的文件，由經(jīng)辦部門按公文管理規(guī)定要求擬定文稿及辦理發(fā)文審批；發(fā)文前，經(jīng)辦部門將文件、電子文檔、發(fā)文審批依據(jù)交總裁辦行政部，總裁辦行政部核對、登記后進 行發(fā)文。經(jīng)辦部門必須指派專人對文件的錯別字、語法表達、稱謂、文種等方面把關(guān)，保證公文質(zhì)量。5.4 發(fā)文程序5.4.1 擬稿：集團各部門、項目公司、分子公司根據(jù)其職權(quán)范圍或集團領(lǐng)導(dǎo)指示，可就相關(guān)事項擬稿。如有關(guān)事項涉及多個部門，集團各部門、項目公司、分子公司，各單位可聯(lián)合擬稿。5.4.2 核稿：公文草擬完畢后，由擬稿單位負責人核稿，具體負責核查文稿數(shù)據(jù)的準確性、時間的真 實性和所提建議是否切實可行，問題是否闡述清楚，并在草擬稿上簽名確

9、認。5.4.3 會簽5.4.3.1 公文經(jīng)核稿完畢后，如無特別指示，原則上所有會簽文件及其附件由經(jīng)辦部門人員在總裁辦 蓋騎縫章后，按以下規(guī)定使用“擬文稿紙”進行會簽；5.4.3.1.1 如公文有關(guān)事項涉及擬稿部門以外的部門、項目公司、分子公司職權(quán)，按文件對接流程進行會簽：5.4.3.1.2 如公文有關(guān)事項不涉及擬稿部門以外其他部門、項目公司職權(quán)，原則上不需會簽，在分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后發(fā)放；如公文涉及重大事項，由擬稿部門主管領(lǐng)導(dǎo)決定，上報相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)會簽。5.4.3.2 會簽時限： “普通”公文應(yīng)在 24個工作小時內(nèi)會簽完畢；“緊急”類公文應(yīng)在 8個工作小時 內(nèi)會簽完畢；“加急”公文應(yīng)隨到隨簽，必要時

10、可以集體商榷（緊急程度由擬稿單位確定、分管領(lǐng)導(dǎo)審總裁辦行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/1定，并說明理由）。如公文涉及事項復(fù)雜，總裁辦可適當延長時限，但不得超過5.5.3.2.1 所規(guī)定時限的兩倍。5.4.4 簽發(fā)5.4.4.1 簽發(fā)權(quán)限：5.4.4.1.1 涉及集團管理制度、辦法及規(guī)定性文件，由總裁簽發(fā)；5.4.4.1.2 集團重要對外文件（如對政府函件） ，由總裁簽發(fā)；5.4.4.1.3 項目公司重要對外文件（如對政府函件），由項目公司總經(jīng)理會簽后分管副總簽發(fā)；5.4.4.1.4 集團總部各職能部門間知會性函件，由該部門負責人簽發(fā)；5.4.4.1.5 項

11、目公司、分子公司對內(nèi)發(fā)文，由該項目公司、分子公司第一負責人簽發(fā)，審核批準后部門文件內(nèi)容不得與公司文件內(nèi)容相抵觸；5.4.4.1.6 人事任免通知，按人事管理權(quán)限簽發(fā)。5.4.4.2 對會簽有不同意見者，經(jīng)整理后再送簽發(fā)人，文件一經(jīng)簽發(fā)，不再改動。如確需修改，須經(jīng)簽發(fā)人同意。5.4.5 要求公司貫徹執(zhí)行的公文，按公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見，根據(jù)涉及范圍的大小，可采取下列方式之一傳達、貫徹、執(zhí)行：5.4.5.1 將原文通過公司 OA平臺發(fā)布，或者復(fù)制、印發(fā)送達相關(guān)部門、人員傳閱；5.4.5.2 制訂和發(fā)布實施意見、實施細則、實施辦法等；5.4.5.3 在一定范圍內(nèi)召開會議傳達；5.4.5.4 公司收到交辦的

12、公文后應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理。交有關(guān)部門辦理的公文，公司總裁辦行政部要負責催辦。5.5 收文辦理及歸檔5.5.1 公司收到公文后辦理：簽收、登記、擬辦、分送、批辦、承辦、催辦等程序。5.5.2 公司的公文，由集團公司總裁辦、子分公司綜合部、辦公室各文件對接人員負責簽收、登記和呈報，并發(fā)送相關(guān)人員或呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。收發(fā)文雙方須進行簽收登記工作，異地單位接到收文通知后，須及時接收文件，在接到文件2小時內(nèi)主動回復(fù)發(fā)文方，超過時限以誤辦處理。5.5.3 上報總裁辦的公文，總裁辦行政部應(yīng)當進行審核。審核的重點是，是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合集團制

13、度及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或項目職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范?？偛棉k行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/15.5.4 經(jīng)審核，對符合本規(guī)定要求的公文上報相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)；5.5.4.1 如有關(guān)公文需經(jīng)多位集團（項目公司）領(lǐng)導(dǎo)批示，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前傳批；緊急公 文，應(yīng)當明確辦理時限。對不符合本規(guī)定的公文，經(jīng)總裁辦行政部負責人批準后，可以說明理由后退 回呈報單位。5.5.4.2 公文批示時，對有具體辦理事項的，批示人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他批示人簽閱視為同意；沒有具體辦理事項的，簽閱表示閱知；5.5.4.3 批示人不能親

14、自批示（如開會、外出等） ，由總裁辦行政部負責電話聯(lián)系，并根據(jù)電話記錄代 為簽署意見，事后，由批示人補簽；5.5.5 總裁辦下發(fā)或交辦的公文由總裁辦行政部根據(jù)來文內(nèi)容，確定公文緊急程度，送集團（項目公司、分子公司）領(lǐng)導(dǎo)批示或批轉(zhuǎn)有關(guān)部門承辦。5.5.6 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理， 確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當及時退回 交辦的總裁辦行政部并說明理由。5.5.7 文件辦理完畢后，應(yīng)當根據(jù)中華人民共和國檔案法、四川省榮新集團檔案管理手冊等規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。集團公司公文由公司總裁辦負

15、責整理（立卷）、歸檔。5.5.8 公司工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。5.6 公文處理的要求：5.6.1 公文處理應(yīng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。5.6.2 公文處理的主要工作：包括發(fā)文、收文、傳遞、批示、承辦、跟蹤催辦、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。5.6.3 各級文件對接人員應(yīng)做好公文的及時上傳下達工作，各部門的發(fā)文須經(jīng)本部的文件對接人員登 記發(fā)放或轉(zhuǎn)送。5.6.4 各級單位除公文處理專人以外其他人員不得對外正式行文，專人行文發(fā)布前必須經(jīng)由所屬部門 管理層以上審核。不按本規(guī)定執(zhí)行而擅自發(fā)文者，發(fā)文無效。6附則6.1

16、本制度解釋權(quán)歸集團公司總裁辦，并自頒布之日起實施。6.2 工作業(yè)務(wù)流程中涉及的表單，以各部門制度中的表單為準。7支持性文件總裁辦行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/18附件8.1 文件呈報審批箋8.2 文件編號一覽表8.3 工作聯(lián)系單8.4 會議通知8.5 會議簽到表8.6 會議紀要8.7 介紹信模板總裁辦行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/18.1 文件呈報審批箋編號：年 月 日文件名稱主送單位主送領(lǐng)導(dǎo)報送單位報送人/電話需回復(fù)時間緊急程度緊急口急報送單位領(lǐng)導(dǎo)簽字（蓋章）回復(fù)意見相關(guān)單位意見由報送單位根 據(jù)文件涉及的 部門，

17、自行添 減、調(diào)整欄目分管領(lǐng)導(dǎo)意見常務(wù)副總裁意見總裁后見集團總裁辦備案注：相關(guān)部門欄由經(jīng)辦人寫明部門名稱，否則視為不需相關(guān)部門簽批。總裁辦行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/1關(guān)于的請示公司領(lǐng)導(dǎo):（正文）妥否，請領(lǐng)導(dǎo)批示!附件1 :附件2:落款總裁辦行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/18.2 文件編號一*覽表【編號組成】：（單位縮寫）一（年）一（月）一（編號）。如：ZCB-2011-9-001 ,表示：總裁辦 2011年9月第1份文件單位單位縮寫總裁辦ZCB人力資源部RLZY財務(wù)部CWB投資發(fā)展部TZFZ風險控制部FXKZ營銷

18、管理部YXGL-工程管理部GCGL設(shè)計管理部SJGL招標成本部ZBCB自貢項目公司ZG-秀山項目公司XS成都項目公司CD-安岳項目公司AY雅安項目公司YA屏山項目公司PS蒼溪項目公司CX平昌項目公司PC岳池項目公司YC大方項目公司DF建筑裝飾公司JZZS餐飲公司CY仁邦典當有限公司RBDD鹽都物業(yè)管理有限公司YDWY成都大信貿(mào)易有限公司DXMY大誠商業(yè)管理有限公司DCSY菲美斯酒店投資有限公司JDTZ林業(yè)開發(fā)有限公司公司LYKF總裁辦行政制度流程管理手冊文件編號RX-XZ-05公文管理制度版本/修訂A/18.3 工作聯(lián)系單編號:發(fā)起部門聯(lián)系部門填表人填表日期回復(fù)期限簽收聯(lián)系內(nèi)容發(fā)起部門負責人意見聯(lián)系部門經(jīng)辦人回復(fù)意見負責人意見說明：1、此表用于集團公司內(nèi)