文件控制程序 (2)

1、文件控制程序1 目的 對(duì)與本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件為有效版本。2 適用范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。3 職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)3.3 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。3.4 辦公室負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)行文件的評(píng)審、整理和歸檔等。3.5 各部門負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集。3.6 技術(shù)文件和資料由辦公室管理、發(fā)放，生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)編制、審核、更改。4 程序4.1 文件分類及保管4.1.1 一層次文件質(zhì)量手冊(cè)、二層次文件程序文件，由辦公室備案保存。4.1.2 公司第三層次文件由辦公室備案保存

2、。該層次文件可分為：a) 詳細(xì)的作業(yè)文件，作為各部門及各類人員運(yùn)行質(zhì)量管理體系的指導(dǎo)性文件：包括各部門及各類人員質(zhì)量職責(zé)；崗位操作規(guī)程；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及檢驗(yàn)規(guī)程等）；部門質(zhì)量記錄文件等。b) 其他質(zhì)量文件：可以是針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃、其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，文件的組成適用于其特有的活動(dòng)方式。4.1.3公司的管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來(lái)的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等，由質(zhì)檢中心保存。4.2 文件的編號(hào)4.2.1 質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)質(zhì)量手冊(cè)JA/ QM2021A JA公司名稱代號(hào)；QM質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)；2021/A年號(hào)/版本號(hào)

3、（用A、B、C表示）。a) 程序文件 JA/QPXXXX QP程序文件代號(hào)XX對(duì)應(yīng)質(zhì)量管理體系 要求標(biāo)準(zhǔn)章號(hào)XX順序號(hào)（01，02，）。例如：JA/QP0401，表示公司對(duì)應(yīng)質(zhì)量管理體系 要求標(biāo)準(zhǔn)第4章的第一個(gè)程序文件。c) 質(zhì)量記錄JA-XX-QR- XXXX部門代號(hào)QR質(zhì)量記錄代號(hào)；XX順序號(hào)（01，02，）。例如：JA-SJ-QR01，表示生產(chǎn)技術(shù)部第1個(gè)質(zhì)量記錄。4.2.2 其他文件JA-JS-X X-X X X XJS技術(shù)文件代號(hào)（如果是管理文件用GL表示）X X順序號(hào)（01，02）X X X X發(fā)布年份（2005，2021）。4.3文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布4.3.1 編寫(xiě)與審批

4、質(zhì)量手冊(cè)、詳細(xì)的作業(yè)文件及其他管理文件由辦公室負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；4.3.2 發(fā)布確保使用文件的各場(chǎng)所都得到相應(yīng)文件的有效版本。文件由各組織編寫(xiě)部門根據(jù)規(guī)定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，文件的發(fā)放、回收要填寫(xiě)文件收、發(fā)記錄表。4.4文件的受控狀態(tài)文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件為受控文件，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面上加蓋標(biāo)明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號(hào)。4.5文件的評(píng)審與更新a)對(duì)文件的適用性進(jìn)行評(píng)審與更新.更新后的文件必須由原審批人進(jìn)行審批。正常情況下對(duì)質(zhì)量管理體系文件每年評(píng)審一次，需要時(shí)可隨時(shí)評(píng)審。b)質(zhì)量

5、手冊(cè)由辦公室評(píng)審，評(píng)審不適用的，由辦公室組織更改、填寫(xiě)文件更改通知單，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改。c)其他文件的更改由部門主管評(píng)審,評(píng)審不適用的,由主管部門填寫(xiě)文件更改通知單,經(jīng)原審批部門審批,再由各相應(yīng)部門制定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。d)所有被更換作廢的文件必須由相應(yīng)主管部門收回,以確保有效文件的唯一性, 應(yīng)保留文件評(píng)審及更改內(nèi)容的記錄。4.6 文件的領(lǐng)用a) 文件使用者應(yīng)填寫(xiě)文件收、發(fā)記錄表，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用。b) 因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并相應(yīng)收回舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效；發(fā)放部門應(yīng)做好相應(yīng)的

6、發(fā)放簽收記錄。4.7 文件的保存、作廢與銷毀4.7.1文件的保存a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)、安全的地方；b)對(duì)受控文件，各部門應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)本部門使用的文件控制清單；c)任何人不得在受控文件上亂涂亂劃，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。4.7.2 文件的作廢與銷毀a)所有失效或作廢文件由相關(guān)部門及時(shí)從所有發(fā)放單位和使用場(chǎng)所撤出。加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)；c)對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門整理后經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由辦公室授權(quán)相關(guān)部門銷毀。4.7.3 文件的借閱、復(fù)制 借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人規(guī)定權(quán)限審批后借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號(hào)。4.8 外來(lái)文件的控制4.8.1 辦公室負(fù)責(zé)收集相關(guān)國(guó)家行業(yè)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，對(duì)外來(lái)文件應(yīng)識(shí)別其適用性，并控制發(fā)放。4.8.2外來(lái)文件應(yīng)填寫(xiě)外來(lái)文件清單對(duì)需要強(qiáng)性引用的外來(lái)文件，還應(yīng)加蓋“受控”章，加以識(shí)別，為保證外來(lái)文件的有效性，必須在收到文件的第二個(gè)工作日下發(fā)有關(guān)部門。對(duì)非強(qiáng)制貫徹的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)則不需加蓋“受控”章，但必須登記入冊(cè)。4.8.3由辦公室對(duì)相關(guān)國(guó)家行業(yè)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)每年檢索一次，將其不實(shí)用的舊版本收回。4.9對(duì)承載媒體不