商務(wù)信函的格式和特點(diǎn)

1、1第三講 商務(wù)信函的格式和特點(diǎn)主講:邱曉蕾國(guó)際商務(wù)漢語(yǔ)2內(nèi)容提要一、中文的商業(yè)信函基本特點(diǎn)一、中文的商業(yè)信函基本特點(diǎn)二、中文書信的寫作格式二、中文書信的寫作格式三、英文書信與中文書信的區(qū)別三、英文書信與中文書信的區(qū)別四、舉例英文商業(yè)詞匯的固定譯法四、舉例英文商業(yè)詞匯的固定譯法五、商務(wù)信函特點(diǎn)及舉例五、商務(wù)信函特點(diǎn)及舉例3 一、中文的商業(yè)信函基本特點(diǎn) 符合國(guó)際通用的商業(yè)信函語(yǔ)言特點(diǎn) 符合中文書信的寫作格式 大量專業(yè)詞匯 行文正式、信息明確4一、中文書信的寫作格式印尼進(jìn)出口公司：印尼進(jìn)出口公司： 作為廈門市最大的工藝品作為廈門市最大的工藝品出口商，我公司非常希望能與出口商，我公司非常希望能與貴公司

2、建立貿(mào)易關(guān)系。貴公司建立貿(mào)易關(guān)系。 附上我公司最新產(chǎn)品目錄附上我公司最新產(chǎn)品目錄及報(bào)價(jià)，若有符合您需求的產(chǎn)及報(bào)價(jià)，若有符合您需求的產(chǎn)品，請(qǐng)隨時(shí)與我們聯(lián)系，我們品，請(qǐng)隨時(shí)與我們聯(lián)系，我們將給予貴公司最大的優(yōu)惠。將給予貴公司最大的優(yōu)惠。此致此致 敬禮！敬禮！ 廈門偉成集團(tuán)廈門偉成集團(tuán) 2007.6.30廈門偉成集團(tuán)收信人稱呼：收信人稱呼： (起始語(yǔ)：寫信的原因，目的）起始語(yǔ)：寫信的原因，目的） （正文）（正文） （祝頌語(yǔ)）（祝頌語(yǔ)） 寄信人寄信人 落款落款日期日期 公司標(biāo)識(shí)（logo)及名稱5二、英文書信與中文書信的區(qū)別China National Light Industrial Product

3、s Import & Export Corporation82 Tung An Men StreetBeijing,China January 30,2000 Dear sir, We shall be glad to enter into business relations with your firm.As you know, it is our policy to trade with the people of all countries on the basis of equality and mutual benefit.。 Yours faithfully Marlon

4、e Manager Director區(qū)別：不需要寫明收信人的地址區(qū)別：不需要寫明收信人的地址日期的位置不同日期的位置不同落款的位置不同落款的位置不同正文：中文以空正文：中文以空2格作格作為段落開始的標(biāo)志。為段落開始的標(biāo)志。6三、英文商業(yè)詞匯的固定譯法 和日常漢語(yǔ)不同，商業(yè)上的詞匯經(jīng)常已經(jīng)有約定俗成或固定的中文譯法。 如果不用這樣的詞匯進(jìn)行交流，商務(wù)洽談過(guò)程中經(jīng)常會(huì)引起歧義，造成損失。7舉例:保險(xiǎn)用語(yǔ) FPA（Free From Particular Average) 平安險(xiǎn)平安險(xiǎn) WPA（With Particular Average) 水漬險(xiǎn)水漬險(xiǎn) All Risks 綜合險(xiǎn)一切險(xiǎn)綜合險(xiǎn)一切

5、險(xiǎn)8四、商務(wù)信函的特點(diǎn)商務(wù)信函的行文要求商務(wù)信函的行文要求正式、謹(jǐn)慎、清楚、禮貌、克制正式、謹(jǐn)慎、清楚、禮貌、克制正式正式：商務(wù)信函往來(lái)是社交的重要組織部分，格式和界面必須：商務(wù)信函往來(lái)是社交的重要組織部分，格式和界面必須要正式。要正式。謹(jǐn)慎謹(jǐn)慎：來(lái)往信件中的信息往往最后成為訂立合同的依據(jù)。：來(lái)往信件中的信息往往最后成為訂立合同的依據(jù)。清楚清楚：信函中的各種信息必須正確、準(zhǔn)確、精確。像商品規(guī)格、：信函中的各種信息必須正確、準(zhǔn)確、精確。像商品規(guī)格、價(jià)格、折扣、包裝、運(yùn)輸時(shí)間、地點(diǎn)、方式，經(jīng)常要價(jià)格、折扣、包裝、運(yùn)輸時(shí)間、地點(diǎn)、方式，經(jīng)常要確認(rèn)再確認(rèn)。比如達(dá)成交易時(shí)的價(jià)格和匯率與寫信的確認(rèn)再確認(rèn)。

6、比如達(dá)成交易時(shí)的價(jià)格和匯率與寫信的時(shí)間關(guān)系甚大，甚至在大宗交易時(shí)會(huì)顯著影響到賣方時(shí)間關(guān)系甚大，甚至在大宗交易時(shí)會(huì)顯著影響到賣方和買方的利潤(rùn)。所以有的商業(yè)信函是具有法律效力的。和買方的利潤(rùn)。所以有的商業(yè)信函是具有法律效力的。禮貌禮貌：商業(yè)信函通常不是一次性的，是與對(duì)方建立長(zhǎng)期關(guān)系的：商業(yè)信函通常不是一次性的，是與對(duì)方建立長(zhǎng)期關(guān)系的手段，所以必須贏得讀信人的好感。太過(guò)強(qiáng)硬和拒人手段，所以必須贏得讀信人的好感。太過(guò)強(qiáng)硬和拒人于千里之外的語(yǔ)氣是不能接受的。所以要適當(dāng)?shù)貞?yīng)用于千里之外的語(yǔ)氣是不能接受的。所以要適當(dāng)?shù)貞?yīng)用“敬語(yǔ)敬語(yǔ)”和和“謙語(yǔ)謙語(yǔ)”。9四、商務(wù)信函的特點(diǎn)商務(wù)信函的行文要求商務(wù)信函的行文要求

7、正式、謹(jǐn)慎、清楚、禮貌、克制正式、謹(jǐn)慎、清楚、禮貌、克制克制克制：在商務(wù)領(lǐng)域，肯定會(huì)需要：在商務(wù)領(lǐng)域，肯定會(huì)需要“拒絕拒絕”，或和商業(yè)伙伴，或和商業(yè)伙伴發(fā)生一些糾紛，包括對(duì)產(chǎn)品的不滿意，對(duì)運(yùn)貨環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)發(fā)生一些糾紛，包括對(duì)產(chǎn)品的不滿意，對(duì)運(yùn)貨環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題要求索賠等。在處理這些類似的問(wèn)題時(shí)，來(lái)往的信函一題要求索賠等。在處理這些類似的問(wèn)題時(shí)，來(lái)往的信函一定要注意定要注意“禮貌和克制禮貌和克制”的原則，即要把自己的要求表達(dá)的原則，即要把自己的要求表達(dá)清楚，但同時(shí)不能顯得無(wú)理，另外還需要適當(dāng)?shù)乇硎靖兄x清楚，但同時(shí)不能顯得無(wú)理，另外還需要適當(dāng)?shù)乇硎靖兄x和尊重。和尊重。 因?yàn)椴慌懦磥?lái)繼續(xù)合作的可能。在商

8、場(chǎng)上，保留一因?yàn)椴慌懦磥?lái)繼續(xù)合作的可能。在商場(chǎng)上，保留一個(gè)朋友遠(yuǎn)比樹立一個(gè)敵人來(lái)得重要。個(gè)朋友遠(yuǎn)比樹立一個(gè)敵人來(lái)得重要。10舉例：拒絕商業(yè)會(huì)面這封信是一篇拒絕推銷產(chǎn)品會(huì)面的這封信是一篇拒絕推銷產(chǎn)品會(huì)面的信件。當(dāng)對(duì)此不感興趣時(shí)，我們經(jīng)信件。當(dāng)對(duì)此不感興趣時(shí)，我們經(jīng)常需要拒絕類似的請(qǐng)求，但同時(shí)，常需要拒絕類似的請(qǐng)求，但同時(shí)，又不能顯得無(wú)禮，也不排除未來(lái)對(duì)又不能顯得無(wú)禮，也不排除未來(lái)對(duì)其產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)生興趣的可能性。其產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)生興趣的可能性。l首先，要表示已收到對(duì)方的信件首先，要表示已收到對(duì)方的信件（或留言），這是禮節(jié)上的尊重；（或留言），這是禮節(jié)上的尊重；l接著說(shuō)明回信拒絕請(qǐng)求的原因。這接著說(shuō)

9、明回信拒絕請(qǐng)求的原因。這封信里是簡(jiǎn)要說(shuō)明，對(duì)方所提供的封信里是簡(jiǎn)要說(shuō)明，對(duì)方所提供的產(chǎn)品，現(xiàn)在已經(jīng)有理想的合作伙伴，產(chǎn)品，現(xiàn)在已經(jīng)有理想的合作伙伴，注意強(qiáng)調(diào)注意強(qiáng)調(diào)“目前目前”這種限定語(yǔ)。這種限定語(yǔ)。l最后對(duì)對(duì)方給予的關(guān)注表示感謝。最后對(duì)對(duì)方給予的關(guān)注表示感謝。l禮貌、堅(jiān)定地拒絕，但同時(shí)又留下禮貌、堅(jiān)定地拒絕，但同時(shí)又留下未來(lái)合作的可能性。未來(lái)合作的可能性。劉先生：劉先生： 收到您收到您6月月3日發(fā)來(lái)的郵件，日發(fā)來(lái)的郵件，信函中您要求見面，以便介紹貴信函中您要求見面，以便介紹貴公司生產(chǎn)的會(huì)議設(shè)備。公司生產(chǎn)的會(huì)議設(shè)備。 由于我們公司此類設(shè)備采購(gòu)由于我們公司此類設(shè)備采購(gòu)工作已結(jié)束，董事會(huì)決定向廈門

10、工作已結(jié)束，董事會(huì)決定向廈門公司購(gòu)買，公司購(gòu)買，目前目前合作順利，合作順利，很抱歉，暫時(shí)不想作其他的變動(dòng)。很抱歉，暫時(shí)不想作其他的變動(dòng)。 感謝您對(duì)本公司的重視，希感謝您對(duì)本公司的重視，希望望將來(lái)將來(lái)有機(jī)會(huì)建立合作關(guān)系。有機(jī)會(huì)建立合作關(guān)系。 禮！禮！廈門會(huì)展公司廈門會(huì)展公司2007年年6月月30日日11舉例：推遲約會(huì)商業(yè)信譽(yù)無(wú)論是對(duì)一個(gè)公司還是個(gè)人商業(yè)信譽(yù)無(wú)論是對(duì)一個(gè)公司還是個(gè)人而言都是非常重要的。失約是非常有而言都是非常重要的。失約是非常有損商業(yè)信譽(yù)的一種行為。要盡量避免。損商業(yè)信譽(yù)的一種行為。要盡量避免。但有時(shí)因?yàn)閭€(gè)人或工作的原因，不得但有時(shí)因?yàn)閭€(gè)人或工作的原因，不得不寫信推遲一個(gè)已經(jīng)安排好

11、的會(huì)面。不寫信推遲一個(gè)已經(jīng)安排好的會(huì)面。這將冒著得罪收信人的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)閷?duì)這將冒著得罪收信人的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)閷?duì)方極有可能會(huì)認(rèn)為是拒絕見面的一種方極有可能會(huì)認(rèn)為是拒絕見面的一種借口，對(duì)未來(lái)的合作產(chǎn)生不利影響。借口，對(duì)未來(lái)的合作產(chǎn)生不利影響。l所以這類信件，首先要在所以這類信件，首先要在“起始語(yǔ)起始語(yǔ)”部分表明誠(chéng)懇地道歉態(tài)度。部分表明誠(chéng)懇地道歉態(tài)度。l其次，要說(shuō)明理由。這類原因必須可其次，要說(shuō)明理由。這類原因必須可信、充分，讓對(duì)方感覺到你的無(wú)奈和信、充分，讓對(duì)方感覺到你的無(wú)奈和誠(chéng)意。誠(chéng)意。l要盡可能準(zhǔn)確地確定下一次約會(huì)的時(shí)要盡可能準(zhǔn)確地確定下一次約會(huì)的時(shí)間，以讓對(duì)方能做事先的安排，體現(xiàn)間，以讓對(duì)方能做事

12、先的安排，體現(xiàn)對(duì)對(duì)方的尊重。對(duì)對(duì)方的尊重。王經(jīng)理：王經(jīng)理： 我非常抱歉地通知您，我們我非常抱歉地通知您，我們?cè)ㄓ谠ㄓ?月月2日下午日下午2：30在會(huì)展在會(huì)展酒店的會(huì)面需要改期。酒店的會(huì)面需要改期。 昨天接公司總部的電話，公昨天接公司總部的電話，公司高層近期會(huì)有重要的人事變動(dòng)，司高層近期會(huì)有重要的人事變動(dòng)，因此我今天必須要到北京總部去因此我今天必須要到北京總部去開會(huì)。預(yù)計(jì)開會(huì)。預(yù)計(jì)3天后才能回到廈門。天后才能回到廈門。 關(guān)于我們預(yù)定的會(huì)面，我一關(guān)于我們預(yù)定的會(huì)面，我一回到廈門會(huì)盡快與您聯(lián)系。初步回到廈門會(huì)盡快與您聯(lián)系。初步定在定在7月月5日。希望屆時(shí)能與您會(huì)日。希望屆時(shí)能與您會(huì)面。面。 禮！禮！廈門廈門公司公司劉小麗劉小麗2007年年6月月30日日12結(jié)語(yǔ) 我們今天分析了中文信函的基本格式以及商務(wù)信我們今天分析了中文信函的基本格式以及商務(wù)信函的特殊要求。并列舉