淺談文秘人員的工作方法

1、河南理工大學(xué)文法學(xué)院本 科 專 業(yè) 論 文2013-2014學(xué)年第1學(xué)期院 系 文法學(xué)院中文系 專 業(yè) 漢語言文學(xué) 班 級(jí) 2010級(jí)1班 姓 名 萬怡平 指導(dǎo)教師 王欣 2014年1月7日淺談秘書人員的工作方法內(nèi)容提要 秘書人員的工作方法不僅影響其自身的工作效率及工作質(zhì)量，甚至還影響整個(gè)組織的工作水平。秘書人員要想真正發(fā)揮其參謀助手作用，必須掌握正確的工作方法。秘書要溝通工作關(guān)系，處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，與同事的關(guān)系，與外部的關(guān)系。秘書人員要調(diào)整工作行為，工作要分類有序、統(tǒng)籌兼顧、一鼓作氣。秘書人員要調(diào)度工作時(shí)間，加強(qiáng)時(shí)間安排的計(jì)劃性，注意時(shí)間安排的從屬性，力求時(shí)間安排的靈活性，掌握時(shí)間安排的主

2、動(dòng)性，講究時(shí)間安排的科學(xué)性。關(guān)鍵詞 秘書人員 工作方法 工作關(guān)系 工作行為 工作時(shí)間 在一個(gè)組織中，秘書人員處于承上啟下、協(xié)調(diào)各方的樞紐地位，這種特殊地位對(duì)秘書人員的工作提出了嚴(yán)格的要求。而在秘書人員的工作中，工作方法顯得尤其重要。秘書人員的工作方法不僅影響其自身的工作效率及工作質(zhì)量，甚至還影響整個(gè)組織的工作水平。秘書人員要想真正發(fā)揮其參謀助手作用，必須掌握正確的工作方法。只有這樣，才能勝任自己的工作。一、溝通工作關(guān)系工作關(guān)系是秘書人員在工作中要處理的最重要的關(guān)系，正確處理好各種工作關(guān)系是其完成本職工作的必要條件?？偟膩碚f，秘書人員的工作關(guān)系非為兩類：對(duì)內(nèi)工作關(guān)系和對(duì)外工作關(guān)系。對(duì)內(nèi)工作關(guān)系又

3、分為與領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系，與同事的工作關(guān)系和與下級(jí)的工作關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是所有工作關(guān)系中最直接，也是最重要的。從根本上講，領(lǐng)導(dǎo)與秘書人員之間的關(guān)系是上級(jí)與下級(jí)的關(guān)系，是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是決定與執(zhí)行的關(guān)系，是指揮與服從的關(guān)系。首先，秘書人員必須尊重領(lǐng)導(dǎo)。只有尊重領(lǐng)導(dǎo)，才能取得領(lǐng)導(dǎo)的信任。秘書人員尊重領(lǐng)導(dǎo)，就是要深入領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，主動(dòng)而正確地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。然而，尊重不是盲從，也是無原則服從。如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策不妥，就要大膽向領(lǐng)導(dǎo)反映自己的意見和建議。需要注意的是，秘書人員在提出建議時(shí)要講求方式方法，萬不能與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生沖突，這樣才能達(dá)到正確實(shí)施管理和指揮的目的。其次，秘書人員必須了解領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性。只有熟

4、悉和把握領(lǐng)導(dǎo)的性格特點(diǎn)、思維方式、工作方法、愛好、特長(zhǎng)和弱點(diǎn)、短處等，才有利于工作的開展。有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡快節(jié)奏的工作方式，只要是他布置的工作，不論時(shí)限長(zhǎng)短，他都要求從速完成。遇到這樣的領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員要養(yǎng)成并發(fā)揚(yáng)雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，從速完成好領(lǐng)導(dǎo)交給的工作任務(wù)；有的領(lǐng)導(dǎo)講話或?qū)懳恼聦?duì)文句的通順、數(shù)據(jù)確鑿、內(nèi)容真實(shí)十分講究，那么，給這樣的領(lǐng)導(dǎo)起草文稿就要各方收集資料，尋找數(shù)據(jù)，力求文句通暢，內(nèi)容翔實(shí)。秘書人員熟悉了領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)，就能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和工作方法，有助于根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)起到參謀助手作用。再次，秘書人員必須平衡同各位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。只有維持某種平衡，才能保持相對(duì)的主動(dòng)。在實(shí)際工作中，秘書

5、人員往往要面對(duì)幾位領(lǐng)導(dǎo)，這就面臨著如何分清主次，平衡好同各位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系問題。一般說來，秘書人員首先要服從正職領(lǐng)導(dǎo)的指揮調(diào)度，首先要滿足正職領(lǐng)導(dǎo)的工作需要。當(dāng)正職領(lǐng)導(dǎo)和副職領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)交辦一項(xiàng)同等重要的工作時(shí)，若后者時(shí)限不強(qiáng)，應(yīng)先辦前者，再辦后者，或者本人辦前者，安排另外的同志辦后者。但是，在思想上，在工作中，對(duì)副職領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，應(yīng)同等重視，不能厚此薄彼。要做到辦事靈活，感情均等，平衡好同各位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與同事及下級(jí)的關(guān)系也是秘書工作中不可忽視的關(guān)系。秘書部門是一個(gè)整體，每個(gè)工作人員都是其中的一份子。每一個(gè)人都有許多長(zhǎng)處，值得借鑒；每一個(gè)人都有一定弱點(diǎn)，需要克服。秘書這個(gè)特殊的職位，不僅要處理

6、好與上層的關(guān)系，而且要與同事之間相處融洽，并得到下層的支持認(rèn)可，才能更好的融入這個(gè)工作環(huán)境。首先，要樂觀幽默，尊重同事。要想獲得別人的尊重，必須先要尊重別人。在日常工作中，人與人之間相互尊重是最基本的禮儀也是獲取成果的有效有段，當(dāng)然尊重要建立在自尊的前提之上。作為一位秘書要用積極的態(tài)度面對(duì)生活與工作要擺正各種關(guān)系的位置，處理好各種利益關(guān)系；要發(fā)揚(yáng)平等、互助、互諒、互讓精神，與同事相處要相互照應(yīng)，助人為樂；要?jiǎng)?chuàng)造有利的群體環(huán) 境和交往氣氛，有時(shí)因一點(diǎn)小事陷入不愉快時(shí)，我們要善于調(diào)節(jié)氣氛；要適時(shí)利用合理沖突來解決矛盾，周旋與不同矛盾之中有時(shí)未必是件壞事。其次，要協(xié)調(diào)矛盾，增進(jìn)感情 秘書與同事之間遇

7、到矛盾時(shí)，需要和同事進(jìn)行良好順暢的情感交流，就能化解各種矛盾，使雙方的工作順利進(jìn)行。出現(xiàn)意見分歧，秘書要客觀冷靜的分析，控制自己的情緒，從自身找原因，對(duì)于自己弱點(diǎn)要有清醒的認(rèn)識(shí)并保持必要的敏感。秘書還要善于選擇溝通交談的時(shí)問、場(chǎng)合和對(duì)方感興趣的話題，態(tài)度謙虛誠(chéng)懇，善于體察對(duì)方心情，講究說話的技巧，來增進(jìn)與同事的情感，比如可以相互拉拉家常之類的，不過要注意場(chǎng)合。再次，要為人坦誠(chéng)，熱情服務(wù)。所謂態(tài)度決定一切，其中秘書為人處事的態(tài)度與人格尤為重要，要立足“互利互惠，建立穩(wěn)固合作關(guān)系”秘書一定要注意互通信息，考慮自身利益時(shí)，同時(shí)要兼顧社會(huì)利益 和協(xié)作單位的利益。只有這樣才能建立比較穩(wěn)固的合作關(guān)系；要互

8、相幫助，保持融洽的伙伴關(guān)系，絕對(duì)相信真善美 。 秘書人員與外部人員的工作關(guān)系也是很重要的一種工作關(guān)系。一方面，秘書人員與本機(jī)關(guān)、本單位其他部門有著經(jīng)常性的公務(wù)往來，必須恰當(dāng)?shù)剡x擇溝通的方法。在公務(wù)往來和日常生活中，秘書人員要把自己放在與其他部門工作人員平等的地位上。秘書人員盡管在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，但不是領(lǐng)導(dǎo)，不能亂打牌子，盛氣凌人，任意發(fā)號(hào)施令，也不要在思想上滋長(zhǎng)盲目的優(yōu)越感，趾高氣揚(yáng)，不尊重其他部門的同志。秘書人員一定要持謹(jǐn)慎的態(tài)度，平等對(duì)待各個(gè)部門的同志。只有這樣，才能在部門之間形成一種融洽和諧，相互支持，相互信任的關(guān)系。秘書部門是一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，不僅為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，而且為所有部門和全體

9、機(jī)關(guān)人員服務(wù)。秘書人員要積極支持其他部門的工作，急各部門工作之所急，幫各部門工作之所需，為各部門工作排憂解難，提供方便，同時(shí)態(tài)度要誠(chéng)懇。任何一個(gè)有組織有目的的群體活動(dòng)，都需要做協(xié)調(diào)工作，以保證預(yù)定目的的圓滿實(shí)現(xiàn)。一切領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，為了實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)，就需要各部門、各單位步調(diào)一致，協(xié)同動(dòng)作，朝著共同方向有秩序地運(yùn)轉(zhuǎn)。為此，秘書部門要發(fā)揮其職能作用，協(xié)調(diào)好同各部門之間的關(guān)系。秘書人員在辦文、辦事過程中，不僅要向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反映情況，也要同時(shí)考慮其他各個(gè)部門，什么事情應(yīng)及時(shí)與他們通氣，哪些文件要及時(shí)讓他們傳閱，使各部門也都心中有數(shù)。有些問題秘書人員多同有關(guān)部門商量，把意見匯集、歸納起來，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，有利于

10、問題的解決，有利于工作效率的提高。有些事情需要幾個(gè)部門協(xié)同辦理，或辦理意見不盡一致，這就需要秘書部門和秘書人員進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，以此統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一步調(diào)。協(xié)調(diào)是一門藝術(shù)，秘書人員應(yīng)當(dāng)具有溝通上下，融通左右的本領(lǐng)。秘書人員要通過比較恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ê蛯?shí)際成效，來贏得各部門的信任、尊重和支持，掌握工作的主動(dòng)權(quán)，提高工作的實(shí)效性。另一方面，秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的“門面”和“窗口”，經(jīng)常要與外單位交往，進(jìn)行廣泛的溝通。溝通的效果不僅關(guān)系到秘書部門的工作成效，而且關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的聲譽(yù)和形象。秘書人員在接待來訪或聯(lián)系工作的人員時(shí)，一定要熱情誠(chéng)懇，注意禮貌，“禮讓一個(gè)座位，遞上一杯開水，說話一張笑臉”。同時(shí)

11、，要耐心地回答他們的詢問，在自己力所能及的范圍內(nèi)盡量幫助他們解決問題，切忌互相推諉或傲慢無禮，也不要東拉西扯，貽誤公事。要堅(jiān)決克服和杜絕“冷、硬、頂”和“門難進(jìn)，臉難看，話難聽，事難辦”的衙門作風(fēng)。另外，秘書人員還要經(jīng)常走出去，加強(qiáng)同有關(guān)部門的聯(lián)系，向他們介紹情況，交流信息，溝通感情，取得他們的支持，為工作的開展創(chuàng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境。二、調(diào)整工作行為秘書人員的工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，如果總是被動(dòng)地、機(jī)械地按照事情發(fā)生或任務(wù)下達(dá)的先后次序去做，就很有可能在力不從心地趕任務(wù)的過程中，貽誤急事和要事，把精力和時(shí)間消耗在本來可以緩辦的次要事情上?？茖W(xué)的方法是將要辦理的各類事務(wù)按重要程度和急緩程度分類

12、排列，辦理的基本順序是：先辦重要而緊迫的事；次辦重要但不緊迫的事或緊迫但不重要的事；一般性事務(wù)和可以暫緩的事，則放在時(shí)間比較充裕的時(shí)候辦理。這樣，就可以在被動(dòng)接受任務(wù)后有主動(dòng)完成任務(wù)的自覺性，避免貽誤要事急事，有效地完成各類工作任務(wù)。秘書人員事務(wù)繁雜，往往一件事情尚未辦理完畢，后面的事接二連三，紛至沓來。在這種情況下，很可能出現(xiàn)顧此失彼，疏漏遺忘，擱置貽誤的現(xiàn)象，甚至前功盡棄。在實(shí)際工作中，秘書人員應(yīng)盡可能將一件事一鼓作氣地迅速辦理完畢，避免中途間斷或擱置。如果辦事中途發(fā)生了必須立即處理的事務(wù)，最好對(duì)后發(fā)生的事作I臨時(shí)處理后，盡快辦完第一件事，再辦第二件事。如果辦事過程中發(fā)生了重要而且緊急的事

13、情必須立即處理，也要將第一件事辦理到一個(gè)階段，并記下后面的辦事要點(diǎn)，處理完重要緊急事務(wù)后，立即順著第一件事已辦理的思路和程序，辦理完其后一階段的事務(wù)。必須辦了一件辦一件，事事有結(jié)果，不能有頭無尾。一般說來，無論是辦文還是辦事，都應(yīng)一氣呵成，今天的事今天完，不要拖延到明天。這樣，才能提高工作效率，確保工作質(zhì)量，減少疏漏，取得主動(dòng)。秘書人員在辦理每一件具體工作時(shí)，要一鼓作氣，一氣呵成；而在整體工作的安排上要統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。既要對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)一項(xiàng)一項(xiàng)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成，又不能疏漏應(yīng)該辦理的每一項(xiàng)工作。這就需要對(duì)工作進(jìn)行周密的安排，每周的日程，每天的日程，都要有個(gè)計(jì)劃。雖然個(gè)人的計(jì)劃隨著工作

14、的需要可能有所變動(dòng)，但有計(jì)劃就可避免被動(dòng)地“干到哪里算哪里”的盲目狀態(tài)。秘書人員在完成會(huì)務(wù)組織工作，大批來客的接待工作中，更要注意統(tǒng)籌安排，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)圖設(shè)計(jì)某項(xiàng)工作計(jì)劃中各個(gè)工序的先后程序和相互關(guān)系，找出關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線，有計(jì)劃地在執(zhí)行過程中進(jìn)行有效的控制與監(jiān)督，從而保證合理使用人力、物力和財(cái)力，順利完成任務(wù)。設(shè)計(jì)大型會(huì)務(wù)工作網(wǎng)絡(luò)圖和大量來客接待網(wǎng)絡(luò)圖，對(duì)保證工作質(zhì)量和按期完成工作任務(wù)，有著極大的作用。三、調(diào)度工作時(shí)間秘書人員要根據(jù)自己在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中摸索到的工作規(guī)律，長(zhǎng)計(jì)劃，短安排，建立最佳的工作程序，使自己的工作始終適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，有條不紊地進(jìn)行。要盡量減少工作的盲目性、重復(fù)性和無

15、效性，從而大大節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率。秘書人員工作時(shí)問的安排，必須與領(lǐng)導(dǎo)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)程序的需要保持一致，與領(lǐng)導(dǎo)人的工作進(jìn)程協(xié)調(diào)統(tǒng)一。這樣，既能使秘書工作為領(lǐng)導(dǎo)工作提供及時(shí)服務(wù)，又能使秘書人員把握住各個(gè)時(shí)期的工作重點(diǎn)。秘書人員必須把握領(lǐng)導(dǎo)工作的動(dòng)向，了解其運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)，按照實(shí)際需要合理地安排時(shí)間。在實(shí)際工作中，秘書人員經(jīng)常要處理往來電話、信件，接待來訪者，處理突發(fā)事件。這就要求秘書人員根據(jù)實(shí)際工作需要，靈活地調(diào)整自己的工作時(shí)間。從整體上按照領(lǐng)導(dǎo)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)律安排自己的工作日程，而在局部工作上，則要按照隨機(jī)出現(xiàn)的工作任務(wù)，作靈活調(diào)整，改變局部工作時(shí)序，及時(shí)處理隨時(shí)發(fā)生的工作任

16、務(wù)。要做到既有一段較長(zhǎng)時(shí)間的計(jì)劃安排，又有具體局部工作時(shí)間和靈活調(diào)整，忙而不亂，井井有條。秘書工作要在被動(dòng)中求主動(dòng)，秘書人員必須在從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作和領(lǐng)導(dǎo)需要的同時(shí)，掌握時(shí)間安排的主動(dòng)性。如：在上一件事與下一件事的空隙和局部零星時(shí)問，可以自主地加以有效利用，集零為整，忙中求閑，整理有關(guān)資料，收集信息，瀏覽書報(bào)，安排短期可以完成的事務(wù)工作；在大型會(huì)議、中心工作中，在保證完成主要工作任務(wù)的前提下，可以順便進(jìn)行了解情況，走訪調(diào)查，協(xié)調(diào)關(guān)系之類的具體工作。秘書人員要講究時(shí)問安排的科學(xué)性，分析自己時(shí)間安排的具體情況，制定合理利用時(shí)間的有效措施。秘書工作的特點(diǎn)，決定了秘書人員零星時(shí)間較多，而很多工作又只需零星時(shí)間就可以做完，并且可以做好。所以使用零星時(shí)間，善于集零為整，對(duì)秘書人員來說顯得特別重要。比如，將零星時(shí)間用來閱讀文件，向領(lǐng)導(dǎo)扼要匯報(bào)工作，而把整塊的、比較集中的時(shí)問用來思考問題，撰寫材料，處理比較復(fù)雜的事情。這是合理調(diào)度時(shí)間，充分利用時(shí)間的行之有效的好辦法。另外，在同一時(shí)問作不同工作或同一工作在