淡江大學(xué)公文管理系統(tǒng)教育訓(xùn)練ppt課件

1、淡江大學(xué)淡江大學(xué) 公文管理系統(tǒng)公文管理系統(tǒng) 教育訓(xùn)練教育訓(xùn)練叡揚(yáng)資訊叡揚(yáng)資訊公文系統(tǒng)是什麼?根本公文簽核流程：承辦人二級(jí)主管二級(jí)單位登記桌秘書(shū)一級(jí)單位登記桌一級(jí)(副)主管秘書(shū)一級(jí)單位登記桌秘書(shū)室副校長(zhǎng)室校長(zhǎng)室秘書(shū)室其他會(huì)辦單位系統(tǒng)上線後有何不同?公文內(nèi)容修正公文之主旨、說(shuō)明，只需承辦之直屬主管、秘書(shū)、秘書(shū)室秘書(shū)及文書(shū)組發(fā)文可修正。意見(jiàn)一經(jīng)輸入後送出至下一人員或單位，除非取消傳送，否則不能修正。退文後，各單位(含承辦單位)視為再加會(huì)的流程，原輸入之意見(jiàn)無(wú)論何人均不可修正，只能再輸入補(bǔ)充說(shuō)明之意見(jiàn)及附加檔案，但承辦單位之直屬主管及秘書(shū)仍可修正公文之主旨及說(shuō)明。系統(tǒng)上線後有何不同?公文文號(hào)公文送出單

2、位才會(huì)正式取公文號(hào)。公文文號(hào)為系統(tǒng)自動(dòng)取號(hào)，無(wú)法重複運(yùn)用。(例如公文撤回後，文號(hào)是不能取消的)一二級(jí)單位各有本人的文號(hào)，且一個(gè)單位一組流水號(hào)，不因不同格式而有不同的文號(hào)。公文文號(hào)有10碼，前3碼為民國(guó)年，後7 碼為流水號(hào)，並於每年的1月1日歸零，重新編號(hào)。系統(tǒng)上線後有何不同?登記桌系統(tǒng)啟用時(shí)，預(yù)設(shè)秘書(shū)及二級(jí)主管具有登記桌的角色。公文進(jìn)出單位一定要經(jīng)過(guò)登記桌，一級(jí)單位必設(shè)立登記桌，二級(jí)單位可不設(shè)立登記桌。為防止公文遺失，公文具有非電子公文或附件時(shí)，登記桌一定要執(zhí)行手動(dòng)簽收公文(電子文會(huì)自動(dòng)簽收)，以確認(rèn)紙本公文或附件確定已送達(dá)。紙本公文必要時(shí)利用條碼，以便利登記桌簽收作業(yè)。系統(tǒng)上線後有何不同?流

3、程設(shè)定二級(jí)單位，會(huì)辦時(shí)，只能設(shè)定一級(jí)單位內(nèi)之各二級(jí)單位，假設(shè)要會(huì)辦外單位，只能以建議加會(huì)的方式處理，由一級(jí)主管核定能否加會(huì)。會(huì)辦外單位時(shí)，只能指定到一級(jí)單位，不能直接指定二級(jí)單位，因此如過(guò)去加會(huì)出納組等單位，目前均必須以加會(huì)總務(wù)處，再由總務(wù)處登記桌設(shè)定承辦單位至出納組。決行層級(jí)假設(shè)到校長(zhǎng)室時(shí)，過(guò)去流程只設(shè)到秘書(shū)室，目前系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)設(shè)到校長(zhǎng)室，且其前後會(huì)自動(dòng)加上秘書(shū)室流程。第一次運(yùn)用留意事項(xiàng)運(yùn)用環(huán)境Windows 2000 、 Windows XP、Windows VISTAIE 6.0、 IE 7.0最正確運(yùn)用設(shè)定解析度：1024 x 768字型設(shè)定：標(biāo)準(zhǔn)(100%)第一次安裝步驟請(qǐng)參閱公文管理系統(tǒng)簡(jiǎn)易安裝手冊(cè)第一次運(yùn)用留意事項(xiàng)內(nèi)容不論是從Word檔案複製或是自行登打，公文編號(hào)請(qǐng)利用系統(tǒng)提供之