PPT制作技巧(王佑)

1、培訓講師培訓講師 王佑王佑道講邏輯：有思想才能有行動，有行動才能有改變道講邏輯：有思想才能有行動，有行動才能有改變法講技巧：技巧是法講技巧：技巧是“應用應用”的層面的東西的層面的東西術講操作：操作是體力活術講操作：操作是體力活 領導領導中層中層美工美工大師大師 掌握進行情境分析的方法，使你的匯報更具針對性掌握進行情境分析的方法，使你的匯報更具針對性通過合理的結(jié)構組織材料，使你的展示內(nèi)容清晰易懂通過合理的結(jié)構組織材料，使你的展示內(nèi)容清晰易懂了解并靈活使用典型的邏輯方法，使你的觀點更加具有說服力了解并靈活使用典型的邏輯方法，使你的觀點更加具有說服力掌握展示匯報常用圖表的使用方法，使你的掌握展示匯報

2、常用圖表的使用方法，使你的PPT更加生動更加生動演示匯報演示匯報“四部曲四部曲”結(jié)構設計結(jié)構設計情境分析情境分析撰寫美化撰寫美化演示匯報演示匯報1234 給誰看? 要達到什么目的？ 觀點是什么？ 如何建立邏輯框架？ 如何組織材料？ 怎么靈活運用圖形？ 怎樣口頭表達你的思想？ 如何合理利用幻燈片？ 如何進行演示前的情景分析如何進行演示前的情景分析如何構建清晰易懂的演示結(jié)構如何構建清晰易懂的演示結(jié)構如何制作圖文并茂的幻燈片如何制作圖文并茂的幻燈片第一部分第一部分第二部分第二部分第三部分第三部分圖表的應用圖表的應用第四部分第四部分如何使演示匯報更加生動如何使演示匯報更加生動第五部分第五部分第一部分如

3、何進行演示前的情景分析摘 要 確定演示目標確定演示目標 分析演示對象分析演示對象 制定演示策略制定演示策略一頁一頁PPT要講多長時間要講多長時間PPT上面的字號應該是多大上面的字號應該是多大想表達的東西太多怎么辦想表達的東西太多怎么辦PPT中的數(shù)據(jù)太多怎么辦中的數(shù)據(jù)太多怎么辦聽眾分析聽眾分析聽眾預測與策略聽眾預測與策略項目項目具體內(nèi)容具體內(nèi)容聽眾興趣與策略聽眾興趣與策略理解能力與策略理解能力與策略態(tài)度與策略態(tài)度與策略年齡年齡平均年齡年齡范圍性別性別男女比例教育教育程度程度學歷/專業(yè)行業(yè)行業(yè)職業(yè)職業(yè)政府/國企外企/民企職務職務職位職位高管/中層/基層銷售/研發(fā)/財務地理地理文化文化北京/上海/廣

4、東；歐美/日本/印度.演示目標演示目標 演示者想要從聽眾那里得到的回應的詳細陳述演示者想要從聽眾那里得到的回應的詳細陳述為什么要寫出來演講目標？為什么要寫出來演講目標？示例示例 我希望王總批準我提出的預算我希望王總批準我提出的預算 “向總經(jīng)理匯報前期工作過程、取得的成果和下一步工作計劃，獲得批準向總經(jīng)理匯報前期工作過程、取得的成果和下一步工作計劃，獲得批準“ “動員公司全體人員行動起來，積極配合當前變革項目的開展動員公司全體人員行動起來，積極配合當前變革項目的開展“ “讓客戶體會到本公司產(chǎn)品在服務和速度上的獨特優(yōu)勢讓客戶體會到本公司產(chǎn)品在服務和速度上的獨特優(yōu)勢“ 我希望客戶我希望客戶了解了解我

5、們的方案我們的方案 我希望客戶我希望客戶相信相信我們的能力我們的能力 我希望客戶我希望客戶選擇選擇我們的方案我們的方案知識性演講知識性演講說服性演講說服性演講 傳遞知識，解釋、說明傳遞知識，解釋、說明復雜事物復雜事物 不持有立場，向聽眾傳不持有立場，向聽眾傳遞信息遞信息 表達清楚、方便理解、表達清楚、方便理解、記憶記憶 影響聽眾信念，促使聽眾行影響聽眾信念，促使聽眾行動動 持有立場，設法使聽眾接受、持有立場，設法使聽眾接受、支持支持 尋找理由、論據(jù)，支持自己尋找理由、論據(jù)，支持自己的觀點的觀點第二部分第二部分如何構建清晰易懂的演示結(jié)構如何構建清晰易懂的演示結(jié)構 清晰的演示結(jié)構化需要注意哪些問題

6、清晰的演示結(jié)構化需要注意哪些問題 如何建立清晰易懂的演示結(jié)構如何建立清晰易懂的演示結(jié)構 建立演示結(jié)構的工具建立演示結(jié)構的工具摘摘 要要自上而下自上而下 先從結(jié)論講起，說明問題的全貌先從結(jié)論講起，說明問題的全貌 直接說明中心思想直接說明中心思想層次清晰層次清晰 把相關性議題在一個章節(jié)內(nèi)說清楚把相關性議題在一個章節(jié)內(nèi)說清楚 分清楚議題的層次分清楚議題的層次結(jié)構簡單結(jié)構簡單 表達的結(jié)構越簡單越好表達的結(jié)構越簡單越好重點突出重點突出 不要試圖傳遞過多的信息不要試圖傳遞過多的信息 要把最想傳遞的信息突出出來要把最想傳遞的信息突出出來自上而下自上而下重點突出重點突出自上自上而下而下層次清晰層次清晰事實事實

7、分析過程分析過程結(jié)論結(jié)論溝通過程：溝通過程：結(jié)論結(jié)論分析論證分析論證下一步的行動下一步的行動結(jié)果是什么？結(jié)果是什么？為什么是這樣的結(jié)論？為什么是這樣的結(jié)論？下一步應該怎么做？過程、下一步應該怎么做？過程、步驟、注意事項。步驟、注意事項。分析問題的過程：分析問題的過程：自上而下進行問題闡述問題闡述問題闡述問題歸納問題歸納自下而上進行問題分類總結(jié)歸納現(xiàn)狀事實、表象問題分類歸納后的問題對于演示和匯報而言，最為重要的是結(jié)構清晰，觀點鮮明，論證充分對于演示和匯報而言，最為重要的是結(jié)構清晰，觀點鮮明，論證充分Mutually Exclusive，Collectively Exhaustive完全窮盡，相互

8、獨立完全窮盡，相互獨立未窮盡未窮盡不獨立不獨立結(jié)構化表達原則之二：層次清晰的表達原則結(jié)構化表達原則之二：層次清晰的表達原則人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人練 習 題 二 1. Kewpie新推出價格較低、口味較好的醬汁新推出價格較低、口味較好的醬汁 2. Ragu改變其醬汁配方但客戶不喜歡改變其醬汁配方但客戶不喜歡 3. 美國的面食風潮已過美國的面食風潮已過4. 競爭對手們的產(chǎn)品較受客戶喜愛競爭對手們的產(chǎn)品較受客戶喜愛 5. 新的流行趨勢是吃米食而非面食新的流行趨勢是吃米食而非面食 6. Heinz成功地推出一項創(chuàng)新的意大利第一面醬汁成功地推出一項創(chuàng)新的意

9、大利第一面醬汁 7. Ragu在醬汁中加重香料份量在醬汁中加重香料份量 8. 意大利肉醬面再度被視為廉價、呆板而無趣的食物意大利肉醬面再度被視為廉價、呆板而無趣的食物9. Hunt以高品質(zhì)的以高品質(zhì)的Donello系列產(chǎn)品而占有更大的市場份額系列產(chǎn)品而占有更大的市場份額 10. Ragu在醬汁中減少肉的份量在醬汁中減少肉的份量11. Ragu意大利面在美國的銷售下跌，主要因為其反潮流而意大利面在美國的銷售下跌，主要因為其反潮流而行的產(chǎn)品開發(fā)作法及市場環(huán)境趨勢的影響行的產(chǎn)品開發(fā)作法及市場環(huán)境趨勢的影響表述的結(jié)構越簡單越好表述的結(jié)構越簡單越好 最簡單的結(jié)構、最容易記憶的結(jié)構是最簡單的結(jié)構、最容易記

10、憶的結(jié)構是 “三三” 將一個中心議題從三個方面展開將一個中心議題從三個方面展開 使使“三點三點”有清晰的邏輯關系有清晰的邏輯關系 使用使用MECE原則檢驗三點是否正確原則檢驗三點是否正確演示匯報的演示匯報的80/20原則原則 抓住問題的關鍵抓住問題的關鍵 重點突出重點突出VS面面俱到面面俱到 斷其一指斷其一指VS傷其十指傷其十指 MECE檢驗后進行檢驗后進行“亮點檢驗亮點檢驗”核心思想核心思想 突出重點，關注突出重點，關注“關鍵的少數(shù)關鍵的少數(shù)”任何時候都要突出重點任何時候都要突出重點最希望別人知道的最希望別人知道的最希望別人記住的最希望別人記住的最想向別人傳遞的最想向別人傳遞的能夠吸引別人的

11、亮點能夠吸引別人的亮點創(chuàng)新和構思創(chuàng)新和構思開頭非常重要開頭非常重要整個演示的設計非常重要整個演示的設計非常重要重點突出的正確應用重點突出的正確應用在正文前面加上摘要在正文前面加上摘要將大量的數(shù)據(jù)放到附錄里面將大量的數(shù)據(jù)放到附錄里面每一頁每一頁PPT必須有非常清晰的重點必須有非常清晰的重點每一個圖形必須有非常清晰的重點每一個圖形必須有非常清晰的重點重點突出的錯誤應用重點突出的錯誤應用過多的動畫過多的動畫過多的剪貼畫過多的剪貼畫過多的幻燈片切換過多的幻燈片切換希望在短時間內(nèi)傳達大量信息希望在短時間內(nèi)傳達大量信息大象大象 與與 蛇蛇 一點透與面面到一點透與面面到順序之美順序之美 重要性重要性 邏輯性

12、邏輯性 時間性時間性團隊中的交流案例團隊中的交流案例 對問題的理解對問題的理解 對提問的回答對提問的回答疑問（疑問（Question）情境（情境（Situation）沖突（沖突（Complication）好的演示和匯報就好的演示和匯報就如同一部電影，需如同一部電影，需要情節(jié)、音樂、場要情節(jié)、音樂、場景、色彩、演員等景、色彩、演員等諸多環(huán)節(jié)。諸多環(huán)節(jié)。演員和情節(jié)是核心演員和情節(jié)是核心音樂和場景是形式音樂和場景是形式為什么為什么問題的重要性問題的重要性和緊迫性和緊迫性是什么是什么目前的主要問題目前的主要問題解決問題型解決問題型123怎么做怎么做采取哪些措施采取哪些措施來解決問題來解決問題有什么有什

13、么有哪些資源可有哪些資源可以保障工作的以保障工作的完成完成是什么是什么目標是什么目標是什么工作展望型工作展望型123怎么做怎么做通過做哪些事通過做哪些事情可以來完成情可以來完成目標目標選擇決策方案選擇決策方案高度的升華和肯定高度的升華和肯定提出行動性的思考提出行動性的思考演示的結(jié)束需要高演示的結(jié)束需要高度的濃縮和升華度的濃縮和升華更是對全篇文章中更是對全篇文章中心的回顧和反思心的回顧和反思也是后續(xù)行動的指也是后續(xù)行動的指導和思考導和思考結(jié)論結(jié)論第三部分第三部分如何制作圖文并茂的幻燈片如何制作圖文并茂的幻燈片 幻燈片制作基本要素幻燈片制作基本要素 不同風格的幻燈片評析不同風格的幻燈片評析摘摘 要

14、要幻燈片的配色幻燈片的配色幻燈片的模版幻燈片的模版幻燈片的動畫幻燈片的動畫幻燈片的放映幻燈片的放映幻燈片的幻燈片的制作基礎制作基礎幻燈片的版式幻燈片的版式文字版式圖文版式幻燈片的一般的布局方式包括幻燈片的一般的布局方式包括標題標題問題分析問題分析解決方案解決方案正文正文標題標題標題標題標題標題標題標題標題標題問題問題表現(xiàn)表現(xiàn)問題問題分析分析解決解決方案方案正文正文標題標題小結(jié)小結(jié)問題分析問題分析解決方案解決方案問題問題表現(xiàn)表現(xiàn)問題問題分析分析解決解決方案方案小結(jié)小結(jié)小結(jié)小結(jié)1234模版的調(diào)用模版的調(diào)用 在制作新在制作新的幻燈片的幻燈片的時候可的時候可以套用原以套用原來使用的來使用的模版模版模版

15、的設計模版的設計 標題頁標題頁 正文的字體間距、顏色等正文的字體間距、顏色等模版的分類模版的分類 標題模版：設標題模版：設置幻燈片首頁置幻燈片首頁 講義模版：設講義模版：設置多頁打印格置多頁打印格式式 備注模版：設備注模版：設置備注打印格置備注打印格式式模版的存儲模版的存儲 可以把模版作為單獨的文件進行可以把模版作為單獨的文件進行存儲存儲統(tǒng)一的模版統(tǒng)一的模版是制作幻燈是制作幻燈片的基礎片的基礎分類分類區(qū)分不同的觀點區(qū)分不同的觀點和內(nèi)容和內(nèi)容突出突出突出關鍵的要點突出關鍵的要點美化美化使得幻燈片的畫使得幻燈片的畫面更加豐富面更加豐富幻燈片色彩使用的注意事項幻燈片色彩使用的注意事項主要使用的顏色不

16、宜超過主要使用的顏色不宜超過三種三種使用的顏色應該為使用的顏色應該為同一色系同一色系對比的色彩不要對比的色彩不要過于過于強烈強烈色相色相彩度彩度明度明度色相：色彩的相貌色相：色彩的相貌三原色：紅、黃、藍三原色：紅、黃、藍三間色：由兩種原色構成三間色：由兩種原色構成 橙、綠、紫橙、綠、紫復色：由原色和間色混合而成復色：由原色和間色混合而成同種色配合同種色配合色環(huán)上同一色相作深色環(huán)上同一色相作深淺變化，色感單純明淺變化，色感單純明快快類似色配合類似色配合色環(huán)上鄰近色相（色環(huán)上鄰近色相（90度之內(nèi)）作相似變化，度之內(nèi)）作相似變化，色感和諧協(xié)調(diào)色感和諧協(xié)調(diào)對比色配合對比色配合色環(huán)上對角色相（含色環(huán)上對

17、角色相（含鄰近色）作對比變化，鄰近色）作對比變化，色感鮮明強烈色感鮮明強烈根據(jù)公司色調(diào)、幻燈片模板、演示主題、個人愛好配色根據(jù)公司色調(diào)、幻燈片模板、演示主題、個人愛好配色色彩不是孤立的，要注意協(xié)調(diào)色彩之間的相互關系色彩不是孤立的，要注意協(xié)調(diào)色彩之間的相互關系同一畫面中大塊配色不超過同一畫面中大塊配色不超過3種種可以使用兩種顏色過渡，可以采用統(tǒng)一的過渡色可以使用兩種顏色過渡，可以采用統(tǒng)一的過渡色同一色、類似色表現(xiàn)類似、過渡同一色、類似色表現(xiàn)類似、過渡對比色、補色突出表現(xiàn)不同類別對比色、補色突出表現(xiàn)不同類別動畫的使用不是必須的動畫的使用不是必須的1幻燈片的切換是為了使得每張幻燈片順利和自然地過渡幻

18、燈片的切換是為了使得每張幻燈片順利和自然地過渡32切換和動畫一樣，也不是幻燈片必須的，過多的切換會使得聽眾疲勞切換和動畫一樣，也不是幻燈片必須的，過多的切換會使得聽眾疲勞切換的選擇和使用要與表達的重點相匹配，特別是對重點內(nèi)容的突出切換的選擇和使用要與表達的重點相匹配，特別是對重點內(nèi)容的突出 放映：放映：F5，Shift+F5多屏幕放映切換多屏幕放映切換記號筆記號筆設置放映方式（包含自動循環(huán)放映）設置放映方式（包含自動循環(huán)放映）快速放映（顯示、快捷方式）快速放映（顯示、快捷方式）放映中，靈活應用右鍵放映中，靈活應用右鍵放映過程中的提示放映過程中的提示 移動鼠標以選中對象。但是當對象沒有填充內(nèi)容是

19、只有點中邊框才能選中移動鼠標以選中對象。但是當對象沒有填充內(nèi)容是只有點中邊框才能選中，而邊框又不易看到。所以除了矩陣和表格一般可將對象填充顏色設為白，而邊框又不易看到。所以除了矩陣和表格一般可將對象填充顏色設為白色色 如果想選中分散的對象，按住如果想選中分散的對象，按住 Shift 鍵然后選中一個一個對象鍵然后選中一個一個對象 按住鼠標左鍵拖動覆蓋住你想選擇的多個對象，你能選中拖動區(qū)域內(nèi)所有按住鼠標左鍵拖動覆蓋住你想選擇的多個對象，你能選中拖動區(qū)域內(nèi)所有的對象。結(jié)合的對象。結(jié)合Shift鍵可以十分方便地選中一些小的或隱藏的對象鍵可以十分方便地選中一些小的或隱藏的對象 快捷鍵快捷鍵 Ctrl-A

20、 可使你選中幻燈片中所有的對象或者文本框中所有的文本可使你選中幻燈片中所有的對象或者文本框中所有的文本 按住按住 shift 擊中文本框的任一部分，你便能選中整個文本框擊中文本框的任一部分，你便能選中整個文本框 在文本框中，按擊鼠標左鍵三次可選中整個段落；兩次選中詞或詞組。在文本框中，按擊鼠標左鍵三次可選中整個段落；兩次選中詞或詞組。一些編輯技巧：快速選定對象的方法一些編輯技巧：快速選定對象的方法更多實用指南更多實用指南 字體放大和縮小字體放大和縮小 增加和減少縮進量增加和減少縮進量 盡可能用復制和格式刷盡可能用復制和格式刷 文本中排列間隔不要用空格，而用文本中排列間隔不要用空格，而用tab鍵

21、鍵 不要在一個文本框中輸入太多的文本，以后將很難修改格式不要在一個文本框中輸入太多的文本，以后將很難修改格式 文本框?qū)Σ积R怎么辦？（調(diào)整尺寸，標尺）文本框?qū)Σ积R怎么辦？（調(diào)整尺寸，標尺） 文字格式：楷體文字格式：楷體Arial 全選框再按全選框再按Ctrl選擇想要的圖片選擇想要的圖片 千萬別忘記保存：千萬別忘記保存：CtrlS 自選圖形的默認效果自選圖形的默認效果 圖形組合的好處圖形組合的好處圖形的重要作用圖形的重要作用 表達形象化表達形象化 分析結(jié)構化分析結(jié)構化 突出重點突出重點圖形的使用與演講的對象圖形的使用與演講的對象和演講時間密切相關和演講時間密切相關 高層匯報高層匯報 公開演講公開演

22、講圖形圖形表格表格文字文字圖形圖形表格表格文字文字表達形象化表達形象化 通過圖形的使用，可以高度濃縮文字中的含義，使得聽眾更容易理解通過圖形的使用，可以高度濃縮文字中的含義，使得聽眾更容易理解分析結(jié)構化分析結(jié)構化突出重點突出重點 圖形的使用有助于將表達過程中的結(jié)構展示給聽眾，使得聽眾理解演講圖形的使用有助于將表達過程中的結(jié)構展示給聽眾，使得聽眾理解演講的邏輯結(jié)構。其次，這種結(jié)構也助于演講人自己準備和分析的邏輯結(jié)構。其次，這種結(jié)構也助于演講人自己準備和分析 通過對圖形中的顏色和圖形位置的加工，可以把重點有效的傳遞給聽眾通過對圖形中的顏色和圖形位置的加工，可以把重點有效的傳遞給聽眾圖形化表達圖形化

23、表達相關說明相關說明圖形制作技巧圖形制作技巧圖形表達的基本技巧圖形表達的基本技巧圖形外觀圖形外觀圖形文本圖形文本位置調(diào)整位置調(diào)整圖形組合圖形組合圖形層次圖形層次顏色填充顏色填充邊框線條邊框線條陰影效果陰影效果三維效果三維效果默認效果默認效果復制復制移動移動微調(diào)微調(diào)字體字體選擇性粘貼選擇性粘貼格式格式三維效果三維效果 顏色顏色 方向方向默認效果默認效果 快速復制快速復制陰影效果陰影效果 顏色顏色 方向方向邊框線條邊框線條 線型線型 顏色顏色 頂點編輯頂點編輯圖形外觀圖形外觀顏色填充顏色填充 透明透明 過渡過渡快捷工具快捷工具 格式刷格式刷 選擇性粘貼選擇性粘貼 默認效果默認效果格式格式 行距行距

24、 邊距邊距文本框文本框 文本位置文本位置 換行換行字體字體 顏色顏色 大小大小圖形文本圖形文本位置調(diào)整位置調(diào)整復制復制 CTR+C CTR+ CTR+ALT+移動移動微調(diào)微調(diào)CTR+組合組合 便于圖形移動和整體放大便于圖形移動和整體放大 表明圖形層次表明圖形層次 以組合部分使用動畫以組合部分使用動畫層次層次 突出重點突出重點 便于圖形進行疊加便于圖形進行疊加 表示復雜的邏輯關系表示復雜的邏輯關系第四部分圖表的應用摘 要 圖表的分類圖表的分類 概念圖表的繪制概念圖表的繪制 數(shù)據(jù)圖表的繪制數(shù)據(jù)圖表的繪制概念圖概念圖數(shù)據(jù)圖數(shù)據(jù)圖三種圖形三種圖形比喻圖比喻圖010203040506070表達邏輯關系的

25、概念圖表達邏輯關系的概念圖 分類分類 對比對比 強調(diào)強調(diào)表達數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)圖表達數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)圖 事實事實 強調(diào)強調(diào)進行比喻關聯(lián)的比喻圖進行比喻關聯(lián)的比喻圖 強調(diào)強調(diào)階段圖循環(huán)圖壓力圖愿景圖地圖順序關系順序關系并列關系并列關系包含關系包含關系從本質(zhì)上講，概念類的圖形關系主要包括三種從本質(zhì)上講，概念類的圖形關系主要包括三種 順序關系順序關系 并列關系并列關系 包含關系包含關系Phase 1Phase 2 Phase 3 123 Opportunities Threats12 341234Factor 1Factor 2Factor 3Factor 4Factor 3Factor 2Factor

26、4Factor 1市場競爭激烈純利潤下降銷售型市場型組織結(jié)構和管理體系形成中粗放型粗放型 精細管理精細管理分散的信息系統(tǒng)支撐分散的信息系統(tǒng)支撐利潤來源于銷量和運作成本的降低起步與增長期轉(zhuǎn)型期轉(zhuǎn)型成功：平穩(wěn)增長、走向成熟轉(zhuǎn)型失?。杭眲∷ネ恕⑾乱恢芷谟芰?chuàng)新階段/企業(yè)的特征量產(chǎn)階段/企業(yè)的特征多產(chǎn)品/服務品種、完全市場化的現(xiàn)代企業(yè)突破性的產(chǎn)品/服務創(chuàng)新市場競爭相對不激烈利潤豐厚銷售型組織結(jié)構相對不完善粗放管理粗放管理無信息系統(tǒng)支撐無信息系統(tǒng)支撐完全以市場需求為導向適當利潤的多種產(chǎn)品/服務組織結(jié)構和管理體系完善精細化管理精細化管理充分利用信息系統(tǒng)提高效率、降低成本充分利用信息系統(tǒng)提高效率、降低成本利潤來源市場分析、產(chǎn)品選擇、運作成本控制發(fā)展階段權限限制過多權限限制過多系統(tǒng)不好用系統(tǒng)不好用不