時間分析方法與重要性

1、第5講對時間的分析【本講重點】分析時間的重要性時間分析方法【忠告】我們都有相同的時間，時間稍縱即逝，失去的時間是永遠無法追回的。真正的價值在于我們利用它做什么事。我們只有176個小時來完成每個月的目標(biāo)，只有2112個小時來完成每年的目標(biāo)，只要時間一流逝,我們就一無所獲。讓某個人損失了時間就等于是偷了他的金錢,你損失了你的時間就等于是抵押了你的未來。時間是最有價值的資源，而且是最難以有效利用、最經(jīng)不起浪費的資源。分析時間的重要性多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點，沒有周末，沒有休息時間，簡直就是“忙碌”二字的化身。由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們在工作中表現(xiàn)出來的忙亂與普通員工有很大的差異。有沒有方法

2、提高時間的利用率，有盡可能多的時間去陪陪家人？下面就來分析職業(yè)經(jīng)理之所以忙亂的原因。無計劃或計劃不周由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況，所以，很多職業(yè)經(jīng)理覺得計劃對于他們沒有作用?？傉J為計劃不如變化快，所以干脆不定計劃。計劃是時間管理的前提，沒有計劃，也就談不上有效的時間管理。工作無主次工作總有主要與次要的差別，作為職業(yè)經(jīng)理，由于他的很多工作會影響到其他人，因而在工作中，必須分清楚哪些事情是必須做的，哪些事情可以慢一點處理，哪些事情不必親力親為。對于必須做的事情，不但要優(yōu)先處理，還要規(guī)定一個時限。不要讓不重要的事情影響到整個部門、團隊的工作。有很多人按照先后順序來安排工作，這種方法的本身就沒有主次之

3、分，弊病是在次要工作上浪費很多時間，因為時間是有限的，必然用在重要工作上的時間就要相對減少。這是優(yōu)秀職業(yè)經(jīng)理要避免的。不對下屬授權(quán)職業(yè)經(jīng)理的主要角色是管理者，管理就要向下屬進行有效的授權(quán)，通過下屬去實現(xiàn)目標(biāo)。不向下屬授權(quán)，很多工作都得由自己去完成?？傉J為這個工作下屬做不了，那個工作下屬做不了，所有的工作都由自己做，而下屬無事可做。這種情況實際上是你在替下屬工作，而作為職業(yè)經(jīng)理需要做的很多工作反而沒有時間去完成，原因就在于把時間用錯了地方，用在根本不需要親自去做的事情上。自己忙得不可開交，結(jié)果不但家人報怨，上司和下屬也不覺得你好。上司認為你的工作效率低，員工認為你不認可他的工作能力。總之，不向下

4、授權(quán)往往會吃力不討好。溝通不善前面說過，企業(yè)70%勺問題是溝通障礙引起的。關(guān)于溝通障礙引起的時間浪費主要體現(xiàn)在兩個方面：1 .時間用于處理溝通不善帶來的惡果例如，某員工對公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見，但是，這位員工卻私下議論，或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個人看法在眾多員工和客戶中傳開，給公司形象帶來消極影響。作為上司，必須花時間去處理由此帶來的負面效應(yīng)。如果員工能夠與你進行有效溝通，就不需要花費時間去處理私下議論帶來的負面影響了。2 .無效溝通花了很多時間，卻沒有達成有效溝通，也就是用于溝通的時間沒有效率。很多職業(yè)經(jīng)理也認為花了大量的時間與下屬進行溝通。問題不

5、是有沒有溝通，而是溝通的效果如何。溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。溝通沒有了效果，我們稱之為“溝而不通”。不良習(xí)慣有的人把大量時間浪費在不良習(xí)慣上。例如，喜歡在電話里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的時候就得花時間去找；有些人屬心血來潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人對辦公環(huán)境特別敏感，必須在一定的環(huán)境中才能靜心工作；有些人在某些時段的工作效率不高。對于不良習(xí)慣，可能自己沒有意識到，但實際上浪費了很多時間。如果是普通員工，不良習(xí)慣只會影響一個人。作為職業(yè)經(jīng)理，要和下屬進行交流，不良習(xí)慣就會影響到很多人，甚至影響部門的工作?！臼吕咳肆Y源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己

6、應(yīng)該做的事情，每天都忙,卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動：10:00。8:30上司找任經(jīng)理談有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進來請示匯報工作，一直到11:00。11:00處理文件報告等，到12:00,還有一部分沒有過目。吃過午飯，看了一會報紙，聊了一會天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體

7、要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項工作又占去兩個小時。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示工作，順便聊了一會私事和公司最近的傳聞。4:30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會議不僅沒有達到預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到5:00。已經(jīng)沒有時間寫報告，只好把未寫完的報告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。仔細分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？電話干擾一一對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。上司不定期召見使時間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示匯報的官僚作風(fēng)，浪費了許多時間。對

8、下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動性。沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。不會說“不”，對隨機事件不加控制，浪費了許多時間。樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成?！局腋妗坷速M時間的根本原因還在于自己！【自檢】分析一下自己的工作時間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對時間是如何控制的?時間分析方法時間價值的計算你的時間（單位可以是小時，也可以是天）值多少錢？進行時間價值的計算，可以幫助你理解時間意味著什么？1 .計算方法（1）成本價值法。即年薪（或年度人工成本總額）與工

9、作時間之比。每周工作五天，每年就是242個工作日，合1694小時。表5-1成本價值計算年薪每天的價值每小時的價值每分鐘的價值（元）（元）（元）（元）1500062.08.860.1525000103.314.760.2535000144.620.70.3445000186.026.60.4455000227.332.50.5465000268.638.40.6475000309.944.30.7485000351.250.20.84100000413.259.00.98收入價值法。即銷售目標(biāo)（年銷售額或年利潤額）與工作時間之比。表5-2收入價值計算銷售額每天的價值每小時的價值每分鐘的價值（萬元

10、）（萬元）（萬元）（萬元）100004.130.590.0098500020.662.950.0491000041.35.90.0982000082.611.80.250000206.629.50.492 .時間價值計算法的啟示（1）每一天、每一小時、每一分鐘都有很大價值時間就是金錢，浪費時間，就意味著增加了成本，減少利潤。浪費的時間，無論如何也彌補不了。(2)錢是一分一分掙來的錢是通過每一分鐘、每一小時、每一天的努力工作掙來的。一天浪費(不管什么原因)12小時，意味著在其他時間中掙錢的效率要提高1030%顯然，這是十分困難的。(3)浪費時間等于浪費金錢用上面的兩種方法計算一下時間價值，并牢牢

11、記?。豪速M了多少時間時，就是浪費了多少錢。(4)時間需要規(guī)劃規(guī)劃時間，以便使寶貴的、有限的時間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動上。時間支配能力分析請回答下列問題，測試一下你對時間的支配能力。請問答“是”或“否”。(1)你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？(2)你是否在固定的時間里處理往來函件，如上午或下午？(3)你是否將無用的文件處理掉，而不是機械地歸檔？(4)你是否能避免各種浪費時間與精力的“瑣事”？(5)你能使每項工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？(6)你能注意縮短用餐、飲茶時間嗎？(7)你只歡迎那些實在的、對公司有益的推銷員或顧問嗎？(8)你除非萬不得已才召開會議嗎？(9)你只參加那些對本部門的

12、工作有直接影響的會議嗎？(10)你收到函件后是否閱后立即處理？(11)你阻止別人給你寄發(fā)各種無用資料嗎？(12)你閱讀報刊雜志時是否瀏覽大意后，再細讀重點章節(jié)？(13)你肯放手讓部下獨立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？(14)你鼓勵部下遇到問題時開動腦筋，提出獨立見解嗎？(15)你手邊有重要工作處理時，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？(16)你能充分利用電話提高效率，不在工作時間煲“電話粥”嗎？(17)你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計劃？(18)你能充分利用電腦、復(fù)印機提高效率嗎？(19)當(dāng)你遇到非得靠專門知識與經(jīng)驗才能解決的問題時，你是否請教專家協(xié)助，而不是單槍匹馬地蠻干

13、？(20)你在召開重要會議時是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會見未約來訪者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的時間，不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶?。如果?0-80分，表明你基本上能夠有效支配時間，只在某些方面仍須改進，可參考測試結(jié)果對照檢查。如果得30-60分，表明由于做事計劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問題集中在三個方面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。只要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時間里取得更高的效益。如果得30分以下，那表明你面臨嚴(yán)重的問題或?qū)⒈唤饴?，除非你立即全力以赴提高效益。?/p>

14、作緊急性分析1 .目的分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。2 .工具運用工作緊急性分析表。表5-3工作緊急性分析表姓名：日期：年月日緊急性非常緊急緊急（短時間內(nèi)不很緊急（可不緊急（無時工作事項（馬上要做）要做）從長計議）間要求）3 .程序(1)將工作事項的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時間內(nèi)要做(一般是當(dāng)天要做的)；不很緊急，可從長計議(可以納入計劃中做)；不緊急。(2)統(tǒng)計“頻次”。即不同緊急程度的工作事項各占多少(每天或每周或每月)(3)統(tǒng)計“時間”。即完成不同緊急程度的工作事項所占用的時間。4 .工作緊急性分析法的啟示5 1)統(tǒng)計你每日、每

15、周、每月最緊急的是哪三項工作？6 2)非常緊急的工作事項，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。制度、營銷策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大問題，與時間無關(guān)。7 3)“緊急事項”越多，時間管理問題越大。8 4)“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項，時間比重越大，時間管理問題越大。(5)除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項是否真的那么急。工作重要性分析1 .目標(biāo)分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時。2 .方法運用工作重要性分析表。表5-4工作重要性分析表姓名：日期：年月日重要性工作事項非常重要（絕對要做）重要（應(yīng)該做）不很重要（可做可不做）不重要（可不做）在重要性的四格中選擇“

16、U”即可(1)將工作事項的重要性分四檔：非常重要，絕對要做(即其他事情都可以不做，也要做的事項)；重要，應(yīng)該做(不做就要出問題)；不很重要，可做可不做(做比不做好一點)不重要，可不做(做也不見得好)。(2)統(tǒng)計“頻次”。即不同重要程度的工作事項各占多少(單位：日、周、月)。(3)統(tǒng)計“時間”。即完成不同重要程度的工作事項所占用的時間。3 .工作重要性分析法的啟示(1)你每日、每周、每月最重要的是哪三項工作？(2)非常重要的工作，如果很緊急，則與時間管理無關(guān)。(3)重要的工作事項所占時間越多，時間管理就越合理。(4)一定要消除“不重要”的工作事項，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項。(5)特別注

17、意對“重要”的工作事項進行分析。會議分析1 .目的分析會議的必要性及其浪費、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。2 .方法運用會議分析表。(1)分析會前準(zhǔn)備情況表5-5會議分析表姓名：日期：年月日日期會議名目會議倡議計劃用時實際用時原因分析會議必要性評估必須的目的明確的目的不明確的可不開的有無會議計劃、目標(biāo)、議程，時間安排?時間和地點是否恰當(dāng)？參加人是否適當(dāng)和必須？(2)分析會議過程是否準(zhǔn)時開會？為什么？是否跑題？是否按計劃進行？秩序是否正常？是否有人中途出去？是否按時結(jié)束？(3)會后分析：會議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會者沒有？會議決議的執(zhí)行情況。會議必要性評估。以上三步分析，主要用于對浪費時間嚴(yán)重的“

18、馬拉松”會議或嚴(yán)重?zé)o效會議的詳細分析。3 .會議分析法的啟示20淵時(1)根據(jù)統(tǒng)計，職業(yè)經(jīng)理用于會議的時間約占工作時間的20%如何利用好這間，是時間管理的重要環(huán)節(jié)。(2)職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會”、“專題討論會”等。對于自己可以決定是否召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。(3)事先準(zhǔn)確通知參會人員，即使是部門里只有幾個人或十幾個人。最好養(yǎng)成以簡明的書面形式的通知大家會議計劃，而不要簡單一句“下午開會”就把大家召集起來。(4)嚴(yán)格會議紀(jì)律。(5)參加別人召集的會議，可請求召集人確認會議規(guī)則，以免浪費時間。干擾因素分析1 .目的分析哪些因素干擾了正常的時間安排，以便尋求治理的措施。2 .方法運用干擾因素分析表。表5-6干擾因素分析表姓名：日期：年月日分析干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律文件雜陳拖延不會說不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)?！熬然稹睏l理不清計劃不周無效會議不速之客電話干擾