文檔管理系統(tǒng)需求方案

1、文檔管理系統(tǒng)需求方案電子文檔已成為各單位最重要的信息載體之一,目前各單位有大量的關(guān)鍵業(yè)務(wù)文檔、文件分散存儲(chǔ)在各部門的服務(wù)器或者員工PC上。管理的忽視導(dǎo)致大量的文檔管理問(wèn)題。1、文件丟失：沒有管理平臺(tái)，要用文件時(shí)發(fā)現(xiàn)找不到了！2、傳遞低效：要文件時(shí)需要借助文檔所有人傳送。3、權(quán)限失控：共享文件夾的文件能看就能復(fù)制走？肯定不行！4、管理失明：文件有沒有被刪過(guò)改過(guò)？沒有記錄查看！5、版本太多：同一份文件跟別人的內(nèi)容不一樣。6、查找太慢：每天用到過(guò)N份文件，每找一份要花多少時(shí)間？7、有效驗(yàn)證：領(lǐng)導(dǎo)有沒有批準(zhǔn)文件內(nèi)容？看紙質(zhì)版的簽名？單位領(lǐng)導(dǎo)要查閱相關(guān)文檔非常不便，因此需要建設(shè)一套完整的高效的文件管理平

2、臺(tái)。1、集中存儲(chǔ)文檔，確保單位文檔永不丟失。2、實(shí)現(xiàn)文檔可控制的共享，提高工作效率。3、使文檔管理更可控，隨時(shí)把握文件動(dòng)態(tài)。4、極大的減少用戶查找、傳遞文件上花費(fèi)的工作時(shí)間。5、單位各部門的文檔通過(guò)統(tǒng)一的平臺(tái)即可使用，提高協(xié)同性。6、建立形成單位文件知識(shí)庫(kù)，重復(fù)利用有價(jià)值的歷史文檔。7、文件有效有據(jù)可查，降低使用錯(cuò)誤文件的可能性。一、文件集中存儲(chǔ)單位的文件存放在員工各自的電腦里面，或者由各部門，各項(xiàng)目，各科室等各自存放，沒有將文件進(jìn)行集中管理。由此既無(wú)法通過(guò)統(tǒng)一的平臺(tái)來(lái)訪問(wèn)文件，也無(wú)法對(duì)公司文檔進(jìn)行統(tǒng)一備份。員工之間通過(guò)U盤、Email、MSN、QQ、共享文件夾等方式來(lái)傳遞文件，文件安全性差，

3、文件版本混亂，文件查找不方便。萬(wàn)一出現(xiàn)操作失誤將文件刪除、電腦硬盤損壞等會(huì)對(duì)單位正常運(yùn)作造成影響。 文檔集中存儲(chǔ)文檔不再分散存儲(chǔ)在員工或者部門的電腦中，而是通過(guò)系統(tǒng)集中存儲(chǔ)在單位的指定服務(wù)器中，防止單位文檔的丟失，使文檔真正成為單位文檔而非私人所有。文檔可以用戶手動(dòng)歸檔存儲(chǔ)，也可以由程序自動(dòng)同步收集。文檔統(tǒng)一訪問(wèn)平臺(tái) 文檔管理系統(tǒng)提供多種文件訪問(wèn)方式，讓用戶可以隨時(shí)隨地通過(guò)統(tǒng)一的訪問(wèn)平臺(tái)進(jìn)行操作，有效避免因員工出差等情況導(dǎo)致某些文檔無(wú)法調(diào)用的情況發(fā)生。支持網(wǎng)頁(yè)、客戶端方式訪問(wèn)，支持手機(jī)、PAD訪問(wèn)。文檔搜索與查找文檔集中管理后，文檔總數(shù)量較單臺(tái)電腦中的文檔要多。除了根據(jù)文件夾目錄來(lái)查找文檔外，

4、系統(tǒng)還支持通過(guò)文檔名稱、作者、修改時(shí)間、大小、版本等屬性來(lái)快速搜索文件。 支持根據(jù)文檔內(nèi)容中的某些字、詞來(lái)搜索文件。統(tǒng)一備份文檔服務(wù)器中的文檔由系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)備份，防止因硬件故障帶來(lái)的文檔銷毀情況。二、文件權(quán)限管理方案權(quán)限管理就是限制指定范圍用戶對(duì)指定文件夾或文件的操作。文件夾與文件進(jìn)行權(quán)限分類權(quán)限方案支持針對(duì)文件夾進(jìn)行權(quán)限管理。權(quán)限方案支持針對(duì)單個(gè)文件進(jìn)行權(quán)限管理。 授權(quán)對(duì)象可以多樣化可以授予整個(gè)部門指定權(quán)限。 可以授予單個(gè)用戶指定權(quán)限。可以授予某類角色（單位領(lǐng)導(dǎo)）指定權(quán)限。 權(quán)限類型豐富沒有任何權(quán)限，看不到文件與文件夾。可見，允許看到文件名。創(chuàng)建文件，允許上傳/創(chuàng)建新文件。創(chuàng)建文件夾，允許創(chuàng)

5、建子文件夾。預(yù)覽文件，允許在線查看文件內(nèi)容，無(wú)法復(fù)制另存等。打印文件，允許用戶在線打印文件。下載文件，允許用戶將文件進(jìn)行下載。修改文件，允許用戶將文件進(jìn)行修改更新。刪除文件，允許用戶將文件刪除。更改權(quán)限，允許用戶將文件的權(quán)限進(jìn)行變更。完全控制，允許用戶對(duì)文件進(jìn)行權(quán)限管理與日常操作。 權(quán)限繼承默認(rèn)在文件夾中設(shè)置的權(quán)限會(huì)自動(dòng)應(yīng)用到文件夾下的所有文件。比如設(shè)置用戶A可以對(duì)某部文件夾權(quán)限為下載，那么用戶就可以下載某部下所有文件。特殊情況下，允許子文件/文件夾通過(guò)設(shè)置不繼承權(quán)限文件夾權(quán)限可設(shè)置應(yīng)用范圍，選擇是否應(yīng)用到子節(jié)點(diǎn)等。 高級(jí)權(quán)限設(shè)置允許對(duì)權(quán)限設(shè)置過(guò)期時(shí)間，用戶A的修改權(quán)限后天到期。允許根據(jù)文件名

6、稱包含的關(guān)鍵詞授權(quán)。允許根據(jù)文件類型授權(quán)，某些文件不允許下載。允許根據(jù)文件擴(kuò)展屬性授權(quán)，比如文件某屬性密文件只允某才能在線查看。三、文件版本管理方案在文檔形成過(guò)程中，往往需要經(jīng)過(guò)多次修改或多人共同完成，能否在該過(guò)程中對(duì)文檔版本進(jìn)行有效的控制，將直接影響到文檔或相關(guān)業(yè)務(wù)的質(zhì)量。 文檔版本管理方案支持用戶直觀方便地進(jìn)行文件存取、版本更新、歷史版本瀏覽、文件版本比較、簽出簽入、版本回滾等操作。 簽出/簽入文檔用戶在開始修改文檔前可以簽出文檔，使用戶取得對(duì)文檔的獨(dú)占編輯權(quán)，從而避免了修改沖突。文檔被簽出后并不影響其他用戶閱讀該文檔。 用戶完成修改操作后即可簽入文檔，釋放用戶對(duì)該文檔的獨(dú)占編輯權(quán)。 文檔

7、多版本存儲(chǔ)文檔在保存編輯結(jié)果并簽入更新后，文檔自動(dòng)變更為最新版本。 用戶可隨時(shí)調(diào)閱查看歷史版本文檔。允許在誤修改文檔后，將文檔回滾至指定歷史版本。允許清理多余的歷史版本。文檔版本被誤覆蓋或誤刪除后，仍可從系統(tǒng)回收站中恢復(fù)該文檔。四、文件在線預(yù)覽方案支持多種常用格式在線預(yù)覽支持手機(jī)、IPAD打開常見的辦公文件 在線預(yù)覽方案打開文件時(shí)，用戶無(wú)法復(fù)制文件內(nèi)容，也無(wú)法將文件下載帶走。五、文件同步方案手動(dòng)同步用戶需要立即為本地工作目錄與服務(wù)器目錄進(jìn)行同步時(shí)，可以在客戶端配置好同步策略后，點(diǎn)擊 手動(dòng)執(zhí)行同步 。 自動(dòng)同步通過(guò)配置同步策略后，同步服務(wù)將定期檢查更新，并根據(jù)策略對(duì)差異進(jìn)行同步 。六、安全與備份方案數(shù)據(jù)備份是信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)保護(hù)方式最基礎(chǔ)也是最核心的方式，備份的意義在于發(fā)生任何意外